• De primaire locatie bij een publicatie via de Multiposter stroomt vanaf 17 maart automatisch door. Publiceer je de vacature op meerdere locaties, dan pas je het locatieveld manueel aan en overschrijf je de primaire locatie.

• Vanaf 1 januari 2023 wordt er voor contractuele personeelsleden een nieuwe RSZ-dag gecreëerd: ‘3101: Gewaarborgd loon 100% contractueel’ bij een aantal afwezigheden (VO_AT_VZV, VO_AT_VZD, VO_AT_DZG en VO_AT_DZ6).

  Voor de betrokken personeelsleden met een overlap op 1 januari 2023 wordt er een aanpassing gedaan door HRTD om de betrokken dossiers correct te laten doorstromen en hun ziektecyclus (en sleutelmelding) correct te laten verder rekenen/koppelen.

• Bij de registratie van een dienstwagen moet je niet langer registreren of een personeelslid zijn/haar werkelijke kosten zal bewijzen of kiest voor een forfaitaire belasting. Dit is een keuze die het personeelslid maakt op moment dat hij/zij de belastingaangifte indient.

• In de arbeidsovereenkomst voor de jobstudenten, wordt er bij de heraanstelling de functiecode van het voorgaande jaar opgehaald. Vanaf nu wordt dit juist opgehaald zodat het dus ook juist staat bij heraanstelling.

• Momenteel worden in de foutenlog van de planning generieke interface dossiers van alle entiteiten opgenomen. Dit wordt aangepast zodat voor elk team van DCPA in de foutenlog enkel de relevante dossiers opgenomen worden.

• De sollicitatieformulieren bevatten vanaf vandaag (23 december 2022) geen diversiteitsvragen (rond buitenlandse herkomst, handicap en chronische ziekte) meer.

  Een sollicitant krijgt wel nog een vraag rond ondersteuning tijdens de selectieprocedure.

• De Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen (VMSW) is ingekanteld in Wonen Vlaanderen. Samen zijn zij het nieuwe agentschap Wonen in Vlaanderen vanaf 1 januari 2023. Er blijft een reststructuur VMSW bestaan, als financieel vehikel, zonder personeel. VMSW bestaat niet als entiteit binnen Vlimpers.

• Vanaf 1 januari 2023 wordt er voor contractuele personeelsleden een nieuwe RSZ-dag gecreëerd: ‘3101: Gewaarborgd loon 100% contractueel’ bij een aantal afwezigheden (VO_AT_VZV, VO_AT_VZD, VO_AT_DZG en VO_AT_DZ6).

• De optie werkrelatie Globaal bij een gerelateerde case werd verwijderd, omdat dit geen meerwaarde had. Bij werkrelatie Globaal werden de childcases ondergebracht onder status geannuleerd-duplicaat zonder enige notitie en werd er geen automatisch bericht uitgestuurd, de caselogger kon zijn case ook niet meer heropenen.

• De status geannuleerd-duplicaat werd verwijderd. Als je deze status gebruikte werd er geen automatisch bericht verstuurd naar de caselogger. Als je een case wil afsluiten omdat het om een dubbele melding gaat, dan sluit je de dubbele melding af door de case op te lossen.

• De hulpteksten voor de gebruikers bij het Vlimpers-contactformulier werden aangepast.

• De historische gegevens en de RSZ-aangiftes voor de aansluiting op Vlimpers van Syntra Vlaanderen zijn ingeladen in de historische gegevens. Hierdoor kan de opvolging van de eretekens correct gebeuren.

• Vakantieattest bij uitstroom is beschikbaar via Beheer documenten

• Vanaf nu kunnen kandidaten met de status ‘gesloten’ geen 2de maal solliciteren voor dezelfde vacature. Doordat er steeds meer permanente vacatures worden gepubliceerd (vacatures zonder einddatum voor bijvoorbeeld knelpuntberoepen), kwam het vaker voor dat kandidaten met de status ‘gesloten’ nog een 2de maal solliciteerden voor dezelfde functie.Opgelet! Dit betekent ook dat kandidaten die hun sollicitatie hebben ingetrokken om een aanpassing te kunnen doen aan het sollicitatieformulier, niet opnieuw kunnen solliciteren. De selectieverantwoordelijke kan enkel zijn/haar kandidatuur terug een actief status geven. De kandidaat kan geen aanpassingen meer doen. De selectieverantwoordelijke kan wel de documenten manueel opladen in zijn/haar sollicitantenprofiel onder de tab ‘Documenten’

• Vanaf 5 november 2022 kan je in Rapportage 2.0 gemakkelijker een Excel-rapport genereren via de Excel-knop. Stel je filters in voor je rapport, klik op de knop ‘Rapport vernieuwen’ en vervolgens op de Excel-knop bovenaan rechts. Je Excel-rapport wordt automatisch gedownload.

• Nieuw dashboard voor e-learnings en materialen, bestaande uit twee delen

1. Versiedetails met de metadata van het leerobject, zoals titel, aanmaakdatum, wie het heeft aangemaakt, versie, de geselecteerde opties, …

2. Gekoppelde gebruikers met zicht op impact van de nieuwe versie op gebruikers. Je ziet hiernaast ook versie status en status trainingsoverzicht, voor een makkelijke opvolging.

Dit dashboard vind je terug via Beheer > Catalogus > Trainingscatalogus > titel van het leerobject.

• Vanaf 5 november 2022 kan je in Rapportage 2.0 gemakkelijker een Excel-rapport genereren via de Excel-knop. Stel je filters in voor je rapport, klik op de knop ‘Rapport vernieuwen’ en vervolgens op de Excel-knop bovenaan rechts. Je Excel-rapport wordt automatisch gedownload.

• De historische gegevens en de RSZ-aangiftes voor de aansluiting op Vlimpers van Syntra Vlaanderen zijn ingeladen in de historische gegevens. Hierdoor kan de opvolging van de eretekens correct gebeuren.

• De optie werkrelatie Globaal bij een gerelateerde case werd verwijderd, omdat dit geen meerwaarde had. Bij werkrelatie Globaal werden de childcases ondergebracht onder status geannuleerd-duplicaat zonder enige notitie en werd er geen automatisch bericht uitgestuurd, de caselogger kon zijn case ook niet meer heropenen.

• De status geannuleerd-duplicaat werd verwijderd. Als je deze status gebruikte werd er geen automatisch bericht verstuurd naar de caselogger. Als je een case wil afsluiten omdat het om een dubbele melding gaat, dan sluit je de dubbele melding af door de case op te lossen.

• De gebruiker wordt vanaf nu in het Vlimpers-contactformulier zelf ondersteund met hulpteksten. De informatie in het Vlimpers-instructiefilmpje is in het contactformulier overgenomen.

PERSONEELSLEDEN

Selfservice

NIEUW: aanvraag van bedrijfsfiets

HR

Arbeidsplaatsbeheer

Je ziet bij het veld ‘functiecode’ de volledige functietitel, in plaats van een verkorte versie.

PERSONEELSADMINISTRATIE

Sociaal secretariaat

Als je in het Vlimpersscherm ‘VO Pensioencommissie’ 1 van de volgende 4 beslissingen registreert, stroomt de beslissing vanaf nu wel correct door in het automatisch uitgestuurd e-mailbericht:

1. Tijd. ongsch. o/t wrk + nw ond.
2. Def. Ongesch. Hdg. Fu + and fu
3. Def. Ongeschikt elke functie
4. Tijd gesch vr agp werk + nw on

Vergoedingen

Personeelsleden met een verlofstatus omwille van detachering kunnen opnieuw een fietsvergoeding aanvragen.

SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN

Rekrutering

Opstart geleidelijke dienstverlening
Lees meer op de webpagina ‘Project Videorekrutering’.

LEIDINGGEVENDEN

Selfservice Manager

• Bij ‘Aanvraag vormingsverlof’ word je in het veld ‘Beslissing’ ondersteund met een helptekst hoe je het aantal uren in decimalen moet noteren.

SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN

Rekrutering

• Doorstroom diplomavereisten en uiterste inschrijvingsdatum binnen Werken voor Vlaanderen opnieuw mogelijk
  Deze gegevens zijn (vanaf 18 augustus) opnieuw zichtbaar in banners van de vacatures en werken de filters naar behoren.
• Extra knoppen ‘Indienen’ en ‘Publicatie indienen en beheren’ bij ‘Aanmaak vacature’
  Een optimalisatie waardoor je niet alle tabbladen hoeft te doorlopen om een vacature in te dienen en te publiceren.
• Mogelijkheid om je IT-vacatures op EDITx én via de multiposter in de Vlimpers Module Rekrutering te publiceren. Tijdens de pilootfase (die loopt t/m 31/12/2022) is de prijs slechts 100 euro per publicatie. Voor entiteiten aangesloten bij het Selectiecentrum is dit in 2022 gratis. Heb je nog vragen? Stel ze gerust via arbeidsmarktcommunicatie@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

VORMINGSBEHEERDERS

• Nieuw dashboard voor curricula, bestaande uit twee delen
  • Versiedetails met de metadata van het curriculum. Voorbeelden: titel, aanmaakdatum, wie het heeft aangemaakt, versie, de geselecteerde opties, …
  • Gekoppelde gebruikers met zicht op impact van de nieuwe versie op gebruikers. Je ziet hiernaast ook versie status en status trainingsoverzicht, voor een makkelijke opvolging.

Dit dashboard vind je terug via Beheer > Catalogus > Trainingscatalogus > titel van het curriculum.

PERSONEELSLEDEN

Selfservice

• Afwezigheden aanvragen in je Vlimpers-selfservice doe je vanaf nu in vernieuwde en vereenvoudigde schermen en op elk apparaat.
• De schermen zijn gebruiksvriendelijker, makkelijk toegankelijk en aangepast aan gebruik via je smartphone of tablet.

Na deze update stroomt je afwezigheidsaanvraag door bovenaan in je Outlook-agenda, als je het ics-bestand in je bevestigings-e-mail download. In de titel van de gebeurtenis staat automatisch vermeld of het om een hele of halve dag gaat.

Vergoedingen en toelagen

De selfservice krijgt een nieuw moderner jasje:

• De schermen worden gebruiksvriendelijker.
• Je kunt voor sommige looncodes meerdere aanvragen per maand indienen. Voorbeeld: de aanvragen voor vervoersbewijzen woon-werkverkeer.

LEIDINGGEVENDEN

Module ‘Afwezigheden’ en ‘Vergoedingen en toelagen’

Aanvragen behandelen doe je vanaf nu in vernieuwde en vereenvoudigde schermen en op elk apparaat. Je maakt gebruik van de nieuwe tegel ‘Fiatteringen nieuwe werklijst’ of het icoon-belletje om naar de werklijst te gaan.

HR

Talent

Nieuwe overzichtspagina voor alle Vlimpers Talent-rapporten

• Een overzichtspagina weergegeven per module: PLOEG, Leren, Rekrutering, Profielbeheer en Loopbaan en bevatten de titel, beschrijving en doelgroep.
• Beschikbaar via je Vlimpers-startpagina > tegel ‘Rapportering’ > link ‘Rapporten Talent’.
• De linken ‘Rapportering 2,0’ en ‘Standaardrapporten’ zijn overbodig en verdwijnen bijgevolg.

PERSONEELSADMINISTRATIE

Loonadministratie

Staat het veld ‘bevorderingspremie’ op functiegegevens aangevinkt? Dan wordt er vanaf deze release bij de vaste inkomsten geen bevorderingspremie (looncode 1210) meer aangemaakt bij inactieve arbeidsrelaties.

Deze dossiers kwamen voor in de datahygiëne. Het is niet de bedoeling dat er looncodes actief staan op een inactieve arbeidsrelatie.

Vanaf heden is het document ‘formulier verklaring onthaal’ beschikbaar in Beheer Documenten.

Bedrijfswagen aangeduid in het scherm ‘VO Mobiliteitsgegevens’? Dan krijg je vanaf deze release een foutmelding als niet alle velden zijn ingevuld.

Loopbaan

In het proces van de anciënniteiten (loopbanen) wordt een maand door een combinatie van afwezigheden soms in verschillende berekeningsbreuken gesplitst. Voor de functionele anciënniteit werd een correctie uitgevoerd zodat deze telling vanaf nu telkens klopt.

Testen bij release

Na deze release geef je de datum waarop je test in via een kalender in het Vo Case-scherm in het tabblad ‘Testen’.

VORMINGSBEHEERDERS

Evaluatieformulier

Vanaf 24 juni zal er een nieuw evaluatieformulier level 1 beschikbaar zijn voor curricula en is specifiek bestemd voor ‘blended’ leertrajecten. Dit evaluatieformulier werd opgezet in samenwerking met verschillende entiteiten en zal ook getest worden.

Trainingstoewijzingen

Je kunt na deze wijziging deadlines van dynamische toewijzingen en de titels van statische en dynamische toewijzingen aanpassen. Dit ook nadat de toewijzing werd aangemaakt en actief is.

Instructies vind je in de loop van juli in de handleiding van Vlimpers Leren en het curriculum voor vormingsbeheerders ‘AGO - Werken met Vlimpers Leren’.

Opgelet:

• De aanpassing van deadlines van statische toewijzingen behoort nog niet tot deze release.
• Aanpassingen die worden gemaakt aan de deadlines van dynamische toewijzingen zijn alleen van toepassingen.

Behoud deadline van training die deel uitmaakt van curriculum na verwijdering

Je kunt na deze release de deadline van voltooide opleidingen, die deel uitmaken van meerdere curricula, behouden wanneer 1 van de curricula wordt verwijderd van het trainingsoverzicht van de cursist.

Praktisch voorbeeld:

Curriculum A bevat volgende opleidingen:

• Training A (versie 1) - deadline is 30 maart
• Training B (versie 1) - geen deadline

Curriculum B bevat volgende opleidingen:

• Training A (versie 1) - deadline is 20 maart
• Training C (versie 1) - geen deadline

Op 10 maart wordt curriculum A aan de cursist toegewezen. Op dat moment is de deadline voor Training A voor de cursist 30 maart.

Op 15 maart voltooid de cursist Training A.

Op 18 maart wordt curriculum A uit het trainingsoverzicht van de cursist verwijderd. De deadline van Training A blijft op de detailpagina van de cursist op 30 maart staan.

Op 20 maart wordt curriculum B toegewezen aan de cursist en de ‘Voortgang behouden’-optie is aangevinkt. De deadline van Training A voor de cursist blijft 30 maart in plaats van 20 maart. De status blijft ook voltooid.

Deze wijziging is van toepassing op de volgende statussen: voltooid, equivalent voltooid en vrijgesteld.

Waarschuwingsboodschap bij verwijderen van curriculum

Sta je op het punt om een curriculum te verwijderen? Dan krijg je na deze aanpassing eerst een waarschuwingsboodschap te zien. Je bent verplicht om het verwijderen te bevestigen voordat het curriculum effectief wordt verwijderd.

Nieuwe overzichtspagina voor alle Vlimpers Talent-rapporten

• Een overzichtspagina weergegeven per module: PLOEG, Leren, Rekrutering, Profielbeheer en Loopbaan en bevatten de titel, beschrijving en doelgroep.
• Beschikbaar via je Vlimpers-startpagina > tegel ‘Rapportering’ > link ‘Rapporten Talent’.
• De linken ‘Rapportering 2,0’ en ‘Standaardrapporten’ zijn overbodig en verdwijnen bijgevolg.

SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN

Rekrutering

• Snelkoppeling ‘Toepassing downloaden’ bij ‘Kandidaten beheren’ als je sollicitatie in PDF wilt bekijken. Een correctie op de benaming van de snelkoppeling is opportuun en aangevraagd. Meer info volgt zodra mogelijk.
• Nieuw veld ‘Eigen ID nummer’ om een vacature een specifiek entiteitseigen ID-nummer toe te kennen. Voorbeeld: DOV-2015-1923.
• Extra filter ‘Divisie’ in het rapport ‘Werfreserve kandidateninfo’ om op basis van een vacaturenummer of op het niveau van de entiteit de kandidateninfo van jouw werfreserves te rapporteren.

