Overslaan en naar de inhoud gaan
Cultuur Cultuur

Werkingssubsidie voor dienstverlenende rol op landelijk niveau

Wat

Een werkingssubsidie voor dienstverlenende rol op landelijk niveau in het kader van het Cultureelerfgoeddecreet  dient als financiële ondersteuning voor organisaties die dienstverlenende activiteiten uitvoeren ter ondersteuning van de functies bij erfgoedbeheerders of cultureel-erfgoedgemeenschappen.

De dienstverlening moet inspelen op een aantoonbare en duidelijk afgebakende nood in het Vlaamse cultureel-erfgoedveld. Het moet gaan om een complexe of grootschalige erfgoednood die de draagkracht van individuele organisaties en actoren overstijgt.

Om deze werkingssubsidie te kunnen aanvragen moet je organisatie ingedeeld zijn bij het Vlaamse of regionale niveau.

Voor wie

Een werkingssubsidie voor dienstverlenende rol op landelijk niveau wordt alleen toegekend aan organisaties die één of meer dienstverlenende taken uitvoeren ter ondersteuning van de functies (basistakentaken) van:

  • actoren of cultureel-erfgoedgemeenschappen in het veld;
  • erfgoedbeheerders in diverse maatschappelijke domeinen die de zorg voor cultureel erfgoed niet als kerntaak hebben.

De cultureel-erfgoedwerking van deze doelgroepen wordt ondersteund via expertisedeling en begeleiding.

De landelijke dienstverlening kan georganiseerd worden:

  • rond een bepaalde cultureel-erfgoedspecialisatie, zoals digitalisering of promotie van cultureel erfgoed;
  • rond een bepaald cultureel-erfgoedthema, zoals agrarisch en industrieel erfgoed, religieus erfgoed en kunstenerfgoed;
  • voor een bepaalde deelsector, zoals erfgoedbibliotheken.

Zowel collectiebeherende als dienstverlenende cultureel-erfgoedorganisatie kunnen een werkingssubsidie aanvragen voor het opnemen van een dienstverlenende rol op landelijk niveau.

Collectiebeherende organisaties met dienstverlenende rol

Voor collectiebeherende organisaties is de opname van een landelijke dienstverlenende rol optioneel.

Deze dienstverlenende rol moet in lijn zijn met de aanwezige competenties en expertise in de organisatie, maar overstijgt de normale uitoefening van de functies. Op het moment van de subsidieaanvraag moet de collectiebeherende organisatie over deze expertise beschikken. Bovendien moet een afzonderlijke cel en personeel instaan voor het uitvoeren en coördineren van de dienstverlening naar het brede veld.

Afzonderlijke organisatie met dienstverlenende rol

Een afzonderlijke dienstverlenende organisatie komt in aanmerking voor werkingssubsidies voor het opnemen van een rol indien:

  • het belang en de noden van de cultureel-erfgoedbeheerders of -gemeenschappen waarop de dienstverlening gericht is, verantwoord kan worden;
  • een collectiebeherende organisatie (of een andere cultureel-erfgoedorganisatie) deze rol nog niet invult.    

Criteria

Ontvankelijkheidsvoorwaarden

Om in aanmerking te komen voor de werkingssubsidie voor dienstverlenende rol op landelijk niveau moet een organisatie:

  • beheerd worden door een rechtspersoon zonder winstgevend doel of beschikken over een rechtspersoonlijkheid zonder winstgevend doel;
  • gevestigd zijn in het Nederlandse taalgebied of in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad;
  • tijdig een aanvraag indienen.

Criteria voor de toekenning van een werkingssubsidie

  • kwaliteit van de aanwezige expertise;
  • wijze waarop de dienstverlenende rol wordt opgenomen en de mate waarin die rol niet wordt ingevuld door een andere cultureel-erfgoedorganisatie;
  • mate waarin de dienstverlenende rol inspeelt op noden van cultureel erfgoed, beheerders ervan of cultureel-erfgoedgemeenschappen;
  • schaalgrootte en de landelijke reikwijdte van de werking;
  • kwaliteit van de samenwerking en netwerking met relevante partners, zowel binnen Vlaanderen als internationaal;
  • wijze waarop de strategische visie wordt uitgevoerd;
  • wijze waarop erfgoedgemeenschappen die tot de doelgroep van de dienstverlening behoren betrokken worden in de werking;
  • kwaliteit van het zakelijk beheer, en de haalbaarheid en het realiteitsgehalte van de begroting.

De noodzaak voor een werkingssubsidie wordt aangetoond in de begroting, rekening houdend met de ontvangsten uit de werking.

Indiendata

De subsidiëringsperiode van een werkingssubsidie voor dienstverlenende rol op landelijk niveau loopt over een termijn van vijf jaar. De huidige periode loopt van 1 januari 2019 tot 31 december 2023.

De deadline voor aanvragen voor de volgende periode is donderdag 15 december 2022.

Hoe aanvragen

Je kan een werkingssubsidie voor dienstverlenende rol op landelijk niveau aanvragen via de webapplicatie KIOSK.

Beoordeling van je aanvraag

Binnen de tien werkdagen na de uiterlijke indiendatum ontvang je een bericht met de melding of je aanvraag ontvankelijk is.

Vervolgens worden de ontvankelijke aanvragen verdeeld over verschillende beoordelingscommissies.  Deze toetsen de ontvankelijke aanvragen aan de criteria en formuleren een voorlopig advies.

