Voor wie?

Alle entiteiten van de diensten van de Vlaamse overheid die gebruik maken van Vlimpers moeten ook gebruik maken van de module arbeidsplaatsbeheer om een VO-brede personeelsbehoeften-planning tegen 2024 mogelijk te maken.

In het kort

De uitrol van de module maakt onderdeel uit van het op 30 oktober 2020 door de Vlaamse Regering goedgekeurde voorstel(opent in nieuw venster) tot uitbreiding van de gemeenschappelijke HR-dienstverlening door het agentschap Overheidspersoneel.

Ook entiteiten buiten dit toepassingsgebied kunnen aansluiten op de module, op voorwaarde dat ze gebruik maken van Vlimpers.

Goed om te weten

Het gebruik van deze module impliceert geen extra licentiekost.

In de module Arbeidsplaatsbeheer van Vlimpers registreer en beheer je je huidige en toekomstige personeelsplan. Deze module zorgt ervoor dat arbeidsplaatsen met hun bijhorende eigenschappen (graad, functiecode, titel,…) correct worden aangemaakt, ingevuld en waar nodig aangepast.

Meer informatie lees je op de webpagina ‘Aan de slag met de module Arbeidsplaatsbeheer’.

Doel van het project

  • Verhoogde efficiëntie en kwaliteit door de uniforme registratie van arbeidsplaatsen op één fysieke en digitale locatie.
  • Geïntegreerde en eenduidige rapportering naar het management over de verhouding tussen de personeelsbehoeften en de eigenlijke bezetting.

Welke ondersteuning biedt AgO?

AgO begeleidt alle Vlimpers-entiteiten bij de ingebruikname van de module door de automatische creatie en koppeling van arbeidsplaatsen. Daarnaast ondersteunt AgO ook de correcte toepassing van de invoerinstructies.

Goed om weten

Sluit jij binnenkort aan op de module en kun je niet wachten om aan de slag te gaan? Of ben je net gestart maar twijfel je nog bij bepaalde acties? Neem dan deel aan onze ‘Arbeidsplaatsbeheer Speeltuinsessie’. Je krijgt toegang tot de testomgeving waarin je een aantal acties veilig en zonder gevolgen kunt uitvoeren of testen. We staan klaar om je vragen te beantwoorden. De eerstvolgende sessie vindt plaats op donderdag 15 december van 13u30 tot 15u30. Wil jij er graag bij zijn? Laat het ons weten(opent in nieuw venster) en we sturen je een link.

Hoe verloopt de aansluiting?

Alle Vlimpers-entiteiten sluiten gefaseerd en uiterlijk op 1 januari 2024 aan op de module. Hier vind je een overzicht van de stappen die moeten worden uitgevoerd door AgO en jou, als klant.

Voor je entiteit kan aansluiten op de module Arbeidsplaatsbeheer, moeten volgende 2 acties voltooid zijn:

  • Stap 1

    Op basis van een personeelslijst en met behulp van een automatisch proces maakt AgO arbeidsplaatsen aan voor alle actieve arbeidsrelaties, maar niet voor:

    • Niet-werknemers
    • Arbeidsrelaties met status ‘verlof’ (bijvoorbeeld personeelsleden die langdurig afwezig zijn)
    • Inactieve arbeidsrelaties (bijvoorbeeld terugvalposities van personen met een mandaat)
    • Personeelsleden die op het moment waarop het automatisch proces loopt nog niet in dienst waren

    Deze komen in stap 3 aan bod. Vervolgens koppelt AgO deze arbeidsplaatsen meteen aan de respectieve personeelsleden.

  • Stap 2

    Nadat AgO de vorige stap succesvol heeft afgerond, ontvang je een rapport. Hierin worden de arbeidsplaatsen en respectieve gekoppelde personeelsleden in het blauw aangeduid. Kijk de arbeidsplaatsgegevens in deze blauwe lijnen goed na. Fouten corrigeer je rechtstreeks in de module, je hoeft hiervoor geen gebruik te maken van het Vlimpers-contactformulier. Invoerinstructies vind je in de Vlimpershandleiding Arbeidsplaatsbeheer(opent in nieuw venster).

