Project Uitrol Arbeidsplaatsbeheer
Op deze webpagina vind je alle informatie over de uitrol van de Vlimpers-module Arbeidsplaatsbeheer, een project met als doel een VO-brede personeelsbehoeftenplanning tegen 2024 mogelijk te maken.
Voor wie?
Alle entiteiten van de diensten van de Vlaamse overheid die gebruik maken van Vlimpers moeten ook gebruik maken van de module arbeidsplaatsbeheer om een VO-brede personeelsbehoeften-planning tegen 2024 mogelijk te maken.
In het kort
De uitrol van de module maakt onderdeel uit van het op 30 oktober 2020 door de Vlaamse Regering goedgekeurde voorstel(opent in nieuw venster) tot uitbreiding van de gemeenschappelijke HR-dienstverlening door het agentschap Overheidspersoneel.
Ook entiteiten buiten dit toepassingsgebied kunnen aansluiten op de module, op voorwaarde dat ze gebruik maken van Vlimpers.
In de module Arbeidsplaatsbeheer van Vlimpers registreer en beheer je je huidige en toekomstige personeelsplan. Deze module zorgt ervoor dat arbeidsplaatsen met hun bijhorende eigenschappen (graad, functiecode, titel,…) correct worden aangemaakt, ingevuld en waar nodig aangepast.
Meer informatie lees je op de webpagina ‘Aan de slag met de module Arbeidsplaatsbeheer’.
Doel van het project
- Verhoogde efficiëntie en kwaliteit door de uniforme registratie van arbeidsplaatsen op één fysieke en digitale locatie.
- Geïntegreerde en eenduidige rapportering naar het management over de verhouding tussen de personeelsbehoeften en de eigenlijke bezetting.
Welke ondersteuning biedt AgO?
AgO begeleidt alle Vlimpers-entiteiten bij de ingebruikname van de module door de automatische creatie en koppeling van arbeidsplaatsen. Daarnaast ondersteunt AgO ook de correcte toepassing van de invoerinstructies.
Hoe verloopt de aansluiting?
Alle Vlimpers-entiteiten sluiten gefaseerd en uiterlijk op 1 januari 2024 aan op de module. Hier vind je een overzicht van de stappen die moeten worden uitgevoerd door AgO en jou, als klant.
Voor je entiteit kan aansluiten op de module Arbeidsplaatsbeheer, moeten volgende 2 acties voltooid zijn:
- Functiecodes/functietitels in orde: het is niet mogelijk om een arbeidsplaats aan te maken zonder functiecode/functietitel. Meer informatie vind je op de webpagina ‘Vlimpers-module Profielbeheer’.
- Lopende reorganisaties afronden: het is niet aangeraden om aan te sluiten als de organisatiestructuur niet stabiel is. Voer eerst de wijzigen door. Meer informatie vind je op de webpagina ‘Reorganisatie’.
- Stap 1
Op basis van een personeelslijst en met behulp van een automatisch proces (een soort ‘robot’) maakt AgO arbeidsplaatsen aan voor alle personeelsleden, behalve
- niet-werknemers;
- jobstudenten;
- personeelsleden die op het moment waarop het automatisch proces loopt nog niet in dienst waren.
Vervolgens koppelt AgO deze arbeidsplaatsen meteen aan de respectieve personeelsleden.
Nadat AgO deze acties succesvol heeft afgerond, ontvang je een rapport met:
- de arbeidsplaatsen en respectieve gekoppelde personeelsleden aangeduid in het blauw;
- de arbeidsrelaties die het automatisch proces niet heeft behandeld aangeduid in het groen.
Hoe je met dit rapport aan de slag kan gaan, lees je in de volgende stap.
- Stap 2
Volgende acties onderneem je zelf als organisatie:
2.1 Corrigeren van gegevens
- Kijk de arbeidsplaatsgegevens in de blauwe lijnen goed na.
- Corrigeer fouten rechtstreeks in de module.
Je hoeft hiervoor geen gebruik te maken van het Vlimpers-contactformulier. Invoerinstructies vind je in de Vlimpers-handleiding Arbeidsplaatsbeheer(PDF bestand opent in nieuw venster).
2.2 Aanmaken van arbeidsplaatsen
- Maak arbeidsplaatsen voor de arbeidsrelaties in de groene lijnen aan, als dit nodig is. Er kunnen bijvoorbeeld heel wat niet-werknemers actief zijn in je entiteit die een ‘functie buiten PEP’ uitoefenen, en waarvoor je kan kiezen of zij een arbeidsplaats krijgen of niet.
