De werkplekcatalogus bevat een overzicht van de verschillende bouwblokken van de twee zones van de niet-publieke bewonerszone. Het vormt een leidraad voor nieuwbouwprojecten en is richtinggevend voor herhuisvestingsprojecten die veel meer onderhevig zijn aan bouwtechnische en budgettaire beperkingen.
Toegewezen zone
De toegewezen kantoorzone is een onderdeel van de bewonerszone. Veeleer dan voor elke werknemer een individuele werkplek te voorzien, vind je er een variatie aan activiteitgebonden zones en werkplekken. Ze worden aangeboden in een ‘kamerconcept’ (‘kamers’ zijn open ruimten die gebufferd worden door wanden of lokalen) waarin individuele plekken en samenwerkplekken, maar ook open en afgesloten ruimten (de verhouding is ongeveer 50/50) elkaar afwisselen.
In de toegewezen zones kan je volgende ruimtes terugvinden:
De inrichting is gericht op activity based working en voorziet verschillende zones en werkplekconfiguraties in een aparte sfeer, rekening houdend met de verschillende niveaus van geluid en circulatie op de kantoorvloer.
Zo onderscheiden we:
- actieve zone, gericht op samenwerking en communicatie
- rustige zone, gericht op routinematig werk
- stille zone, gericht op stilte en concentratie
De geluidsintensieve zones (verticale circulatiezone van trappen en liften, onthaalzone, servicelokalen,…) liggen hierbij zo ver mogelijk verwijderd van de stille zones, zoals schematisch weergegeven in dit (richtinggevend) vlekkenplan. De verschillende bouwblokken uit dit schema worden verder uitgebreid beschreven.
De toegewezen zones zijn ook ingericht als ‘ankerpunt’ en bieden door het gebruik van slimme en flexibele elementen een vorm van herkenbaarheid aan de medewerkers van de gehuisveste entiteiten.
Van zodra de gebruiker uit de zone van verticale circulatie (trappen en liften) stapt, komt hij in deze multifunctionele zone op de kantoorverdieping terecht. Op deze manier fungeert deze zone als een akoestische buffer tussen de verticale circulatie en de zone met werkplekken en samenwerkplekken.
Als de toegewezen zone vanuit de verticale circulatie op meerdere manieren te betreden is, kan deze ruimte verdeeld worden over de verschillende toegangen.
Functionele vereisten:
- een aantal functionaliteiten vergemakkelijken het ‘binnenkomen’:
- een koffiehoek, incl. kitchenette en grondstoffeneiland. (grondstoffeneiland: +/- 2m op 3m, met plaats voor 5 verschillende fracties, geïntegreerd in een vast meubel)
- een aanlandtafel of ander meubilair om te wachten en informeel te werken/overleggen, zoals een zetel of poefjes;
- eventueel een zone voor ontspanning
- geïntegreerd groen moet in deze ruimte aanwezig, voelbaar of zichtbaar zijn.
- daglicht noodzakelijk.
Minimale nuttige oppervlakte:
Afhankelijk van het ontwerp, minimaal 80 m².
Aantal/formule:
Indicatief 1 per verticale circulatie
Deze zone sluit aan op de onthaalzone van de kantoorverdieping en is bestemd voor het plaatsen van individuele (maar flexibel te gebruiken) lockers.
Functionele vereisten:
- Er wordt een zone voorzien die ruim voldoende is om per werkplek 2 lockers te voorzien van 40 cm breed, 50 cm diep en 70 cm hoog. De lockers worden per 2 gestapeld.
- De richtlijnen van integrale toegankelijkheid zijn van toepassing.
- De lockermeubels zelf worden door de aanbestedende overheid voorzien.
- De lockers zullen uitgerust worden met een elektronisch systeem voor openen en sluiten. Hiervoor worden per lockerblok voldoende data-aansluitingen en elektrische aansluitingen voorzien binnen het project.
- Daglicht niet noodzakelijk.
Minimale nuttige oppervlakte:
Afhankelijk van het ontwerp. Een zone voor 84 lockers (in 4 rijen) beslaat 22 m².
Aantal/formule:
Indicatief (bij herhuisvestingsprojecten zal dit niet altijd haalbaar zijn): 2 lockers per werkplek
Het servicelokaal is een ruimte gericht op kopiëren en printen.
Functionele vereisten:
- Daglicht niet noodzakelijk.
- Deze ruimte hoeft niet akoestisch afgesloten te zijn zolang ze niet rechtstreeks gelinkt is aan werkplekken, maar wel met ventilatie cfr. wetgeving.
