Voor wie?
Alle gebruikers van Vlimpers(opent in nieuw venster), van personeelsleden tot personeelsadministratie. De informatie staat gegroepeerd per doelgroep en module zodat je snel de informatie vindt die voor jou relevant is.
Soorten aanpassingen
De vernieuwingen van Vlimpers worden vier keer per jaar uitgevoerd, in maart, juni, september en december. De geplande vernieuwingen worden gebundeld in een ‘release’. Zijn er in tussentijd dringende wettelijke aanpassingen of blokkerende fouten in het systeem? Dan worden die opgelost via een zogenaamde ‘hotfix’.
categorie | verduidelijking | voorbeeld |
blokkerende bug | Een blokkerende bug wordt opgelost via een hotix, of een snelle aanpassing van het systeem. | DMFA kan niet gebeuren, verkeerde view op verlofteller, ... |
wettelijke aanpassingen | aanpassing door een wettelijke wijziging: DMFA, RSZ, VPS, ... | rationalisatie van de verlofstelsels, DMFA-aangifte bij ziekte van ambtenaar na zes maanden |
informatieveiligheid | aanpassing om in orde te zijn met beveiliging van het systeem, GDPR, ... | datastromen, toegangsbeheer, ... |
systeemtechnisch onderhoud | aanpassingen aan het systeem die moeten gebeuren om het systeem operationeel te houden | upgrade Harmony, vernieuwing loonmotor of Talent SaaS, ... |
aansluitingen | aanpassingen aan het systeem om de aansluiting van een nieuwe klantengroep te realiseren | VDAB, nazorg VLM en DVW, ... |
bugs | fouten in het systeem op individueel niveau of bij een groepering van dossiers | uren persoon X of verkeerde loonberkening dossier Y, ... |
optimalisaties | verbeteringen voornamelijk rond processen | Schakel, E-dossier, Signing Hub, ASR, ... |
functionele verbeteringen (HR-TD, DCPA, selfservice) | optimalisaties van functionaliteiten in het systeem om de werking ervan en de dienstverlening te verbeteren | optimalisatie loondossier, fictieve arbeidsrelaties, optimalisatie tellers, naverwerking, schuifbalk selfservice |
andere | vragen voor aanpassingen/herziening van een eerder gestelde vraag | aanpassing module AOP, veld wervingsreden, ... |
Geplande vernieuwingen
De eerstvolgende release vindt plaats op 31 maart 2023.
Vernieuwingen worden altijd uitgebreid getest. De opgesomde vernieuwingen zijn dus onder voorbehoud van positieve testresultaten. Als uit de testen blijkt dat er nog aanpassingen moeten gebeuren, is het mogelijk dat een vernieuwing verhuist naar een volgend releasemoment of een tussentijdse hotfix.
SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN | |
Rekrutering |
|
|
Vernieuwd in 2022
Een overzicht van de vernieuwingen uitgevoerd in 2022:
PERSONEELSADMINISTRATIE | |
Afwezigheden |
|
Voordelen |
|
Loopbaan |
|
Tijdsregistratie |
|
SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN | |
Rekrutering |
|
HRTD | |
Aansluitingen |
|
Afwezigheden |
|
PERSONEELSADMINISTRATIE | |
Schakel |
|
Aansluitingen |
|
Documenten |
|
SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN | |
Rekrutering |
|
VORMINGSBEHEERDERS | |
Leren |
Dit dashboard vind je terug via Beheer > Catalogus > Trainingscatalogus > titel van het leerobject.
|
HRTD | |
Aansluitingen |
|
Schakel |
|
PERSONEELSLEDEN | |
Selfservice | NIEUW: aanvraag van bedrijfsfiets |
HR | |
Arbeidsplaatsbeheer | Je ziet bij het veld ‘functiecode’ de volledige functietitel, in plaats van een verkorte versie. |
PERSONEELSADMINISTRATIE | |
Sociaal secretariaat | Als je in het Vlimpersscherm ‘VO Pensioencommissie’ 1 van de volgende 4 beslissingen registreert, stroomt de beslissing vanaf nu wel correct door in het automatisch uitgestuurd e-mailbericht:
|
Vergoedingen | Personeelsleden met een verlofstatus omwille van detachering kunnen opnieuw een fietsvergoeding aanvragen. |
SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN | |
Rekrutering | Opstart geleidelijke dienstverlening |
LEIDINGGEVENDEN | |
Selfservice Manager |
|
SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN | |
Rekrutering |
|
VORMINGSBEHEERDERS | |
|
Dit dashboard vind je terug via Beheer > Catalogus > Trainingscatalogus > titel van het curriculum. |
PERSONEELSLEDEN | ||
Selfservice |
|
|
| Na deze update stroomt je afwezigheidsaanvraag door bovenaan in je Outlook-agenda, als je het ics-bestand in je bevestigings-e-mail download. In de titel van de gebeurtenis staat automatisch vermeld of het om een hele of halve dag gaat. |
|
Vergoedingen en toelagen | De selfservice krijgt een nieuw moderner jasje:
|
|
LEIDINGGEVENDEN | ||
Module ‘Afwezigheden’ en ‘Vergoedingen en toelagen’ | Aanvragen behandelen doe je vanaf nu in vernieuwde en vereenvoudigde schermen en op elk apparaat. Je maakt gebruik van de nieuwe tegel ‘Fiatteringen nieuwe werklijst’ of het icoon-belletje om naar de werklijst te gaan. |
|
HR | ||
Talent | Nieuwe overzichtspagina voor alle Vlimpers Talent-rapporten
|
|
PERSONEELSADMINISTRATIE | ||
Loonadministratie | Staat het veld ‘bevorderingspremie’ op functiegegevens aangevinkt? Dan wordt er vanaf deze release bij de vaste inkomsten geen bevorderingspremie (looncode 1210) meer aangemaakt bij inactieve arbeidsrelaties. Deze dossiers kwamen voor in de datahygiëne. Het is niet de bedoeling dat er looncodes actief staan op een inactieve arbeidsrelatie. |
|
| Vanaf heden is het document ‘formulier verklaring onthaal’ beschikbaar in Beheer Documenten. |
|
| Bedrijfswagen aangeduid in het scherm ‘VO Mobiliteitsgegevens’? Dan krijg je vanaf deze release een foutmelding als niet alle velden zijn ingevuld. |
|
Loopbaan | In het proces van de anciënniteiten (loopbanen) wordt een maand door een combinatie van afwezigheden soms in verschillende berekeningsbreuken gesplitst. Voor de functionele anciënniteit werd een correctie uitgevoerd zodat deze telling vanaf nu telkens klopt. |
|
Testen bij release | Na deze release geef je de datum waarop je test in via een kalender in het Vo Case-scherm in het tabblad ‘Testen’. |
|
VORMINGSBEHEERDERS | ||
Evaluatieformulier | Vanaf 24 juni zal er een nieuw evaluatieformulier level 1 beschikbaar zijn voor curricula en is specifiek bestemd voor ‘blended’ leertrajecten. Dit evaluatieformulier werd opgezet in samenwerking met verschillende entiteiten en zal ook getest worden. |
|
Trainingstoewijzingen | Je kunt na deze wijziging deadlines van dynamische toewijzingen en de titels van statische en dynamische toewijzingen aanpassen. Dit ook nadat de toewijzing werd aangemaakt en actief is. Opgelet:
|
|
Behoud deadline van training die deel uitmaakt van curriculum na verwijdering | Je kunt na deze release de deadline van voltooide opleidingen, die deel uitmaken van meerdere curricula, behouden wanneer 1 van de curricula wordt verwijderd van het trainingsoverzicht van de cursist. Praktisch voorbeeld: Curriculum A bevat volgende opleidingen:
Curriculum B bevat volgende opleidingen:
Op 10 maart wordt curriculum A aan de cursist toegewezen. Op dat moment is de deadline voor Training A voor de cursist 30 maart. Op 15 maart voltooid de cursist Training A. Op 18 maart wordt curriculum A uit het trainingsoverzicht van de cursist verwijderd. De deadline van Training A blijft op de detailpagina van de cursist op 30 maart staan. Op 20 maart wordt curriculum B toegewezen aan de cursist en de ‘Voortgang behouden’-optie is aangevinkt. De deadline van Training A voor de cursist blijft 30 maart in plaats van 20 maart. De status blijft ook voltooid. Deze wijziging is van toepassing op de volgende statussen: voltooid, equivalent voltooid en vrijgesteld. |
|
Waarschuwingsboodschap bij verwijderen van curriculum | Sta je op het punt om een curriculum te verwijderen? Dan krijg je na deze aanpassing eerst een waarschuwingsboodschap te zien. Je bent verplicht om het verwijderen te bevestigen voordat het curriculum effectief wordt verwijderd. |
|
Nieuwe overzichtspagina voor alle Vlimpers Talent-rapporten
|
|
SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN |
|
Rekrutering |
|
PERSONEELSLEDEN | |
Leren | Als personeelslid kan je nu makkelijk je eigen aanwezigheid op een digitale sessie bevestigen. Hiervoor zal een QR-code beschikbaar zijn, die jouw trainer zal delen tijdens de opleiding. Door deze de scannen met je smartphone, start het proces waarmee jij als cursist kan aangeven dat je aanwezig was. Indien je niet over een smartphone of de nodige technologie beschikt, kan er ook gebruik worden gemaakt van een link. |
HR | |