Invoerinstructies vind je in de Vlimpers-handleiding Arbeidsplaatsbeheer(PDF bestand opent in nieuw venster). - Noteer vervolgens de aangemaakte arbeidsplaatsnummers in de gelijknamige kolom bij de overeenkomstige personeelsleden in het rapport (zodat AgO ze aan deze personeelsleden kan koppelen in stap 3).
- Maak daarnaast ook arbeidsplaatsen aan voor je toekomstig personeelsplan. Als je bijvoorbeeld 10 extra dossierbehandelaars nodig hebt tegen 2024, dan kan je deze arbeidsplaatsen nu reeds aanmaken. Door ze het label “PEP to be: Permanent” te geven in het veld “PEP”, kan je ze in de rapporten eenvoudig onderscheiden van de arbeidsplaatsen die tot het huidig personeelsplan behoren. Als je er teveel moet aanmaken, mag je de aan te maken arbeidsplaatsen uiteraard ook aanvragen via het Arbeidsplaatssjabloon(Excel bestand opent in nieuw venster), en dan maken wij ze aan met behulp van onze robot
2.3 Geef aan welke arbeidsplaatsen je ontkoppelt
- Kleur de lijnen in het rapport rood.
De robot is (by design) overijverig en kan personeelsleden een arbeidsplaats gegeven hebben die ze misschien niet nodig hebben. Denk bijvoorbeeld opnieuw aan personeelsleden ‘buiten PEP’. - AgO kan deze arbeidsplaatsen loskoppelen en verwijderen in stap 3.
Stuur tot slot het aangevulde rapport via het Vlimpers-contactformulier(opent in nieuw venster) terug.
- Stap 3
Na ontvangst van het aangevulde rapport voorziet AgO in de tool:
- Koppeling van de nieuw aangemaakte arbeidsplaatsen aan de gewenste personeelsleden (stap 2.2);
- Loskoppeling van de rood gekleurde arbeidsplaatsen en verwijderen (stap 2.3).
Stand van zaken
Hieronder vind je de status van de aansluitingen op de module Arbeidsplaatsbeheer.
Planning
Elk agentschap of departement heeft een tijdslot voor de aansluiting op de module gekozen. Hieronder vind je de planning van de aansluitingen.
Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste mijlpalen binnen dit project.
2021
- Stap feb
Een eerste reeks infosessies vond eind februari/begin maart 2021 plaats. Doel was het toelichten van het concept arbeidsplaatsbeheer en de aanpak voor de uitrol. De opname kun je herbeluisteren via Vlimpers Leren.(opent in nieuw venster)
- Stap mei
In mei, september en november 2021 vonden de eerste individuele gesprekken met HR plaats om te bespreken wat de stand van zaken is, vragen te beantwoorden en afspraken te maken.
- Stap jul
De selfservice arbeidsplaatsbeheer kreeg een nieuwe vormgeving en werd opgesteld voor HR-profielen. Zij kunnen vanaf nu zelf arbeidsplaatsen aanmaken en aanpassen. Het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) blijft instaan voor de koppeling van arbeidsplaatsen aan personeelsleden. Beide doelgroepen kregen een toelichting. Herbeluister via Vlimpers Leren de opname voor:
2022
- Stap apr
Vanaf april 2022 wordt aansluiten op de Vlimpersmodule Arbeidsplaatsbeheer een stuk eenvoudiger. We starten nu vanuit de gegevens die al geregistreerd staan in Vlimpers, waardoor je minder manueel werk hebt en je dus tijd wint en de foutenmarge verkleint.
- Stap mei
Vanaf mei 2022 vinden de individuele gesprekken met HR plaats om de vernieuwde manier van aansluiten te bespreken, de aansluiting in te plannen, vragen te beantwoorden en afspraken te maken.
Projectteam
Inge Cammaerts – projectleider uitrol arbeidsplaatsbeheer
Agentschap Overheidspersoneel – afdeling HR-technologie en Data
Robin De Ceukelaire, Patrick Tulpin en Arne Vanderbrugghen – experts module arbeidsplaatsbeheer
Agentschap Overheidspersoneel – afdeling HR-technologie en Data
Relatie met het beleid, dienstverlening andere projecten
- Vlimpersmodule Profielbeheer: het is niet mogelijk om een arbeidsplaats aan te maken zonder functiecode/functietitel. Meer informatie vind je op de webpagina ‘Vlimpers-module Profielbeheer’.
- Overkoepelende personeelsbehoefteplanning: in het nieuwe regeerakkoord is bepaald dat tijdens deze regeerperiode werk zal worden gemaakt van een overkoepelende personeels(behoefte)-planning. Dit werd opgenomen in de beleidsnota HR en in het meerjarenondernemingsplan van AgO. Contacteer Lauren Laevers(opent in uw e-mail applicatie) voor meer informatie.