- Volledig vrije ruimte, er bevinden zich geen kolommen of andere obstakels in de ruimte.
Minimale nuttige oppervlakte:
12 m².
Aantal/formule:
1 per 1000 m² nuttige kantooroppervlakte of 1 per 70 werkplekken
Ruimte waar individuele werkplekken in ‘eiland’-vorm geplaatst worden.
Functionele vereisten:
- Deze ruimte is gelegen in de zone van eerste daglicht.
- Deze ruimte is nooit gelegen op drukke kruispunten van horizontale of verticale circulatie of in directe nabijheid van drukke ruimtes zoals de onthaalzone van de toegewezen zone.
- Deze ruimte is zoveel mogelijk afgeschermd en akoestisch gebufferd van de horizontale circulatie.
- De werkplekken zelf staan altijd dwars op de gevel, met min. 100 cm tussen gevel en werkplek.
- Om het activiteitsgebonden zoneconcept ingang te laten vinden, wordt gewerkt met 3 verschillende werkplekconfiguraties, die elk gelinkt zijn aan een activiteitsgebonden zone. Die zones stralen de gewenste activiteiten ook uit in hun interieurarchitectuur. De keuze van de configuraties zoals hieronder besproken is niet-limitatief en ook projectafhankelijk. Principe is dat werkplekconfiguraties een bepaalde herkenbaarheid en gedrag van de gebruikers genereren.
- Werkplekconfiguratie 1x4 wp
- dit betreft de werkplekconfiguraties in de actieve zone
- de activiteiten en afsprakenkaders qua gebruik zijn in deze zone gericht op (digitaal) overleg en samenwerking
- de sfeer en interieurarchitectuur is dynamisch
- Werkplekconfiguratie 2x4 wp
- dit betreft de werkplekconfiguraties in de rustige zone
- de activiteiten en afsprakenkaders qua gebruik zijn in deze zone gericht op routinetaken
- de sfeer en interieurarchitectuur is warm en eigentijds
- Werkplekconfiguratie 1x6 wp
- dit betreft de werkplekconfiguraties in de stille zone
- de activiteiten en afsprakenkaders qua gebruik zijn in deze zone gericht op stilte en concentratie
- de sfeer en interieurarchitectuur is sereen
Minimale nuttige oppervlakte:
- Werkplekconfiguratie 1x4 wp: 25 m²
- Werkplekconfiguratie 2x4 wp: 38 m²
- Werkplekconfiguratie 1x6 wp: 33,5 m²
Aantal/formule:
1 open werkplek per 12,5 m² nuttige kantooroppervlakte
Open kantoorruimte waar samenwerkplekken zoals loungewerkplekken of sofa’s geplaatst worden. Functionele vereisten:
- Daglicht wenselijk, maar niet noodzakelijk.
- Deze ruimten mogen gelegen zijn op drukke kruispunten van horizontale of verticale circulatie
Minimale nuttige oppervlakte:
12 m², afhankelijk van het gekozen type meubilair.
Aantal/formule:
4 zones per 1000 m² nuttige kantooroppervlakte of 1 per 70 werkplekken
Afgesloten ruimte waar overleg georganiseerd wordt.
Functionele vereisten:
- Elke deelnemer moet ongehinderd en comfortabel naar een scherm kunnen kijken.
- Direct daglicht wenselijk.
- Toegangsdeuren naar deze overlegruimtes liggen bij voorkeur niet in de nabijheid van de individuele werkplekken.
Minimale nuttige oppervlakte:
Minimum 18 m², 3 m² per persoon.
Aantal/formule:
1 per 10 werkplekken
Afgesloten ruimte waar overleg georganiseerd wordt. Deze ruimte doet eveneens dienst als een snelle uitwijkmogelijkheid om hinder in de open kantoorruimte te beperken.
Functionele vereisten:
- Elke deelnemer moet ongehinderd en comfortabel naar een scherm kunnen kijken.
- Direct daglicht wenselijk.
- Toegangsdeuren naar deze overlegruimtes liggen bij voorkeur niet in de nabijheid van de individuele werkplekken.
Minimale nuttige oppervlakte:
Minimum 12 m², 3 m² per persoon.
Aantal/formule:
1 per 5 werkplekken
Ruimte waar brainstormsessies of vergaderingen in een niet-klassieke context georganiseerd kunnen worden.