Arbeidsplaatsbeheer | Aansluiten op de Vlimpersmodule Arbeidsplaatsbeheer wordt een stuk eenvoudiger. Vanaf nu starten we vanuit de gegevens die al geregistreerd staan in Vlimpers, waardoor je minder manueel werk hebt en je dus tijd wint en de foutenmarge verkleint. Je vindt de nieuwe werkwijze stap voor stap en in detail op de webpagina.(opent in nieuw venster) In de maanden mei en juni plannen we een nieuw individueel overleg in met jou. Je ontvangt hiervoor binnenkort een voorstel met een aantal datums. We bekijken op dat moment graag samen je specifieke situatie en maken de planning van je aansluiting concreet. |
PERSONEELSADMINISTRATIE | |
Sociale aangiftes | De historische gegevens en de RSZ-aangiftes voor de aansluiting van Syntra Vlaanderen op Vlimpers zijn ingeladen. De opvolging van de eretekens kan hierdoor correct gebeuren in Vlimpers. |
Fiscale aangiftes | Vanaf 2022 heeft een personeelslid, die een zorgbehoevende 65-plusser ten laste heeft, recht op een vermindering in de bedrijfsvoorheffing van 129 euro per maand. Het gaat over de echtgenoot, ouder, grootouders, overgrootouders en broers of zussen van het personeelslid. Er is een nieuw veld in het scherm ‘gegevens gezinslid’ om ‘zorgbehoevend’ aan te vinken. Ook op het webformulier/personeelsfiche is dit veld hiervoor voorzien. |
Werklijst | Door het ontbreken van routebesturing achter bepaalde rollen kwamen er geen werklijstitems (bv. voor onboarding of financiële verloven) in de ‘WFDEFAULT’, de back-office werklijst, terecht. Er wordt nu een proces gedraaid dat al die werklijstitems traceert en aanbiedt in een dagelijks rapport. Op basis van dat rapport kan elk werklijstitem toewezen worden aan de juiste behandelaar. |
Loonadministratie | Voor personeelsleden die enkel een salariscomplement hebben bij het kabinet, werd het vakantiegeld en de eindejaarstoelage in sommige dossiers foutief berekend. Er werd rekening gehouden met zowel het salariscomplement alsook foutief met de jaarbasis. Om een foutieve herberekening te voorkomen werd in het scherm VO vaste jaarbasis aangeduid dat men geen rekening mag houden met voorgaande salarisschalen. Dit is niet langer nodig. Er zal automatisch een correcte berekening gebeuren. |
Je kunt in de schuldenmodule een aflossingsplan invoeren tot en met het jaar 2050. | |
In de schuldenmodule kun je in het veld ‘reden schuld’ de optie ‘gerechtvaardigde berekening’ niet meer kiezen. | |
De positieve herberekeningen uit het verleden worden vanaf nu steeds integraal met het loon van de huidige prestatiemaand uitbetaald. Er wordt niet langer eerst een saldering gemaakt van de positieve en de negatieve bedragen van herberekeningen uit het verleden alvorens de 10% regel toe te passen. Enkel de negatieve herberekeningen zullen gesaldeerd worden om daarna de 10% regel toe te passen op het nettobedrag van de huidige prestatiemaand. | |
Loopbaan | Vanaf de release is er een nieuw document beschikbaar binnen de toepassing ‘Beheer documenten’, namelijk een besluit wijziging standplaats. |
Instructiepersoneel VDAB die bij de instap in Vlimpers op 1/1/2019 minder dan 3 jaar functionele loopbaan had, krijgt vanaf 3 jaar functionele loopbaan automatisch 90 dagen startkapitaal ziektekrediet. | |
De burgerlijke staat ‘samenlevingscontract’ werd (sinds 12 januari 2021) inactief gezet. Je kunt deze keuze niet meer selecteren. | |
Voordelen | Vanaf nu wordt er bij de invoer van een dienstwagen nagekeken of de CO2 invoer verplicht is of niet:
|
De wijziging van een extra legaal voordeel kan vanaf nu enkel nog ingaan op de eerste dag van de maand. | |
VORMINGSBEHEERDERS | |
Leren | De nieuwe functionaliteit zorgt ervoor dat vormingsbeheerders een QR-code of link kunnen genereren, die kan worden gebruikt door cursisten om hun eigen aanwezigheid op een digitale sessie te registreren. De code wordt door de vormingsbeheerders aan de trainer bezorgd, die deze dan kan projecteren via het scherm. Cursisten kunnen deze code dan scannen via hun smartphone en zo hun aanwezigheid op de digitale sessie bevestigen. Voor medewerkers die niet over de nodige technologie beschikken, zal er ook een link worden voorzien die toegang geeft tot hetzelfde proces. |
De e-mail ‘Sessie gewijzigd’ naar deelnemers bij wijziging trainer of planning van een sessie is verbeterd door het toevoegen van ‘tags’. De tags visualiseren de wijzigingen. De deelnemer ontvangt de e-mail bij wijzigingen, ook na de startdatum van de sessie. Dit was voorheen niet mogelijk. | |
Deadlines van een opleiding, ofwel te volgen via het trainingsoverzicht, ofwel via een curriculum worden op elkaar afgestemd en zijn niet meer verschillend van elkaar. Dit maakt het duidelijk voor de cursist wanneer de opleiding moet worden afgerond. | |
Vanaf nu blijven alle opleidingen, die binnen een curriculum werden voltooid, op voltooid staan binnen dit curriculum. Ook wanneer ze als losstaande opleiding opnieuw worden toegewezen. | |
HRTD | |
Sociale aangiftes | De concordantietabel in Vlimpers werd aangepast zodat de juiste waarde wordt doorgestuurd naar de loonmotor en de RSZ-aangifte voor de combinatie van verlof deeltijdse prestaties met prestaties militair reservekader |
Loonadministratie | Met de komst van de nieuwe loonmotor zal Vlimpers de berekening van de werkgeversbijdrage doen voor de hospitalisatieverzekering (looncode 1810) en die dan doorsturen naar de loonmotor voor de naverwerking. De looncode 1810 moet vanaf dan niet langer manueel toegevoegd worden aan BLP (resultaten van de loonmotor die worden ingeladen in Vlimpers). |
PERSONEELSLEDEN | |
Verloning | Ben je als personeelslid overgeheveld in het kader van de 5de of 6de staatshervorming? Dan ontving je met ingang van 1 oktober 2019 maaltijdcheques met een nominale waarde van 4 euro. Op 17 december 2021 nam de Vlaamse Regering kennis van het arrest waarin de Raad van State deze regeling vernietigt. Hierdoor heb je vanaf dat moment recht op een maaltijdcheque met een nominale waarde van 7 euro. Je ontvangt eind januari voor het voorbije kwartaal (oktober-december 2021) per ontvangen cheque 3 euro extra via je maaltijdchequekaart van Edenred. Wat het verleden betreft (1/10/2019 tot en met 30/09/2021) onderzoekt AgO momenteel op welke manier dit juridisch kan worden opgelost. Hierover wordt later nog gecommuniceerd. |
SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN | |
Rekrutering | Er werden enkele technische problemen in het PV-rapport opgelost, namelijk
|
Vernieuwd in 2021
Een overzicht van de vernieuwingen uitgevoerd in 2021:
PERSONEELSLEDEN | |
Selfservice | Vanaf nu kun je deeltijdse prestaties wegens ziekte aanvragen via de Vlimpers-selfservice. Voorheen registreerde je personeelsadministratie de aanvraag. Je kunt je aanvraag proactief indienen en start de administratieve procedure tijdig op. Alle betrokken partijen worden ook meteen ingelicht over je aanvraag. |
Niet elk personeelslid kent of kan zijn persoonlijk Vlimpers-nummer opgeven als ze telefonisch contact opnemen. Maar dat is opgelost! Vanaf nu zie je op de Vlimpers-startpagina, bovenaan naast je naam, ook je Vlimpers-nummer. Dit is onder andere praktischer voor In2Com, het callcenter dat je doorschakelt naar de juiste dossierbehandelaar van DCPA. Op die manier kunnen ze snel en efficiënt de nodige schermen al openzetten alvorens je je dossierbehandelaar aan de lijn krijgt. | |
De aanmeldprocedure voor de Vlimpers-selfservice verloopt automatisch en sneller doordat een aantal parameters (emplid, VO-id, gebruikersnaam en werk-e-mailadres) vooraf automatisch aangemaakt worden. | |
Vanaf nu kun je in aanloop van je indiensttreding gegevens invullen en bijlagen opladen via Vlimpers-selfservice tot op de moment van aanstelling door DCPA. Na ‘definitief indienen’ bewaar je aanpassingen of extra bijlagen toe via de ‘bewaren’. | |
Evaluatie | Sinds 29 oktober ontvang je als geëvalueerde een e-mail 'Medebeoordelaar toegevoegd aan prestatiebeoordeling' wanneer een administrator een co-planner toevoegt aan de prestatiebeoordeling. |
LEIDINGGEVENDEN | |
Afwezigheden | Personeelsleden vragen vanaf nu deeltijdse prestaties wegens ziekte aan via Vlimpers-selfservice. Gaat het om een gunst? Dan past DCPA dit aan en stuurt de aanvraag naar je door als leidinggevende. Ook de doublure kan dit in de plaats van het personeelslid aanvragen. Meer informatie lees je op de webpagina 'Deeltijdse prestaties wegens ziekte' vanaf 1 januari 2022. |
