Overslaan en naar de inhoud gaan
Handleiding KIOSK - dossiers Handleiding KIOSK - dossiers

Handleiding KIOSK - dossiers

Schermafbeelding knop dossiers
  • Via de knop ‘Dossiers’ krijg je een overzicht van de dossiers van de gekozen aanvrager.
  • In de zone tussen de twee groene lijnen zie je altijd voor welke aanvrager je momenteel dossiers te zien krijgt.
Schermafbeelding dossieroverzicht
  • Je ziet alleen de dossiers van de gekozen aanvrager. 
  • Zolang het dossier niet ingediend is, kun je het aanpassen door te klikken op het KIOSK-nummer of verwijderen door op de prullenmand te klikken.
  • De meest recent aangemaakte dossiers staan steeds bovenaan de lijst. Je kunt de lijst niet sorteren of filteren.

 

Schermafbeelding keuze dossiers

Een nieuw dossier aanmaken

  • Klik op de knop ‘Nieuw dossier’
  • Selecteer in de uitklaplijst het dossiertype waarbinnen je een nieuw dossier wil aanmaken en klik op ‘Opslaan’.
Schermafbeelding startpagina dossier
  • Je ziet hier enkel dossiertypes die je kunt aanmaken voor dit type aanvrager. Een dossiertype waarop enkel rechtspersonen kunnen indienen, kun je dus niet kiezen wanneer je namens een persoon ingelogd bent.
  • Het dossier opent zich automatisch en is klaar om in te vullen. Het dossier zal nu ook terug te vinden zijn in het overzicht van jouw dossiers.

 

Schermafbeelding keuze dossier

Een dossier invullen

  • Klik in je dossierlijst op de link (op het dossiernummer) van het dossier dat je wil in- of aanvullen.
Schermafbeelding subdossiers
  • Als er subdossiers (jaardossiers bij meerjarige subsidies bv.) onder een hoofddossier staan, dan zie je die door de dossierlijst onder het hoofddossier uit te vouwen.
Schermafbeelding dossier detail
  • Het dossier opent in de huidige dossierfase. Voor een nieuw dossier is dat de fase ‘aanvraag’.
  • Vul in elk tabblad de gevraagde gegevens in en laad de nodige documenten op. Als er beperkingen op de grootte van bijlagen zijn, staan die telkens bij elke oplaadmogelijkheid vermeld. Extra toelichting bij de in te vullen velden vind je onder het vraagteken.
Schermafbeelding document opladen
  • Documenten laad je op via de knop ‘Kies een document’
Schermafbeelding document verwijderen
  • Opgeladen documenten kun je altijd terug downloaden of vervangen, zolang je de fase van het dossier waarin je werkt nog niet indiende. Als je een nieuwe versie van een document wil opladen, kun je eerst de vorige terug verwijderen of kun je meteen een nieuw document opladen. De nieuwe versie vervangt altijd de vorige. Je kunt hier nooit meerdere documenten opladen.
Schermafbeelding dossier bewaren
  • Klik op de knop ‘Bewaar’ om je formulier op te slaan.
  • Je ziet steeds wanneer KIOSK voor het laatst wijzigingen opsloeg.

Opmerking

Wanneer je 1 uur inactief bent terwijl je formulier openstaat, zal je een time-out krijgen. Je zal je dan opnieuw moeten aanmelden om verder te kunnen werken.
Wijzigingen die je deed tijdens een time-out kan je niet meer bewaren.

 

Schermafbeelding dossier bewaren
  • Klik bovenaan op de knop ‘Controleer je formulier’ om de ingevulde gegevens te controleren op fouten. Dit kun je ook tussendoor doen.
  • Bovenaan zal een foutenlijst verschijnen die per tabblad aangeeft wat er verkeerd werd ingevuld of ontbreekt. Als er bepaalde velden verplicht in te vullen zijn, bepaalde bijlagen verplicht op te laden zijn of bepaalde waarden (bedragen, datumvelden, enz.) die je invulde niet toegelaten zijn, kun je zo snel zien wat je nog moet aanpassen om een geldige aanvraag in te dienen. Deze knop controleert ook of je de verplichte contact- en betalingsgegevens al invulde (zie verder).
    Verbeter of vul de gegevens aan en bewaar en controleer opnieuw.
    Als er geen fouten meer zijn, verschijnt de boodschap ‘Er zijn geen fouten.’
  • Zolang dit foutenrapport niet blanco is, kun je de aanvraag niet indienen.
  • Wanneer je de knop ‘Controleer formulier’ niet kunt aanklikken (wanneer ze grijs is i.p.v. groen), dan moet je eerst op ‘Bewaar’ klikken.
Schermafbeelding overzicht dossier
  • Op het dossierscherm kun je een overzicht van het geopende dossier bekijken via de knop ‘Overzicht dossier’.
  •  In een pop-upvenster verschijnt een overzichtslijst van alle velden met de ingevulde waarden. 
  • Het overzicht wordt bij het indienen van het dossier ook automatisch opgeslagen in het digitaal dossier. Het overzicht blijft dus op elk moment raadpleegbaar.