De brainstormruimte onderscheidt zich van de overlegruimten door een afwijkende en dynamische interieurvormgeving, sfeer en materiaalgebruik, die inspireert en verschillende types van overleg faciliteert.
Functionele vereisten:
- direct daglicht noodzakelijk.
- de ruimte is vierkant van vorm. Dit laat opstellingen toe waarbij deelnemers zich als gelijken rond de tafel kunnen zitten.
Minimale nuttige oppervlakte:
Minimum 18 m², 3 m² per persoon.
Aantal/formule:
1 per 30 werkplekken
Dit is een eenpersoonsruimte die men gebruikt als snelle uitwijkmogelijkheid voor het voeren van telefoongesprekken of wanneer men nood heeft aan complete privacy en zich moet concentreren. Ze kunnen niet gereserveerd worden en worden ook niet beschouwd als werkplek.
Functionele vereisten:
- daglicht:
- voor minimaal 25% van de cockpits geldt minimaal ‘direct daglicht noodzakelijk’.
- voor minimaal 25% geldt ‘zicht naar buiten noodzakelijk’
- voor de overige éénpersoonscockpits geldt ‘daglicht noodzakelijk’.
- toegangsdeuren naar deze ruimtes bevinden zich in de nabijheid van de individuele werkplekken, maar geven bij voorkeur uit op de horizontale circulatie en niet rechtstreeks op de werkplekken zelf.
Minimale nuttige oppervlakte:
Minimum 5,5 m².
Aantal/formule:
1 per 5 werkplekken
Afgesloten ruimte waar men zich kan terugtrekken om even tot rust te komen of voor het voeren van een vertrouwelijk gesprek. Het onderscheidt zich van de overlegruimten door een afwijkende interieurvormgeving en materiaalgebruik die rust brengt en geborgenheid uitstraalt. Geïntegreerd groen moet in deze ruimte aanwezig, voelbaar of zichtbaar zijn.
Functionele vereisten:
- de nodige aansluitingen en verstevigingen worden voorzien worden voor het ophangen van een scherm.
- direct daglicht noodzakelijk.
- de ruimte kan tevens omgevormd worden tot een overlegruimte voor 6 personen.
- de toegangsdeur naar deze ruimte ligt bij voorkeur niet in de nabijheid van de individuele werkplekken.
Minimale nuttige oppervlakte:
Minimum 18 m², 3 m² per persoon.
Aantal/formule:
1 per 1000 m² nuttige kantooroppervlakte of 1 per 70 werkplekken
Gedeelde zone
De gedeelde kantoorzone is een onderdeel van de bewonerszone met individuele (niet noodzakelijk beeldscherm-)werkplekken en samenwerkplekken in een mix van open en gesloten ruimten, maar deze zijn niet toegewezen aan een specifieke entiteit. Ze zijn dus door alle medewerkers van de Vlaamse overheid te gebruiken, ongeacht hun standplaats. De gedeelde zone omvat geen vast bepaald aantal beeldschermwerkplekken, maar wel gedeelde faciliteiten met meerwaarde voor de gebruikers.
De gedeelde zone is opgesplitst in specifieke ruimtes, elk met een eigen thematiek. Hieronder worden 4 mogelijke invullingen verder in detail beschreven, aangevuld met de beschrijving van de specifieke bouwblokken waaruit deze gedeelde zones zijn opgebouwd. Twee van deze zones zijn gericht op sociale interactie en samenwerking, de andere twee op individueel werk in een specifieke sfeer en architectuur. Deze thema’s zijn richtinggevend en kunnen wijzigen in functie van het project, (toekomstige) behoeften van de gebruikers en voortschrijdende inzichten.
Deze vier specifieke gedeelde zones kunnen elk omwille van energiebeheer op dalmomenten (bv vakantie, woensdagen of vrijdagen) op een lager comfortniveau geplaatst worden.
De ‘bibliotheek’ is een onderdeel van de bewonerszone met gemeenschappelijke stiltewerkplekken in een bibliotheeksfeer. De interieurarchitectuur van de ‘bibliotheek’ zorgt voor de serene sfeer om rustig en in stilte individueel te werken. Op die manier zorgt de ‘bibliotheek’ voor een landmark en herkenningspunt voor de gebruikers van de bewonerszone.
De opeenvolging van ruimten wordt schematisch weergegeven in onderstaand (richtinggevend) vlekkenplan. De verschillende bouwblokken uit dit schema worden verder uitgebreid beschreven.