Aansluiten op de Vlimpersmodule Arbeidsplaatsbeheer wordt een stuk eenvoudiger. Vanaf nu starten we vanuit de gegevens die al geregistreerd staan in Vlimpers, waardoor je minder manueel werk hebt en je dus tijd wint en de foutenmarge verkleint. Je vindt de nieuwe werkwijze stap voor stap en in detail op de webpagina.(opent in nieuw venster)

In de maanden mei en juni plannen we een nieuw individueel overleg in met jou. Je ontvangt hiervoor binnenkort een voorstel met een aantal datums. We bekijken op dat moment graag samen je specifieke situatie en maken de planning van je aansluiting concreet.

Vanaf nu wordt er bij de invoer van een dienstwagen nagekeken of de CO2 invoer verplicht is of niet:

• Wanneer de brandstof benzine, diesel of gas is moet het CO2 veld verplicht ingevuld worden met een numerieke waarde
• Wanneer de brandstof hybride benzine of hybride diesel is, moet er een check gebeuren zodat er minstens één veld (<CO2 uitstoot> ofv <CO2 uiststoot valse hybride>) verplicht is ingevuld met een numerieke waarde.

Ben je als personeelslid overgeheveld in het kader van de 5^de of 6^de staatshervorming? Dan ontving je met ingang van 1 oktober 2019 maaltijdcheques met een nominale waarde van 4 euro. Op 17 december 2021 nam de Vlaamse Regering kennis van het arrest waarin de Raad van State deze regeling vernietigt. Hierdoor heb je vanaf dat moment recht op een maaltijdcheque met een nominale waarde van 7 euro.

Je ontvangt eind januari voor het voorbije kwartaal (oktober-december 2021) per ontvangen cheque 3 euro extra via je maaltijdchequekaart van Edenred. Wat het verleden betreft (1/10/2019 tot en met 30/09/2021) onderzoekt AgO momenteel op welke manier dit juridisch kan worden opgelost. Hierover wordt later nog gecommuniceerd.

Er werden enkele technische problemen in het PV-rapport opgelost, namelijk

• Als het veld ‘Einddatum tewerkstelling (Contract bepaalde duur / jobstudent)’ leeg is in het rapport van Vlimpers, zal vanaf nu het overeenstemmend veld in de tab ‘Vacaturegegevens’ ook leeg blijven.
• Er werd een extra lijn toegevoegd aan de tab ‘Vacaturegegevens’, namelijk ‘Totaal aantal kandidaten’. Dit veld geeft weer hoeveel kandidaten hebben meegedaan aan de sollicitatieprocedure.
• Vroeger liet het PV-rapport kandidaten zonder rangschikking in de tab ‘Werfreserve’ niet zien omwille van een technische probleem. Dit probleem werd aangepakt.
• De kandidaten in de tab ‘Procedureverloop’ staan nu gesorteerd op status en vervolgens op achternaam.
• De kandidaten in de tab ‘Kandidatengegevens’ staan nu alfabetisch gesorteerd op achternaam in plaats van voornaam.

PERSONEELSLEDEN

Selfservice

Vanaf nu kun je deeltijdse prestaties wegens ziekte aanvragen via de Vlimpers-selfservice. Voorheen registreerde je personeelsadministratie de aanvraag.

Je kunt je aanvraag proactief indienen en start de administratieve procedure tijdig op. Alle betrokken partijen worden ook meteen ingelicht over je aanvraag.

Niet elk personeelslid kent of kan zijn persoonlijk Vlimpers-nummer opgeven als ze telefonisch contact opnemen. Maar dat is opgelost! Vanaf nu zie je op de Vlimpers-startpagina, bovenaan naast je naam, ook je Vlimpers-nummer.

Dit is onder andere praktischer voor In2Com, het callcenter dat je doorschakelt naar de juiste dossierbehandelaar van DCPA. Op die manier kunnen ze snel en efficiënt de nodige schermen al openzetten alvorens je je dossierbehandelaar aan de lijn krijgt.

De aanmeldprocedure voor de Vlimpers-selfservice verloopt automatisch en sneller doordat een aantal parameters (emplid, VO-id, gebruikersnaam en werk-e-mailadres) vooraf automatisch aangemaakt worden.

Vanaf nu kun je in aanloop van je indiensttreding gegevens invullen en bijlagen opladen via Vlimpers-selfservice tot op de moment van aanstelling door DCPA. Na ‘definitief indienen’ bewaar je aanpassingen of extra bijlagen toe via de ‘bewaren’.

Evaluatie

Sinds 29 oktober ontvang je als geëvalueerde een e-mail 'Medebeoordelaar toegevoegd aan prestatiebeoordeling' wanneer een administrator een co-planner toevoegt aan de prestatiebeoordeling.

LEIDINGGEVENDEN

Afwezigheden

Personeelsleden vragen vanaf nu deeltijdse prestaties wegens ziekte aan via Vlimpers-selfservice. Gaat het om een gunst? Dan past DCPA dit aan en stuurt de aanvraag naar je door als leidinggevende. Ook de doublure kan dit in de plaats van het personeelslid aanvragen. Meer informatie lees je op de webpagina 'Deeltijdse prestaties wegens ziekte' vanaf 1 januari 2022.

Evaluatie

Sinds 29 oktober vind je in de titel van de prestatiebeoordelingstaak de vermelding 'co-planner' terug.

Ook indirecte leidinggevenden kunnen de doelstellingen raadplegen binnen een 1-op-1 gesprek. Voorheen kon enkel de directe leidinggevende de doelstellingen raadplegen binnen een 1-op-1 gesprek.

Teamkalender

In de teamkalender, die beschikbaar is voor diegene met een (doublure) managerrol, worden onderstaande twee groepen niet meer standaard opgenomen in het overzicht:

• inactieve arbeidsrelaties
• arbeidsrelaties die op verlof staan

Je gaat echter wel de mogelijkheid hebben om deze alsnog te selecteren in het overzicht via aparte aanvinkvelden.

Ook de foutieve weergave als iemand halve dagen werkt met een deeltijds contract wordt aangepast zodat er een halve dag in plaats van een volledige dag wordt aangeduid in het overzicht.

HR

Selfservice

Goed nieuws voor de leidend ambtenaar die voortaan zelf verlof zonder financiële impact in Vlimpers kan aanvragen en meteen goedkeuren. De aanvraag hoeft dus voortaan niet langer via een secretariaatsmedewerker of doublure te verlopen.

Evaluatie

Het maximum aantal karakters van de opmerkingsvelden in prestatiebeoordelingen is sinds 29 oktober 2021 verhoogd van 10.000 naar 30.000 karakters.

Je kunt ook efficiënter zoeken naar prestatiebeoordelingen door middel van statusfilters. De statusfilter is ter vervanging van het vinkje 'Voltooide en verlopen taken weergeven'. Ook zal in de beoordelingspagina een nieuwe kolom aangeven wanneer de prestatiebeoordeling het laatst werd gewijzigd.

Rapportering

Om het raadplegen van de opmerkingen van medewerkers in jaarlijkse evaluaties te vereenvoudigen voorzien we een rapport 'Opmerkingen jaarlijkse evaluatie' voor de evaluatoren zodat ze in een oogopslag alle opmerkingen van hun medewerkers kunnen raadplegen.

Enkel de jaarlijkse evaluaties van de medewerkers die effectief een opmerking hebben gegeven worden opgenomen in het rapport. Een link naar dit rapport ontvangt de eerste evaluator wanneer de medewerker de evaluatie finaal ondertekent.

De aanmeldprocedure voor de Vlimpers-selfservice verloopt automatisch en sneller doordat een aantal parameters (emplid, VO-id, gebruikersnaam en werk-e-mailadres) vooraf automatisch aangemaakt worden. Dit heeft ook een impact op de datahygiëne en de rapportering. Je beschikt over een vollediger overzicht van alle gebruikers en werk-e-mailadressen.

Instroom jobstudent

• Vanaf nu kun je tijdens het geautomatiseerd proces opteren voor ‘heractiveren toegangsbadge Vlaamse overheid’ bij ‘Toegangsbadge Vlaamse overheid nodig?’. Aanvragen voor gewone indiensttredingen blijven verlopen volgens de huidige afspraken met het DCPA.
• Je kunt de jobstudent ook meteen ‘Extra toegangen’ verlenen.

