Creatie en opvolging van een dossier
Na de aanvraag wordt voor elke CaPaKey een dossier gecreëerd en wordt elk dossier toegekend aan de gemeente waarin het perceel is gelegen. Vanaf dit moment kan de gemeente het dossier verder behandelen in het webportaal of in de eigen geïntegreerde software. Er wordt ook een VIP-referentie (VIP-00000000) aangemaakt voor het dossier.
In het webportaal kan de aanvrager het gecreëerde dossier meteen bekijken.
De aanvrager of medewerker van een lokaal bestuur kan een dossier opvolgen in één van de geïntegreerde toepassingen of in het Vlaams webportaal.
Opvolging dossier in webportaal
In het webportaal kan de gebruiker het overzicht van de dossiers raadplegen en filteren op:
- Aanvraagdatum
- Dossiernummer
- Uw referentie (referentie aanvrager)
- CaPaKey
- Status van het dossier (zie verder)
In het webportaal kunnen verschillende medewerkers binnen een lokaal bestuur met de rol informatieleverancier het dossier gelijktijdig behandelen.
Momenteel worden geen mailnotificaties verstuurd vanuit het webportaal. Zowel de aanvrager als de informatieleverancier of kwaliteitscontroleur loggen dus best regelmatig in om wijzigingen in het overzicht van de dossiers te zien. Er wordt wel een notificatiefunctionaliteit voorzien in de verdere uitrol van het product.
Statussen dossier
Een dossier met “Vastgoedinlichtingen voor overdracht” kent verschillende statussen:
- Na de registratie van de aanvraag komt het dossier in ‘In behandeling’ (voor aanvrager) of ‘Te behandelen’ (voor lokaal bestuur).
- Zowel tijdens de automatische verrijking door het platform als tijdens de gemeentelijke verrijking, blijft het dossier in de status ‘In behandeling’ (voor aanvrager) of ‘Te behandelen’ (voor lokaal bestuur).
- Nadat de kwaliteitscontroleur het dossier valideert, wijzigt de status in ‘Behandeld’ (voor aanvrager) of ‘Gevalideerd’ (voor lokaal bestuur).
- Indien de kwaliteitscontroleur het dossier weigert, wijzigt de status in ‘Geweigerd’ (voor lokaal bestuur). Als aanvrager zal het geweigerde dossier in de status ‘Behandeld’ staan en na doorklikken op het dossier is de melding van weigering (inclusief de reden) zichtbaar.