Privacyverklaring ABB

1. INLEIDING

1.1. Over deze privacyverklaring en verhouding met specifieke privacyverklaringen ABB

2. ALGEMEEN

2.1. Over ABB

2.2. De websites van ABB

2.3. De rol van ABB in de verwerking van (persoons)gegevens

3. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ EN WAAROM?

3.1. Hoe verzamelen en verwerken we jouw persoonsgegevens?

3.2. Waarvoor verwerken we jouw persoonsgegevens?

3.3. Opsomming categorieën persoonsgegevens per dienst/taak

4. MAATREGELEN VOLGENS DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING (AVG)

4.1. Register van gegevensverwerkingen (art. 30)

4.2. Bewaartermijn en dataminimalisatie

4.3. Beveiliging van de gegevens

4.4. Verstrekking aan derden

4.5. Machtigingen van de bevoegde autoriteiten en afgesloten protocollen om bepaalde gegevens te verwerken

4.6 Beeldmateriaal

5. COOKIES

6. JOUW RECHTEN OMTRENT JOUW GEGEVENS

6.1. Klachten

7. TOEPASSING VAN DEZE PRIVACYVERKLARING

8. WIJZIGING VAN DEZE PRIVACYVERKLARING

 


1. INLEIDING

Het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens die we in deze verklaring omschrijven en toelichten. ABB respecteert jouw privacy en behandelt al je gegevens vertrouwelijk. Wij verwerken alleen persoonsgegevens en laten alleen persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is om onze taken te kunnen uitvoeren. De verwerking van persoonsgegevens stemt overeen met de eisen, die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679, kortweg genoemd AVG) en overige toepasselijke Europese, Federale en Vlaamse wet- of regelgevingen over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, daaraan stellen.

1.1. Over deze privacyverklaring en verhouding met specifieke privacyverklaringen ABB

Deze algemene privacyverklaring geldt voor ABB. De diensten en afdelingen van ABB kunnen aanvullende privacyverklaringen hebben. Dat betekent dat ABB (als verwerkingsverantwoordelijke) een specifieke privacyverklaring uitwerkt voor sommige gegevensverwerkingen. Dit gebeurt als de verwerkingen van persoonsgegevens en de gegevensstromen zo bijzonder of ingewikkeld zijn dat opname in deze algemene privacyverklaring niet zou volstaan om te voldoen aan onze plicht tot informatieverstrekking.

Voor deze verwerkingen van persoonsgegevens stelt ABB een specifieke privacyverklaring op:

2. ALGEMEEN

2.1. Over ABB

ABB is een agentschap van de Vlaamse overheid. We zijn actief op verschillende domeinen:

  • we zetten ons in voor goed functionerende lokale besturen;
  • we gaan voor sterke en duurzame steden;
  • we werken aan gelijke kansen voor elke Vlaming;
  • we werken mee aan het dichten van de herkomstkloof in onze samenleving;
  • we ondersteunen het Vlaamse en groene karakter van de Vlaamse Rand;
  • we ondersteunen de Vlaamse aanwezigheid in Brussel en de banden tussen Brussel en Vlaanderen.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • jouw persoonsgegevens verwerken volgens het doel waarvoor je ze  verstrekte. De doelen en het type persoonsgegevens beschrijven we in de generieke of specifiekere privacyverklaringen;
  • de verwerking van jouw persoonsgegevens beperken tot de gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze verwerken;
  • vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij die nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen nemen om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij we ze nodig hebben om de doeleinden uit te voeren waarvoor je ze verstrekte;
  • op de hoogte zijn van jouw privacyrechten en je daarop wijzen en ze respecteren.

