Man ondertekent document
© Lieven Van Assche

De elektronische handtekening komt veel vaker voor dan je denkt. De pincode waarmee je geld afhaalt bij je bank, de klik op een goedkeuringsknop in een personeelsbeheersysteem, het ondertekenen van je digitale belastingbrief met je eID en kaartlezer: het zijn principieel allemaal juridisch geldige elektronische handtekeningen.

De elektronische handtekening is een complex gegeven: er zijn drie soorten die verschillende voorwaarden en rechtsgevolgen hebben, waarbij bovendien het onderscheid niet altijd even makkelijk te maken is.

Wat is een elektronische handtekening?

Een elektronische handtekening bestaat uit aan elkaar gelinkte elektronische gegevens die de ondertekenaar gebruikt om te ondertekenen. Ze vormt onder bepaalde voorwaarden de digitale tegenhanger van de handgeschreven handtekening, ook wel de “natte handtekening” genoemd.

Een elektronische handtekening maakt het mogelijk om efficiënt en snel te ondertekenen, zonder te printen, met de hand te paraferen en te ondertekenen en per post te verzenden of fysiek samen te komen.

In vele situaties biedt de elektronische handtekening dan ook een efficiënt en veilig alternatief voor de handgeschreven handtekening, mits je de juiste keuzes maakt.

3 soorten elektronische handtekeningen

Er zijn drie soorten elektronische handtekeningen waartussen er belangrijke verschillen bestaan:

Samengevat

Gewoon

Geavanceerd

Gekwalificeerd

Principieel geldige ondertekening

ja

ja

ja

Controle authenticiteit handtekening en integriteit document

neen

ja

ja

ja

ja

ja

neen

neen

ja

Automatische erkenning in andere lidstaten

neen

neen

ja

Welke soort handtekening kiezen

Om je toe te laten de meest efficiënte keuze te maken tussen de verschillende soorten elektronische handtekeningen, kan je een stappenplan gebruiken voor de begeleiding bij de keuze van de juiste soort handtekening.

Het stappenplan verduidelijkt de rol van de elektronische handtekening zowel bij interne ondertekenprocessen als in processen waarbij de tegenwerpbaarheid aan derden cruciaal is. Dat betekent dat we zowel rekening houden met geldigheidsvereisten als met bewijswaarde.

Welke regelgeving is van toepassing?

In 2014 is de Verordening EU nr. 910/2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG ((opent in nieuw venster)), of kortweg ‘eIDAS’, in werking getreden. Zij reguleert binnen de Europese Unie de elektronische identificatiemiddelen en de vertrouwensdiensten, waaronder het gebruik van elektronische handtekeningen. eIDAS wil het vertrouwen in elektronische transacties in de interne markt vergroten door te voorzien in een gemeenschappelijke grondslag voor veilige elektronische transacties tussen burgers, bedrijven en overheden. eIDAS wordt momenteel herzien. In de Europese Unie wordt de geldigheid van een elektronische handtekening in de zin van eIDAS principieel erkend.

Er zijn twee nuances wat betreft de principiële erkenning van de geldigheid van een elektronische handtekening binnen de Europese Unie:

  1. Bepaalde regelgeving kan het gebruik van een specifiek type handtekening verplichten, waardoor het te ondertekenen document niet rechtsgeldig ondertekend is als je geen gebruik maakt van dat type handtekening (meer informatie vind je terug in het stappenplan).
  2. De principiële geldigheid van een elektronische handtekening betekent echter niet dat het gebruik van elektronische handtekeningen onbetwistbaar is. Een partij kan steeds de geldigheid van een elektronische handtekening aanvechten, net zoals dat ook bij een klassieke handgeschreven handtekening het geval is.
    Een gewone elektronische handtekening is uiteraard wel makkelijker betwistbaar dan een geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekening omwille van de controle van integriteit en authenticiteit. Om die reden wordt buiten een informele of vertrouwde context dan ook het gebruik van een gewone elektronische handtekening eerder afgeraden.

Voor Vlaamse overheidsinstanties en lokale overheden is ook artikel II.24 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 ((opent in nieuw venster)) van toepassing. Dit artikel specificeert onder meer de vereisten van een elektronische handtekening op Vlaams niveau.

Rechtsgeldigheid