Het ‘teamcenter’ is een onderdeel van de bewonerszone - en meer specifiek de gedeelde zone - met gemeenschappelijke samenwerkplekken in een sfeer van het publieke vergadercentrum. Toch zorgt de unieke interieurarchitectuur van het ‘teamcenter’ voor een landmark en herkenningspunt voor de gebruikers van de bewonerszone.
De opeenvolging van ruimten wordt schematisch weergegeven in onderstaand (richtinggevend) vlekkenplan. De verschillende bouwblokken uit dit schema worden verder uitgebreid beschreven.
Het ‘Atelier’ is een onderdeel van de bewonerszone - en meer specifiek de gedeelde zone - met gemeenschappelijke samenwerkplekken in een dynamische sfeer die creativiteit oproept. Met haar unieke interieurarchitectuur zorgt het ‘atelier’ voor een landmark en herkenningspunt voor de gebruikers van de bewonerszone.
De opeenvolging van ruimten wordt schematisch weergegeven in onderstaand (richtinggevend) vlekkenplan. De verschillende bouwblokken uit dit schema worden verder uitgebreid beschreven.
De ‘binnentuin’ is een onderdeel van de bewonerszone - en meer specifiek de gedeelde zone - met gemeenschappelijke werkplekken in een ‘groene’ sfeer. De interieurarchitectuur en de geïntegreerde groenvoorziening van de ‘binnentuin’ zorgen voor de specifieke sfeer die de gebruikers willen opzoeken om individueel te werken tussen het groen. Op die manier zorgt de ‘binnentuin’ voor een landmark en herkenningspunt voor de gebruikers van de bewonerszone.
De opeenvolging van ruimten wordt schematisch weergegeven in onderstaand (richtinggevend) vlekkenplan. De verschillende bouwblokken uit dit schema worden verder uitgebreid beschreven.
In de verschillende gedeelde zones kan je volgende ruimtes terugvinden:
Van zodra de gebruiker uit de zone van verticale circulatie stapt, komt hij in deze multifunctionele zone terecht. Op deze manier ze als een akoestische buffer tussen de verticale circulatie en de zone met werkplekken en samenwerkplekken.
Als de gedeelde zone vanuit de verticale circulatie op meerdere manieren te betreden is, kan deze ruimte verdeeld worden over de verschillende toegangen.
Functionele vereisten:
- Het ontwerp van deze ruimte voorziet een aantal functionaliteiten die het ‘binnenkomen’ vergemakkelijken:
- een koffiehoek, incl. kitchenette en grondstoffeneiland (grondstoffeneiland: +/- 2m op 3m, met plaats voor 5 verschillende fracties, geïntegreerd in een vast meubel)
- een aanlandtafel of ander meubilair om te wachten en informeel te werken/overleggen, zoals een zetel of poefjes;
- een zone voor lockers
- eventueel een zone voor ontspanning
- De interieurarchitectuur van de onthaalzone sluit aan bij de thematiek van de gedeelde zone. In het geval van bijvoorbeeld de ‘bibliotheek’ is de interieurvormgeving gericht op het creëren van een serene sfeer. De onthaalzone van de ‘creatieve zone’ is dan weer meer dynamisch ingericht.
- Er wordt een zone voorzien die ruim voldoende is om een aantal, individuele lockers te voorzien van 40 cm breed, 50 cm diep en 70 cm hoog. De lockers worden per 2 gestapeld. De richtlijnen van integrale toegankelijkheid zijn hierbij van toepassing. De lockermeubels worden door de aanbestedende overheid voorzien. De lockers worden uitgerust met een elektronisch systeem voor openen en sluiten.
- Geïntegreerd groen moet in deze ruimte aanwezig, voelbaar of zichtbaar zijn.
- Daglicht noodzakelijk.
Minimale nuttige oppervlakte:
Afhankelijk van het ontwerp, minimaal 60 m².
Aantal/formule:
indicatief 1 per verticale circulatie
Ruimte waar individuele werkplekken in ‘eiland’-vorm geplaatst worden.
Functionele vereisten:
- Deze ruimte is gelegen in de zone van eerste daglicht.
- Deze ruimte is nooit gelegen op drukke kruispunten van horizontale of verticale circulatie of in de directe nabijheid van drukke ruimtes zoals de onthaalzone van de toegewezen zone.
- Deze ruimte is zoveel mogelijk afgeschermd en akoestisch gebufferd van de horizontale circulatie.
- De werkplekken zelf staan altijd dwars op de gevel, met min. 100 cm tussen gevel en werkplek.
