Integreren met een toepassing van Digitaal Archief Vlaanderen kan voorzien worden in een bestek. Digitaal Archief Vlaanderen levert hiervoor de nodige documentatie, zodat inschrijvers kunnen inschatten in hoeverre hun applicatie kan communiceren met een van onze toepassingen.

De aanbestedende overheid dient op voorhand goed te omschrijven in welke mate zij wil integreren met een toepassing, wat ze precies wil bereiken en op welke termijn een integratie tot stand moet komen (vanaf het begin of als mogelijkheid in de toekomst).

Hieronder staan vier onderwerpen met betrekking tot de opname in een bestek van een integratie met het E-depot. Op deze toepassing van Digitaal Archief Vlaanderen vinden de meeste integraties plaats.

Essentiële vereiste vs werkelijke

Een integratie opnemen als essentiële vereiste, vormt de meest verregaande verplichting voor inschrijvers. Indien een inschrijver in zijn offerte een oplossing voorstelt die niet kan integreren met het E-depot, dan is die offerte substantieel onregelmatig. Een aanbestedende overheid moet zich bewust zijn van die consequentie.

Wanneer je als aanbestedende overheid met een nieuwe applicatie wil kunnen integreren met het E-depot, dan neem je dit in het bestek op als essentiële vereiste. Wil je de mogelijkheid om eventueel integraties op te zetten in de toekomst, dan kan je overwegen om dit als wens op te nemen. Zo vermijd je dat offertes verloren gaan voor het hoofddoel, namelijk de aankoop van een nieuwe applicatie. De wens om met het E-depot te integreren kan uiteraard wel een element vormen in de beoordeling van de offertes. Het onderscheid tussen essentiële vereiste of wens moet in ieder geval duidelijk blijken uit de opdrachtdocumenten.

In het hoofdstuk ‘Technische voorschriften’ van het bestek volstaat het om volgende bepalingen op te nemen:

De benodigde technische documentatie om een applicatie te laten integreren met een toepassing van Digitaal Archief Vlaanderen vind je terug op deze pagina.

Opname in gunningscriteria vs. bewijs integratiemogelijkheden

Neemt de aanbestedende overheid de integratie met het E-depot op als een essentiële vereiste, dan zal de integratie in principe niet voorkomen als onderdeel van de gunningscriteria. Een essentiële vereiste moet immers steeds vervuld worden. Uiteraard moet een inschrijver wel bewijzen dat hij de essentiële vereiste vervult, wat de aanbestedende overheid moet kunnen controleren.

Daarvoor kan de bepaling in het hoofdstuk ‘Technisch voorschriften’ (zie Essentiële vereiste vs. Wenselijk) als volgt worden uitgebreid:

Is de integratie daarentegen slechts een wens dan kan je als aanbestedende overheid de gunningscriteria aanwenden om een toepassing, die goed integreert met het E-depot, een voordeel bieden door deze extra punten toe te kennen. Het is echter geen garantie om uit te komen bij een oplossing die kan integreren met het E-depot, daarvoor is opname als essentiële vereiste noodzakelijk. De integratiemogelijkheden vormen immers slechts één element naast de prijs en andere vereisten rond kwaliteit van de oplossing, implementatie, etc.

Volgende tekst kan verwerkt worden in de gunningscriteria om dit punt te kunnen beoordelen:

Functionele vereisten voor de integratie

Hoe wil je als aanbestedende overheid het E-depot inschakelen in combinatie met de nieuwe applicatie? Gaat het om automatische opslag van definitieve documenten naar het E-depot? Moeten die documenten aanspreekbaar blijven vanuit de applicatie? Moet men metadata kunnen aanmaken of lezen in de applicatie?

De manier waarop een integratie op functioneel vlak wordt opgezet is dus minstens zo belangrijk. Daarom is het aangeraden om in de technische voorschriften van het bestek beschrijven welke functies je wil zien. Dat aspect kan je vervolgens toevoegen aan de gunningscriteria, om de integratiemogelijkheden ook op functioneel vlak te kunnen beoordelen.

Volgende tekst kan verwerkt worden in de gunningscriteria om dit punt te kunnen beoordelen:

Ook voor een essentiële vereiste is het interessant om de functionele behoeften op te nemen in de gunningscriteria. Tenzij de aanbestedende overheid ook de functionele behoeften van de integratie als essentieel gaat aanzien, en dus eigenlijk de essentiële vereisten uit a) uitbreidt naar specifiek op te zetten integraties.

Mogelijkheden pas in de toekomst aanwenden

Het kan zijn dat je als aanbestedende overheid niet bij elke opdracht vanaf aanvang een uitgewerkt plan hebt om een nieuwe applicatie te laten integreren met het E-depot. In eerste instantie ligt de focus op de nieuwe applicatie zelf waarvoor budget is voorzien.

Vanuit budgettair oogpunt heb je als aanbestedende overheid via verscheidene figuren uit de regelgeving overheidsopdrachten de mogelijkheid om op een later tijdstip te betalen voor het opzetten van een integratie:

  • Voorwaardelijk gedeelte
  • Optie
  • Raamovereenkomst (indien er ook andere potentiële ontwikkelingen zijn waar men aan denkt)

Opmerking: de integratie met het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen moet wel mee opgenomen worden in de raming.

De aanbestedende overheid kan er anderzijds ook net voor kiezen om die mogelijkheden niet te voorzien. In het bestek voor de nieuwe applicatie beperkt men zich tot de garantie dat de nieuwe applicatie kan integreren met het E-depot. Het opzetten van de integraties wordt dan het voorwerp van een aparte plaatsingsprocedure (of afname van een raamovereenkomst).