Overslaan en naar de inhoud gaan
Cultuur Cultuur

Ontsluiting via bewaargeving en bruikleen

Bewaargeving voor onbepaalde duur

De Collectie van de Vlaamse Gemeenschap is een publieke collectie die voor het grootste deel in bewaring wordt gegeven aan publieke instellingen. Op die manier wordt de collectie fysiek ontsloten en is ze zichtbaar voor iedereen.

De meest waardevolle werken bevinden zich in openbare musea en erfgoedinstellingen. De musea met het grootste aandeel kunstwerken uit de collectie zijn:

Overige werken komen in aanmerking voor de aankleding van publieke ruimten in overheidsinstellingen. Openbare instellingen (ministeries, steden en gemeenten, rechtbanken, diplomatieke posten, …) kunnen dus kunstwerken uit de Collectie van de Vlaamse Gemeenschap in bewaring nemen voor vergaderzalen, een inkomhal, … 

Richtlijnen voor bewaarnemers

Ik heb een of meerdere kunstwerken uit de Collectie van de Vlaamse Gemeenschap in bewaarneming. Wat nu?
 

Ik sluit een overeenkomst met de Vlaamse Gemeenschap

Als openbare instelling kan je gratis kunstwerken uit de Collectie van de Vlaamse Gemeenschap lenen. Alleen de verzekering en het transport van de werken zijn voor jouw rekening.

De akte en de inventarislijst
We sluiten een overeenkomst voor de bewaargeving via een akte van bewaargeving. Op die akte vind je alle basisinformatie over de overeenkomst:

  • contactgegevens van de bewaargever (Departement Cultuur, Jeugd en Media);
  • contactgegevens van de bewaarnemer (jouw instelling of organisatie)
  • basisinformatie over de kunstwerken (inventarisnummer, kunstenaar, titel, techniek, afmetingen).

Op de inventarislijst duid je aan op welke plaats in jouw gebouw de werken zijn opgesteld (meestal de naam of het nummer van een lokaal). Als je de werken verhuist naar een ander lokaal, moet je dat altijd melden. Ook bij schade aan de kunstwerken geef je ons onmiddellijk een seintje.
 

Ik verzeker de kunstwerken

Omdat de kunstwerken die je in bewaring neemt, vaak vrij waardevol zijn maar soms beschadigd raken of verloren kunnen gaan (bijvoorbeeld door brand of diefstal), vragen we jou de werken te verzekeren. Op de akte vind je de verzekeringswaarden van de geselecteerde kunstwerken terug. Met die lijst stap je naar jouw verzekeringsmaatschappij voor een verzekering tegen alle risico’s ‘van nagel tot nagel’. Een allriskpolis of een verzekering tegen alle risico’s zorgt ervoor dat de kunstwerken verzekerd zijn tegen alle mogelijk risico’s en dus tegen diefstal, brand, waterschade, enzovoort.

Volgens de bewaargevingsvoorwaarden is de bewaarnemer ook verantwoordelijk voor het transport.

Er zijn twee mogelijkheden:

  1. Je hebt al een allriskpolis
    Die polis kan ook gebruikt worden voor het verzekeren van de kunstwerken. De allriskverzekering die jouw organisatie al gesloten heeft tegen schade aan jouw eigen goederen, heeft vaak alleen betrekking op de verblijfsrisico’s van de kunstwerken binnen de gebouwen van jouw instelling. Je moet daarom een clausule toevoegen die expliciet vermeldt dat alle risico’s tijdens het transport eveneens gedekt zijn.
  2. Je hebt nog geen allriskpolis
    In dat geval vraag je een allriskverzekering aan (die ook het transport van de kunstwerken dekt). De meest courante allriskpolis, inclusief transport, staat beter bekend als de polis ‘van nagel tot nagel’. Dat betekent dat de werken verzekerd zijn zodra ze het depot voor kunstwerken van de Vlaamse overheid verlaten (bekist en ingepakt), tijdens het verblijf in jouw kantoren en tot ze terug in het depot zijn na het beëindigen van de akte van bewaarneming (ontkist en uitgepakt).
     

Ik zorg voor het transport van de kunstwerken naar mijn instelling

Nadat het Departement Cultuur, Jeugd en Media de ondertekende akte van bewaargeving en een kopie van de verzekeringspolis ontvangen heeft, kan je de werken komen ophalen in het depot voor kunstwerken. Wij raden je aan om een verhuisfirma aan te schrijven die gespecialiseerd is in art handling en transport van kunstwerken. Indien je zelf voor het transport zorgt, let er dan op dat de werken stevig zijn ingepakt (bubbelpastic en eventueel zuurvrij papier, mousse of Tyvek). Gebruik een kist of travel frame als die ter beschikking wordt gesteld. De kosten voor het transport zijn ten laste van de bewaarnemer.
 