- Er wordt gewerkt met 3 verschillende werkplekconfiguraties, die elk gelinkt zijn aan een activiteitsgebonden zone. De keuze van de configuraties zoals hieronder besproken is niet-limitatief en ook afhankelijk van de beoogde sfeer in de specifieke gedeelde zone. Het principe is dat werkplekconfiguraties een bepaalde herkenbaarheid en gedrag van de gebruikers genereren.
- Werkplekconfiguratie 1x4 wp
- dit betreft de werkplekconfiguraties in de actieve zone
- voor activiteiten en afsprakenkaders gericht op (digitaal) overleg en samenwerking
- de sfeer en interieurarchitectuur is dynamisch
- Werkplekconfiguratie 2x4 wp
- dit betreft de werkplekconfiguraties in de rustige zone
- voor activiteiten en afsprakenkaders gericht op routinetaken
- de sfeer en interieurarchitectuur is warm en eigentijds
- Werkplekconfiguratie 1x6 wp
- dit betreft de werkplekconfiguraties in de stille zone
- voor activiteiten en afsprakenkaders gericht op stilte en concentratie
- de sfeer en interieurarchitectuur is sereen
Minimale nuttige oppervlakte:
- Werkplekconfiguratie 1x4 wp: 25 m²
- Werkplekconfiguratie 2x4 wp: 38 m²
- Werkplekconfiguratie 1x6 wp: 33,5 m²
Aantal/formule:
Geen restricties; de richtlijn van 1 open werkplek per 12,5 m² nuttige kantooroppervlakte dient hier niet gehaald te worden.
Open kantoorruimte met samenwerkplekken zoals loungewerkplekken of sofa’s.
Functionele vereisten:
- Daglicht noodzakelijk.
- Mag gelegen zijn op drukke kruispunten van horizontale of verticale circulatie
Minimale nuttige oppervlakte:
8 m², afhankelijk van het gekozen type meubilair.
Aantal/formule:
Geen restricties, de focus ligt op meerwaarde.
Dit is een halfopen informele zithoek voor max. 4 personen voor een telefoongesprek of een kort overleg. Het gaat om een constructie van vast meubilair, met 3 wanden, een dak, soft seating en een ingewerkte tafel. Te vergelijken met een treinzit voor 4 personen, maar dan op kantoor. Passend in de interieurarchitectuur van de gedeelde zone.
Functionele vereisten:
- akoestische materialen.
- daglicht niet noodzakelijk.
- deze ruimten mogen gelegen zijn op drukke kruispunten van horizontale of verticale circulatie.
- de open kant van de communicatienis is gericht naar de horizontale circulatie en niet naar de werkplekken van de gedeelde zone
Minimale nuttige oppervlakte:
8 m²
Aantal/formule:
Geen restricties, de focus ligt op meerwaarde.
Afgesloten ruimte voor een overleg.
Functionele vereisten:
- elke deelnemer moet ongehinderd en comfortabel naar een scherm kunnen kijken.
- direct daglicht is noodzakelijk.
- toegangsdeuren naar deze overlegruimtes worden zo ver mogelijk t.o.v. de individuele werkplekken gepositioneerd.
- indien er zich twee overlegruimten voor 10 personen op 1 verdieping bevinden, zullen door een mobiele wand verbonden kunnen worden tot een overlegruimte van 20 personen.
Minimale nuttige oppervlakte:
Minimum 30 m², 3 m² per persoon.
Aantal/formule:
Geen restricties, de focus ligt op meerwaarde.
Ruimten waar brainstormsessies, ‘scrums’ of vergaderingen in een niet-klassieke context georganiseerd kunnen worden.
De brainstormruimte onderscheidt zich van de overlegruimten door een afwijkende en dynamische interieurvormgeving, sfeer en materiaalgebruik, die inspireert en verschillende types van overleg faciliteert. Functionele vereisten:
- direct daglicht noodzakelijk.
- de ruimte is vierkant van vorm zodat deelnemers rond de tafel kunnen zitten en niemand de kans krijgt zich ‘weg te stoppen’.
- de ruimte moet een flexibele inrichting toelaten en kan tevens gebruikt worden als overlegruimte voor 10 personen.
Minimale nuttige oppervlakte:
Minimum 30 m², 3 m² per persoon.
Aantal/formule:
Geen restricties, de focus ligt op meerwaarde.
De zone voor aanlandplekken is een ruimte gelegen in gedeelde kantoorzone, waar 8 aanlandplekken in ‘eiland’-vorm geplaatst worden.
