Overheidsopdrachten van de Vlaamse overheid

De Belgische regelgeving overheidsopdrachten is gebaseerd op Europese regelgeving. Die regelgeving is van toepassing op alle overheden in België:

• overheidsopdrachten van de federale overheid(opent in nieuw venster)
• de Vlaamse overheidsopdrachten
• de opdrachten van lokale overheden (gemeenten, provincies en OCMW's).

De regelgeving overheidsopdrachten legt regels op voor:

• bekendmaking: In de meeste gevallen moet de overheid aankondigen welke opdracht ze wil laten uitvoeren en wat de voorwaarden zijn om mee te dingen.
• type opdracht: Gaat het om diensten, leveringen of werken? Voor elk type opdracht gelden er andere regels.
• procedure: Afhankelijk van de aard van de opdracht moet de overheid een specifieke procedure volgen om te kiezen tussen de verschillende ondernemingen die kandidaat zijn om de opdracht uit te voeren.
• uitvoering: Na de sluiting van de opdracht gelden ook regels voor o.a. de uitvoeringstermijn van de opdracht, de betaling, de facturatie, wijzigingen ...

De regelgeving laat de verschillende plaatsingsprocedures voor overheidsopdrachten toe:

• openbare procedures en niet-openbare procedures
• onderhandelingsprocedures
• specifieke procedures zoals concurrentiegerichte dialoog en innovatiepartnerschap.

Bij overheidsopdrachten voor werken moet u als aannemer erkend zijn. Met die erkenning bewijst u uw technische bekwaamheid, financiële draagkracht en professionele integriteit. Om een erkenning te kunnen krijgen, moet u een aanvraag indienen bij de Federale Overheidsdienst Economie, KMO, Middenstand en Energie.

Lees meer

Als een overheid een opdracht voor diensten, leveringen of werken wil plaatsen, dan is ze in de meeste gevallen verplicht om de opdracht openbaar te maken aan het publiek. Hierop zijn echter uitzonderingen mogelijk. Bij de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking mag de overheid zelf een aantal ondernemingen aanschrijven zonder de opdracht bekend te maken.

De overheid maakt haar overheidsopdrachten bekend via het Bulletin der Aanbestedingen (BDA):

• Sinds 1 januari 2011 worden de aankondigingen in het BDA bijgehouden in e-Notification(opent in nieuw venster), een online platform waar alle overheden in België hun overheidsopdrachten bekendmaken:
  • Ondernemers kunnen alle aankondigingen, bestekken en documenten online raadplegen in de dagelijkse bulletins of opzoeken via een eenvoudige zoekmodule.
  • Zij kunnen zich ook gratis registreren en zoekprofielen instellen. Op basis van deze zoekprofielen ontvangen zij per e-mail een overzicht van de aankondigingen die hen aanbelangen.
• Overheidsopdrachten tot en met 31 december 2010(opent in nieuw venster) werden aangekondigd op de website van het Belgisch Staatsblad.

Voor opdrachten die bepaalde Europese drempelbedragen overschrijden, moet ook een bekendmaking plaatsvinden in het Publicatieblad van de Europese Unie (OPOCE).

Er is geen centrale dienst bij de Vlaamse overheid die een overzicht bijhoudt van alle aangekondigde overheidsopdrachten van de Vlaamse overheid. Op de website van e-Notification kunt u alle lopende en afgelopen opdrachten van de Vlaamse overheid raadplegen.

Meer en meer overheidsopdrachten en betalingen bij de Vlaamse overheid worden elektronisch afgehandeld, waardoor de procedure sneller en efficiënter kan verlopen. Die elektronische procedure noemt men e-procurement. Alle overheden in België werken met dezelfde federale applicaties, namelijk e-Notification, e-Tendering en e-Invoicing.

• e-Notification: hiermee kunnen overheidsdiensten online overheidsopdrachten bekendmaken en bestekken beschikbaar stellen.
• e-Tendering: via deze applicatie kunnen kandidaat-inschrijvers hun offerte en andere documenten elektronisch indienen en weten zij meteen dat hun offerte werd ontvangen.
• e-Invoicing: een centraal platform (Mercurius) voor digitale ontvangst van facturen (e-facturatie).

Het gebruik van e-Tendering is verplicht bij de Vlaamse overheid. Ook e-Invoicing wordt stap voor stap verplicht. Sinds 1 januari 2015 kan de Vlaamse overheid facturen digitaal ontvangen en verwerken. Ook uitgaande facturatie zal elektronisch verlopen. De Vlaamse overheid streeft naar een algemene digitale aanlevering van factuurinformatie:

• Voor overheidsopdrachten uitgeschreven vanaf 1 januari 2017 is e-facturatie verplicht.
• Kleine ondernemingen die facturen sturen voor opdrachten onder 8.500 euro konden uitstel krijgen tot 1 januari 2018.

De Vlaamse overheid moedigt ook de ondernemers zelf aan om facturatie tussen bedrijven onderling te digitaliseren.

e-Contracting: pilootproject voor schuldvorderingen

Binnen het beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken is een e-loket ingericht voor de elektronische uitwisseling van dossierstukken tussen de aannemer en de overheid: e-Contracting. Met e-Contracting kunnen opdrachtnemers en aanbesteders alle administratieve dossierstukken bij een overheidsopdracht elektronisch uitwisselen.

Sinds begin oktober 2019 loopt er een pilootfase waarin kandidaat-aannemers en dienstverleners het e-loket kunnen gebruiken. Voorlopig gaat het enkel om ondernemers die regelmatig opdrachten uitvoeren voor het Departement Mobiliteit en Openbare Werken, het Agentschap Wegen en Verkeer, het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust of voor De Vlaamse Waterweg nv.

In een latere fase wordt bekeken of en hoe dit e-loket kan worden uitgebreid naar andere entiteiten binnen de Vlaamse overheid.

Lees meer over e-Contracting.

Bent u ondernemer en wilt u graag meer weten over het deelnemen aan overheidsopdrachten? De federale overheid biedt handleidingen en checklists(opent in nieuw venster) aan en organiseert regelmatig gratis infosessies over e-procurement(opent in nieuw venster) voor ondernemingen die willen deelnemen aan overheidsopdrachten. Vooraf inschrijven is verplicht.

De Vlaamse overheid organiseert gratis infosessies over e-invoicing. Ook hier is inschrijven verplicht.

Duurzame overheidsopdrachten zijn overheidsopdrachten waarbij de aanbestedende overheid milieu-, sociale- en economische criteria integreert in alle fases van haar overheidsopdracht. Met duurzame overheidsopdrachten wil de Vlaamse overheid duurzame consumptie- en productie stimuleren. Van de Vlaamse overheid wordt verwacht dat ze zelf het goede voorbeeld geeft en vervolgens anderen zal inspireren. De Vlaamse overheid heeft zichzelf als doel gesteld om 100% duurzame overheidsopdrachten uit te schrijven tegen het jaar 2020.

Bij innovatieve overheidsopdrachten laat de aanbestedende overheid nieuwe innovatie ontwikkelen of neemt ze slimme eisen op in het bestek die het aanbieden van bestaande innovatieve oplossingen stimuleert.

Meer info over duurzame en innovatieve overheidsopdrachten vindt u op de website van Overheidsopdrachten.