Evaluatie | Sinds 29 oktober vind je in de titel van de prestatiebeoordelingstaak de vermelding 'co-planner' terug. |
Ook indirecte leidinggevenden kunnen de doelstellingen raadplegen binnen een 1-op-1 gesprek. Voorheen kon enkel de directe leidinggevende de doelstellingen raadplegen binnen een 1-op-1 gesprek. | |
Teamkalender | In de teamkalender, die beschikbaar is voor diegene met een (doublure) managerrol, worden onderstaande twee groepen niet meer standaard opgenomen in het overzicht:
Je gaat echter wel de mogelijkheid hebben om deze alsnog te selecteren in het overzicht via aparte aanvinkvelden. Ook de foutieve weergave als iemand halve dagen werkt met een deeltijds contract wordt aangepast zodat er een halve dag in plaats van een volledige dag wordt aangeduid in het overzicht. |
HR | |
Selfservice | Goed nieuws voor de leidend ambtenaar die voortaan zelf verlof zonder financiële impact in Vlimpers kan aanvragen en meteen goedkeuren. De aanvraag hoeft dus voortaan niet langer via een secretariaatsmedewerker of doublure te verlopen. |
Evaluatie | Het maximum aantal karakters van de opmerkingsvelden in prestatiebeoordelingen is sinds 29 oktober 2021 verhoogd van 10.000 naar 30.000 karakters. |
Je kunt ook efficiënter zoeken naar prestatiebeoordelingen door middel van statusfilters. De statusfilter is ter vervanging van het vinkje 'Voltooide en verlopen taken weergeven'. Ook zal in de beoordelingspagina een nieuwe kolom aangeven wanneer de prestatiebeoordeling het laatst werd gewijzigd. | |
Rapportering
| Om het raadplegen van de opmerkingen van medewerkers in jaarlijkse evaluaties te vereenvoudigen voorzien we een rapport 'Opmerkingen jaarlijkse evaluatie' voor de evaluatoren zodat ze in een oogopslag alle opmerkingen van hun medewerkers kunnen raadplegen. Enkel de jaarlijkse evaluaties van de medewerkers die effectief een opmerking hebben gegeven worden opgenomen in het rapport. Een link naar dit rapport ontvangt de eerste evaluator wanneer de medewerker de evaluatie finaal ondertekent. |
De aanmeldprocedure voor de Vlimpers-selfservice verloopt automatisch en sneller doordat een aantal parameters (emplid, VO-id, gebruikersnaam en werk-e-mailadres) vooraf automatisch aangemaakt worden. Dit heeft ook een impact op de datahygiëne en de rapportering. Je beschikt over een vollediger overzicht van alle gebruikers en werk-e-mailadressen. | |
Instroom jobstudent |
|
Werklijst | De werklijst werd geoptimaliseerd: de kolom 'Team' is opnieuw toegevoegd. |
PERSONEELSADMINISTRATIE | |
Afwezigheden | Het proces rond ‘deeltijdse prestaties wegens ziekte’ wordt aangepast en aangekondigd via de gekende kanalen. |
Arbeidsplaatsbeheer | Vanaf heden wordt bij de vaste inkomsten geen bevorderingspremie (looncode 1210) meer aangemaakt bij inactieve arbeidsrelaties wanneer het veld bevorderingspremie op functiegegevens staat aangevinkt. Deze dossiers kwamen voor in de datahyiëne. Het is niet de bedoeling dat er looncodes actief staan op een inactieve arbeidsrelatie. |
Loonadministratie | Voor personeelsleden die enkel een salariscomplement hebben bij het kabinet, werd het vakantiegeld en de eindejaarstoelage in sommige dossiers foutief berekend. Dit wordt aangepast door bij de vaste jaarbasis aan te duiden dat er geen rekening mag gehouden worden met een vorige salarisschaal. |
Op de zoekpagina van het Individueel Loondossier is er een nieuwe checkbox toegevoegd met als titel 'Enkel de voorbije 3 jaren'. Standaard staat deze aangevinkt. Bij een zoekopdracht krijg je van de gezochte perso(o)n(en) enkel de loondossiers te zien van de afgelopen drie jaar. | |
Loopbaan | In het proces van de anciënniteiten (loopbanen) wordt een maand door een combinatie van afwezigheden soms in verschillende berekeningsbreuken gesplitst. Voor alle anciënniteiten verliep de telling correct met uitzondering voor de functionele anciënniteit. Via een optimalisatie verloopt de telling voor de functionele anciënniteit correct. |
In het Vlimpersscherm 'VO Toewijzen functionele stap' zie je enkel de medewerkers van de Business Unit in kwestie (zoals bij de gewijzigde dossiers) en niet meer iedereen van elke Business Unit. Hierdoor wordt dit scherm overzichtelijker en kunnen er minder fouten gebeuren door per ongeluk andere dossiers te verwerken. | |
SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN | |
Rekrutering | Vanaf nu kun je de optie 'Niet-werknemer' kiezen bij het veld 'dienstverband'. Kies deze optie bij vacatures die openstaan voor personen die niet rechtstreeks meewerken aan de doelstellingen van de organisatie en dus géén effectieve arbeidsplaats innemen, bijvoorbeeld een gedetacheerde leerkracht. Voor deze laureaten stroomt er geen automatische indiensttredingsfiche meer door naar Vlimpers Kern. Je neemt hiervoor contact op met DCPA. Volg de stappen in de Vlimpers-handleiding 'Niet-werknemer aanstellen'. |
Vanaf nu kun je een bedrijfsfilmpje toevoegen aan je vacature op de webpagina 'Werken voor Vlaanderen'. Bezorg je filmpje aan de communicatie-aanspreekpunten van het Dienstencentrum Talent en Welzijn en ontvang een ID-nummer. Vul dat ID-nummer in bij het nieuwe veld 'Bedrijfsfilmpje' in het 1ste tabblad 'Algemeen' (hamburgermenu > rekrutering > vacature-aanvragen en vacatures beheren). | |
Vanaf nu kan je voor de rekrutering van een jobstudent kiezen tussen
|
VORMINGSBEHEERDERS | |
Leren | Als vormingsbeheerder kun je vanaf nu een afbeelding vormgeven in externe toepassingen (bijvoorbeeld Photoshop of Illustrate) en aanmaken als badge die je kunt koppelen aan opleidingen. De instructies worden opgenomen in de handleiding van Vlimpers Leren. De badges worden aan een cursist toegekend, wanneer die een opleiding heeft voltooid waaraan een badge gekoppeld is. |
Er is vanaf nu een nieuw rapport beschikbaar voor het uitlezen van de resultaten in een SCORM 2004 e-learning. Het rapport heeft de naam 'SCORM 2004-diagram over de voortgang van de cursus' en vind je terug bij de standaardrapporten (hamburgermenu > rapporten >standaardrapporten > tab 'Training). | |
Wanneer de verwerking van een rooster vastloopt voor 24 uur, krijg je bij het nakijken van het rooster hierover een melding. Via het pop-upvenster kun je de pagina dan verversen en het rooster opnieuw indienen. | |
Wanneer je een nieuwe versie maakte van materiaal met de optie 'Toevoegen' en dit materiaal ook deel uitmaakte van een curriculum, werd het materiaal verwijderd uit het curriculum. Vanaf nu krijg je de keuze wat er moet gebeuren met dergelijke materialen: moeten deze blijven bestaan als losstaande opleiding op het trainingsoverzicht van een cursist of moet deze verwijderd worden? | |
Vanaf nu is de nieuwe voltooiingslogica voor curricula actief. De datum van voltooiing wordt ingesteld op de voltooiing van de laatste opleiding. Wanneer het een online opleiding betreft, wordt de voltooiingsdatum genomen waarop de online opleiding werd gemarkeerd als voltooid door een cursist. Wanneer het een klassikale opleiding betreft, geldt de datum waarop de sessie effectief eindigde en niet de datum waarop het rooster werd ingediend. | |
Het mailverkeer werd inhoudelijk herbekeken en ook de werking ervan werd verder aangepast. Deze wijzigingen worden opgenomen. Daarnaast werd ook een overzicht gemaakt van de e-mails, met de nieuwe tekst en de triggers. Dit overzicht, genaamd 'AGO-Mailoverzicht Vlimpers Leren' kun je terugvinden in Vlimpers Leren in de opleiding (AGO-Vormingsbeheer module leren) en het documentatiecurriculum voor vormingsbeheerders (AGO-werken met Vlimpers Leren'). |
PERSONEELSADMINISTRATIE |
|
Selfservice | Vanaf september 2021 ondergaat het Vlimpers-contactformulier een technische upgrade. Door de hoge complexiteit is er een doorlooptijd van verschillende maanden voorzien waarin we achtereenvolgens alle omgevingen van het Vlimpers-contactformulier bijwerken en in productie stellen op 30 oktober. |
SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN EN VORMINGSBEHEERDERS | |
Rekrutering | Tot op heden kregen de sollicitanten na hun sollicitatie een informatiescherm. Vanaf 24 november 2021ontvangt de sollicitant een bevestigingsmail na een succesvolle sollicitatie. |
| De benaming ‘tijdelijke functie’ werd vervangen door ‘tijdelijke mobiliteit’ voor voltijdse of tijdelijke functie binnen je eigen of andere entiteit. De werkwijze blijft echter hetzelfde. |