Werklijst

De werklijst werd geoptimaliseerd: de kolom 'Team' is opnieuw toegevoegd.

PERSONEELSADMINISTRATIE

Afwezigheden

Het proces rond ‘deeltijdse prestaties wegens ziekte’ wordt aangepast en aangekondigd via de gekende kanalen.

Arbeidsplaatsbeheer

Vanaf heden wordt bij de vaste inkomsten geen bevorderingspremie (looncode 1210) meer aangemaakt bij inactieve arbeidsrelaties wanneer het veld bevorderingspremie op functiegegevens staat aangevinkt. Deze dossiers kwamen voor in de datahyiëne. Het is niet de bedoeling dat er looncodes actief staan op een inactieve arbeidsrelatie.

Loonadministratie

Voor personeelsleden die enkel een salariscomplement hebben bij het kabinet, werd het vakantiegeld en de eindejaarstoelage in sommige dossiers foutief berekend. Dit wordt aangepast door bij de vaste jaarbasis aan te duiden dat er geen rekening mag gehouden worden met een vorige salarisschaal.

Op de zoekpagina van het Individueel Loondossier is er een nieuwe checkbox toegevoegd met als titel 'Enkel de voorbije 3 jaren'. Standaard staat deze aangevinkt. Bij een zoekopdracht krijg je van de gezochte perso(o)n(en) enkel de loondossiers te zien van de afgelopen drie jaar.

Het is aangewezen om nadien wel verder te sorteren en/of bijkomende zoekwaarden in te geven. Je kan zoekopdrachten, verder dan drie jaar, uitvoeren door simpelweg de checkbox uit te vinken.

Loopbaan

In het proces van de anciënniteiten (loopbanen) wordt een maand door een combinatie van afwezigheden soms in verschillende berekeningsbreuken gesplitst. Voor alle anciënniteiten verliep de telling correct met uitzondering voor de functionele anciënniteit. Via een optimalisatie verloopt de telling voor de functionele anciënniteit correct.

In het Vlimpersscherm 'VO Toewijzen functionele stap' zie je enkel de medewerkers van de Business Unit in kwestie (zoals bij de gewijzigde dossiers) en niet meer iedereen van elke Business Unit. Hierdoor wordt dit scherm overzichtelijker en kunnen er minder fouten gebeuren door per ongeluk andere dossiers te verwerken.

SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN

Rekrutering

Vanaf nu kun je de optie 'Niet-werknemer' kiezen bij het veld 'dienstverband'. Kies deze optie bij vacatures die openstaan voor personen die niet rechtstreeks meewerken aan de doelstellingen van de organisatie en dus géén effectieve arbeidsplaats innemen, bijvoorbeeld een gedetacheerde leerkracht. Voor deze laureaten stroomt er geen automatische indiensttredingsfiche meer door naar Vlimpers Kern. Je neemt hiervoor contact op met DCPA. Volg de stappen in de Vlimpers-handleiding 'Niet-werknemer aanstellen'.

Vanaf nu kun je een bedrijfsfilmpje toevoegen aan je vacature op de webpagina 'Werken voor Vlaanderen'. Bezorg je filmpje aan de communicatie-aanspreekpunten van het Dienstencentrum Talent en Welzijn en ontvang een ID-nummer. Vul dat ID-nummer in bij het nieuwe veld 'Bedrijfsfilmpje' in het 1ste tabblad 'Algemeen' (hamburgermenu > rekrutering > vacature-aanvragen en vacatures beheren).

Vanaf nu kan je voor de rekrutering van een jobstudent kiezen tussen

• ‘Vacature VO breed’
• ‘Vacature entiteit’ of
• ‘Vacature volledig beleidsdomein’.

VORMINGSBEHEERDERS

Leren

Als vormingsbeheerder kun je vanaf nu een afbeelding vormgeven in externe toepassingen (bijvoorbeeld Photoshop of Illustrate) en aanmaken als badge die je kunt koppelen aan opleidingen. De instructies worden opgenomen in de handleiding van Vlimpers Leren. De badges worden aan een cursist toegekend, wanneer die een opleiding heeft voltooid waaraan een badge gekoppeld is.

Er is vanaf nu een nieuw rapport beschikbaar voor het uitlezen van de resultaten in een SCORM 2004 e-learning. Het rapport heeft de naam 'SCORM 2004-diagram over de voortgang van de cursus' en vind je terug bij de standaardrapporten (hamburgermenu > rapporten >standaardrapporten > tab 'Training).

Wanneer de verwerking van een rooster vastloopt voor 24 uur, krijg je bij het nakijken van het rooster hierover een melding. Via het pop-upvenster kun je de pagina dan verversen en het rooster opnieuw indienen.

Wanneer je een nieuwe versie maakte van materiaal met de optie 'Toevoegen' en dit materiaal ook deel uitmaakte van een curriculum, werd het materiaal verwijderd uit het curriculum. Vanaf nu krijg je de keuze wat er moet gebeuren met dergelijke materialen: moeten deze blijven bestaan als losstaande opleiding op het trainingsoverzicht van een cursist of moet deze verwijderd worden?

Vanaf nu is de nieuwe voltooiingslogica voor curricula actief. De datum van voltooiing wordt ingesteld op de voltooiing van de laatste opleiding. Wanneer het een online opleiding betreft, wordt de voltooiingsdatum genomen waarop de online opleiding werd gemarkeerd als voltooid door een cursist. Wanneer het een klassikale opleiding betreft, geldt de datum waarop de sessie effectief eindigde en niet de datum waarop het rooster werd ingediend.

Het mailverkeer werd inhoudelijk herbekeken en ook de werking ervan werd verder aangepast. Deze wijzigingen worden opgenomen. Daarnaast werd ook een overzicht gemaakt van de e-mails, met de nieuwe tekst en de triggers. Dit overzicht, genaamd 'AGO-Mailoverzicht Vlimpers Leren' kun je terugvinden in Vlimpers Leren in de opleiding (AGO-Vormingsbeheer module leren) en het documentatiecurriculum voor vormingsbeheerders (AGO-werken met Vlimpers Leren').

PERSONEELSADMINISTRATIE

Selfservice

Vanaf september 2021 ondergaat het Vlimpers-contactformulier een technische upgrade. Door de hoge complexiteit is er een doorlooptijd van verschillende maanden voorzien waarin we achtereenvolgens alle omgevingen van het Vlimpers-contactformulier bijwerken en in productie stellen op 30 oktober.

SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN EN VORMINGSBEHEERDERS

Rekrutering

Tot op heden kregen de sollicitanten na hun sollicitatie een informatiescherm. Vanaf 24 november 2021ontvangt de sollicitant een bevestigingsmail na een succesvolle sollicitatie.

De benaming ‘tijdelijke functie’ werd vervangen door ‘tijdelijke mobiliteit’ voor voltijdse of tijdelijke functie binnen je eigen of andere entiteit. De werkwijze blijft echter hetzelfde.

Het scherm VO tellers, bereikbaar via het Overzicht Selfservice > tegel Afwezigheden > Overzichten, verandert. Hier heb je een overzicht van de wijzigingen:

• Het Vlimpersnummer vind je bovenaan, ook als je een (niet-)werknemer/externe bent.
• Er zal geen onderscheid meer zijn in het overzicht afhankelijk van de gerechtigheidsgroep van het personeelslid. Dit overzicht is bij iedereen hetzelfde.
• Voor de tellers ‘Jaarlijks verlof’ en ‘Onbetaald verlof in dagen’ worden enkel nog de laatste 3 jaar getoond.

• Het blok ‘Jaarlijks verlof’: hier ga je een nieuwe kolom met ‘Rest jaarlijks verlof lopend jaar’ vinden.

• Het blok ‘Tellers afwezigheden’ wordt opgesplitst in 2 blokken en bijkomend zijn daaruit een aantal tellers verdwenen. In het blok ‘Loopbaantellers’ worden de nog relevante loopbaantellers opgenomen. In blok ‘oude loopbaantellers’ worden de niet meer relevante tellers opgenomen.

