Metadatamodel Serieregister
Voor meer informatie kan je mailen naar digitaalarchief@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).
Metadatamodel E-depot
Het metadatamodel van het E-depot bestaat uit een basismodel en uitbreidingen (extensies) op het basismodel.
Basismodel
Het basismodel volgt de hiërarchie serie – dossier – stuk, waarbij dossiers en stukken in het E-depot worden gekoppeld aan een serie van het Serieregister. Dossiers en stukken erven een deel van hun metadata automatisch over van de serie waaraan ze zijn gekoppeld.
Een aantal velden in het basismodel zijn verplicht:
Dossier:
- Naam van het dossier,
- Openingsdatum,
- Sluitingsdatum.
Stuk:
- Naam van het stuk,
- Creatiedatum.
Voor meer informatie kan je mailen naar digitaalarchief@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie)
Extensies op het basismodel
Het basismodel van het E-depot bevat de generieke elementen op dossier- en stukniveau. Meestal is dit te beperkt om bepaalde dossiers of stukken te beschrijven. Daarom biedt Digitaal Archief Vlaanderen de mogelijkheid om het basismodel uit te breiden met extensies. Extensies zijn dus een toevoeging op het kernmodel voor metadata van het E-depot.
Extensies vereenvoudigen het opzoeken of het identificeren van informatie. Een extensie bevat dus steeds beschrijvende metadata.
Binnen de extensies maken we een onderscheid tussen:
- Generieke extensies: dit zijn de extensies beschikbaar voor alle klanten van Digitaal Archief Vlaanderen. Een generieke extensie moet minstens door 2 klanten (kunnen) worden gebruikt.
- Specifieke extensies: dit zijn de extensies die op maat van een klant worden opgezet. Bijgevolg zijn deze extensies alleen zichtbaar voor die klant.
De volledige lijst van alle beschikbare extensies met attributen en de semantische betekenis van ieder attribuut kan je hier raadplegen.
Voor meer informatie kan je mailen naar digitaalarchief@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).
Bestandsformaten
Digitale informatieobjecten zijn in principe niet zomaar leesbaar voor mensen. De informatie zit als code vervat in het object en dient via een combinatie van software en hardware te worden omgezet in een begrijpelijk en leesbaar formaat. Om optimaal digitale objecten te archiveren, is technische kennis over verschillende bestandsformaten nodig.
Sinds juli 2021 is het E-depot (zie Metadatamodel E-depot bovenaan de pagina) opengesteld voor alle bestandsformaten die gekend zijn in PRONOM. PRONOM is een databank opgebouwd door The National Archives (Londen) en fungeert als masterbron voor bestandsformaten. De PRONOM-database(opent in nieuw venster) is doorzoekbaar. Bestandsformaten die niet gekend zijn door PRONOM worden geweigerd in het E-depot, aangezien ze niet gevalideerd kunnen worden. In dat geval dient er contact opgenomen te worden met Digitaal Archief Vlaanderen om het desbetreffende bestand te analyseren.
Op termijn lijst Digitaal Archief Vlaanderen een overzicht op voor welke formaten het E-depot een raadpleeg- en preservatiekopie maakt.
API (application programming interface)
Elke applicatie beschikt over een gedocumenteerde API.
Integratieproces
- Stap 1
Elke vraag voor een integratie tussen een toepassing en een dienst van Digitaal Archief Vlaanderen (Serieregister, E-Depot of Documentenkluis) waarbij gebruik wordt gemaakt van de API’s van het Digitaal Archief Vlaanderen, wordt gericht aan digitaalarchief@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).
Hierbij moeten minstens volgende vragen worden beantwoord:
- Wat is de doelstelling van de integratie?
- Heeft de integratie betrekking op het Serieregister, het E-depot of beiden?
- Betreft de integratie ontsluiting van informatie, invoer van informatie of beiden?
- Welke timing wordt er vooropgesteld?
De aanvraag wordt samen met Digitaal Archief Vlaanderen besproken. Zo krijgen ze een duidelijk beeld van de omvang, eventuele voorbereidende stappen, beslissingen of verdere punten om te verduidelijken. Digitaal Archief Vlaanderen zal dan een aanspreekpunt aanduiden voor het verdere verloop van het traject.
- Stap 2
Het aanspreekpunt van Digitaal Archief Vlaanderen maakt samen met de klant een planning. Voor Serieregister, E-Depot en Documentenkluis zijn standaard API’s beschikbaar. De klant voert dus een belangrijk deel van het werk zelf uit.
Nadat deze fase is afgerond, is er een duidelijk projectplan met daarin ingeschatte timing en afspraken. Bijsturing van timing en afspraken is mogelijk indien nodig.
Het aanspreekpunt van DAV is tijdens het volledige integratieproject de contactpersoon voor de projectmanager. Hij plant meetings met eventueel andere personen binnen Digitaal Archief Vlaanderen in en zorgt dat timings en afspraken worden nageleefd en gerealiseerd. De projectmanager van de klant is verantwoordelijk voor de uitvoering en opvolging van het project.
- Stap 3
Tijdens deze fase worden de behoeften volledig in kaart gebracht en maakt de klant, ondersteund door het aanspreekpunt binnen Digitaal Archief Vlaanderen, een volledige functionele analyse. Deze functionele analyse moet o.a. duidelijkheid scheppen over:
- Welke informatie moet worden gearchiveerd?
- Hoe zien de dossiers eruit? Bestaan ze uit één of meerdere series?
- Welke metadata moeten worden meegenomen en moeten doorzoekbaar zijn in het E-depot?
- Zijn de reeds beschikbare metadatavelden (combinatie van het basismodel en beschikbare extensievelden) in het E-depot toereikend of moeten er bijkomende extensievelden worden gedefinieerd (zie hiervoor o.a. de mappingtabel)?
- Wat is de trigger voor de archivering van de informatie?
- Welke informatie moet worden ontsloten? Naar waar?
- Proces en foutprocedures.
De onderwerpen tijdens de functionele analyse kunnen verschillen afhankelijk van het type integratie (E-depot vs. Serieregister, ontsluiting vs. invoer, …).
- Stap 4
De integratie wordt op de TI-omgeving van het respectieve platform opgezet.
Hiervoor zal Digitaal Archief Vlaanderen een API-key bezorgen aan de klant, als de klant daarvoor het API-aanvraag-formulier heeft doorgegeven. Op basis van dit formulier kan de leverancier de load inschatten. Er zijn afspraken over volume en load.
Na de eventuele set-up van Serieregister en E-depot en nazicht door Digitaal Archief Vlaanderen doet de klant de ontwikkeling van de integratie met behulp van de API’s.
De integratie met de TI-omgeving is geslaagd wanneer de klant valideert dat de gewenste informatie met alle metadata correct raadpleegbaar is in de TI-omgeving van de respectieve toepassing
- Stap 5
De integratie wordt opgezet op de productie-omgeving van het respectieve platform.
Hiervoor zal Digitaal Archief Vlaanderen een API-key bezorgen als de klant daarvoor het API-aanvraagformulier heeft doorgegeven. Op basis van dit formulier kan de leverancier de load inschatten.
Set-up van Serieregister en E-Depot is in lijn met de testen in TI.
De integratie met de productie-omgeving is geslaagd wanneer de klant valideert dat de gewenste informatie met alle metadata correct raadpleegbaar is in de productie-omgeving van de respectieve toepassing
- Stap 6
De integratie is volledig werkend.