PERSONEELSLEDEN | |
Selfservice | Het scherm VO tellers, bereikbaar via het Overzicht Selfservice > tegel Afwezigheden > Overzichten, verandert. Hier heb je een overzicht van de wijzigingen:
|
Bij aanvraag van alle deeltijdse prestaties via selfservice werknemer, manager, doublure manager en doublure werknemer zal vanaf nu het werkrooster selfservice (waarin je als personeelslid moet aangeven hoe je deeltijds wil werken) verplicht invulbaar zijn. | |
Vergoedingen & toelagen | Vanaf 1 oktober vul je bij de aanvraag van je uitzonderlijk werken via de selfservice het veld ‘Locatie’ verplicht aan. Afhankelijk van je keuze in dit veld zal de aanvraag al dan niet worden meegeteld voor de berekening van de permanente fietsvergoeding. Bij de keuze ‘Standplaats’ zal er een fietsvergoeding worden berekend. Bij de keuze ‘Andere’ wordt de aanvraag niet in aanmerking genomen voor de berekening. |
LEIDINGGEVENDEN | |
Selfservice | Het scherm VO tellers, bereikbaar via het Overzicht Selfservice > tegel Afwezigheden > Overzichten, verandert. De wijzigingen bij de (doublure) manager zijn dezelfde als die voor personeelsleden. |
Bij aanvraag van alle deeltijdse prestaties via selfservice werknemer, manager, doublure manager en doublure werknemer zal vanaf nu het werkrooster selfservice (waarin je als personeelslid moet aangeven hoe je deeltijds wil werken) verplicht invulbaar zijn. | |
HR | |
Selfservice | Het scherm VO tellers, bereikbaar via het Overzicht Selfservice > tegel Afwezigheden > Overzichten, verandert. Hier heb je een overzicht van de wijzigingen:
|
Bij aanvraag van alle deeltijdse prestaties via selfservice werknemer, manager, doublure manager en doublure werknemer zal vanaf nu het werkrooster selfservice (waarin je als personeelslid moet aangeven hoe je deeltijds wil werken) verplicht invulbaar zijn. | |
PERSONEELSADMINISTRATIE | |
Selfservice | Het scherm VO tellers, bereikbaar via het Overzicht Selfservice > tegel Afwezigheden > Overzichten, verandert. Hier heb je een overzicht van de wijzigingen:
Ook achterliggend veranderen enkele schermen:
|
Bij aanvraag van alle deeltijdse prestaties via selfservice werknemer, manager, doublure manager en doublure werknemer zal vanaf nu het werkrooster selfservice (waarin je als personeelslid moet aangeven hoe je deeltijds wil werken) verplicht invulbaar zijn. | |
Vanaf september 2021 zal een technische upgrade aan het contactformulier worden uitgevoerd. Met deze upgrade brengen we het contactformulier tot aan de laatste beschikbare versie. Door de hoge complexiteit is er een doorlooptijd van verschillende maanden voorzien waarin we achtereenvolgens alle omgevingen van het contactformulier zullen bijwerken. Inproductiestelling van de wijzigingen is voorzien op 30/10. | |
Arbeidsplaatsbeheer | Wanneer je in de Functiegegevens een dossier op uit dienst, gepensioneerd, of overleden zet, dan zal het veld <arbeidsplaatsnummer> automatisch leeg gemaakt worden. Het personeelslid wordt dan met andere woorden losgekoppeld van de arbeidsplaats. Het voordeel is dat er geen manuele tussenkomst meer nodig is door het DCPA, en dat je bovendien een controlerapport minder moet opvolgen. |
Onboarding | Bij een aanstelling via onboarding kunnen er niet langer 2 extra legale voordelen actief zijn met een overlappende periode. Het systeem controleert dit automatisch en sluit het oudste extra legale voordeel af wanneer er zich een overlapende periode voordoet. Zo worden er niet teveel maaltijdcheques uitbetaald. |
De keuzelijst bij het veld 'vacature-ID' (tabblad 'VO Specifieke gegevens' in het scherm 'Functiegegevens') verdwijnt. De gegevens in deze lijst zijn foutief. Wanneer het vacaturenummer op de personeelsfiche ingevuld wordt, stroomt dit via onboarding automatisch door naar het veld 'vacature ID'. | |
Vergoedingen & toelagen | De beschikbaarheid boven de 1000 uren, in het kader van de toelage scheepsvaartbegeleider, zal niet meer jaarlijks maar maandelijks uitbetaald worden. |
Verloning | Bij het toevoegen van een contract in de AOP-module worden er automatisch looncodes toegevoegd. Voor AOP-contracten van Plantentuin Meise en Opgroeien Regie werkt deze automatische toevoeging niet correct. De code zal worden aangepast zodat het toevoegen van looncodes voor alle gebruikers van de AOP-module correct loopt. |
Voor de VDAB zijn er twee looncodes die nog niet automatisch worden toegevoegd in de AOP-module:
Deze looncodes zullen ook automatisch toegevoegd worden bij het invoeren van een functie via de AOP-module. | |
Voordelen | Als een personeelslid meerdere tewerkstellingen heeft binnen eenzelfde maand, zal Vlimpers de maaltijdcheques van alle tewerkstellingen optellen en doorsturen naar de loonmotor zodat een correct aantal maaltijdcheques wordt toegekend. |
Je kunt vanaf nu een wijziging van een extra legaal voordeel enkel nog laten ingaan vanaf de 1ste dag van de maand. Wanneer de wijziging plaatsvindt op een ander tijdstip, geeft dit een blokkerende fout. | |
Bij een valse hybride wordt het veld <CO2 uitstoot valse hybride> getoond bij het wijzigen van het veld <Soort hybride wagen>. Indien het geen valse hybride wagen is werd dit veld <CO2 uitstoot valse hybride> foutief getoond. Dit is aangepast in Vlimpers en zal niet meer foutief verschijnen. | |
In het controlescherm van de hospitalisatieverzekering komt een extra kolom in het controlegedeelte 'niet in BLP' waarmee de meest recente uitdiensttredingsdatum van een dossier wordt aangeduid. Op deze manier kunnen de controles voor dossiers die niet in de loonverwerking zaten, gemakkelijker verlopen. | |
VORMINGSBEHEERDERS | |
Leren | Er is een nieuw rapport (Vo - Globaal overzicht gebruik online opleidingen) beschikbaar, dat de totalen van het aantal aangevraagde online opleidingen weergeeft. Je kunt het rapport terugvinden via het hamburgermenu > Rapporten > Rapportage 2.0 > tabblad 'Gedeeld met mij'. Onder online opleidingen verstaan we voor dit rapport: e-learnings, materialen, video's en leertrajecten. De data uit dit rapport zijn gebaseerd op de trainingsstatussen aangevraagd, toegewezen, gestart/in behandeling en voltooid. In dit rapport komen geen persoonsgegevens voor, maar zuiver trainingsinformatie. |
Je krijgt vanaf nu een waarschuwing wanneer je je wilt inschrijven voor een opleiding waaraan voorvereisten zijn verbonden die je nog niet hebt afgerond. Wanneer je op 'Aanvragen' klikt verschijnt de waarschuwing, waarin wordt gevraagd om de voorvereisten te bekijken. Je kunt dit rechtstreeks vanuit de waarschuwing of via de traingingsdetails doen. | |
SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN | |
Rekrutering | Er werd een nieuw datumveld 'Einddatum tewerkstelling (Contract bepaalde duur / jobstudent)' aangemaakt. Dit veld vul je in bij een contract bepaalde duur of bij jobstudenten vóór je het PV-rapport laat goedkeuren en je de vacature afsluit. |
Er werd een nieuw veld 'Voorbehouden voor personen met een handicap of chronische ziekte' aangemaakt. Dit veld vink je aan indien de vacature voorbehouden is voor personen met een handicap of chronische ziekte. Dit veld vervangt bij ‘Type dienstverband' de optie 'Voorbehouden betrekking personen met een handicap'. Op de website 'Werken voor Vlaanderen' kunnen vanaf 5 oktober 2021 de kandidaten vacatures filteren op basis van dit veld. |
HR | |
Profielgegevens | Als HR-verantwoordelijke kun je volledige profielgegevens van personeelsleden binnen je organisatie raadplegen en certificaten van medewerkers registreren en officiële certificaten van medewerkers registreren en verwijderen. |
SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN EN VORMINGSBEHEERDERS | |
Rekrutering | Een vacature voor meerdere locaties vermeldt vanaf vanaf nu elke locatie afzonderlijk via ‘Werken voor Vlaanderen’ > ‘De Werkplek’. Kandidaten ontdekken meteen voor welke locaties ze kunnen solliciteren. |
| De informatie uit de cv van een kandidaat is vanaf nu gekoppeld aan de vacature. Voorheen was de informatie en cv gekoppeld aan de kandidaat waardoor de cv in Vlimpers Rekrutering telkens overschreven werd met nieuwe informatie bij elke sollicitatie. |
PERSONEELSLEDEN | |