Identificatie ABB

Herman Teirlinckgebouw
Havenlaan 88 bus 70
1000 Brussel
Telefoon: 1700
Officiële website: vlaanderen.be/agentschap-binnenlands-bestuur
KBO-nummer: 0316 380 841 (= ondernemingsnummer van de Vlaamse overheid)

2.2. De websites van ABB

Dit onderdeel beschrijft de gegevensverwerkingen binnen de websites van ABB: 

2.3. De rol van ABB in de verwerking van (persoons)gegevens

ABB verwerkt gegevens van haar doelgroepen en contactpersonen (burgers, medewerkers van andere overheden/gemeenten/organisaties/ondernemingen, adviesbureaus, experten, …) conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

‘ABB sluit een contract of verwerkingsovereenkomst af met de gegevensverwerkers en de leveranciers van de informatiesystemen om te bewaken dat zij data volgens de privacyregelgevingen verwerken.’

ABB kan zelf optreden als co-verwerkingsverantwoordelijke of als de verwerker van persoonsgegevens in de zin van de AVG. Dat betekent dat we in opdracht en op instructie van andere overheden of daartoe bevoegde organen persoonsgegevens verwerken. Die andere overheden of organen treden in dat geval op als verwerkingsverantwoordelijken. Zij hanteren daarbij een eigen privacybeleid waar ABB niet verantwoordelijk voor is.

3. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ EN WAAROM?

ABB verwerkt persoonsgegevens van jou als burger of als medewerker van een overheid/bestuur, gemeente, organisatie of onderneming. In die hoedanigheid worden jouw gegevens verwerkt als betrokkene en/of krijg je een toegang tot één of meerdere informatieverwerkende systemen.

De AVG definieert in artikel 4 het begrip ‘verwerking’. Het is “een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens”.

3.1. Hoe verzamelen en verwerken we jouw persoonsgegevens?

ABB kan jouw persoonsgegevens op verschillende manieren verkrijgen:

  • We kunnen gegevens rechtstreeks bij je opvragen in een papieren of digitaal formulier of in documenten die je bij een (online)formulier moet voegen. De regelgeving somt die persoonsgegevens op, maar het kan ook op grond van de dienst(verlening) noodzakelijk zijn.
  • Daarnaast vragen we gegevens op bij andere overheidsdiensten die er al over beschikken. We leven daarbij altijd de federale of Vlaamse bepalingen na over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens. Zo kregen we een aantal machtigingen om gegevens bij andere overheidsdiensten op te vragen.

3.2. Waarvoor verwerken we jouw persoonsgegevens?

ABB verwerkt jouw persoonsgegevens om:

  • de wettelijke en beleidsmatige verplichtingen als overheidsinstelling na te komen;
  • bepaalde administratieve handelingen te kunnen verrichten zoals:
    • subsidies verlenen;
    • eretekens en eretitels verlenen;
    • beroepen tegen tuchtdossiers behandelen;
    • toezien op de werking van gemeenten;
    • klachten en adviesvragen behandelen;
    • evenementen organiseren;
  • je overige diensten te verlenen die je bij ons online aanvraagt, bijvoorbeeld als je een vraagt stelt, je inschrijft op een nieuwsbrief of als je een contactformulier invult;
  • je op de hoogte te houden van nieuwe ontwikkelingen over één of meerdere thema’s waarvoor ABB verantwoordelijkheden draagt.

Meer informatie over onze taken en bevoegdheden.

3.3. Opsomming categorieën persoonsgegevens per dienst/taak

Welke gegevens we concreet verwerken, hangt af van de diensten die we aanbieden.

Dienst/taak Grondslag hyperlink Soorten gegevens
Verzenden nieuwsbrieven Toestemming
  • Identificatiegegevens
  • Contactgegevens
  • Professionele persoonsgegevens 
Organisatie evenementen Toestemming
  • Identificatiegegevens
  • Contactgegevens
  • Professionele persoonsgegevens
  • Bevindingen evenement
  • Foto’s
Verwerken contactformulier Toestemming
  • Identificatiegegevens
  • Contactgegevens
  • Persoonlijke motivatie voor contact
  • Professionele persoonsgegevens
Aanmaak en beheer login en paswoord voor bepaalde websites

