Het ging om een eenmalige export uit een applicatie voor de registratie, verdeling, verwerking en opvolging van inkomende en uitgaande post. Deze informatie wordt gearchiveerd in het E-depot, het digitaal archief dat DAV als dienstverlening aanbiedt.

DAV werkte hiervoor samen met het lokaal bestuur Merelbeke een stappenplan uit. Er werden een aantal series aangemaakt in het Serieregister en beheersregels vastgelegd voor de poststukken waaronder bewaartermijn, bestemming, openbaarheid, hergebruik, enz.

DAV bood daarnaast ondersteuning bij de functionele analyse. Er werd een metadata mapping (crosswalk) gemaakt voor de uitwisseling van de poststukken en data uit de bronapplicatie naar het E-depot. Voor de uitvoering van de export en import deed het lokaal bestuur Merelbeke een beroep op externe partijen.

Dit traject is ondertussen afgerond. Momenteel wordt een gelijkaardig traject voorbereid voor de uitfasering van een applicatie voor poststukken en zittingsdossiers van het lokaal bestuur Merelbeke.