Omgaan met (strikt) vertrouwelijke informatie
Elke dag verwerk je informatie: je stuurt mails, deelt documenten, bespreekt dossiers. Veel van die informatie is gevoelig. Wie er toegang toe heeft en hoe het wordt gedeeld, is niet altijd vanzelfsprekend. En toch maakt elke medewerker daar dagelijks keuzes over.
Digitaal Vlaanderen hanteert daarom een beleid voor informatieclassificatie: een systeem van klasses dat aangeeft hoe je informatie behandelt, deelt en bewaart. Zo zorgen we er samen voor dat gevoelige informatie terechtkomt bij wie er recht op heeft — en niet bij wie er geen recht op heeft. Correct omgaan met vertrouwelijke informatie is een gedeelde verantwoordelijkheid.
Herkenbaar aan de klasse en kleurencode
Er zijn zes mogelijkheden:
Persoonlijk
Dit is persoonlijke, niet-werkgerelateerde informatie die geen betrekking heeft op de dienstverlening van de Vlaamse overheid of haar partners.
Gebruik dit label voor persoonlijke bestanden die niets met je werk te maken hebben — zoals een boodschappenlijst of een persoonlijke notitie. Bestanden met dit label worden niet opgepikt door Copilot. Ze blijven privé, ook binnen Microsoft 365.
Klasse 1: Publiek
Voor deze informatie gelden geen beperkingen. Iedereen mag de informatie gebruiken en verspreiden.
Persoonsgegevens horen in principe niet thuis in Klasse 1. Uitzondering: professionele contactgegevens van ambtenaren die publiek beschikbaar zijn — zoals een naam en e-mailadres op een overheidswebsite — kunnen bij uitzondering Klasse 1 krijgen.
Klasse 2: Standaard
Deze informatie is niet vertrouwelijk, maar mag alleen onder bepaalde voorwaarden verspreid worden. Dit is het standaardlabel: de meeste werkdocumenten vallen hieronder.
Denk aan interne nota’s, vergaderverslagen of beleidsvoorbereidende documenten. Deel ze alleen met wie ze nodig heeft voor zijn of haar taak.
Persoonsgegevens: documenten met gewone persoonsgegevens krijgen minimaal Klasse 2. Zorg dat je ze niet zomaar extern deelt. Gedragsdata, financiële persoonsgegevens, identificatienummer van het Rijksregister of de Sociale Zekerheid, en bijzondere categorieën persoonsgegevens horen hier niet thuis — die vereisen een hogere klasse.
Klasse 3: Vertrouwelijk
Deze informatie is vertrouwelijk en wordt alleen gedeeld met taakhouders en partners van de Vlaamse overheid in het kader van hun opdracht.
Denk aan interne adviezen, gevoelige dossiers of informatie over lopende procedures.
Persoonsgegevens: gewone persoonsgegevens krijgen bij voorkeur Klasse 3. Bijzondere categorieën persoonsgegevens — zoals gezondheidsinfo, etnische afkomst, geloofsovertuiging of seksuele gerichtheid — horen hier niet thuis. Die vereisen minimaal Klasse 4.
Klasse 4: Strikt vertrouwelijk
Deze informatie is strikt vertrouwelijk en wordt alleen gedeeld met wie de informatie nodig heeft om een specifieke taak uit te voeren.
Bijzondere categorieën persoonsgegevens moeten minimaal deze classificatie krijgen. Denk ook aan informatie over specifieke personen in gevoelige situaties, juridische dossiers of medische gegevens.
Copilot gebruikt bestanden met dit label niet bij het beantwoorden van vragen of het maken van samenvattingen. Zo voorkom je dat gevoelige informatie onbedoeld opduikt bij collega’s.
Klasse 5: Geheim
Alle informatie waarvan de openbaarmaking een kritiek risico vormt voor de veiligheid, de belangen of de werking van de Vlaamse overheid, krijgt deze classificatie.
Geheime informatie hoort niet thuis op SharePoint, Teams of OneDrive. Gebruik hiervoor alleen de systemen die daarvoor officieel zijn goedgekeurd. Twijfel je? Neem contact op met je informatieveiligheidsverantwoordelijke, (C)ISO of ISO Office.
Hoe worden de klassen bepaald?
De klassen worden bepaald door wie bevoegd is voor de informatie — aan de bron, op basis van de gevoeligheid van de informatie. Dat gebeurt niet op gevoel, maar op basis van vastgelegde criteria. Een selectietool helpt daarbij.
Wat als de informatie niet gelabeld is? Gebruik deze tips!
Gebruik je gezond verstand. Niet alle informatie draagt een label — denk aan mondelinge gesprekken, een scherm waarop vertrouwelijke info zichtbaar is, of een uitgeprinte nota.
- Print vertrouwelijke informatie enkel af als het echt nodig is
- Bespreek vertrouwelijke informatie in een veilige omgeving
- Zorg dat je scherm niet zichtbaar is voor anderen — in de trein, in een coffeeshop, op een publieke plek
- Even weg? Vergrendel je scherm
- Deel vertrouwelijke informatie nooit zonder toestemming, ook niet intern
Bekijk de video’s over Informatieclassificatie
Lange video
Korte video
Download de affiche over informatieclassificatie
Gebruik de affiche om je team te sensibiliseren.
Eigenaarschap & gebruik
Toegestaan gebruik
Voor interne communicatie binnen VO & lokale besturen.
Verboden gebruik
Geen gebruik naar burgers of externe doelgroepen.
Branding & afzender
Digitaal Vlaanderen blijft afzender.
Deel je ervaring
Heb je een interessante case?
Stuur je ervaring naar marcom.digitaal@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).