Taak van algemeen belang

Besluit van 28 oktober 2005 van de Vlaamse Regering tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap

  • Identificatiegegevens
  • Contactgegevens
  • Professionele persoonsgegevens
Sociale media analyse

Taak van algemeen belang

Besluit van 28 oktober 2005 van de Vlaamse Regering tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap

  • Identificatiegegevens
  • Persoonlijke eigenschappen
  • Professionele persoonsgegevens
Organisatie Scriptieprijs Binnenlands Bestuur Guido Decoster Toestemming
  • Identificatiegegevens
  • Contactgegevens
  • Opleidingsgegevens
Verlenen van adviezen, onder meer door het steunpunt taalwetwijzer Toestemming
  • Identificatiegegevens
  • Contactgegevens

Als medewerkers of jijzelf de informatieverwerkende systemen gebruiken (bijvoorbeeld als je een webpagina bezoekt), verzamelt ABB of haar gegevensverwerkers bepaalde gegevens. Het gaat hier om gegevens die vereist zijn voor de dienstverlening en de bewaking van de kwaliteit van de verzamelde data van ABB. ABB of haar aangewezen verwerker/dienstverlener kan die gegevens onder strikte voorwaarden gebruiken bij klachten over de verbinding of het niet naar behoren functioneren van een software/webtoepassing. Afhankelijk van de activiteit die je daarbij als betrokkene verricht, verwerkt ABB mogelijks jouw:

  • IP-adres;
  • gebruikersnaam (login) of identificatienummer;
  • e-ID identificatie- en authenticatiegegevens;
  • tijdstip van handelingen in de software;
  • registratie van de handelingen in de software (‘logging’).

4. MAATREGELEN VOLGENS DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING (AVG)

4.1. Register van gegevensverwerkingen (art. 30)


Volgens de vereisten van de AVG stelt ABB een register van gegevensverwerkingen op. ABB actualiseert die als zich wijzigingen aandienen. Dat register (inventaris) voor de verwerking van persoonsgegevens is verplicht. De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) of de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC) kunnen die opvragen.

Bij de verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens bevat het register minimaal: 

  • de naam en contactgegevens van de verantwoordelijke (of zijn vertegenwoordiger als de verantwoordelijke buiten de Europese Unie gevestigd is) van de functionaris voor gegevensbescherming (FG) of de Data Protection Officer (DPO);
  • de doeleinden waarvoor ABB gegevens verwerkt;
  • de categorieën gegevens (bijvoorbeeld rijksregistergegevens, contactgegevens, betaalgegevens);
  • de categorieën betrokkenen (bijvoorbeeld klanten, websitebezoekers, werknemers );
  • de categorieën ontvangers (aan wie ABB de gegevens verstrekt);
  • informatie over eventuele doorgifte van gegevens naar landen buiten de Europese Unie;
  • de bewaartermijnen en termijnen voor vernietiging van de gegevens als dat toepasselijk is;
  • de manieren waarop gegevens beveiligd zijn (bijvoorbeeld encryptie, logische toegangscontrole, pseudonimisering, anonimisering in geval van bepaalde verdere verwerkingen).

Bij de verwerker is het register georganiseerd per verantwoordelijke. Verwerkers registreren per verantwoordelijke voor wie zij werken:

  • de naam en contactgegevens van de verwerker en de verantwoordelijke (of hun vertegenwoordigers) en (als voorzien) de functionaris voor gegevensbescherming;
  • de categorieën verwerkingen (dat komt overeen met de doeleinden uit het register van de verantwoordelijke);
  • informatie over eventuele doorgifte van gegevens naar landen buiten de Europese Unie;
  • de manieren waarop gegevens beveiligd zijn.

ABB brengt de verwerkingsactiviteiten van de processen binnen haar afdelingen en diensten zo helder mogelijk in kaart, optimaliseert en actualiseert die inventarisatie permanent.

4.2. Bewaartermijn en dataminimalisatie

ABB bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor die verstrekt zijn, tenzij de wet dat vereist.