• ‘Educatief of vormingsverlof’: de vormingsverloven met een saldo <> 0 én een periode die niet meer herberekend wordt, worden niet meer getoond.

• Het blok ‘overige tellers’ staat standaard op ‘Alles tonen’

• De volgorde van de blokken in het overzicht wordt aangepast: jaarlijks verlof, evt overdracht wegens ziekte, onbetaald verlof in dagen, verlof deeltijdse prestaties recht + gunst, loopbaantellers, oude loopbaantellers, overige tellers.

• Per blok zullen de overeenkomstige hulpteksten aangepast worden met de juiste informatie over de tellers uit die specifieke blok.

• De knoppen ‘Persoonlijke voorkeuren’, ‘Downloaden naar Excel’ en ‘Zoeken’ (vergrootglas) worden verwijderd in alle blokken.

Het scherm VO tellers, bereikbaar via het Overzicht Selfservice > tegel Afwezigheden > Overzichten, verandert. Hier heb je een overzicht van de wijzigingen:

• Het Vlimpersnummer vind je bovenaan, ook als je een (niet-)werknemer/externe bent.
• Er zal geen onderscheid meer zijn in het overzicht afhankelijk van de gerechtigheidsgroep van het personeelslid. Dit overzicht is bij iedereen hetzelfde.
• Voor de tellers ‘Jaarlijks verlof’ en ‘Onbetaald verlof in dagen’ worden enkel nog de laatste 3 jaar getoond.

• Het blok ‘Jaarlijks verlof’: hier ga je een nieuwe kolom met ‘Rest jaarlijks verlof lopend jaar’ vinden.

• Het blok ‘Tellers afwezigheden’ wordt opgesplitst in 2 blokken en bijkomend zijn daaruit een aantal tellers verdwenen. In het blok ‘Loopbaantellers’ worden de nog relevante loopbaantellers opgenomen. In blok ‘oude loopbaantellers’ worden de niet meer relevante tellers opgenomen.

• ‘Educatief of vormingsverlof’: aangezien de verloftellers maar herberekend worden voor het lopend jaar en het voorgaande, worden de vormingsverloven met een saldo <> 0 én een periode die niet meer herberekend wordt, niet meer getoond.

• Het blok ‘overige tellers’ staat standaard op ‘Alles tonen’

• De volgorde van de blokken in het overzicht wordt aangepast: jaarlijks verlof, evt overdracht wegens ziekte, onbetaald verlof in dagen, verlof deeltijdse prestaties recht + gunst, loopbaantellers, oude loopbaantellers, overige tellers.

• Per blok zullen de overeenkomstige hulpteksten aangepast worden met de juiste informatie over de tellers uit die specifieke blok.

• De knoppen ‘Persoonlijke voorkeuren’, ‘Downloaden naar Excel’ en ‘Zoeken’ (vergrootglas) worden verwijderd in alle blokken.

Bij aanvraag van alle deeltijdse prestaties via selfservice werknemer, manager, doublure manager en doublure werknemer zal vanaf nu het werkrooster selfservice (waarin je als personeelslid moet aangeven hoe je deeltijds wil werken) verplicht invulbaar zijn.

Het scherm VO tellers, bereikbaar via het Overzicht Selfservice > tegel Afwezigheden > Overzichten, verandert. Hier heb je een overzicht van de wijzigingen:

• Het Vlimpersnummer vind je bovenaan, ook als je een (niet-)werknemer/externe bent.
• Er zal geen onderscheid meer zijn in het overzicht afhankelijk van de gerechtigheidsgroep van het personeelslid. Dit overzicht is bij iedereen hetzelfde.
• Voor de tellers ‘Jaarlijks verlof’ en ‘Onbetaald verlof in dagen’ worden enkel nog de laatste 3 jaar getoond.

• Het blok ‘Jaarlijks verlof’: hier ga je een nieuwe kolom met ‘Rest jaarlijks verlof lopend jaar’ vinden.

• Het blok ‘Tellers afwezigheden’ wordt opgesplitst in 2 blokken en bijkomend zijn daaruit een aantal tellers verdwenen. In het blok ‘Loopbaantellers’ worden de nog relevante loopbaantellers opgenomen. In blok ‘oude loopbaantellers’ worden de niet meer relevante tellers opgenomen.

• ‘Educatief of vormingsverlof’: aangezien deze verloftellers maar herberekend worden voor het lopend jaar en het voorgaande, zijn de vormingsverloven met een saldo <> 0 én een periode die niet meer herberekend wordt, overbodig en worden ze niet meer getoond.

• Het blok ‘overige tellers’ staat standaard op ‘Alles tonen’

• De volgorde van de blokken in het overzicht wordt aangepast: jaarlijks verlof, evt overdracht wegens ziekte, onbetaald verlof in dagen, verlof deeltijdse prestaties recht + gunst, loopbaantellers, oude loopbaantellers, overige tellers.

• Per blok zullen de overeenkomstige hulpteksten aangepast worden met de juiste informatie over de tellers uit die specifieke blok.

• De knoppen ‘Persoonlijke voorkeuren’, ‘Downloaden naar Excel’ en ‘Zoeken’ (vergrootglas) worden verwijderd in alle blokken.

Ook achterliggend veranderen enkele schermen:

• Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > VO Afwezigheidstellers
  • Het Vlimpersnummer ga je bovenaan het scherm vermelden, ook als het over een (niet-)werknemer gaat.

  • De loopbaantellers zijn opgesplitst in 2 blokken en bijkomend zijn daaruit een aantal tellers verdwenen. In het blok ‘loopbaantellers’ worden de nog relevante loopbaantellers opgenomen. Hierin zal je ook een recht invullen, waardoor er een juiste balans aangemaakt wordt. In blok ‘oude loopbaantellers’ worden de niet meer relevante tellers opgenomen.

  • De teller ‘Educatief of vormingsverlof’: aangezien de verloftellers maar herberekend worden voor het lopend jaar en het voorgaande, zijn tellers voor vormingsverloven met een saldo <> 0 én een periode die niet meer herberekend wordt overbodig, en zullen deze niet meer getoond worden.

  • Het blok ‘onbetaald verlof in dagen’ naar de component waar de tellers jaarlijks verlof getoond worden

• Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > VO Afwezigheidtel. Jaar.Verlof

  • Standaard worden hier ook maar maximum 3 jaar weergegeven. Hier heb je echter wel de optie, via een aanvinkveld, om de tellers van alle jaren te tonen.
  • Zoals hierboven vermeld, zal hier nu ook de teller ‘onbetaald verlof in dagen’ weergegeven.

• Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > VO Correctie op arbeidsrelatie

  • Hier zullen enkel nog de tellers getoond worden die nog nuttig zijn, m.a.w. diegene waarvoor momenteel nog een berekening gebeurt.

• Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > VO Correctie op persoonsniveau

  • Hier zullen enkel nog de tellers getoond worden die nog nuttig zijn, m.a.w. diegene waarvoor momenteel nog een berekening gebeurt.

  • Bij het openen van het scherm zal de optie ‘historie corrigeren’ automatisch actief zijn.

• Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > VO Vormingsverlof

  • Het zal niet meer mogelijk zijn om verschillende vormingsverloven op dezelfde datum te laten beginnen. De reden hiervoor is dat anders de opname van het vormingsverlof niet correct berekend werd.

• Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > Afwezigheidsmutatie

  • Via deze component kan het DCPA ingediende verlofaanvragen terugsturen naar personeelsleden indien deze niet correct of onvolledig zijn.

    Van zodra je op de knop terugsturen klikte, vertrok de aanvraag onmiddellijk terug. Er werd nu gevraagd om bij deze knop een pop up te laten verschijnen om de bevestiging te vragen (gezien de knop terugsturen dicht boven de knop OK staat, kan deze mogelijks per ongeluk worden ingedrukt). Dit werd dan ook zo aangepast.

Bij aanvraag van alle deeltijdse prestaties via selfservice werknemer, manager, doublure manager en doublure werknemer zal vanaf nu het werkrooster selfservice (waarin je als personeelslid moet aangeven hoe je deeltijds wil werken) verplicht invulbaar zijn.

