Overslaan en naar de inhoud gaan
Cultuur Cultuur

Werkingssubsidie en aanduiding van een cultureel-erfgoedinstelling

Wat

Erfgoedinstellingen zijn collectiebeherende organisaties met een nationale en internationale uitstraling, schaalgrootte, bereik en relevantie. Die grote instellingen gelden als voorbeeld en moeten uitgroeien tot ankerpunten en referentiepunten voor ons cultureel-erfgoedveld.

De Vlaamse overheid kent voor deze officiële cultureel-erfgoedinstellingen een substantiële subsidie toe om hun werking te ondersteunen.

Met de werkingssubsidie:

  • brengen die cultureel-erfgoedinstellingen de uitvoering van hun basistaken (functies) op een excellent niveau;
  • spelen ze actief in op nieuwe ontwikkelingen en uitdagingen in de samenleving;
  • hebben zij een voorbeeldrol inzake goed bestuur, samenwerking en expertisedeling.

Voor wie

De Vlaamse Regering kent een werkingssubsidie toe aan organisaties die aangeduid werden als cultureel-erfgoedinstelling en die de Vlaamse Regering niet zelf beheert.

Als organisatie moet je:

  • beschikken over een kwaliteitslabel;
  • gevestigd zijn in Vlaanderen of in Brussel;
  • beheerd worden door een rechtspersoon zonder winstgevend doel of beschikken over een rechtspersoonlijkheid zonder winstgevend doel.

Criteria

Ontvankelijkheidsvoorwaarden

Om in aanmerking te komen voor de werkingssubsidie en aanduiding van een cultureel-erfgoedinstelling moet een organisatie:

  • beheerd worden door een rechtspersoon zonder winstgevend doel of beschikken over een rechtspersoonlijkheid zonder winstgevend doel;
  • gevestigd zijn in het Nederlandse taalgebied of in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad;
  • tijdig een aanvraag indienen.

Bijkomende subsidiëringsvoorwaarde

De cultureel-erfgoedwerking van de organisatie staat op zichzelf en is geen onderdeel van een andere werking die uitgevoerd wordt binnen dezelfde organisatie in het kader van een omvangrijkere kerntaak.

Criteria voor aanduiding als cultureel-erfgoedinstelling

Om aangeduid te worden als cultureel-erfgoedinstelling moet de organisatie de basistaken van de cultureel-erfgoedwerking (= functies) uitvoeren op internationaal niveau. Daarnaast moet zij over het volgende beschikken:

  • Collectie cultureel erfgoed van minstens landelijke betekenis
  • Cultureel-erfgoedwerking met een schaalgrootte en reikwijdte van internationaal niveau
  • Dienstverlenende rol op landelijk niveau, indien van toepassing
  • Maatschappelijke en culturele inbedding en engagement
  • Adequate infrastructuur voor de uitvoering van de functies
  • Performant zakelijk en financieel beheer met een dynamisch management en een solide financieel beleid, waarbij de principes van goed bestuur worden toegepast

Criteria voor de toekenning van een werkingssubsidie voor een cultureel-erfgoedinstelling

  • Kwaliteit van de uitvoering van de functies
  • Kwaliteit van de expertise, de wijze waarop de dienstverlenende rol wordt opgenomen en de mate waarin de dienstverlenende rol inspeelt op noden van cultureel erfgoed, beheerders ervan of cultureel-erfgoedgemeenschappen
  • Kwaliteit van de samenwerking en netwerking met relevante partners, zowel binnen Vlaanderen als internationaal
  • Wijze waarop de strategische visie wordt uitgevoerd
  • Kwaliteit van het zakelijk beheer, de haalbaarheid en het realiteitsgehalte van de begroting

De noodzaak voor een werkingssubsidie wordt aangetoond in de begroting, rekening houdend met de ontvangsten uit de werking.

Indiendata

De subsidiëringsperiode van een werkingssubsidie voor een cultureel-erfgoedinstelling loopt over een termijn van vijf jaar. De huidige periode loopt van 1 januari 2019 tot 31 december 2023.

