Overslaan en naar de inhoud gaan
Cultuur Cultuur

Projecten inhaalbeweging digitale collectieregistratie

Wat

Een subsidie inhaalbeweging digitale collectieregistratie dient als financiële ondersteuning voor cultureel-erfgoedorganisaties die een structurele werkingssubsidie ontvangen in het kader van het Cultureelerfgoeddecreet en inzetten op digitale collectieregistratie en de toepassing van de gecollecteerde data.

Met deze projectoproep voor digitale collectieregistratie wil de minister van Cultuur inzetten op de volgende doelstellingen:

  • het gericht wegwerken van achterstanden op het vlak van collectieregistratie;
  • het inzetten van de collectiedata als open data en het zichtbaar maken / valoriseren van de collectie(data);
  • het reflecteren over hoe het project past binnen de bredere visie van de organisatie(s) op het gebruik van digitale technologie in het beheren en zichtbaar maken van de collectie en de collectiedata.

Voor wie

De doelgroep van dit reglement zijn de cultureel-erfgoedinstellingen en alle Vlaamse ingedeelde collectiebeherende organisaties die een structurele werkingssubsidie ontvangen in het kader van het Cultureelerfgoeddecreet. Elke aanvraag wordt ingediend door een individuele collectiebeherende organisatie. Deze kan er voor kiezen om het project alleen, dan wel vanuit een samenwerking met partners uit te voeren.

Richtinggevende subsidiebedragen

Per project wordt er een richtbedrag van 75.000 euro per jaar vooropgesteld.  Afhankelijk van het ingediende project en het beschikbare budget kan er een hoger of lager bedrag toegekend worden.

Welke kosten komen in aanmerking

Bij het opmaken van een begroting bij de aanvraag is het belangrijk rekening te houden met de financiële richtlijnen voor projectsubsidies.

Enkel kosten die specifiek gemaakt werden voor de realisatie van het project komen in aanmerking voor subsidiëring. Kosten die onderdeel zijn van de structurele werking van de organisatie komen niet in aanmerking voor subsidiëring.

Hoe lang kan een project duren

Alle projecten beginnen ten vroegste 1 januari 2021 en eindigen uiterlijk 31 december 2023. Binnen deze periode kan een aanvrager er voor kiezen om een project van minimaal één jaar tot maximaal drie jaar uit te werken.

Voorwaarden en criteria

De volgende subsidiëringsvoorwaarde is van toepassing na de toekenning van een projectsubsidie:

  • deelname aan de collegagroep digitale collectieregistratie, mee georganiseerd door vzw FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed. Deze groep bestaat minstens uit een afvaardiging van elk project. Binnen deze groep wordt er over gewaakt dat de resultaten van de projecten voldoende duurzaam zijn. De groep is ook een forum om de vorderingen in de projecten te presenteren, ervaringen uit te wisselen, kennis op te bouwen en zichtbaarheid van de data te bevorderen.

De volgende criteria zijn van toepassing voor de toekenning en de bepaling van het bedrag van een projectsubsidie:

  1. de kwaliteit van het inhoudelijke concept, de concrete uitwerking en de valorisatie;
  2. de duurzame verankering van het project;
  3. de aanwezige expertise en kennis en visie op het vlak van de toepassing van digitale technologie binnen de eigen organisatie en de wijze waarop er expertise wordt aangetrokken van externe partners, in het bijzonder via de begeleiding aangeboden door meemoo;
  4. de financiële onderbouw en het realiteitsgehalte van de begroting.

Indiendatum

Aanvragen worden uiterlijk op 15 oktober 2020 ingediend.

Hoe aanvragen

Aanvragen worden ingediend via KIOSK. 

Voor elk projectjaar moet een aanvraag via KIOSK ingediend worden met een stand van zaken over het verloop van het project. Dit gebeurt (voor projecten van respectievelijk twee of drie jaar) tegen 15 oktober 2021 en 2022.

Externe begeleiding onder de regie van meemoo

Vanaf 2020 wordt een intensieve externe begeleiding voorzien onder de regie van meemoo, Vlaams instituut voor het archief. Uit de evaluatie van het vorige reglement bleek namelijk dat er binnen de sector een grote nood is aan projectbegeleiding, zowel in de aanvraagfase als bij de uitvoering. Bij de beoordeling van de projectaanvragen zal ook rekening gehouden worden met de wijze waarop er in het project expertise wordt aangetrokken van externe partners, in het bijzonder door de begeleiding van meemoo. Tijdens de infosessie op 19 juni zal hierover meer toelichting gegeven worden. Voor meer vragen hierover kan je terecht bij meemoo.

Online infosessie 19 juni 2020

Op 19 juni organiseerde het departement in samenwerking met meemoo een online infosessie over de projectsubsidies voor een inhaalbeweging digitale collectieregistratie. De presentaties die werden gegeven tijdens deze infosessie vind je bij de ‘Interessante documenten’.

Beoordeling van je aanvraag

Ontvankelijkheid

De eerste stap die uw dossier doorloopt, is de ontvankelijkheidstoets. Daarbij wordt nagegaan of de aanvraag tijdig ingediend werd en of ze voldoet aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden. Binnen de 10 werkdagen na het verstrijken van de uiterlijke indiendatum, krijgt u een bericht (per e-mail of per brief) met de melding of de aanvraag al dan niet ontvankelijk is.

Advisering

Een jury toetst de aanvraag aan de criteria en formuleert hierover een advies. De administratie stelt op basis van het advies een ontwerp van beslissing aan de minister op.

Beslissing

De minister beslist over de toekenning en het bedrag van de projectsubsidie. De administratie deelt u de beslissing van de minister mee (max. 10 dagen na de beslissing).

Toekenning en uitbetaling

De subsidie inhaalbeweging digitale collectieregistratie wordt in verschillende schijven uitbetaald:

  • Het voorschot van 90% wordt uitbetaald kort na de beslissing.
  • Het saldo van 10% wordt uitbetaald na de finale evaluatie van het project.

Eens de werkingssubsidie is toegekend moet je het logo van de Vlaamse Gemeenschap vermelden in al je communicatie.

Verantwoording van de subsidie

Organisaties die een projectsubsidie ontvangen leggen daarover een verantwoording per projectjaar af. De eindverantwoording wordt uiterlijk twee maanden na afloop van het project ingediend. De verantwoordingen worden digitaal via KIOSK ingediend bij de administratie.

Toezicht en controle

Het Departement Cultuur, Jeugd en Media oefent toezicht uit op de projectsubsidie. Ze gaat na of de toegekende subsidie gebruikt werd in overeenstemming met de doelstellingen van het project en de financiële richtlijnen. Tegelijk wordt nagegaan of de doelstellingen die met het project beoogd werden, ook effectief gerealiseerd zijn.

Voor elk projectjaar moet een aanvraag via KIOSK ingediend worden met een stand van zaken over het verloop van het project. Dit gebeurt (voor projecten van respectievelijk twee of drie jaar) tegen 15 oktober 2021 en 2022.

Vragen

Hulp nodig bij de aanvraag van een subsidie? Heb je vragen over financiële steunmaatregelen in het kader van het cultureelerfgoeddecreet?

Contacteer de administratie via kiosk@vlaanderen.be i.v.m. technische vragen of neem contact op met het team Cultureel erfgoed i.v.m. inhoudelijke vragen.

meemoo kan jou helpen om je subsidieaanvraag correct op te stellen.

Team Cultureel erfgoed
Subsidiëren en erkennen
02 553 68 42