Vanaf september 2021 zal een technische upgrade aan het contactformulier worden uitgevoerd. Met deze upgrade brengen we het contactformulier tot aan de laatste beschikbare versie. Door de hoge complexiteit is er een doorlooptijd van verschillende maanden voorzien waarin we achtereenvolgens alle omgevingen van het contactformulier zullen bijwerken. Inproductiestelling van de wijzigingen is voorzien op 30/10.

Wanneer je in de Functiegegevens een dossier op uit dienst, gepensioneerd, of overleden zet, dan zal het veld <arbeidsplaatsnummer> automatisch leeg gemaakt worden. Het personeelslid wordt dan met andere woorden losgekoppeld van de arbeidsplaats. Het voordeel is dat er geen manuele tussenkomst meer nodig is door het DCPA, en dat je bovendien een controlerapport minder moet opvolgen.

Bij een aanstelling via onboarding kunnen er niet langer 2 extra legale voordelen actief zijn met een overlappende periode. Het systeem controleert dit automatisch en sluit het oudste extra legale voordeel af wanneer er zich een overlapende periode voordoet. Zo worden er niet teveel maaltijdcheques uitbetaald.

De keuzelijst bij het veld 'vacature-ID' (tabblad 'VO Specifieke gegevens' in het scherm 'Functiegegevens') verdwijnt. De gegevens in deze lijst zijn foutief. Wanneer het vacaturenummer op de personeelsfiche ingevuld wordt, stroomt dit via onboarding automatisch door naar het veld 'vacature ID'.

De beschikbaarheid boven de 1000 uren, in het kader van de toelage scheepsvaartbegeleider, zal niet meer jaarlijks maar maandelijks uitbetaald worden.

Bij het toevoegen van een contract in de AOP-module worden er automatisch looncodes toegevoegd. Voor AOP-contracten van Plantentuin Meise en Opgroeien Regie werkt deze automatische toevoeging niet correct. De code zal worden aangepast zodat het toevoegen van looncodes voor alle gebruikers van de AOP-module correct loopt.

Voor de VDAB zijn er twee looncodes die nog niet automatisch worden toegevoegd in de AOP-module:

• toelage voor een gespecialiseerde functie
• niet opgenomen vakantiedagen

Deze looncodes zullen ook automatisch toegevoegd worden bij het invoeren van een functie via de AOP-module.

Als een personeelslid meerdere tewerkstellingen heeft binnen eenzelfde maand, zal Vlimpers de maaltijdcheques van alle tewerkstellingen optellen en doorsturen naar de loonmotor zodat een correct aantal maaltijdcheques wordt toegekend.

Je kunt vanaf nu een wijziging van een extra legaal voordeel enkel nog laten ingaan vanaf de 1ste dag van de maand. Wanneer de wijziging plaatsvindt op een ander tijdstip, geeft dit een blokkerende fout.

Bij een valse hybride wordt het veld <CO2 uitstoot valse hybride> getoond bij het wijzigen van het veld <Soort hybride wagen>. Indien het geen valse hybride wagen is werd dit veld <CO2 uitstoot valse hybride> foutief getoond. Dit is aangepast in Vlimpers en zal niet meer foutief verschijnen.

In het controlescherm van de hospitalisatieverzekering komt een extra kolom in het controlegedeelte 'niet in BLP' waarmee de meest recente uitdiensttredingsdatum van een dossier wordt aangeduid. Op deze manier kunnen de controles voor dossiers die niet in de loonverwerking zaten, gemakkelijker verlopen.

HR

Profielgegevens

Als HR-verantwoordelijke kun je volledige profielgegevens van personeelsleden binnen je organisatie raadplegen en certificaten van medewerkers registreren en officiële certificaten van medewerkers registreren en verwijderen.

SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN EN VORMINGSBEHEERDERS

Rekrutering

Een vacature voor meerdere locaties vermeldt vanaf vanaf nu elke locatie afzonderlijk via ‘Werken voor Vlaanderen’ > ‘De Werkplek’. Kandidaten ontdekken meteen voor welke locaties ze kunnen solliciteren.

De informatie uit de cv van een kandidaat is vanaf nu gekoppeld aan de vacature. Voorheen was de informatie en cv gekoppeld aan de kandidaat waardoor de cv in Vlimpers Rekrutering telkens overschreven werd met nieuwe informatie bij elke sollicitatie.

Verricht je voor Defensie regelmatig prestaties als militair van het reservekader om zowel opdrachten uit te voeren alsook de vereiste opleiding en training te volbrengen? Voortaan kun je je afwezigheid bij de Vlaamse overheid registreren via je selfservice in Vlimpers onder de afwezigheidsnaam ‘prest. Militair reservekader’. Deze aanvraag dient goedgekeurd te worden door je leidinggevende.

Je kunt vanaf nu je teamkalender niet enkel raadplegen in Vlimpers (via de tegel 'Verlof & werktijd'), maar ook exporteren naar Excel.

Bij de Vlaamse overheid werken enkele personeelsleden die voor Defensie regelmatig prestaties verrichten als militairen van het reservekader. Defensie vraagt aan deze `reservisten' op regelmatige basis om zowel opdrachten uit te voeren alsook de vereiste opleiding en training te volbrengen. Deze inzet is nodig om hun competenties te behouden die nodig zijn voor het uitvoeren van hun functie bij 'de operationele reserve'. Het engagement van de betrokken reservemilitair, de ondersteuning van de werkgever en de relatie met Defensie, is van groot belang om verschillende periodes (opleiding, training, ...) succesvol te maken voor de drie partijen.

Je kunt vanaf nu je teamkalender niet enkel raadplegen in Vlimpers (via de tegel 'Verlof & werktijd'), maar ook exporteren naar Excel.

Vanaf 14 juni 2021

In de periode tussen een aanwerving en een indiensttreding kun je via Vlimpers leermateriaal ter beschikking stellen aan een geselecteerde kandidaat, zodat die zich op voorhand al kan inwerken in de nieuwe job. Daarnaast stuurt Vlimpers ook een automatisch herinnering naar een leidinggevende en een peter of meter zodat zij niet uit het oog verliezen om een gesprek in te plannen met de nieuwe collega.

Praktische informatie is binnenkort terug te vinden op de webpagina 'Richtlijnen module Rekrutering van Vlimpers'.

Vanaf 14 juni 2021

In de periode tussen een aanwerving en een indiensttreding kun je via Vlimpers leermateriaal ter beschikking stellen aan een geselecteerde kandidaat, zodat die zich op voorhand al kan inwerken in de nieuwe job. Je kan desgewenst gebruik maken van de curricula die AgO hiervoor aanmaakte. Daarnaast stuurt Vlimpers ook een automatisch herinnering naar een leidinggevende en een peter of meter zodat zij niet uit het oog verliezen om een gesprek in te plannen met de nieuwe collega.

Praktische informatie is binnenkort terug te vinden op de webpagina 'Richtlijnen module Rekrutering van Vlimpers'.

Vanaf nu wordt het vakantiegeld en eindejaarstoelage ook correct berekend voor contractuele personeelsleden met:

• periodes van deeltijds ziekte, die starten of eindigen in de loop van de maand;
• periodes van deeltijdse ziekte met daarin periodes van voltijdse ziekte.

Ziekte mag volgens het Vlaams Personeelsstatuut (VPS) geen invloed hebben op de berekening van het vakantiegeld en de eindejaarstoelage van contractuele personeelsleden.

Vanaf 14 juni 2021

In de periode tussen een aanwerving en een indiensttreding kun je via Vlimpers leermateriaal ter beschikking stellen aan een geselecteerde kandidaat, zodat die zich op voorhand al kan inwerken in de nieuwe job. Je kan desgewenst gebruik maken van de curricula die AgO hiervoor aanmaakte. Daarnaast stuurt Vlimpers ook een automatisch herinnering naar een leidinggevende en een peter of meter zodat zij niet uit het oog verliezen om een gesprek in te plannen met de nieuwe collega.

Praktische informatie is binnenkort terug te vinden op de webpagina 'Richtlijnen module Rekrutering van Vlimpers'.