  • Stap 3

    Naast blauw gekleurde lijnen vinden jullie in het rapport ook groen gekleurde lijnen. Dit zijn arbeidsrelaties die het automatisch proces uit stap 1 niet heeft behandeld. Vul voor deze arbeidsrelaties het arbeidsplaatssjabloon(Excel bestand) in. Merk echter de volgende zaken op:

    • Niet voor elke groene lijn moet een arbeidsplaats aangevraagd worden in het arbeidsplaatssjabloon. Er kunnen bijvoorbeeld heel wat niet-werknemers actief zijn in je entiteit die een ‘functie buiten PEP’ uitoefenen, en waarvoor je kan kiezen of zij een arbeidsplaats krijgen of niet (cf. sectie 10.1 in de handleiding(opent in nieuw venster)).
    • Er gaan in het rapport personeelsleden te vinden zijn die zowel een groene als een blauwe lijn hebben. Denk aan personen met een mandaat: zij hebben zowel een actieve (voor het mandaat) als een inactieve arbeidsrelatie (voor de terugvalpositie). Voor hun actieve (blauwe) arbeidsrelatie hebben zij in stap 1 reeds een arbeidsplaats gekregen; je bekijkt in deze stap dus enkel de groene lijnen bij het invullen van het arbeidsplaatssjabloon.

    Bezorg het ingevulde arbeidsplaatssjabloon aan AgO via het Vlimpers-contactformulier.

  • Stap 4

    AgO maakt met behulp van een automatisch proces de arbeidsplaatsen aan die je via het arbeidssjabloon in de vorige stap hebt aangevraagd. Na afloop ontvang je een controlerapport.

  • Stap 5

    Kijk na of alle gevraagde arbeidsplaatsen naar wens werden aangemaakt. Vul vervolgens de twee oranje kolommen (Vlimpersnummer en arbeidsrelatie) aan. Het komt er in essentie dus op neer om per arbeidsplaats aan te duiden welk personeelslid er aan gekoppeld mag worden.

    Bezorg het aangevulde controlerapport aan AgO via het Vlimpers-contactformulier.

  • Stap 6

    AgO koppelt met behulp van een automatisch proces de arbeidsplaatsen uit stap 4 aan de gewenste personeelsleden uit stap 5. De dag nadien kun je het resultaat van het volledige proces in de rapporten Arbeidsplaatsbeheer zien (map 10 ‘Arbeidsplaatsbeheer’ in de Vlimpers Rapportenshop(opent in nieuw venster)).

Stand van zaken

Hieronder vind je de status van de aansluitingen op de module Arbeidsplaatsbeheer.

Status aansluitingen module Arbeidsplaatsbeheer

Planning

Elk agentschap of departement heeft een tijdslot voor de aansluiting op de module gekozen. Hieronder vind je de planning van de aansluitingen.

Planning van september 2022 tot en met april 2023.
Planning van mei 2023 tot en met december 2023.

Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste mijlpalen binnen dit project.

2021

2022

  • Stap apr

    Vanaf april 2022 wordt aansluiten op de Vlimpersmodule Arbeidsplaatsbeheer een stuk eenvoudiger. We starten nu vanuit de gegevens die al geregistreerd staan in Vlimpers, waardoor je minder manueel werk hebt en je dus tijd wint en de foutenmarge verkleint.

  • Stap mei

    Vanaf mei 2022 vinden de individuele gesprekken met HR plaats om de vernieuwde manier van aansluiten te bespreken, de aansluiting in te plannen, vragen te beantwoorden en afspraken te maken.

Projectteam

Inge Cammaerts – projectleider uitrol arbeidsplaatsbeheer
Agentschap Overheidspersoneel – afdeling HR-technologie en Data

Robin De Ceukelaire, Patrick Tulpin en Arne Vanderbrugghen – experts module arbeidsplaatsbeheer
Agentschap Overheidspersoneel – afdeling HR-technologie en Data

Relatie met het beleid, dienstverlening andere projecten

  • Vlimpersmodule Profielbeheer: het is niet mogelijk om een arbeidsplaats aan te maken zonder functiecode/functietitel. Meer informatie vind je op de webpagina ‘Vlimpers-module Profielbeheer’.
  • Overkoepelende personeelsbehoefteplanning: in het nieuwe regeerakkoord is bepaald dat tijdens deze regeerperiode werk zal worden gemaakt van een overkoepelende personeels(behoefte)-planning. Dit werd opgenomen in de beleidsnota HR en in het meerjarenondernemingsplan van AgO. Contacteer Lauren Laevers(opent in uw e-mail applicatie) voor meer informatie.