“Hoe lang moet ik documenten X, Y of Z bijhouden en wat moet ik er daarna mee doen?” Bewaartermijnen en bestemmingen (bewaren, vernietigen, een steekproef nemen) van bestuursdocumenten zijn en blijven van groot belang voor informatiebeheerders van de Vlaamse overheid en lokale besturen. Het kennisnetwerk op vrijdag 14 oktober ging over dit thema.
Eén van de rode draden was het Serieregister, de applicatie waarin je beheersregels voor bestuursdocumenten vastlegt op serieniveau. Gemeente Wetteren deelde haar praktijkervaring over een efficiënte start in deze applicatie. Series bieden ook buiten het Serieregister een meerwaarde voor je informatiebeheer. Een integratie tussen het Serieregister en SharePoint brengt de beheersregels voor bestuursdocumenten tot bij alle medewerkers van De Watergroep. Met een laagdrempelige, op series gebaseerde Excel ondersteunt het Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken collega’s bij het opruimen van hun SharePoint klassementen.
Daarnaast stonden de selectiecommissies centraal. De selectiecommissie Vlaamse overheid gaf uitleg bij hun recente praktijkinstrumenten, nl. een kader voor het analyseren van wettelijke bewaartermijnen en een selectie- en waarderingsmatrix voor het bepalen van bestemmingen. De selectiecommissie Gemeenten blikte terug en vooruit op hun werking (welke sjabloonseries zijn er, redenen waarom worden ingediende series niet worden goedgekeurd, ...).