Afwezigheden | Combineer je een deeltijdse verlofvorm met een voltijdse verlofvorm, beide met impact op je jaarlijks verlofrecht, dan hoeft de dossierbehandelaar van de personeelsadministratie je verlofteller niet meer manueel aan te passen. Vlimpers berekent vanaf nu ook in dat geval het verlofrecht en het recht op losse dagen onbetaald verlof correct. |
Verricht je voor Defensie regelmatig prestaties als militair van het reservekader om zowel opdrachten uit te voeren alsook de vereiste opleiding en training te volbrengen? Voortaan kun je je afwezigheid bij de Vlaamse overheid registreren via je selfservice in Vlimpers onder de afwezigheidsnaam ‘prest. Militair reservekader’. Deze aanvraag dient goedgekeurd te worden door je leidinggevende. | |
Je kunt vanaf nu je teamkalender niet enkel raadplegen in Vlimpers (via de tegel 'Verlof & werktijd'), maar ook exporteren naar Excel. | |
Leren | Er is een bijkomende link 'Training zoeken' toegevoegd aan het hamburgermenu en de tegel 'Leren', zodat je makkelijker kunt zoeken naar relevante training in de catalogus. |
LEIDINGGEVENDEN | |
Afwezigheden | Bij de Vlaamse overheid werken enkele personeelsleden die voor Defensie regelmatig prestaties verrichten als militairen van het reservekader. Defensie vraagt aan deze `reservisten' op regelmatige basis om zowel opdrachten uit te voeren alsook de vereiste opleiding en training te volbrengen. Deze inzet is nodig om hun competenties te behouden die nodig zijn voor het uitvoeren van hun functie bij 'de operationele reserve'. Het engagement van de betrokken reservemilitair, de ondersteuning van de werkgever en de relatie met Defensie, is van groot belang om verschillende periodes (opleiding, training, ...) succesvol te maken voor de drie partijen. |
Om deze afwezigheid in Vlimpers te kunnen registreren werd een nieuwe code afwezigheid 'VO_AT_RES' opgezet met omschrijving 'prest. militair reservekader'. Deze afwezigheidscode zal worden behandeld door de leidinggevende die ook de andere afwezigheden met financiële impact behandelt. | |
Je kunt vanaf nu je teamkalender niet enkel raadplegen in Vlimpers (via de tegel 'Verlof & werktijd'), maar ook exporteren naar Excel. | |
HR | |
E-dossier | Zoals vermeld in de HR-nieuwsbrief van 18 december 2020 worden de rechten voor toegang tot het e-dossier uitgebreid. Zowel HR-specialisten als het Juridisch Kenniscentrum krijgen vanaf eind juni 2021 toegang.(opent in nieuw venster) |
Arbeidsplaatsbeheer | Via de vernieuwde selfservice kun je als HR-medewerker zelf nieuwe arbeidsplaatsen invoeren en bestaande arbeidsplaatsen wijzigen. Tijdens infosessies eind juni krijg je meer tekst en uitleg. Een opname van de sessie en een vernieuwde handleiding kun je ook terugvinden op de webpagina van de Vlimpersmodule Arbeidsplaaatsbeheer. |
PERSONEELSADMINISTRATIE | |
Afwezigheden | Vlimpers berekent vanaf nu de impact op de feestdagenteller correct wanneer een personeelslid met voltijdse afwezigheid, met impact op jaarlijks verlof en de feestdagenteller, tijdens die periode overgaat van een feestdagenrooster MINVG (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap) naar CONTFD (Continudiensten). |
Door het feestdagenrooster CONTFD te registeren zal Vlimpers een aparte teller aanmaken om de 14 feestdagen (10 wettelijke en 4 decretale) weer te geven. Zie VPS vanaf § 3 Toelichting bij Deel X. De verloven en dienstvrijstellingen - Titel 2. | |
Op basis van de RSZ-instructies (maatregelcodes) moet een contractueel personeelslid dat het werk deeltijds hervat op basis van VPS Deel X. De verloven en dienstvrijstellingen - Titel 2 artikel X22, §4 worden aangegeven met maatregelcode 5: Aangepaste arbeid met loonverlies, met andere woorden wanneer de werknemer effectieve arbeidsprestaties levert waarvoor hij een verminderd loon ontvangt. Dit geeft impact voor contractuele personeelsleden op de rsz-aangifte van: | |
VO_AT_VZD - Verlof ziekte deeltijds (recht) | |
VO_AT_DZG - Verlof ziekte deeltijds (gunst) | |
VO_AT_SCD: Dienstvr. zwangerschap (dlt) | |
VO_AT_VZM: Verlof Wegens Ziekte Dlt Mut Hou hierbij ook rekening van de aangifte ASR. | |
Daarnaast is de combinatie mogelijk van Verlof deeltijdse prestaties voor handicap/chronische ziekte (VO_AT_VDH) met Arbeidsongeval deeltijds: (VO_AT_AD1). | |
Combineert een personeelslid een deeltijdse verlofvorm met een voltijdse verlofvorm, beide met impact op je jaarlijks verlofrecht, dan hoeft je als dossierbehandelaar de verlofteller niet meer manueel aan te passen. Vlimpers berekent vanaf nu ook in dat geval het verlofrecht en het recht op losse dagen onbetaald verlof correct. | |
Arbeidsplaatsbeheer | De selfservice van de Vlimpersmodule Arbeidsplaatsbeheer werd vernieuwd. Vanaf nu kan HR zelf nieuwe arbeidsplaatsen invoeren en bestaande arbeidsplaatsen wijzigen. De koppeling tussen arbeidsplaatsen en personeelsleden blijft uitgevoerd worden door het DCPA. Tijdens een infosessies eind juni krijg je meer tekst en uitleg. Meer informatie en een vernieuwde handleiding kun je terugvinden op de webpagina van de Vlimpersmodule Arbeidsplaaatsbeheer. |
Loopbaan | Het Vlimpersscherm VO Handicap, chronische ziekte (Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Persoonsgegevens) werd aangepast: |
1. De percentages zijn gewijzigd door een wijziging in de wetgeving rond het attest van belastingvermindering: | |
Verdienvermogen verminderd tot 33% of <33% | |
Verdienvermogen verminderd tot 33% of <33% na een periode van primaire ongeschiktheid | |
Volledig gebrek aan zelfredzaamheid door gezondheidstoestand of 9 of >9 punten | |
>66% blijvend gehandicapt of arbeidsongeschikt verklaard | |
2. Het aantal aanvinkveld <Attestering na 6 maand aansluitende ziekte> werd verwijderd. Dit veld werd niet meer gebruikt. | |
Meer invoerinstructies bij dit Vlimpersscherm vind je in de Vlimpershandleiding 'VO Arbeidshandicap, chronische ziekte'. | |
In het Vlimpersscherm 'Functiegegevens' (Personeelsbeheer > Functiegegevens > Functiegegevens) op het tabblad 'Vo Specifieke gegevens' vind je in de blok 'Diverse' het veld <Tweede Evaluator>. Vanaf nu zal hier niet enkel het Vlimpersnummer, maar ook de naam van de 2e evaluator verschijnen. Dit als extra check om toekomstige fouten te vermijden. | |
Bij aanstellingen via de automatische indiensttredingsfiche zul je het veld <Betaalgroep> in het scherm functiegegevens niet meer manueel op 'MON' moeten plaatsen. De betaalgroep zal automatisch op MON worden gezet zodra je op de automatische indiensttredingsfiche de aanstelling uitvoert. | |
Werklijst | De werklijst werd verder geoptimaliseerd. Vanaf nu kun je eenvoudig terugkeren naar je werklijst nadat je een item hebt voltooid via de knop 'alle meldingen bekijken'. |
VORMINGSBEHEERDERS | |
Leren | Er is een bijkomende link 'Training zoeken' toegevoegd aan het hamburgermenu en de tegel 'Leren', zodat je makkelijker kunt zoeken naar relevante training in de catalogus. |
Er zal een overzicht worden gemaakt van jullie suggesties en vragen rond Vlimpers Leren, die zeker nuttig maar voorlopig technisch nog niet realiseerbaar zijn. Op die manier willen we jullie vragen goed op onze radar houden en het ook mogelijk maken om jullie te laten weten wat de laatste stand van zaken is. | |
Het is mogelijk om de score voor een sessie aan te passen voor cursisten die een opleidingssessie hebben voltooid, nadat het rooster werd ingediend. | |
Het is mogelijk om het aanwezigheidsrooster voor een sessie in te dienen voor het einde van de sessie. Dit is mogelijk vanaf de start van de sessie en gebeurt op de vertrouwde manier. | |
Het is nu mogelijk om de aanbieders van een event, en dus toekomstige sessies, aan te passen. Dit geldt echter alleen voor events en niet voor andere opleidingstypes zoals een video, materiaal, e-learning of een curriculum. Het is niet toegestaan om de aanbieder aan te passen van AGO-opleidingen en opleidingen die niet aan jouw entiteit toebehoren. | |
Het is voor leidinggevenden niet meer mogelijk om een opleidingsaanvraag goed te keuren voor sessies, wanneer de registratiedeadline voor die sessie is verlopen. | |
Een vormingsbeheerder kan bepalen of het mogelijk is voor een cursist om een uitzonderingsaanvraag in te dienen indien sessievoorvereisten niet werden voldaan. Een praktisch voorbeeld: Voor de opleiding EHBO bijscholing, is het mogelijk om EHBO Basis in te stellen als voorvereiste. Dit houdt in dat je als cursist eerst EHBO Basis moet hebben afgerond voor je kan starten met EHBO Bijscholing. Als vormingsbeheerder kun je bepalen of je een uitzonderingsaanvraag mag indienen of niet. Dit is een instelling op sessieniveau. | |