Functionele vereisten:
- direct daglicht wenselijk maar niet noodzakelijk.
Minimale nuttige oppervlakte:
Minimum 24 m², 3 m² per persoon.
Aantal/formule:
Geen restricties, de focus ligt op meerwaarde.
Ruimte die gedurende een langere periode gereserveerd kan worden voor projectwerking. De afgesloten ruimte bestaat uit een werkplekeiland van 2 x 3 werkplekken van minimum 160 – maximum 180 x 80cm’ (l x b), gericht naar een interactief scherm.
Functionele vereisten:
- elke deelnemer moet ongehinderd en comfortabel naar een scherm kunnen kijken.
- deze ruimten zijn gelegen in de zone van eerste daglicht.
- elke projectruimte kan afgesloten worden en voorzien van een toegangssysteem voor de leden van het (tijdelijk) projectteam.
- de ruimte kan omgevormd worden tot overlegruimte van 10 personen
Minimale nuttige oppervlakte:
Minimum 30 m², 3 m² per persoon.
Aantal/formule:
Geen restricties, de focus ligt op meerwaarde.
Deze zone is bestemd voor lockers waar werknemers documenten betreffende hun project veilig kunnen bewaren.
De projectlockers staan niet in, maar in de buurt van de projectruimtes, wat een flexibel gebruik van de projectruimtes toelaat.
Functionele vereisten:
- de projectlockers worden voorzien door de aanbestedende overheid.
- er wordt 7,5 m² nuttige oppervlakte voorzien per projectruimte voor het plaatsen van lockers.
- de richtlijnen van integrale toegankelijkheid zijn van toepassing.
- de projectlockers zullen uitgerust worden met een elektronisch systeem voor openen en sluiten. Hiervoor worden per lockerblok voldoende data-aansluitingen en elektrische aansluitingen voorzien binnen het project.
- daglicht niet noodzakelijk.
Minimale nuttige oppervlakte:
Minimum 7,5 m²
Aantal/formule:
1 zone per projectruimte, verschillende zones voor verschillende projectruimtes kunnen worden gecombineerd.
Ruimte die men gedurende een langere periode kan reserveren voor teamwerking. Deze afgesloten ruimte bestaat uit 4 of 8 werkplekken van minimum 160 – maximum 180 x 80cm’ (l x b), flexibel te plaatsen in de ruimte. Er is ook een interactief scherm aanwezig.
Functionele vereisten:
- direct daglicht noodzakelijk.
- de ruimte moet een flexibele inrichting toelaten en kan tevens gebruikt worden als overlegruimte.
Minimale nuttige oppervlakte:
Minimum 20 of 40 m², 5 m² per persoon.
Aantal/formule:
Geen restricties, de focus ligt op meerwaarde.
Berekeningswijze oppervlakte/werkplekken
Oppervlakte
De berekening van de oppervlakte van de bewonerszone van een kantoorgebouw is vooral belangrijk voor de medewerkers van Het Facilitair Bedrijf die betrokken zijn bij de (her)huisvestingsprojecten. Deze oppervlakte wordt eenduidig gedefinieerd als de nuttige netto kantooroppervlakte.
- Voor nieuwbouwprojecten is deze oppervlakte concreet gelijk aan de som van de minimale nuttige oppervlakte van de benodigde bouwblokken van de bewonerszone (werkplekken, overleglokalen, koffiehoek,...), exclusief de benodigde horizontale circulatie die al deze bouwblokken verbindt.
- Voor herinrichtingsprojecten betekent dit dat de nuttige netto kantooroppervlakte eerst in kaart dient te worden gebracht op basis van de reële situatie, met aftrek van de logische benodigde horizontale circulatie die de bouwblokken van de kantooromgeving verbindt.
Nieuwbouwprojecten
Voor nieuwbouwprojecten is de vertrekbasis een vooropgesteld aantal gebruikers. Dit kan zoals in de nota financiering van het hybride werken staat, worden uitgedrukt in een maximaal aantal werkplekken, nl. 50% van het aantal gebruikers/te huisvesten koppen.
Dat maximum aantal werkplekken wordt vervolgens, volgens de 12,5 m²-norm, omgezet naar een minimum nodige kantooroppervlakte van de bewonerszone. De totale beschikbare nuttige kantooroppervlakte van de bewonerszone kan dan opnieuw verdeeld worden in +/- 70% toegewezen zone en in +/- 30% gedeelde zone. De oppervlakte van de toegewezen zone levert een concreet aantal werkplekken op; de oppervlakte van de gedeelde zone levert geen verplicht concreet aantal werkplekken op, maar een aantal faciliteiten die meerwaarde bieden.