De deadline voor aanvragen voor de volgende periode is donderdag 15 december 2022.

Hoe aanvragen

Je kan een werkingssubsidie voor een cultureel-erfgoedinstelling aanvragen via de webapplicatie KIOSK.

De aanduiding als cultureel-erfgoedinstelling kan niet afzonderlijk aangevraagd worden, maar gebeurt gelijktijdig met de aanvraagprocedure voor de werkingssubsidie.

Beoordeling van je aanvraag

Binnen de tien werkdagen na de uiterlijke indiendatum ontvang je een bericht met de melding of je aanvraag ontvankelijk is.

Fase 1: Advisering over aanduiding

In een eerste fase toetst de bevoegde internationale beoordelingscommissie de ontvankelijke aanvragen aan de criteria voor aanduiding. Op basis hiervan formuleert ze een advies.

Ter voorbereiding van dit advies brengt de beoordelingscommissie een bezoek ter plaatse. Ter voorbereiding van dit voorlopig advies brengt (een delegatie van) de beoordelingscommissie een bezoek ter plaatse. Na het indienen van je aanvraag word je gecontacteerd voor een afspraak.

Het Departement Cultuur, Jeugd en Media maakt een ontwerp van beslissing over de aanduiding, rekening houdend met het advies van de commissie, en bezorgt dit aan de minister van Cultuur.

De minister van Cultuur bezorgt een voorstel van beslissing aan de Vlaamse Regering. Vervolgens beslist de Vlaamse Regering over de aanduiding.

Fase 2: Advisering landelijke indeling en/of werkingssubsidie

Na de beslissing van de Vlaamse Regering over de aanduiding, toetst de bevoegde beoordelingscommissie de aanvragen aan de criteria voor landelijke indeling (indien de organisatie niet werd aangeduid) en de criteria voor de toekenning van een werkingssubsidie. De bevoegde beoordelingscommissie formuleert een voorlopig advies.

De verschillende adviezen worden afgestemd door een afstemmingscommissie bestaand uit de adviescommissie en de voorzitters van de beoordelingscommissies.

Repliek

Je kan het voorlopig advies consulteren via KIOSK. Na publicatie kan je binnen de tien werkdagen reageren via deze tool.

In deze repliek kan je reageren op feitelijke onjuistheden in het voorlopige advies. Het indienen van een repliek is niet verplicht. Een repliek die niet gaat over feitelijke onjuistheden zal niet in overweging genomen worden door de beoordelingscommissie.

Rekening houdend met deze repliek, formuleert de bevoegde beoordelingscommissie een definitief advies.

De verschillende adviezen worden afgestemd door een afstemmingscommissie bestaand uit de adviescommissie en de voorzitters van de beoordelingscommissies.

De steden, gemeenten of de Vlaamse Gemeenschapscommissie waar aanvragers gevestigd zijn, kunnen gehoord worden op basis van het definitieve advies.

Op basis van het definitieve advies en het horen van de lokale besturen, maakt het Departement Cultuur, Jeugd en Media een ontwerp van beslissing op en bezorgt dat aan de minister.

Beslissing

Fase 1: Beslissing over aanduiding

De minister van Cultuur bezorgt een voorstel van beslissing aan de Vlaamse Regering. Vervolgens beslist de Vlaamse Regering over de aanduiding.

Fase 2: Beslissing over indeling en/of werkingssubsidie

De minister van Cultuur bezorgt een voorstel van beslissing aan de Vlaamse Regering. Vervolgens beslist de Vlaamse Regering over de indeling en/of het toekennen van de werkingssubsidie en de hoogte ervan.

Binnen een termijn van tien werkdagen deelt het Departement Cultuur, Jeugd en Media de beslissing mee, samen met het definitieve advies.

Beroepsprocedure

Ben je niet tevreden met de wijze waarop je aanvraag werd behandeld? Dan kan je schriftelijk of mondeling een klacht indienen. Contacteer de Vlaamse Infolijn op het nummer 1700 voor meer info.