Er is een nieuw rapport beschikbaar, waarin het mogelijk is om het gemiddeld aantal opleidingsuren per medewerker te raadplegen. Dit rapport, met de naam 'VO - Gemiddeld aantal opleidingsuren' kun je terugvinden in Vlimpers Leren, via het Hamburgermenu > Rapporten > Rapportage 2.0 > Gedeeld met mij. | |
AFDELING HR-TECHNOLOGIE EN DATA | |
Werklijst | Werklijstitems gegenereerd door verlofaanvragen verschenen vroeger zowel in de component 'Werkitems Evalueren' als in 'Fiatteringen Bewaken'. Om deze items te behandelen kon je echter enkel 'Fiattering Bewaken' gebruiken, wat leidde tot verwarring. Vanaf nu zullen de triggers afgezet worden van de klassieke workflows op vlak van verloven, zodat deze items enkel nog maar verschijnen in 'Fiatteringen Bewaken'. Items omtrent onder andere burgerlijke staat en aanvragen van vergoedingen (alles wat niet met verloven te maken heeft) blijven wel nog steeds beschikbaar in 'Werkitems Evalueren'. |
GEBRUIKERS GENERIEKE INTERFACE | |
Generieke interface | Het privételefoonnummer en privé-emailadres zal om wille van gdpr-redenen vanuit Vlimpers niet meer doorstromen aan de afnemers van de generieke interface signalitiek. |
LEIDINGGEVENDEN | |
Rekrutering | Vanaf 14 juni 2021 In de periode tussen een aanwerving en een indiensttreding kun je via Vlimpers leermateriaal ter beschikking stellen aan een geselecteerde kandidaat, zodat die zich op voorhand al kan inwerken in de nieuwe job. Daarnaast stuurt Vlimpers ook een automatisch herinnering naar een leidinggevende en een peter of meter zodat zij niet uit het oog verliezen om een gesprek in te plannen met de nieuwe collega. Praktische informatie is binnenkort terug te vinden op de webpagina 'Richtlijnen module Rekrutering van Vlimpers'. |
HR | |
Rapportering | De link naar het 'Dashboard Welzijn' werd toegevoegd in de tegel 'Rapportering' op de startpagina van Vlimpers. Vanaf nu kun je dus makkelijk vanuit Vlimpers navigeren naar het dashboard. |
Rekrutering | Vanaf 14 juni 2021 In de periode tussen een aanwerving en een indiensttreding kun je via Vlimpers leermateriaal ter beschikking stellen aan een geselecteerde kandidaat, zodat die zich op voorhand al kan inwerken in de nieuwe job. Je kan desgewenst gebruik maken van de curricula die AgO hiervoor aanmaakte. Daarnaast stuurt Vlimpers ook een automatisch herinnering naar een leidinggevende en een peter of meter zodat zij niet uit het oog verliezen om een gesprek in te plannen met de nieuwe collega. Praktische informatie is binnenkort terug te vinden op de webpagina 'Richtlijnen module Rekrutering van Vlimpers'. |
PERSONEELSADMINISTRATIE | |
Loon | Vanaf nu wordt het vakantiegeld en eindejaarstoelage ook correct berekend voor contractuele personeelsleden met:
Ziekte mag volgens het Vlaams Personeelsstatuut (VPS) geen invloed hebben op de berekening van het vakantiegeld en de eindejaarstoelage van contractuele personeelsleden. |
SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN en VORMINGSBEHEERDERS | |
Rekrutering | Vanaf 14 juni 2021 In de periode tussen een aanwerving en een indiensttreding kun je via Vlimpers leermateriaal ter beschikking stellen aan een geselecteerde kandidaat, zodat die zich op voorhand al kan inwerken in de nieuwe job. Je kan desgewenst gebruik maken van de curricula die AgO hiervoor aanmaakte. Daarnaast stuurt Vlimpers ook een automatisch herinnering naar een leidinggevende en een peter of meter zodat zij niet uit het oog verliezen om een gesprek in te plannen met de nieuwe collega. Praktische informatie is binnenkort terug te vinden op de webpagina 'Richtlijnen module Rekrutering van Vlimpers'. |
PERSONEELSLEDEN | |
Selfservice | Er werd een koppeling gemaakt tussen Vlimpers en de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ) waardoor je bepaalde gegevens, bijvoorbeeld je naam of burgerlijke staat, niet langer zelf moet aanpassen via je selfservice in Vlimpers. Je hoeft ook bepaalde bewijsstukken, bijvoorbeeld een huwelijksakte, niet meer aan te leveren aan je personeelsadministratie. Vlimpers krijgt automatisch de correcte gegevens door van de KSZ. |
Je Vlimpersnummer is vanaf nu terug te vinden in je profiel in Vlimpers. Klik op de startpagina van Vlimpers in de tegel 'Mijn gegevens' op 'Mijn profiel' om je Vlimpersnummer te raadplegen. Binnenkort zal het Vlimpersnummer ook zichtbaar zijn op de startpagina zelf. | |
PLOEG | Vlimpers biedt je vanaf nu sjablonen aan die je helpen om volgende 1-op-1 gesprekken voor te bereiden en te voeren:
Deze functionaliteit is enkel zichtbaar voor departementen en agentschappen die werken met de module PLOEG. Praktische informatie is binnenkort terug te vinden op de webpagina 'Aan de slag met de module PLOEG'. |
Algemeen | De contactgegevens van langdurige afwezige personeelsleden worden vanaf nu, conform machtigingen, ook ter beschikking gesteld aan het Coördinatie- en Crisiscentrum van de Vlaamse overheid (CCVO). In geval van een crisissituatie zal deze doelgroep dus ook de communicatieboodschappen, verstuurd van het CCVO, ontvangen. |
LEIDINGGEVENDEN | |
PLOEG | Vlimpers biedt je vanaf nu sjablonen aan die je helpen om volgende 1-op-1 gesprekken voor te bereiden en te voeren:
Deze functionaliteit is enkel zichtbaar voor departementen en agentschappen die werken met de module PLOEG. Praktische informatie is binnenkort terug te vinden op de webpagina 'Aan de slag met de module PLOEG'. |
HR | |
Loopbaan | Enkel voor Sport Vlaanderen: als je iemand opzoekt in de AOP-module, dan zal voortaan de correcte business unit ("SV" voor mensen die nog steeds voor Sport Vlaanderen werken, en "BLOSO" voor mensen die vanaf de officiële naamswijziging nooit voor Sport Vlaanderen gewerkt hebben) verschijnen, en niet langer standaard de oude naam "BLOSO". |
PLOEG | Vlimpers biedt je vanaf nu sjablonen aan die je helpen om volgende 1-op-1 gesprekken voor te bereiden en te voeren:
Deze functionaliteit is enkel zichtbaar voor departementen en agentschappen die werken met de module PLOEG. Praktische informatie is binnenkort terug te vinden op de webpagina 'Aan de slag met de module PLOEG'. |
PERSONEELSADMINISTRATIE | |
Selfservice | Er werd een koppeling gemaakt tussen Vlimpers en de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ) waardoor personeelsleden bepaalde gegevens, bijvoorbeeld hun naam of burgerlijke staat, niet langer zelf moet aanpassen via hun selfservice in Vlimpers. Je hoeft ook bepaalde bewijsstukken, bijvoorbeeld een huwelijksakte, niet meer bij hen op te vragen. Vlimpers krijgt automatisch de correcte gegevens door van de KSZ. |
In het overzicht van loonstroken in de selfservice voor personeelsleden zal er alleen maar een rij aangemaakt worden als er effectief een loonstrook werd aangemaakt. Er komen vanaf nu dus geen lege rijen meer voor. | |
Verloning | Vanaf nu kun je een dossier met nog openstaande looncodes na de uitdiensttredingsdatum niet langer op 'NVT' zetten. Vroeger kreeg je een waarschuwende foutmelding, nu moet je openstaande looncodes eerst afsluiten voordat je het dossier op 'NVT' kunt zetten. |
Vanaf nu is het mogelijk om ook een voorschot voor verbrekingsvergoeding aan te vragen voor personeelsleden die op de geschillen staan. Dit voorschot zal dan gestort worden aan de 'dienst geschillen'. | |
De aangifte voor de pensioenloopbaan van personeelsleden die overkwamen in het kader van de 6e staatshervorming werd gecorrigeerd. Voor de betrokken personeelsleden werd de correcte loopbaan met de juiste Pensioendienst voor de overheidssector(PDOS)-referentie met betrekking tot hun weddeschaal doorgestuurd. | |
Vanaf nu wordt het vakantiegeld en eindejaarstoelage ook correct berekend voor personeelsleden die recht hadden op een bonus (looncodes 1811). Alle betrokken dossiers zullen vanaf 1 januari 2018 herberekend worden. | |
Bij verschillende tewerkstellingsperiodes binnen eenzelfde maand werden maaltijdcheques soms slechts voor één tewerkstellingsperiode toegekend. Dit wordt aangepast zodat de maaltijdcheques van alle periodes berekend en toegekend worden. | |
In de selfservice zullen de velden 'Reknr electro maaltijdcheques' en 'kaartnr maaltijdcheques', terug te vinden onder contactgegevens > aanvullende gegevens, verdwijnen. Dit omdat maaltijdcheques besteld worden op basis van het rijksregisternummer en de informatie in deze velden niet langer relevant is. | |
