Vraag uw terugbetaling tijdig aan

Als werkgever kunt u de terugbetaling van het betaald educatief verlof aanvragen vanaf het einde van elk schooljaar. Een schooljaar loopt voor het betaald educatief verlof steeds van 1 september tot 31 augustus.

Dien uw aanvraag in ten laatste op 31 december. De afgestempelde postdatum of de verzendingsdatum van uw e-mail geldt als bewijs.

Voorbeeld
Als u een terugbetaling wilt voor het schooljaar 2020-2021, dan kunt u die terugbetaling aanvragen vanaf 1 september 2021. De deadline is 31 december 2021.

Opgelet: vanaf 1 september 2019 dooft het betaald educatief verlof uit en bestaat het enkel nog in een overgangsmaatregel.

Als er ook een aanvraag voor VOV werd ingediend voor dezelfde werknemer, dezelfde opleiding en dezelfde periode, dan zullen we het BEV-dossier behandelen, op voorwaarde dat er nog geen betaling is gebeurd voor VOV. De VOV-aanvraag wordt dan geweigerd.

Aanvraagprocedure

Dien per schooljaar 1 terugbetalingsaanvraag in voor al uw werknemers. Die aanvraag geldt voor al het betaald educatief verlof dat uw werknemers samen hebben opgenomen in het afgelopen schooljaar.

  • Stap 1

    Vul 1 enkele aangifte van schuldvordering (Word bestand) in voor al uw werknemers die in het Vlaamse Gewest werken en in het voorbije schooljaar betaald educatief verlof hebben opgenomen.

    • Werkt een werknemer in meer dan 1 gewest? Raadpleeg dan deze nota over intergewestelijke mobiliteit (PDF bestand opent in nieuw venster).
    • Hou bij het invullen van het aangifteformulier rekening met de volgende punten:
      • Vul de gegevens in van de vestigingen van uw onderneming in het Vlaamse Gewest waarvoor u de aangifte indient:
        • 1 vestiging: vul de volledige benaming en de adresgegevens van de vestiging in.

        • meerdere vestigingen

          • Vul de volledige benaming en de adresgegevens van de hoofdzetel in.
          • Vermeld voor welke Vlaamse vestigingen u de aangifte indient. De naam van de stad waar de vestiging ligt, volstaat.
      • Vul de namen en de steekkaartnummers in van de werknemers voor wie u de terugbetaling aanvraagt:

        • minder dan 100 werknemers:

          • Gebruik het rooster op het aangifteformulier.

          • Rangschik de werknemers op familienaam.

        • meer dan 100 werknemers:

          • Gebruik een elektronische werknemerslijst (Excel bestand). Volg daarvoor de richtlijnen die u terugvindt in het 2de tabblad van het bestand.

          • Mail de werknemerslijst naar educatiefverlof@vlaanderen.be.

            • Geef de lijst de volgende bestandsnaam: ‘19-20_ondernemingsnummer_naam werkgever’.

          • Kruis het vakje ‘elektronische werknemerslijst’ aan op het aangifteformulier.

          • Print de werknemerslijst uit en voeg ze bij uw aanvraag.

      • Geef zeker het juiste e-mailadres op. U ontvangt alle verdere berichten over uw aanvraag via dit e-mailadres.

  • Stap 2

    Vul 1 steekkaart (Excel bestand) in voor elke werknemer die in het voorbije schooljaar betaald educatief verlof opnam. Dateer de steekkaart en onderteken ze.

    Bevat uw aanvraag meerdere steekkaarten? Rangschik ze dan in alfabetische volgorde.

    Een steekkaart bestaat uit de volgende onderdelen:

    • Identificatie van de werknemer
      Vervolledig de gegevens van de werknemer. Opgelet: bij ‘Statuut’ betekent A ‘arbeider’ en B ‘bediende’.
    • Opname van het betaald educatief verlof (tabel)
      • Vul per dag het aantal uren betaald educatief verlof van de werknemer in.
      • Het totale aantal uren per maand wordt automatisch berekend.
    • Arbeidsduur
      • Vul de prestaties van de werknemer per week en per dag in.
      • Duid aan of de prestaties vast of variabel zijn.
      • Opgelet: wilt u bewijzen dat de lesuren samenvielen met de werkuren van uw werknemer? Geef in een extra document dan meer details over zijn uurrooster.
  • Stap 3

    Voor alle werknemers waarvoor u een terugbetaling aanvraagt voegt u de volgende getuigschriften toe:

    • ‘getuigschrift van regelmatige inschrijving’.
      • Dit document krijgt uw werknemer van de opleidingsverstrekker kort na zijn inschrijving. De werknemer bezorgt dit op zijn beurt aan u.
      • Het document bewijst dat de werknemer een erkende opleiding volgde.
    • ‘getuigschrift van nauwgezetheid’.
      • Na afloop van elk trimester of van elke module geeft de opleidingsverstrekker dit attest aan uw werknemer. De werknemer bezorgt dit op zijn beurt aan u.
      • Het document geeft een overzicht van de aanwezigheid van uw werknemer in de lessen.
  • Stap 4

    Voor sommige werknemers moet u nog extra documenten toevoegen aan uw aanvraag. Deze tabel geeft een overzicht:

    Welke werknemers?Extra document
    Werknemers die minder dan 4/5 werken met een vast uurroosterIndien van toepassing: een gedetailleerd uurrooster dat bewijst dat er lesuren samenvielen met de werkuren van de werknemer
    Werknemers die recht hebben op een verhoogd maximum van 180 uren
    Werknemers die deeltijds werken met een variabel uurroosterKopie van de arbeidsovereenkomst

    Werknemers die een opleiding volgen voor een 1ste diploma (hoger) secundair onderwijs:

    Verklaring op eer dat de werknemer nog geen diploma (hoger) secundair onderwijs heeft

    Werknemers die deelnemen aan examen(s) voor examencontracten met het oog op het behalen van een diploma en voor examencommissie Vlaamse Gemeenschap

    een inschrijvingsbewijs en bewijs van deelname aan examen(s)
    Werknemers die deelnemen aan

    examen(s) voor certificering van verworven competenties

    een bewijs van deelname examens

  • Stap 5

    Verzamel alle documenten uit de vorige stappen en dien uw aanvraag in bij het Departement Werk en Sociale Economie (DWSE). Dat kan:

    • via e-mail: educatiefverlof@vlaanderen.be
    • per post:
      Departement Werk en Sociale Economie
      Betaald Educatief Verlof
      Koning Albert II laan 35 bus 20
      1030 Brussel

    U vraagt uw terugbetaling voor het schooljaar 2019-2020 aan ten laatste op 31 december 2020. Te laat is onherroepelijk te laat. De afgestempelde postdatum of de verzendingsdatum van uw e-mail geldt als bewijs.

    U ontvangt een bevestigingsmail zodra uw aanvraag is geregistreerd.

  • Stap 6

    Het Departement WSE behandelt uw aanvraag. De terugbetaling wordt berekend aan de hand van het forfait en het aantal goedgekeurde uren.

  • Stap 7

    Is uw aanvraag volledig en op tijd? Dan wordt de terugbetaling gestort in het kalenderjaar dat volgt op het schooljaar waarvoor u de aanvraag indiende.


Als werkgever een terugbetaling aanvragen