Ik beheer de kunstwerken "als een goede huisvader"

10 do’s-and-don’ts

  1. Zorg voor zo constant mogelijke klimatologische omstandigheden. Vermijd met andere woorden zo veel mogelijk schommelingen in temperatuur en vochtigheid. Zet de airco en verwarming dus niet abrupt aan of uit, maar laat de temperatuur geleidelijk een paar graden zakken of stijgen. Zorg er ook voor dat het niet te vochtig of te droog is. Als het te vochtig is, kan metaal oxideren, papier golven en bij grote fluctuaties kan hout kromtrekken. Een relatieve vochtigheid tussen 45% en 60% is ideaal.
  2. Ook licht kan schade toebrengen. Plaats kunstwerken niet in direct (zon)licht. De schadelijke UV-stralen kunnen het werk doen vergelen en de kleuren doen vervagen. Scherm ook andere lichtbronnen zo veel mogelijk af (door gordijnen en dergelijke) en verkort de belichtingsduur.
  3. Plaats het werk niet boven de verwarming of in de buurt van airco.
  4. Hang het werk niet aan een buitenmuur. Buitenmuren zijn vaak vochtiger en kouder.
  5. Gebruik het door ons aangebrachte ophangsysteem. Open de lijsten niet. De werken werden door ons op een correcte en zuurvrije manier ingelijst om het behoud ervan te optimaliseren. Verwijder geen etiketten en breng zelf geen labels aan.
  6. Gebruik een droge doek of zachte borstel om stof te verwijderen. Harde materialen kunnen bijvoorbeeld krassen maken of de verf doen afschilferen. Vermijd water en reinigingsproducten.
  7. Vermijd rechtsreeks contact met de blote handen. Op de huid zitten oliën en zuren die schade kunnen berokkenen.
  8. De meeste schade ontstaat bij het verplaatsen van een kunstwerk. Als u het kunstwerk wilt verhuizen naar een andere ruimte, doe dat dan zo omzichtig mogelijk en licht ons vooraf in. Wij noteren de nieuwe locatie en kunnen eventueel tips geven over art handling.
  9. Nog enkele tips om schade te voorkomen: hang het werk niet in de buurt van openzwaaiende deuren, plaatsen met drukke passage, verplaatsbare zitelementen, scherpe voorwerpen, elektrische toestellen, etenswaren of plaatsen met risico op nicotine- en roetaanslag… De schade door een restaurateur laten herstellen is vaak erg duur en heeft een invloed op de waarde van het werk.
  10. Als u het werk niet meer in bewaarneming wilt, kunt u met onze diensten contact opnemen voor teruggave en/of vervanging door nieuwe werken. Stockeer het werk nooit zelf.
     

Er is schade opgetreden

Wat moet je doen als er schade of onregelmatigheden optreden aan een van de kunstwerken?

  • Waarschuw meteen Departement Cultuur, Jeugd en Media door te mailen naar collectievlaamsegemeenschap@vlaanderen.be
  • Breng jouw verzekeringsmaatschappij op de hoogte.
  • Maak foto’s van de schade en geef informatie over de oorzaak aan het team Cultuurgoederen en aan jouw verzekeringsmaatschappij.
  • Wij bespreken samen met jou het verloop (eventueel plaatsbezoek voor het opmeten van de schade, organisatie van het transport naar het depot voor kunstwerken, contact met een gespecialiseerde restaurator…) en de eventuele schadevergoeding die betaald moet worden.

Wat mag je niet doen?

Voer in geen enkel geval zelf herstellingswerken uit aan het kunstwerk en geef evenmin zelf opdracht aan derden.
 

Ik geniet van de kunstwerken

Voor alle vragen en opmerkingen kan je contact opnemen met Departement Cultuur, Jeugd en Media door te mailen naar collectievlaamsegemeenschap@vlaanderen.be.

Algemene informatie over de bewaargevingsvoorwaarden vind je in de akte van bewaargeving.

Bruikleen voor tijdelijke tentoonstellingen

De kunstwerken uit de collectie kunnen ook in bruikleen gegeven worden voor tijdelijke tentoonstellingen. De bruikleenaanvraag wordt beoordeeld aan de hand van een aantal criteria zoals de huidige conditie en de beschikbaarheid van het kunstwerk, de voorzieningen die de bruikleenaanvrager kan bieden rond klimatologische omstandigheden, veiligheid, transport, … en de garantie dat de bruikleen verzekerd wordt.