Wanneer je een FIN-nummer moet invullen, maar dat is (nog) niet beschikbaar, kun je vanaf nu de dummy waarde 'onbekend' invoeren. Voorheen kon deze waarde slechts 1 keer gebruikt worden, maar ze moet in principe invoerbaar zijn voor elk dossier zonder een begrenzing. Met deze wijziging is dat mogelijk. | |
In het scherm 'VO mobiliteitsgegevens' stond een aanvinkveld 'Valse hybride' dat je kon aanvinken wanneer je hybride-benzine of hybride-diesel als brandstof koos. Dit aanvinkveld werd nu vervangen door een keuzelijst met keuze tussen:
Waarde 3 dient om wagens aan te duiden die wel een accu bevatten, maar waarbij die accu niet krachtig genoeg is om de auto zelfstandig te laten rijden. De accu dient als ondersteuning bij het rijden. Dit soort wagens moet verwerkt worden zoals gewone brandstofwagens en noemt men ook wel ‘mild hybrides’ en/of ‘volwaardige hybrides’. | |
De AOP-module (module voor Aanvullend Occasioneel Personeel, kortlopende contracten) werd op volgende vlakken aangepast:
| |
Vergoedingen en toelagen | Wanneer er bij het afkeuren van een fietsvergoeding een boodschap in het motivatieveld wordt ingevuld, zal het motivatieveld leeg gemaakt worden als het personeelslid de fietsvergoeding aanpast en opnieuw indient. |
Connectieproblemen bij Sharepoint zorgen er niet langer voor dat aanvragen van vergoedingen en toelagen de status ‘Opgeladen’ krijgen in de selfservice zonder dat ze zijn doorgestroomd naar de vaste of incidentele inkomsten. | |
Afwezigheden | Je kunt vanaf nu een correctie invoeren op de teller 'overdracht wegens ziekte' of de 'JVX-teller'. De invoer moet gebeuren op persoonsniveau en in uren. |
In het Vlimpersscherm 'VO Pensioencommissie' werden bijkomende velden toegevoegd en werd de benaming van bestaande velden aangepast naar de definitief van Medex. | |
Wanneer iemand naast zijn gewone loopbaan op een lagere arbeidsrelatie een afgesloten AOP-contract (Aanvullend occasioneel personeel; kortlopend contract bij Sport Vlaanderen) heeft gehad, wordt de kalender nu ook op peroonsniveau opgevuld. | |
Het personeelslid dat niet in continudienst werkt en dat vóór Kerstmis de diensten van de Vlaamse overheid verlaat ingevolge pensionering krijgt volgens het Vlaams Personeelsstatuut (VPS)(opent in nieuw venster) vervangende vakantiedagen gelijk aan het aantal feestdagen die samenvallen met een zaterdag of zondag tijdens het gedeelte van het jaar voorafgaand aan de pensionering. Vanaf 1/1/2021 houdt Vlimpers rekening met je prestaties bij het automatisch toekennen van deze vervangende feestdagen. Had je tijdens de feestdag een voltijdse afwezigheid met impact op je jaarlijks verlof? Dan zal Vlimpers je die bijkomende feestdag niet toekennen. | |
Je kunt vanaf nu de afwezigheid 'tijdelijke werkloosheid wegens medische overmacht' toekennen aan een personeelslid. Er wordt een Vlimpershandleiding met instructies opgemaakt. | |
Loopbaan | Voor niet-werknemers met de wervingsredenen "Minister", "Regeringscommissaris", "Toezichthouder Vlaamse Regering" en "Over. Altern. Opleiding" kun je bij functiegegevens in het tabblad VO Specifieke gegevens de velden bij inschaling (rang, niveau, graad, functionele schaal en salarisschaal) nu aanpassen. Deze velden zijn niet verplicht in te vullen maar zijn aanpasbaar gemaakt voor als er vakantiegeld of een eindejaarspremie moet uitbetaald worden of voor wanneer er opbouw in de functionele schaal nodig is. De instructie worden toegevoegd aan de Vlimpershandleiding. |
Algemeen | De werklijst werd geoptimaliseerd: er zijn meer filters beschikbaar om je werklijst te sorteren (bijvoorbeeld op achternaam of periode). |
De contactgegevens van langdurige afwezige personeelsleden worden vanaf nu, conform machtigingen, ook ter beschikking gesteld aan het Coördinatie- en Crisiscentrum van de Vlaamse overheid (CCVO). In geval van een crisissituatie zal deze doelgroep dus ook de communicatieboodschappen, verstuurd van het CCVO, ontvangen. | |
PLANNERS | |
Planning | Vanaf nu worden meerdere contactpersonen in nood via de interface signalitiek aan de planninstool bezorgd zodat de verantwoordelijken/planners de juiste personen kunnen contacteren in geval een personeelslid in nood is. Het is aan de entiteit in kwestie om te beslissen of ze de gegevens opnemen in de planningstool. |
Vormingsbeheerders | |
Leren | Vanaf maandag 29 maart is de handleiding ‘Toewijzingen en certificaten’ ter beschikking. Daarin kun je raadplegen hoe je een opleiding met certificaat kan aanmaken en opvolgen en hoe je gebruik kunt maken van toewijzingen om nodige bijscholingen onder de aandacht te brengen van de cursist. Daarnaast vind je nu ook een 'stappenplan certificaten' (opent in nieuw venster)in Leren, dat beschrijft hoe je als vormingsbeheerder een opleiding met certificaat aanmaakt, opvolgt en toewijst. |
HR-technologie en Data | |
Toegangsbeheer | Werklijstitems gegenereerd door verlofaanvragen verschenen vroeger zowel in de component 'Werkitems Evalueren' als in 'Fiatteringen Bewaken'. Om deze items te manipuleren (nakijken, controleren, verwijderen, opnieuw toewijzen) mocht je echter enkel de laatstgenoemde component gebruiken. Dit kon leiden tot verwarring. Vanaf nu zullen de triggers afgezet worden van de klassieke workflows op vlak van verloven, zodat deze items enkel nog maar verschijnen in 'Fiatteringen Bewaken'. Het spreekt voor zich dat items omtrent o.a. burgerlijke staat en aanvragen van vergoedingen (dus alles wat niet 'verloven' is) wel nog steeds beschikbaar blijven in 'Werkitems Evalueren'. |
Verloning | Na het beëindigen van het proces 'Vul rapporteringstabellen op' tijdens de naverwerking, zal vanaf nu slechts 1 mail verstuurd worden naar team HR Data. |
PERSONEELSADMINISTRATIE | |
Verloning | Door de koppeling met de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ) (zie Vlimpersrelease 26 maart) zijn bepaalde wervingsredenen gewijzigd naar niet-werknemers. Deze personeelsleden moeten wel een capelo pensioenloopbaan hebben waardoor dat het veld 'notie niet capelo' vanaf nu kan aan of afgevinkt worden voor niet-werknemers. |
Eind september 2020 werd in de selfservice vergoedingen en toelagen een controle ingebouwd op de ingevoerde parameters. Sindsdien wordt voor nieuwe en ingediende aanvragen gecontroleerd of de parameters volledig en correct zijn ingevuld. Als dat niet zo is kan geen nieuwe aanvraag worden ingediend. Dit zorgt voor problemen bij dossiers met foute aanvragen uit het verleden. Daarom passen we de parametercontrole aan, zodat die enkel nog gebeurt voor nieuwe aanvragen. | |
Looncode 1457 (woon-werkverkeer moeilijk bereikbare werkplaatsen) werd aangepast voor gebruik in de selfservice vergoedingen & toelagen. De bestaande parameter 'bedrag' werd vervangen door de parameters 'aantal dagen (max 20)' en 'aantal km (enkele reis)'. Moet je een aanpassing doen in de inkomsten voor een periode in het verleden, dan krijg je nu de parameter(s) te zien die toen werden gebruikt bij de invoer. Dit is algemeen aangepast voor alle looncodes. Wanneer de invoerinstructies voor een looncode vanaf een bepaalde prestatiemaand wijzigen, is het vanaf nu toch nog mogelijk invoer te doen met de ‘oude’ invoermogelijkheden voor een periode die zich situeert voor de aanpassing. | |
SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN | |
Rekrutering | Bij de Interne Oproepen kan de gebruiker de nieuwe filter 'hiring manager' gebruiken. Hiervoor is er ook een kolom aanwezig in de resultatenlijst. |
Op de pagina 'Kandidaten beheren' is het label van de knop 'CV bekijken' gewijzigd naar 'Profiel bekijken'. | |
In aanbiedingsbrieven is de schrijfwijze van de data gewijzigd naar alfanummeriek formaat Bv 12 maart 2021 ipv 12/3/2021. | |
De tekst werd aangepast(opent in nieuw venster) in de mail die naar een sollicitant gestuurd wordt bij een bericht over de planning van een sollicitatiegesprek. Dit bericht wordt verstuurd wannneer je als selectieverantwoordelijke de sollicitant toewijst aan een tijdslot via "Sollicitatiegesprek plannen" en daar kiest voor "Bericht verzenden naar sollicitant." | |