ABB verzamelt niet meer gegevens dan noodzakelijk voor de dienstverlening die zij moet leveren en houdt die niet langer bij dan wettelijk verplicht, noodzakelijk of aanvaardbaar is. Volgens de algemene regel mogen we jouw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen. We bewaren jouw gegevens dus zolang je gebruik maakt van onze diensten. Daarna bewaren we jouw gegevens nog gedurende de termijn waarin we ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten. Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd volgens de bepalingen van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zijn.

4.3. Beveiliging van de gegevens

Wij namen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen. Daaronder vallen de maatregelen die de gegevens beschermen tegen inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking. Enkele voorbeelden:

  • alle personen die namens ABB van jouw gegevens kunnen raadplegen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • we pseudonimiseren / anonimiseren waar mogelijk / nodig en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • wij maken back-ups van de persoonsgegevens om die te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • onze medewerkers kennen het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

4.4. Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons bezorgt, kunnen wij aan derde partijen verstrekken als dat noodzakelijk is om de beschreven doeleinden uit te voeren.

Zo maken wij gebruik van derde, gespecialiseerde partijen aan wie wij de volgende taken uitbesteden:

  • het verzorgen van de internetomgeving (webhosting, cloudsysteem);
  • het verzorgen van IT-infrastructuur (onder andere IT netwerk, CRM systeem);
  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

De afspraken met elk van die partijen baseren zich op de AVG, de Kaderwet, het E-gov Decreet en andere Belgische regelgeving om de beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dat wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij daar een gerechtvaardigd belang voor hebben.

Als we bepaalde persoonsgegevens overmaken aan of bekomen van andere entiteiten, overheden of derde partijen, gebeurt dat onder daarvoor bekomen machtigingen of afgesloten protocollen.
We geven jouw gegevens niet door aan landen buiten de Europese Unie of internationale organisaties. Dat zijn landen of organisaties buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein).

In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld als we gebruikmaken van een cloudservice provider, kan het zijn dat jouw gegevens naar landen buiten de Europese Unie of aan internationale organisaties worden doorgegeven. In dat geval nemen we alle mogelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat jouw gegevens worden beschermd zoals bepaald in de Europese, federale en Vlaamse regelgeving.

Dat kan een adequaatheidsbeslissing van de Europese Commissie zijn. De cloudserviceprovider kan staan op de lijst van Amerikaanse ondernemingen die zich aangesloten bij Privacy Shield. ABB kan een overeenkomst (modelcontractbepaling) gesloten hebben met die provider. Het is ook mogelijk dat een van de afwijkingen uit artikel 49, lid 1, van de AVG van toepassing is.

Om te weten welke acties we daarvoor ondernemen, kan je contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via ABB.veiligheid@vlaanderen.be.

4.5. Machtigingen van de bevoegde autoriteiten en afgesloten protocollen om bepaalde gegevens te verwerken

ABB heeft voor een aantal verwerkingen van persoonsgegevens en/of gegevensoverdracht machtiging bekomen van sectorale comités binnen de schoot van de Gegevensbeschermingsautoriteit (voormalige Privacycommissie of (CPBL)) of van de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC) / Rijksregister. De lijst met toelichting en referentie naar het machtigingsbesluit in kwestie wordt beschikbaar gesteld op de website van ABB.

Nu de AVG van toepassing is, zijn de machtigingen opgeheven. Protocollen vervangen voortaan de machtigingen. Bestaande machtigingen blijven wel rechtsgeldig.
ABB sluit, waar nodig, de nodige protocollen af en stelt die ter beschikking op haar website.

Persoonsgegevens van kinderen

In principe gebeurt er geen systematische verwerking van persoonsgegevens van kinderen onder de door de AVG en de Belgische wetgever bepaalde leeftijdsgrens.