Fictief voorbeeld (voor een nieuw VAC)
- Aantal te huisvesten gebruikers : 824
- 824 * 50% = 412 werkplekken (al hoeven er geen 412 effectieve werkplekken voorzien te worden – zie gedeelde zone)
- 412 werkplekken * 12,5 m²/werkplek = 5150 netto m² nuttige kantooroppervlakte bewonerszone
- Toegewezen zone
- 5150 m² * 70% = 3605 m²
- 3605 m² : 12,5 m²/werkplek = 288 werkplekken
- Gedeelde zone
- 5150 m² * 30% = 1545 m²
- 1545 m² aan nieuwe gedeelde faciliteiten met meerwaarde
Herinrichtingsprojecten
Voor herinrichtingsprojecten (een bestaand gebouw dus) wordt omgekeerd gerekend en is de vertrekbasis de totale beschikbare nuttige kantooroppervlakte van de bewonerszone. Deze kan worden uitgedrukt in een potentieel aantal werkplekken (12,5 m²/ werkplek), en - ervan uitgaande dat elke entiteit maximaal 50% werkplekken krijgt, tav het aantal gebruikers - ook in een concreet minimaal aantal vooropgestelde gebruikers. Dit wordt hieronder verder concreet gemaakt aan de hand van een voorbeeld.
Voorbeeld Herman Teirlinckgebouw:
- Aantal netto m² nuttige kantooroppervlakte bewonerszone: 21820 m²
- 21820 m² : 12,5 m²/werkplek = 1746 werkplekken
- 1746 werkplekken : 50% = minimaal 3492 gebruikers
- Toegewezen zone
- 21820 m² * 70% = 15274 m²
- 15274 m² : 12,5 m²/werkplek = 1222 werkplekken (en daar bovenop alle ondersteunende faciliteiten)
- Gedeelde zone
- 21820 m² * 30% = 6546 m²
- 6546 m² aan nieuwe gedeelde faciliteiten met meerwaarde of bestaande gedeelde werkplekken
Mocht blijken dat de 12,5 m²-norm voor bepaalde bestaande gebouwen omwille van de bouwkundige beperkingen niet de gewenste ruimtemix oplevert (te veel werkplekken en te weinig ondersteunende faciliteiten), dan kan er afgeweken worden van het minimaal aantal te behalen werkplekken. Het is immers niet de bedoeling om zo veel mogelijk entiteiten te huisvesten in één gebouw, wel om een kantooromgeving aan te bieden met een gezonde mix aan faciliteiten.
Het principe om het aantal werkplekken per entiteit te bepalen op een maximum van 50% van het totaal aantal personeelsleden (zowel intern als extern) blijft van kracht. 70% van dat aantal werkplekken (dwz maximum 35% van het totaal aantal personeelsleden) zal worden voorzien in een toegewezen zone, 30% in de gedeelde zone.
Echter zullen alleen de werkplekken in de toegewezen zone effectief worden voorzien als beeldschermwerkplekken. De werkplekken in de gedeelde zone worden op een andere, meer verscheiden en innovatieve manier vormgegeven. Die 30% bijdrage van elke entiteit aan de gedeelde zone wordt dus gerealiseerd in nieuwe gedeelde faciliteiten met meerwaarde. Het gaat om een mix van samenwerkplekken en individuele (niet noodzakelijk beeldscherm-)werkplekken in een mix van open en gesloten ruimten, niet toegewezen aan een specifieke entiteit. Voorbeelden zijn terug te vinden in de werkplekcatalogus.
Voorbeeld
In dit fictief voorbeeld van een nieuwbouwproject worden vier entiteiten gehuisvest, elk met een totaal aantal te huisvesten gebruikers (zowel interne als externe medewerkers). Na een minimum correctie van 50% wordt voor de entiteit van 100 koppen maximaal 50 VTEg toegekend. 70% daarvan, in dit geval 35, wordt dan omgezet in toegewezen beeldschermwerkplekken, niet in oppervlakte. De overige 30% wordt omgezet in oppervlakte, berekend vanuit een equivalent aan een aantal gedeelde ‘werkplekken’ (in dit geval 15 ‘wp’ * 12,5 m²/ werkplek = 187,5 m²). Deze oppervlakte draagt bij aan de totaliteit van de oppervlakte van de te voorziene gedeelde zone, met gedeelde faciliteiten voor alle gehuisveste entiteiten.