Je Vlimpersnummer is vanaf nu terug te vinden in je profiel in Vlimpers. Klik op de startpagina van Vlimpers in de tegel 'Mijn gegevens' op 'Mijn profiel' om je Vlimpersnummer te raadplegen.

Binnenkort zal het Vlimpersnummer ook zichtbaar zijn op de startpagina zelf.

Vlimpers biedt je vanaf nu sjablonen aan die je helpen om volgende 1-op-1 gesprekken voor te bereiden en te voeren:

• opvolgingsgesprek;
• loopbaangesprek.

Deze functionaliteit is enkel zichtbaar voor departementen en agentschappen die werken met de module PLOEG. Praktische informatie is binnenkort terug te vinden op de webpagina 'Aan de slag met de module PLOEG'.

De contactgegevens van langdurige afwezige personeelsleden worden vanaf nu, conform machtigingen, ook ter beschikking gesteld aan het Coördinatie- en Crisiscentrum van de Vlaamse overheid (CCVO). In geval van een crisissituatie zal deze doelgroep dus ook de communicatieboodschappen, verstuurd van het CCVO, ontvangen.

Vlimpers biedt je vanaf nu sjablonen aan die je helpen om volgende 1-op-1 gesprekken voor te bereiden en te voeren:

• opvolgingsgesprek;
• loopbaangesprek.

Deze functionaliteit is enkel zichtbaar voor departementen en agentschappen die werken met de module PLOEG. Praktische informatie is binnenkort terug te vinden op de webpagina 'Aan de slag met de module PLOEG'.

Vlimpers biedt je vanaf nu sjablonen aan die je helpen om volgende 1-op-1 gesprekken voor te bereiden en te voeren:

• opvolgingsgesprek;
• loopbaangesprek.

Deze functionaliteit is enkel zichtbaar voor departementen en agentschappen die werken met de module PLOEG. Praktische informatie is binnenkort terug te vinden op de webpagina 'Aan de slag met de module PLOEG'.

In het scherm 'VO mobiliteitsgegevens' stond een aanvinkveld 'Valse hybride' dat je kon aanvinken wanneer je hybride-benzine of hybride-diesel als brandstof koos. Dit aanvinkveld werd nu vervangen door een keuzelijst met keuze tussen:

• Waarde 1: “Valse ‘plug-in’ hybride”
• Waarde 2: “Echte ‘plug-in’ hybride”
• Waarde 3: “Niet ‘plug-in’ hybride”

Waarde 3 dient om wagens aan te duiden die wel een accu bevatten, maar waarbij die accu niet krachtig genoeg is om de auto zelfstandig te laten rijden. De accu dient als ondersteuning bij het rijden. Dit soort wagens moet verwerkt worden zoals gewone brandstofwagens en noemt men ook wel ‘mild hybrides’ en/of ‘volwaardige hybrides’.

De AOP-module (module voor Aanvullend Occasioneel Personeel, kortlopende contracten) werd op volgende vlakken aangepast:

• dossiers die in de module ingebracht worden, worden vanaf nu automatisch op MON gezet;
• je kunt vanaf nu ook zonder problemen manueel contracten oproepen om op MON te zetten, ook als er al veel functierijen in het dossier aanwezig zijn;
• voor Opgroeien Regie (OGR) en Plantentuin Meise zullen de maaltijdcheques automatisch berekend worden bij de invoer van de jobstudenten in de module.

Wanneer er bij het afkeuren van een fietsvergoeding een boodschap in het motivatieveld wordt ingevuld, zal het motivatieveld leeg gemaakt worden als het personeelslid de fietsvergoeding aanpast en opnieuw indient.

Connectieproblemen bij Sharepoint zorgen er niet langer voor dat aanvragen van vergoedingen en toelagen de status ‘Opgeladen’ krijgen in de selfservice zonder dat ze zijn doorgestroomd naar de vaste of incidentele inkomsten.

Je kunt vanaf nu een correctie invoeren op de teller 'overdracht wegens ziekte' of de 'JVX-teller'. De invoer moet gebeuren op persoonsniveau en in uren.

In het Vlimpersscherm 'VO Pensioencommissie' werden bijkomende velden toegevoegd en werd de benaming van bestaande velden aangepast naar de definitief van Medex.

Wanneer iemand naast zijn gewone loopbaan op een lagere arbeidsrelatie een afgesloten AOP-contract (Aanvullend occasioneel personeel; kortlopend contract bij Sport Vlaanderen) heeft gehad, wordt de kalender nu ook op peroonsniveau opgevuld.

Het personeelslid dat niet in continudienst werkt en dat vóór Kerstmis de diensten van de Vlaamse overheid verlaat ingevolge pensionering krijgt volgens het Vlaams Personeelsstatuut (VPS)(opent in nieuw venster) vervangende vakantiedagen gelijk aan het aantal feestdagen die samenvallen met een zaterdag of zondag tijdens het gedeelte van het jaar voorafgaand aan de pensionering.

Vanaf 1/1/2021 houdt Vlimpers rekening met je prestaties bij het automatisch toekennen van deze vervangende feestdagen. Had je tijdens de feestdag een voltijdse afwezigheid met impact op je jaarlijks verlof? Dan zal Vlimpers je die bijkomende feestdag niet toekennen.

Je kunt vanaf nu de afwezigheid 'tijdelijke werkloosheid wegens medische overmacht' toekennen aan een personeelslid. Er wordt een Vlimpershandleiding met instructies opgemaakt.

Voor niet-werknemers met de wervingsredenen "Minister", "Regeringscommissaris", "Toezichthouder Vlaamse Regering" en "Over. Altern. Opleiding" kun je bij functiegegevens in het tabblad VO Specifieke gegevens de velden bij inschaling (rang, niveau, graad, functionele schaal en salarisschaal) nu aanpassen. Deze velden zijn niet verplicht in te vullen maar zijn aanpasbaar gemaakt voor als er vakantiegeld of een eindejaarspremie moet uitbetaald worden of voor wanneer er opbouw in de functionele schaal nodig is. De instructie worden toegevoegd aan de Vlimpershandleiding.

De werklijst werd geoptimaliseerd: er zijn meer filters beschikbaar om je werklijst te sorteren (bijvoorbeeld op achternaam of periode).

De contactgegevens van langdurige afwezige personeelsleden worden vanaf nu, conform machtigingen, ook ter beschikking gesteld aan het Coördinatie- en Crisiscentrum van de Vlaamse overheid (CCVO). In geval van een crisissituatie zal deze doelgroep dus ook de communicatieboodschappen, verstuurd van het CCVO, ontvangen.

Werklijstitems gegenereerd door verlofaanvragen verschenen vroeger zowel in de component 'Werkitems Evalueren' als in 'Fiatteringen Bewaken'. Om deze items te manipuleren (nakijken, controleren, verwijderen, opnieuw toewijzen) mocht je echter enkel de laatstgenoemde component gebruiken. Dit kon leiden tot verwarring.

Vanaf nu zullen de triggers afgezet worden van de klassieke workflows op vlak van verloven, zodat deze items enkel nog maar verschijnen in 'Fiatteringen Bewaken'. Het spreekt voor zich dat items omtrent o.a. burgerlijke staat en aanvragen van vergoedingen (dus alles wat niet 'verloven' is) wel nog steeds beschikbaar blijven in 'Werkitems Evalueren'.

Looncode 1457 (woon-werkverkeer moeilijk bereikbare werkplaatsen) werd aangepast voor gebruik in de selfservice vergoedingen & toelagen. De bestaande parameter 'bedrag' werd vervangen door de parameters 'aantal dagen (max 20)' en 'aantal km (enkele reis)'. Moet je een aanpassing doen in de inkomsten voor een periode in het verleden, dan krijg je nu de parameter(s) te zien die toen werden gebruikt bij de invoer.

Dit is algemeen aangepast voor alle looncodes. Wanneer de invoerinstructies voor een looncode vanaf een bepaalde prestatiemaand wijzigen, is het vanaf nu toch nog mogelijk invoer te doen met de ‘oude’ invoermogelijkheden voor een periode die zich situeert voor de aanpassing.