Je kan in beroep gaan tegen een beslissing bij de Raad van State. Je verzoekschrift moet binnen de 60 dagen aangetekend verstuurd worden naar de griffie van de Raad van State, Wetenschapsstraat 33 in 1040 Brussel. Op de website van de Raad van State vind je meer informatie over de procedure.

Beheersovereenkomst

Op basis van de beslissing wordt met de collectiebeherende organisaties, aangeduid als cultureel-erfgoedinstelling of ingedeeld bij het landelijke niveau, een beheersovereenkomst gesloten. Hierin wordt het bedrag van de werkingssubsidie en de doelstellingen opgenomen.

De steden, gemeenten of de Vlaamse Gemeenschapscommissie worden betrokken bij het sluiten van de beheersovereenkomst met de cultureel-erfgoedinstellingen die gevestigd zijn op hun grondgebied.

De minister en de cultureel-erfgoedinstelling ondertekenen de beheersovereenkomst.

Toekenning en uitbetaling

Een werkingssubsidie wordt toegekend voor een beleidsperiode van vier jaar en wordt jaarlijks uitbetaald. Het bedrag kan jaarlijks geïndexeerd worden.

De subsidie wordt in verschillende schijven uitbetaald:

  • Het voorschot van 90% wordt uitbetaald vanaf 1 februari
  • Het saldo van 10% wordt uitbetaald na de uitvoering van het jaarlijkse toezicht.

Eens de werkingssubsidie is toegekend moet je het logo van de Vlaamse Gemeenschap vermelden in al je communicatie.

Jaarverslag

Organisaties die een werkingssubsidie ontvangen, moeten jaarlijks op 1 april een jaarverslag indienen over het voorbije jaar via KIOSK.

Het jaarverslag bestaat uit:

  • een inhoudelijk verslag met een rapportage over de doelstellingen die werden opgenomen in de beheersovereenkomst en waarvoor de werkingssubsidie is toegekend;
  • een financieel verslag: de jaarrekening, het verslag van een erkende accountant of bedrijfsrevisor en een overzicht van de individuele bezoldigingen;
  • een lijst met beleidsrelevante gegevens, waarvoor het Departement Cultuur, Jeugd en Media een model voorziet.

Als de werkingssubsidie is toegekend aan een bestuur, of aan een cultureel-erfgoedorganisatie die onderdeel is van een bestuur, kan het financieel verslag bestaan uit:

  • een overzicht van de kosten en de opbrengsten;
  • een verslag van de persoon die door het bestuur belast is met het financieel toezicht, met commentaar bij de waarheidsgetrouwe  weergave van het overzicht van de kosten en de opbrengsten;
  • een overzicht van de individuele bezoldigingen, waarin de totale loonkost per werknemer vermeld wordt.

Toezicht en controle

Het Departement Cultuur, Jeugd en Media oefent toezicht uit op de werkingssubsidie door:

  • controle op het jaarlijkse jaarverslag;
  • maximaal twee evaluaties, eventueel bijgestaan door externe experten.

De evaluaties kunnen aangevuld worden met gesprekken en plaatsbezoeken. Bij ernstige tekortkomingen kunnen volgende sancties worden opgelegd:

  • inhouding of terugvordering van een deel van of van de toegekende werkingssubsidie;
  • definitieve stopzetting van de werkingssubsidie.

Vragen

Hulp nodig bij de aanvraag van een werkingssubsidie? Heb je vragen over financiële steunmaatregelen in het kader van het Cultureelerfgoeddecreet?

Contacteer de administratie via kiosk@vlaanderen.be i.v.m. technische vragen of neem contact op met het team Cultureel erfgoed i.v.m. inhoudelijke vragen.

FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed kan jou helpen om je subsidieaanvraag correct op te stellen.

Team Cultureel erfgoed
Subsidiëren en erkennen
02 553 68 42