“Sommige problemen sleepten al 15 jaar aan”

Het Diagnosecentrum Noord-Limburg bestaat 30 jaar. Wat ooit klein begon, groeide organisch uit tot een organisatie met een dertigtal vaste medewerkers: zelfstandige artsen, verpleegkundigen, secretariaat en ondersteunend personeel.

3,5 jaar geleden kwam Brecht Van Dyck er als eerste hr-manager aan boord. “Daarvoor deed de directeur het er gewoon bij,” vertelt Brecht. “Maar op een bepaald moment wordt dat te veel. Dan heb je iemand nodig die zich daar volledig op toespitst.”

Sinds zijn start voert hij gesprekken met medewerkers. Wat loopt goed? Wat kan beter? Doorheen de jaren probeerde hij stap voor stap zaken bij te sturen, maar sommige knelpunten bleven terugkomen. “Sommige problemen bestaan hier al 15 jaar. Misschien zelfs al langer.”, vertelt Brecht.

Een van de grootste uitdagingen is flexibiliteit. In het diagnosecentrum werkt een verpleegkundige een-op-een samen met een arts-specialist. Valt iemand uit of komt er een extra consultatie bij? Dan moet er meteen geschakeld worden voor een vervanger. “Dat vraagt ad-hocflexibiliteit van mensen,” zegt Brecht. “En dat weegt. Want de consultaties blijven doorgaan.”

Er werd al nagedacht over oplossingen: extra aanwervingen, andere roosters, nieuwe werkvormen … Maar structurele verandering bleef uit. “Je kunt dat top-down beslissen, maar dat creëert weerstand. Wij willen dat zo’n verandering van de werkvloer mee wordt gedragen.

Na 3,5 jaar voelde Brecht dat het tijd was om het groter aan te pakken. “We doen de dingen hier al jaren op een bepaalde manier. Dat heeft voordelen, maar ook nadelen. Op een bepaald moment moet je even op de pauzeknop drukken en jezelf de vraag stellen: hoe willen we naar de toekomst toe werken?”

Zelf heeft hij nog geen jarenlange ervaring met veranderprocessen. Het is ook zijn eerste rol als hr-manager. “Ik wilde dat goed aanpakken. Positief. Zonder onnodige schade te veroorzaken in de organisatie. Dan is een externe partner waardevol.” Via Voorsprong in Motivatie is het diagnosecentrum gestart met een begeleidingstraject van een jaar.

Wat ligt er concreet op tafel? Onder andere de vraag naar flexibelere werkroosters. Kunnen vaste roosters evolueren naar meer variabele systemen? Hoe maak je een klein team wendbaarder zonder mensen uit te putten?

Wat Brecht extra overtuigde om in te stappen in een Voorsprongtraject, is de bredere impact. Het traject vervangt bijvoorbeeld de psychosociale risicoanalyse die het diagnosecentrum sowieso moest uitvoeren vanuit zijn bijrol als preventieadviseur. Metingen, werksessies, gesprekken en een concreet actieplan maken deel uit van het proces.

“Normaal zou dat een aparte verplichting zijn. Nu kunnen we dat integreren in een groter geheel en dat maakt het waardevoller.” Ook administratief viel het mee. “De aanvraag was bijna niets. 1 zin invullen. Dat was geen drempel.”

Het Diagnosecentrum zit nog maar aan de start van het traject, maar voor Brecht voelt het nu al anders. “Ik had het gevoel dat ik externe ondersteuning nodig had om bepaalde problematieken onder de loep te nemen. Als ik alleen was, had de aanpak minder gedragen en onderbouwd geweest.” Voor het Diagnosecentrum Noord-Limburg is dit een kans om dertig jaar gewoontes tegen het licht te houden en samen te beslissen hoe ze de volgende dertig jaar willen werken.

Wat zou Brecht zeggen tegen een ondernemer die nog twijfelt? “Wat heb je te verliezen? Er zit een mooie subsidiëring achter. Normaal zijn zulke trajecten weggelegd voor grote organisaties met grote budgetten. Nu kan je als kmo op teamniveau iets doen dat anders enkel op organisatieniveau gebeurt.” Maar hij is ook eerlijk: “Het denkwerk vraagt tijd en het vraagt dat je bereid bent om eerlijk naar jezelf te kijken.”

Met Voorsprong in Motivatie krijg je als kmo begeleiding op maat van jouw team en jouw realiteit. Check of jouw organisatie in aanmerking komt.