Er werd een gratis trainingsprogramma opgesteld om vormingsbeheerders te ondersteunen in het gebruik van Vlimpers Leren en het beheren van opleidingen. Het trainingsprogramma bestaat uit 12 hoofdstukken, die volgens een logische volgorde werden opgesteld. Je kan wel vrij navigeren binnen het curriculum, los van deze volgorde. Op die manier vind je makkelijk je weg in het programma en kan je toch ook altijd de informatie raadplegen wanneer die voor jou relevant is. Hieronder vind je alvast de structuur in grote lijnen terug:

• Hoofdstuk 1: Introductie
• Hoofdstuk 2: Bouwstenen
• Hoofdstuk 3: Processen
• Hoofdstuk 4: Klassikale opleidingen
• Hoofdstuk 5: Externe opleidingen
• Hoofdstuk 6: Curriculum/trainingsprogramma
• Hoofdstuk 7: Toewijzen
• Hoofdstuk 8: Deep links
• Hoofdstuk 9: Digitale opleidingen
• Hoofdstuk 10: Rapportering
• Hoofdstuk 11: Toetsen
• Hoofdstuk 12: Samenwerken

Je kan het trainingsprogramma terugvinden onder de titel `AGO - Werken met Vlimpers Leren'. Je hoeft het programma maar 1 keer aan te vragen, om ermee van start te kunnen gaan. Daarna vind je het steeds terug in je trainingsoverzicht.

Bovenstaand trainingsprogramma zal bestaan naast het opleidingscurriculum voor vormingsbeheerders en dient ter ondersteuning van de vormingsbeheerders. Het opleidingscurriculum `AGO - Vormingsbeheer Module Leren' blijft dus ook actief en blijft ook aangeraden voor nieuwe vormingsbeheerders die met Vlimpers Leren zullen starten. Vormingsbeheerders die het opleidingscurriculum hebben afgerond, hoeven dit dus niet opnieuw te volgen en het is ook geen verplichting om het trainingsprogramma `AGO - werken met Vlimpers Leren' aan te vragen. Het verschil tussen beide trainingsprogramma's, bestaat in de structuur en navigatiemogelijkheden. Het ondersteunende trainingsprogramma laat toe om vrij tussen de hoofdstukken te navigeren die je op het moment zelf nodig hebt. Het trainingscurriculum bevat een vaste structuur die verplicht gevolgd moet worden.

Je kunt vanaf nu in Vlimpers je cv aanmaken of bewerken. Je leidinggevende en HR-verantwoordelijke ontdekken hierdoor je sterktes en je opgebouwde expertise. Deze informatie kan nuttig zijn bij eventuele nieuwe functies of projecten, bij de opstart van leertrajecten, … Indien je entiteit de volledige module 'Talent Loopbaan' gebruikt kun je ook je loopbaanvoorkeuren kwijt.

Goed om weten:

• Je vindt je profiel onder de tegel ‘Mijn gegevens’ op de startpagina van Vlimpers(opent in nieuw venster).
• Je cv is zichtbaar voor iedereen in je eigen departement of agentschap die met Vlimpers werkt. De informatie over je loopbaanvoorkeuren is enkel zichtbaar voor je (indirecte) leidinggevende en je HR-verantwoordelijke(n).

Als leidinggevende kun je in de nieuwe module Loopbaan van Vlimpers:

• profielgegevens raadplegen van je medewerkers
• Bij een volledig gebruik van de module kan je eveneens:
  • potentieel, ontwikkelingsnoden en inzetbaarheid op langere termijn van je teamleden in kaart brengen alvorens een talentbespreking te houden
  • opvolgingsacties voor een medewerker noteren

Voor organisaties met zelfsturende teams werd een afzonderlijke goedkeuringsstroom opgezet. De opleidingsaanvragen die door hun medewerkers worden ingediend, zullen worden doorgestuurd door de goedkeurder voring in hun team in plaats van de leidinggevende. Deze goedkeuringsstroom wordt alleen opgezet op entiteitsniveau voor entiteiten die bestaan uit zelfsturende teams.

Bij interne opleidingen is de goedkeurder vorming de enige goedkeuringsstap. Voor externe opleidingen is de goedkeurder vorming de eerste goedkeuringsstap, waarna de opleidingsaanvraag bij de vormingsbeheerder terechtkomt voor het aanvullen en opvolgen van financiële gegevens. Na goedkeuring van de vormingsbeheerder, ontvangt de cursist een goedkeuringsbevestiging en mag hij of zij registreren bij de externe aanbieder van de opleiding.

In de nieuwe module Loopbaan van Vlimpers kun je als HR-verantwoordelijke:

• volledige profielgegevens van medewerkers van je organisatie raadplegen en rapporteren
• officiële certificaten registreren
• Indien je entiteit de volledige module gebruikt dan kan je eveneens:
  • zoekopdrachten lanceren binnen de gegevens van de profielpagina van alle medewerkers van je organisatie
  • een talentpool van medewerkers uit je organisatie aanmaken, beheren of delen
  • een talentbespreking opzetten en beheren voor een groep medewerkers
  • opvolgingsacties voor een medewerker noteren

Vanaf nu is het mogelijk om via de Module Leren ook certificaten te beheren. Er wordt een stappenplan voorzien voor vormingsbeheerders die hiermee aan de slag zullen gaan. Dit wordt toegevoegd aan de handleiding voor vormingsbeheerders en zal ook raadpleegbaar zijn in het opleidingscurriculum voor vormingsbeheerders, dat beschikbaar is vanaf eind januari voor alle vormingsbeheerders binnen de Vlaamse Overheid.

Het beheren van certificaten wordt ondersteund aan de hand van aangepaste rapportering, dynamische toewijzingen en de nieuwe velden 'Certificaat', 'Certificaat filter' en 'Geldigheid certificaat'. EHBO certificaten die via GDPB beheerd worden zullen nog niet beschikbaar zijn via deze werkwijze (huidige dienstverlening blijft ongewijzigd), maar er wordt nagegaan of deze ook kunnen toegevoegd worden op een later tijdstip.

Hoe dit vanaf 2021 in zijn werk gaat, kun je alvast ontdekken via de online infosessie van 14 januari om 13 - 14.30 uur. Schrijf je zeker in via de module Leren.(opent in nieuw venster)

Voor organisaties met zelfsturende teams werd een afzonderlijke goedkeuringsstroom opgezet. De opleidingsaanvragen die door hun medewerkers worden ingediend, zullen worden goedgekeurd door de goedkeurder vorming in hun team in plaats van de leidinggevende. Deze goedkeuringsstroom wordt alleen opgezet op entiteitsniveau voor entiteiten die bestaan uit zelfsturende teams.

Bij interne opleidingen is de goedkeurder vorming de enige goedkeuringsstap. Voor externe opleidingen is de goedkeurder vorming de eerste goedkeuringsstap, waarna de opleidingsaanvraag bij de vormingsbeheerder terechtkomt voor het aanvullen en opvolgen van financiële gegevens. Na goedkeuring van de vormingsbeheerder, ontvangt de cursist een goedkeuringsbevestiging en mag hij of zij registreren bij de externe aanbieder van de opleiding.

1. Interne dienstaanwijzing = een interne permanente beweging naar een andere functie binnen de eigen entiteit met behoud van statuut en graad, rang, niveau. Dit soort procedure valt niet onder de omzendbrief en kan dus door een HR-verantwoordelijke uitgevoerd worden via een informele selectieprocedure.
2. Bijkomende opdracht of rol = een oproep voor een tijdelijke opdracht, rol of opname in een pool naast de huidige functie¿binnen de eigen entiteit of een andere entiteit van de Vlaamse overheid. Dit soort procedure valt niet onder de omzendbrief en kan dus door een HR-verantwoordelijke uitgevoerd worden via een informele selectieprocedure.
3. Tijdelijke functie = een oproep voor een tijdelijke voltijdse verschuiving naar een andere functie binnen de eigen entiteit of een andere entiteit van de Vlaamse overheid. Dit soort procedure valt niet onder de omzendbrief en kan dus door een HR-verantwoordelijke uitgevoerd worden via een informele selectieprocedure.