4.6 Beeldmateriaal

Voor de opname en het gebruik (publicatie) van beeldmateriaal zoals foto’s of films, vraagt ABB het akkoord (toestemming) als de geportretteerden duidelijk individueel herkenbaar zijn. Daarnaast kan je ons ook contacteren via vlaanderen.be/agentschap-binnenlands-bestuur/contacteer-ons.

5. COOKIES

Op zijn websites gebruikt ABB cookies om gegevens te verwerken. Cookies zijn kleine gegevens- of tekstbestanden die we op jouw apparaat installeren als je een website bezoekt of een (mobiele) toepassing gebruikt. Die cookies zorgen voor een optimale werking van de website of toepassing en worden niet gebruikt voor andere doeleinden. Het volledige overzicht van cookies die onze website(s) gebruiken, vind je in onze cookieverklaring.

6. JOUW RECHTEN OMTRENT JOUW GEGEVENS

Je hebt het recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben. Je hebt recht op correctie en aanvulling als jouw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

Je mag eisen dat we jouw persoonsgegevens wissen als:

  • ze niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor we ze verzamelden of verwerkten;
  • als er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking;
  • als je terugkomt op jouw toestemming voor de verwerking van bepaalde gegevens en de organisatie zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel voor de verwerking.

Je hebt het recht om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken als je de juistheid van die gegevens betwist of als je je verzet tegen de verwerking van de gegevens (zie verder) zodat we die gegevens alleen nog kunnen verwerken met jouw toestemming voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon.

Je hebt het recht om je te verzetten tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens om redenen die verband houden met jouw bijzondere situatie, tenzij het gaat om de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de contractuele of wettelijke verplichtingen van de organisatie.

Je kan de persoonsgegevens die je ons verstrekte en die wij geautomatiseerd verwerken, ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machine-leesbaar formaat, zodat je die kan doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke of zodat wij die, op jouw vraag en als dat technisch mogelijk is, kunnen overmaken aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Voor de verwerking van persoonsgegevens die wij op basis van jouw toestemming hebben verkregen, kan je jouw toestemming om het even wanneer intrekken. De verwerking van die gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft geldig.

Onderaan die privacyverklaring staat hoe je contact met ons kan opnemen om jouw rechten uit te oefenen. Je kan ons ook contacteren via het contactformulier op onze website. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren. Om jouw identiteit te controleren vragen wij je om een kopie van jouw identiteitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij jouw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

6.1. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens of over de uitoefening van jouw rechten dan vragen wij je daarover direct contact met ons op te nemen. Je hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteiten op het gebied van privacybescherming.

Bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35
1000 Brussel

Bij de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC)

De Vlaamse Toezichtcommissie behandelt alleen de klachten die ingediend worden met het klachtenformulier.

7. TOEPASSING VAN DEZE PRIVACYVERKLARING

Deze versie van de privacyverklaring van ABB is van toepassing vanaf november 2019.

Als de doelstellingen waarvoor de verwerking van persoonsgegevens gebeurt, wijzigen, zal ABB het publiek melden en op transparante wijze opnemen in de nieuwsbrieven, op de website vlaanderen.be/agentschap-binnenlands-bestuur posten en via andere mediakanalen van ABB verspreiden.

8. WIJZIGING VAN DEZE PRIVACYVERKLARING

ABB behoudt zich het recht om de privacyverklaring aan te passen aan nieuwe noden of inzichten. Wijzigingen aan de privacyverklaring melden we transparant op de hoofdwebsite van ABB (vlaanderen.be/agentschap-binnenlands-bestuur).

Een papieren versie kan je eenvoudig aanvragen bij het communicatieteam van ABB en via de Functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer) van ABB.

De laatste wijziging gebeurde op 23 december 2019.

Bij vragen over de privacyverklaring of de aanpassingen eraan, kan je terecht bij de Data Protection Officer (DPO) van ABB:

Agentschap Binnenlands Bestuur
t.a.v. Data Protection Officer
Herman Teirlinckgebouw
Havenlaan 88 bus 70
1000 Brussel
E-mail: ABB.veiligheid@vlaanderen.be