Doel

Documentenkluis wil digitale informatieobjecten zonder serie- en/of dossiercontext op korte en lange termijn bewaren en beheren. Op die manier garandeer je de authenticiteit, de integriteit, de bewijskracht, de leesbaarheid en de toegankelijkheid van ‘losse documenten’.

Dienstverlening

De dienstverlening Documentenkluis omvat:

  • Het gebruik van alle beschikbare functionaliteiten van Documentenkluis (zie onderaan deze pagina)
  • Twee releases per jaar. Elke release brengt bijkomende of verbeterde functionaliteiten met zich mee
  • Klassikale opleidingen over het gebruik van Documentenkluis
  • Train-de-trainer opleiding die informatiebeheerders in staat stelt om medewerkers op te leiden
  • Functionele ondersteuning
  • Het gebruik van een testomgeving
  • Het gebruik van de standaard API’s (application programming Interface)
  • Gebruikersdocumentatie en API-documentatie
  • De mogelijkheid om deel te nemen aan de gebruikersgroep
  • Toegang tot de helpdesk. Deze is beschikbaar op werkdagen van 9 en 17 uur.

Kosten

Aan Documentenkluis zijn de volgende kosten verbonden:

  • Exploitatiekost: kosteloos.
  • Opslagkost: in functie van het verbruikte opslagvolume
    De opslagkost is een variabele prijs die afhankelijk is van:
    • Reële marktprijzen
    • Schommelingen in de dollar/euro wisselkoers
    • De opslagconfiguratie
  • Schrijfkost: vergoeding voor het wegschrijven van een informatieobject in Documentenkluis
    Dit is een éénmalige kost per document en is afhankelijk van het aantal schrijfacties.

Voordelen

Functionaliteiten

Hier zie je de basisfunctionaliteiten van Documentenkluis. Deze functionaliteiten zijn aanwezig vanaf de eerste release van de toepassing. Toekomstige ontwikkelen kan je terug vinden op de release- en roadmap.

  • Het invoeren en beschrijven van Informatieobjecten
  • Preservatie van de ingevoerde Informatieobjecten
  • Het opvolgen van bewaartermijnen
  • Technische controles (bv. viruscontroles, formaatvalidaties)
  • Vernietiging van Informatieobjecten
  • De ontsluiting van openbare Informatieobjecten en hun beschrijvingen
    • Via het Publieksportaal
    • Gerichte ontsluiting naar specifieke doelgroepen via specifieke portalen
    • Afnemers van E-depot, kunnen de Informatieobjecten zonder seriecontext en hun beschrijvingen ook raadplegen via het E-depot