Het sollicitatieformulier "1. Standaard_vacaturesjabloon 6" bevatte foutief de vermelding dat de selectieverantwoordelijke het diploma van de kandidaat zou ophalen in de LED-databank. Die vermelding is verwijderd. Het nieuwe sjabloon is nu: 1. Standaard_vacaturesjabloon 7. | |
VORMINGSVERANTWOORDELIJKEN | |
Leren | Er werd een gratis trainingsprogramma opgesteld om vormingsbeheerders te ondersteunen in het gebruik van Vlimpers Leren en het beheren van opleidingen. Het trainingsprogramma bestaat uit 12 hoofdstukken, die volgens een logische volgorde werden opgesteld. Je kan wel vrij navigeren binnen het curriculum, los van deze volgorde. Op die manier vind je makkelijk je weg in het programma en kan je toch ook altijd de informatie raadplegen wanneer die voor jou relevant is. Hieronder vind je alvast de structuur in grote lijnen terug:
Je kan het trainingsprogramma terugvinden onder de titel `AGO - Werken met Vlimpers Leren'. Je hoeft het programma maar 1 keer aan te vragen, om ermee van start te kunnen gaan. Daarna vind je het steeds terug in je trainingsoverzicht. Bovenstaand trainingsprogramma zal bestaan naast het opleidingscurriculum voor vormingsbeheerders en dient ter ondersteuning van de vormingsbeheerders. Het opleidingscurriculum `AGO - Vormingsbeheer Module Leren' blijft dus ook actief en blijft ook aangeraden voor nieuwe vormingsbeheerders die met Vlimpers Leren zullen starten. Vormingsbeheerders die het opleidingscurriculum hebben afgerond, hoeven dit dus niet opnieuw te volgen en het is ook geen verplichting om het trainingsprogramma `AGO - werken met Vlimpers Leren' aan te vragen. Het verschil tussen beide trainingsprogramma's, bestaat in de structuur en navigatiemogelijkheden. Het ondersteunende trainingsprogramma laat toe om vrij tussen de hoofdstukken te navigeren die je op het moment zelf nodig hebt. Het trainingscurriculum bevat een vaste structuur die verplicht gevolgd moet worden. |
PERSONEELSLEDEN | |
Selfservice | Je kunt vanaf nu in Vlimpers je cv aanmaken of bewerken. Je leidinggevende en HR-verantwoordelijke ontdekken hierdoor je sterktes en je opgebouwde expertise. Deze informatie kan nuttig zijn bij eventuele nieuwe functies of projecten, bij de opstart van leertrajecten, … Indien je entiteit de volledige module 'Talent Loopbaan' gebruikt kun je ook je loopbaanvoorkeuren kwijt. Goed om weten:
|
LEIDINGGEVENDEN | |
Loopbaan | Als leidinggevende kun je in de nieuwe module Loopbaan van Vlimpers:
|
HR | |
Leren | Voor organisaties met zelfsturende teams werd een afzonderlijke goedkeuringsstroom opgezet. De opleidingsaanvragen die door hun medewerkers worden ingediend, zullen worden doorgestuurd door de goedkeurder voring in hun team in plaats van de leidinggevende. Deze goedkeuringsstroom wordt alleen opgezet op entiteitsniveau voor entiteiten die bestaan uit zelfsturende teams. Bij interne opleidingen is de goedkeurder vorming de enige goedkeuringsstap. Voor externe opleidingen is de goedkeurder vorming de eerste goedkeuringsstap, waarna de opleidingsaanvraag bij de vormingsbeheerder terechtkomt voor het aanvullen en opvolgen van financiële gegevens. Na goedkeuring van de vormingsbeheerder, ontvangt de cursist een goedkeuringsbevestiging en mag hij of zij registreren bij de externe aanbieder van de opleiding. |
Loopbaan | In de nieuwe module Loopbaan van Vlimpers kun je als HR-verantwoordelijke:
|
VORMINGSBEHEERDERS | |
Leren | Op de aanwezigheidslijst die je kan downloaden in het rooster van een sessie, staat geen organisatie van de deelnemers vermeld. Daarom werd in rapportering 2.0 in de categorie 'Gedeeld met mij' een bijkomend rapport 'VO - Registratieoverzicht' opgesteld, met gelijkaardige aanwezigheidsgegevens en ook de entiteitsinformatie per deelnemer. |
Tot vandaag werd er alleen een goedkeuringsherinnering verstuurd naar de leidinggevende van een medewerker. Deze werd verstuurd op 2, 7 en 14 dagen na de aanvraag van een teamlid. Om toe te laten dat de medewerker ook zijn of haar opleidingsaanvragen kan opvolgen, om zo een vlotte goedkeuring te krijgen, is nu ook een herinneringsmail opgezet naar de cursist zelf. Deze wordt verstuurd 7 dagen na de opleidingsaanvraag, indien de aanvraag nog niet werd goedgekeurd. | |
Tot vandaag werd geen mail verzonden naar de interne docent wanneer de planningsgegevens van een sessie werden aangepast. Nu is deze mail wel standaard opgezet binnen Leren, zodat ook de interne docent een melding krijgt van de wijzigingen voor een sessie. Deze mail wordt verstuurd wanneer de locatie, datum, tijdstip of interne docent van een sessie wordt aangepast. | |
Het veld 'Praktische informatie' van een opleiding, stroomde niet altijd goed door via mail naar de cursisten die gebruikmaken van Google Calendar. Daarom werd de configuratie van de mail aangepast en ziet deze er nu lichtjes anders uit. De mail is nu ook een opleidingsverzoek, dat de cursist in zijn of haar agenda kan opnemen door het te aanvaarden. Let op: het aanvaarden of weigeren van deze uitnodiging, heeft geen invloed op de registratie van de cursist. Indien de uitnodiging wordt geweigerd, komt de opleiding louter niet in de agenda van de cursist maar is die wel nog altijd geregistreerd voor de opleiding. Indien de cursist de opleiding in de Module Leren annuleert, zal hij ook zelf de uitnodiging uit de agenda moeten verwijderen. | |
Vanaf nu is het mogelijk om via de Module Leren ook certificaten te beheren. Er wordt een stappenplan voorzien voor vormingsbeheerders die hiermee aan de slag zullen gaan. Dit wordt toegevoegd aan de handleiding voor vormingsbeheerders en zal ook raadpleegbaar zijn in het opleidingscurriculum voor vormingsbeheerders, dat beschikbaar is vanaf eind januari voor alle vormingsbeheerders binnen de Vlaamse Overheid. Het beheren van certificaten wordt ondersteund aan de hand van aangepaste rapportering, dynamische toewijzingen en de nieuwe velden 'Certificaat', 'Certificaat filter' en 'Geldigheid certificaat'. EHBO certificaten die via GDPB beheerd worden zullen nog niet beschikbaar zijn via deze werkwijze (huidige dienstverlening blijft ongewijzigd), maar er wordt nagegaan of deze ook kunnen toegevoegd worden op een later tijdstip. Hoe dit vanaf 2021 in zijn werk gaat, kun je alvast ontdekken via de online infosessie van 14 januari om 13 - 14.30 uur. Schrijf je zeker in via de module Leren.(opent in nieuw venster) | |
Voor organisaties met zelfsturende teams werd een afzonderlijke goedkeuringsstroom opgezet. De opleidingsaanvragen die door hun medewerkers worden ingediend, zullen worden goedgekeurd door de goedkeurder vorming in hun team in plaats van de leidinggevende. Deze goedkeuringsstroom wordt alleen opgezet op entiteitsniveau voor entiteiten die bestaan uit zelfsturende teams. Bij interne opleidingen is de goedkeurder vorming de enige goedkeuringsstap. Voor externe opleidingen is de goedkeurder vorming de eerste goedkeuringsstap, waarna de opleidingsaanvraag bij de vormingsbeheerder terechtkomt voor het aanvullen en opvolgen van financiële gegevens. Na goedkeuring van de vormingsbeheerder, ontvangt de cursist een goedkeuringsbevestiging en mag hij of zij registreren bij de externe aanbieder van de opleiding. | |
SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN | |
Rekrutering | De website RADAR, voor oproepen voor tijdelijke mobiliteit binnen de Vlaamse overheid, verdwijnt op 1 januari 2021. De website is verouderd en technisch niet meer ondersteund. Ze maakt vanaf dat moment een doorstart in de module Rekrutering met extra bijkomende rapportering en AgO-ondersteuning bij technische problemen. Bij het opmaken van nieuwe vacatures zullen er 3 nieuwe keuzes zijn bij het veld “type dienstverband”. De drie opties met hun definitie zijn:
|
Er is een nieuw rapport beschikbaar in Vlimpers, voor de selectieverantwoordelijken die de managementjobs (boven niveau A2) opnemen. Dit rapport 'cv-screening managementjobs' toont per vacature alle cv’s van kandidaten die voor deze managementjobs gesolliciteerd hebben. |
Contact
Meer informatie of een vraag?
- Is je departement of agentschap klant van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA)?(opent in nieuw venster) Contacteer het DCPA.
- Ben je geen klant van het DCPA? Contacteer je personeelsdienst.
Suggesties?
Heb je aanvullingen of een opmerking over deze webpagina? Meld je suggestie(s).(opent in nieuw venster)
Blijf op de hoogte
Elke twee weken vind je op vrijdag de nieuwsbrief van Vlaanderen Intern in je mailbox.