 

Schermafbeelding contactgegevens

Contactgegevens

  • Hier selecteer je wie het Departement Cultuur, Jeugd en Media mag contacteren bij problemen over dit specifieke dossier en het e-mailadres waarnaar we alle normale communicatie over het dossier mogen versturen. Zolang dit niet ingevuld is, kun je het dossier niet indienen.
  • Als een dossier is ingediend, kun je de contactgegevens nog wel wijzigen.
    Wijzigingen zijn onmiddellijk actief. Als dat nodig is, kun je dus tijdens de behandeling van een dossier iemand anders opgeven als contactpersoon, bv. wanneer iemand anders de verantwoording gaat opvolgen.

 

Schermafbeelding rekeningnummer invullen

Betalingsgegevens 

  • Selecteer het rekeningnummer waarop de betalingsverrichtingen mogen gebeuren. Bij het indienen van een verantwoordingsdossier zijn deze gegevens al ingevuld.
  • Vind je hier geen rekeningnummer terug, dan moet je nog een rekeningnummer toevoegen. 
    Dit doe je door op het scherm ‘Aanvrager’ beneden op de knop ‘Rekeningnummers’ te klikken en vervolgens op ‘Nieuw rekeningnummer’.

Opmerking

Je kunt rekeningnummers toevoegen of inactief maken, maar je kunt ze nooit meer wijzigen. Wanneer je een rekeningnummer toevoegde voor een aanvrager, dan zal dat nummer daarna beschikbaar zijn in de keuzelijst achter de knop/link ‘betalingsgegevens’ in elk dossier van die aanvrager. Daar kun je dat rekeningnummer nog wijzigen naar elk ander rekeningnummer dat je voor die aanvrager toevoegde, zolang dat dossier de adviesfase nog niet verlaten heeft.

 

Een dossier indienen 

  • De knop ‘Indienen’ gebruik je om een aanvraag of latere dossierfase zoals bv. een verantwoording, in te dienen. 
  • Er wordt dan automatisch gecontroleerd of het ingevulde formulier geen fouten bevat en aan alle validatieregels voldoet. Mocht dat niet zo zijn, kun je nog niet indienen en moet je het formulier verder aanvullen.
    Als er geen fouten meer worden gegenereerd, wordt het dossier ingediend.
    Er wordt een bevestigingsmail gestuurd naar het e-mailadres dat je bij ‘Contactgegevens’ hebt ingevuld/geselecteerd.
  • Na het indienen kun je het dossier niet meer wijzigen.

 

Schermafbeelding dossierverloop

Ingediende dossiers

  • Ingediende dossiers blijven in alle fases steeds raadpleegbaar, eerst via ‘Huidig document’ en in latere fases ook via ‘Dossierverloop’.
  • Wanneer het Departement Cultuur, Jeugd en Media nog bezig is met het verwerken van je dossier, staat dat hier vermeld (‘dossier in behandeling’).
    De informatie uit deze dossierfase verschijnt pas later, wanneer die stap in de verwerking van je dossier helemaal afgerond is. Als het een adviesfase betreft, verschijnt die info nog wat later, nl. van zodra er een beslissing genomen is.
Schermafbeelding dossierverloop
  • Al afgehandelde dossierfases kun je altijd opnieuw raadplegen via de link ‘Dossierverloop’.
    Je ziet daar een lijst met doorlopen dossierfases, die je allemaal kunt openklikken.
  • Op elk moment kun je via de link ‘Contactgegevens’ specifieke contactgegevens voor dit dossier aanpassen.
  • Zolang het dossier de adviesfase niet heeft verlaten kun je ook nog betalingsgegevens wijzigen via de link ‘Betalingsgegevens’.
Schermafbeelding dossierverloop 3
  • De knop ‘Documenten huidig dossier’ opent een nieuw venster, waarin je, geordend in een map per dossier, alle documenten kunt zien die horen bij dossiers van dezelfde aanvrager.
    Het gaat zowel om documenten die je zelf indiende, als om documenten die de administratie achteraf toevoegde.
    Ook alle e- mailberichten over je dossier kun je hier altijd terug raadplegen. Eens er een beslissing is over je aanvraag kun je hier dus o.a. ondertekende subsidiebesluiten, adviezen e.d. terugvinden.
  • Je kunt het dossieroverzicht zowel voor de huidige dossierfase genereren ((scherm ‘Huidig document’ als voor alle voorbij dossierfases (scherm ‘Dossierverloop’).