Behoeftebevraging
De behoeftebevraging van de te huisvesten entiteiten verloopt steeds in samenspraak met de entiteit. Het proces verloopt in verschillende stappen.
- Stap 1
Het Facilitair Bedrijf bezorgt de te huisvesten entiteit een in te vullen behoeftesjabloon, dat op basis van de gevraagde input automatisch het totaal aantal gebruikers (zowel interne al externe medewerkers) omzet in een gecorrigeerde VolTijdse Equivalent (VTEg). Dit getal is maximaal 50% van het totaal aantal gebruikers, maar kan – onder andere in functie van het aantal deeltijdse medewerkers en interne afspraken rond PTOW – op een lager percentage uitkomen.
In het behoeftesjabloon wordt uitgegaan van elk personeelslid apart en wordt per persoon het volgende bepaald:
- Stap 1: Bruto VTE of werkregime van een persoon
- Stap 2: Op basis van het Bruto VTE wordt de aanwezigheidsgraad volgens functieprofiel Bij de meeste personen die fulltime werken zal dit neerkomen op 50% van het Bruto VTE. Entiteiten krijgen echter de mogelijkheid om dit gemotiveerd aan te passen volgens specifieke noden van een profiel.
Bijvoorbeeld:
- voor leidinggevenden die meer op kantoor werken, kan een hoger percentage aangegeven worden
- voor flexibele profielen die minder op kantoor zijn, wordt een lager percentage aangegeven
- voor profielen die gebruik maken van specifieke locaties in een gebouw, keuken, onthaal, loketten,… wordt een lager percentage aangegeven
- Stap 3: Op dit getal wordt daarbovenop de coëfficiënt voor gemiddelde afwezigheid van 0.8 toegepast. Het totaal van deze gecorrigeerde VTEg’s geeft het aantal werkplekken.
De oefening wordt gemaakt voor zowel interne personeelsleden als externe personeelsleden. De optelsom van deze berekeningen geeft een totaal van aantal beeldschermwerkplekken die voor de entiteit zullen voorzien worden in de bewonerszone. Binnen deze private zone wordt nog een opdeling gemaakt tussen toegewezen beeldschermwerkplekken (70%) en de oppervlakte, berekend vanuit een equivalent aan een aantal gedeelde werkplekken (30%).
Het totaal van dit aantal beeldschermwerkplekken mag maximum 50% van het aantal koppen bedragen dat voorzien wordt in het kader van de personeelsbesparing 2020-2024. In het geval een entiteit toch over dit aantal gaat, zal een bilateraal gesprek worden georganiseerd.
In de meeste gevallen blijkt vandaag reeds uit het behoeftesjabloon dat het maximum van 50% van het aantal koppen niet gehaald wordt. Een entiteit van 100 koppen met een VTEg van 40, krijgt dan 28 werkplekken (=40 * 70%) in de toegewezen zone. Het aantal toegewezen werkplekken toetsen we af met een bezettingsmeting. Het gemiddeld aantal gelijktijdig aanwezige personen (van een entiteit in een relevante periode) is idealiter de ondergrens van het totaal aantal toe te wijzen werkplekken in de toegewezen zone.
- Stap 2
Het aantal werkplekken bekomen via de berekening vanuit het behoeftesjabloon is een theoretische berekening en eveneens een momentopname. In een bilateraal overleg tussen de te huisvesten entiteit en Het Facilitair Bedrijf wordt de VTEg vergeleken met de bezettingsmetingen, indien voorhanden. Daarbij zullen we kunnen zien of de reële aanwezigheid op kantoor van een entiteit in lijn ligt met de theoretische cijfers. Deze toets zullen we structureel en periodiek uitvoeren. Het aantal werkplekken kan dan aangepast worden in min of in meer.
Bovenop de standaardvoorzieningen in een kantooromgeving die ingericht is volgens de principes van het hybride werken, kan een entiteit specifieke behoeften hebben. Het gaat dan niet om basisfaciliteiten zoals de verschillende types individuele werkplekken, samenwerkplekken en overlegruimtes of ondersteunende functies zoals een kopielokaal, kitchenette/koffiehoek, EHBO en andere functies die functioneel en/of wettelijk verplicht moeten voorzien worden, maar om faciliteiten eigen aan de werking van de entiteit. In een bilateraal overleg worden deze specifieke behoeften steeds besproken en de noodzaak ervan afgetoetst.