Ter voorbereiding van dit voorlopig advies word je door de beoordelingscommissie uitgenodigd op een gesprek. Na het indienen van je aanvraag word je gecontacteerd voor een afspraak.

Repliek

Je kan het voorlopig advies consulteren via KIOSK. Na publicatie kan je binnen de tien werkdagen reageren via deze tool.

In deze repliek kan je reageren op feitelijke onjuistheden in het voorlopige advies. Het indienen van een repliek is niet verplicht. Een repliek die niet gaat over feitelijke onjuistheden zal niet in overweging genomen worden door de beoordelingscommissie.

Rekening houdend met deze repliek, formuleert de bevoegde beoordelingscommissie een definitief advies.

De verschillende adviezen worden afgestemd door een afstemmingscommissie bestaand uit de adviescommissie en de voorzitters van de beoordelingscommissies.

De steden, gemeenten of de Vlaamse Gemeenschapscommissie waar aanvragers gevestigd zijn, kunnen gehoord worden op basis van het definitieve advies.

Beslissing

Op basis van het definitieve advies en het horen van de lokale besturen, maakt het Departement Cultuur, Jeugd en Media een ontwerp van beslissing op en bezorgt dat aan de minister.

De minister van Cultuur bezorgt een voorstel van beslissing aan de Vlaamse Regering. Vervolgens beslist de Vlaamse Regering over de indeling, de toekenning en het bedrag van de werkingssubsidie.

Binnen een termijn van tien werkdagen deelt het Departement Cultuur, Jeugd en Media de beslissing mee, samen met het definitieve advies.

Beroepsprocedure

Ben je niet tevreden met de wijze waarop je aanvraag werd behandeld? Dan kan je schriftelijk of mondeling een klacht indienen. Contacteer de Vlaamse Infolijn op het nummer 1700 voor meer info.

Je kan in beroep gaan tegen een beslissing bij de Raad van State. Je verzoekschrift moet binnen de 60 dagen aangetekend verstuurd worden naar de griffie van de Raad van State, Wetenschapsstraat 33 in 1040 Brussel. Op de website van de Raad van State vind je meer informatie over de procedure.

Beheersovereenkomst

Op basis van de beslissing wordt een beheersovereenkomst gesloten met de aanvrager. Hierin wordt het bedrag van de werkingssubsidie en de doelstellingen opgenomen.

Toekenning en uitbetaling

Een werkingssubsidie wordt toegekend voor een beleidsperiode van vier jaar en wordt jaarlijks uitbetaald. Het bedrag kan jaarlijks geïndexeerd worden.

De subsidie wordt in verschillende schijven uitbetaald:

  • Het voorschot van 90% wordt uitbetaald vanaf 1 februari.
  • Het saldo van 10% wordt uitbetaald na de uitvoering van het jaarlijkse toezicht.

Eens de werkingssubsidie is toegekend moet je het logo van de Vlaamse Gemeenschap vermelden in al je communicatie.

Jaarverslag

Organisaties die een werkingssubsidie voor een dienstverlenende rol op landelijk niveau ontvangen, moeten jaarlijks op 1 april een jaarverslag indienen over het voorbije jaar via KIOSK.

Het jaarverslag bestaat uit:

  • een inhoudelijk verslag met een rapportage over de doelstellingen;
  • een financieel verslag: de jaarrekening, het verslag van een erkende accountant of bedrijfsrevisor en een overzicht van de individuele bezoldigingen;
  • een lijst met beleidsrelevante gegevens, waarvoor het Departement Cultuur, Jeugd en Media een model voorziet.

Als de werkingssubsidie is toegekend aan een bestuur, of aan een cultureel-erfgoedorganisatie die onderdeel is van een bestuur, kan het financieel verslag bestaan uit:

  • een overzicht van de kosten en de opbrengsten;
  • een verslag van de persoon die door het bestuur belast is met het financieel toezicht;
  • een overzicht van de individuele bezoldigingen, waarin de totale loonkost per werknemer vermeld wordt.

Toezicht en controle

Het Departement Cultuur, Jeugd en Media oefent toezicht uit op de werkingssubsidie door:

  • controle op het jaarlijkse jaarverslag;
  • maximaal twee evaluaties, eventueel bijgestaan door externe experten.

De evaluaties kunnen aangevuld worden met gesprekken en plaatsbezoeken. Bij ernstige tekortkomingen kunnen volgende sancties worden opgelegd:

  • inhouding of terugvordering van een deel van of van de toegekende werkingssubsidie;
  • definitieve stopzetting van de werkingssubsidie.

Toegekende werkingssubsidies 2019-2023

Twaalf organisaties kregen een werkingssubsidie toegekend voor de periode 2019-2023.

Overzicht toegekende werkingssubsidies 2019 - 2023 (pdf).

Vragen

Hulp nodig bij de aanvraag van een werkingssubsidie? Heb je vragen over financiële steunmaatregelen in het kader van het Cultureelerfgoeddecreet?

Contacteer de administratie via kiosk@vlaanderen.be i.v.m. technische vragen of neem contact op met het team Cultureel erfgoed i.v.m. inhoudelijke vragen.

Ook FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed helpt jou om je subsidieaanvraag correct op te stellen.

Team Cultureel erfgoed
Subsidiëren en erkennen
02 553 68 42