Naast Team Taal is er ook een stuurgroep en een werkgroep die zich bezighouden met het thema taal. ‘Die structuren zorgen ervoor dat taal een plek krijgt in een organisatie, en dat het thema echt leeft. In de werkgroep zitten een twintigtal collega’s uit verschillende stadsdiensten die interesse hebben in taal. We komen een drietal keer per jaar samen. Mensen kunnen dan problemen of uitdagingen uit hun dienst delen, waarna collega’s oplossingen aandragen. Zo doen ze ideeën op en leren ze van elkaar. Voor mij en mijn collega Christa is de werkgroep een klankbord, een manier om de vinger aan de pols te houden in de organisatie. Door te luisteren naar de collega’s komen we te weten of we goed bezig zijn, en of er behoefte is aan bepaalde tools of andere vormen van ondersteuning.’

De stuurgroep heeft een meer beleidsmatige functie. ‘In de stuurgroep zitten beleidsmedewerkers die werken rond bepaalde thema’s, bijvoorbeeld toegankelijkheid en armoede. We komen twee keer per jaar samen om te kijken waar we mee bezig zijn. Dan kijken we of er projecten zijn waar we elkaar kunnen aanvullen. Op die manier leggen we links tussen taal en andere beleidsthema’s.’

In 2022 ontwikkelde Team Taal samen met de stuurgroep en de werkgroep een taalbeleidsplan. Daarin staan de algemene principes en afspraken van het Oostendse taalbeleid. Het taalbeleidsplan werd officieel goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen. Op die manier werd het belang van het thema taal formeel erkend.

Vervolgens was het zaak om iedereen mee te krijgen in het Heerlijk Helderverhaal. Vorming speelt daarbij een belangrijke rol. ‘In onze organisatie hebben we de ‘Oostende Academie’, waar collega’s korte workshops van een uur geven over hun expertise. Een van de workshops die we aanbieden, is helder communiceren. We geven daarbij 5 tips om helder te schrijven en 5 tips om helder te spreken. Het zijn heel praktische tips waar je meteen mee aan de slag kunt gaan, in welke dienst je ook werkt. De workshops hebben veel succes, zowel bij nieuwe collega’s als bij ervaren collega’s, die hun kennis willen opfrissen.’

Naast de workshops organiseert Team Taal ook andere acties om draagvlak te creëren voor heldere communicatie. ‘We organiseren bijvoorbeeld de ‘kleinste taalquiz’. Mensen die zich daarop abonneren, krijgen om de twee weken een taalvraagje in hun mailbox, bijvoorbeeld een vraag over spelling of een moeilijke zin die ze moeten herschrijven. Op die manier krijgen ze op regelmatige basis een kleine prikkel en wordt het thema taal warm gehouden.’

De inspiratie voor de quiz komt vaak vanuit de werkgroep Taal. ‘Collega’s melden soms taalkwesties waar ze mee worstelen of woorden die altijd verkeerd gespeld worden. Zulke zaken verwerken we dan in de quiz. Het is een kleine moeite waarmee we toch een grote groep bereiken.’

De workshops en de andere acties helpen ook om Team Taal intern bekend te maken. ‘We zijn een heel grote organisatie. We hebben ongeveer 1600 medewerkers, die werken in diverse stadsdiensten, verspreid over verschillende gebouwen. Het is dus heel belangrijk dat de mensen de weg naar Team Taal vinden, dat ze weten wie we zijn en waarvoor ze bij ons terechtkunnen. De drempel mag ook niet te groot zijn. Het vraagt een bepaalde kwetsbaarheid om een tekst te laten nalezen. Als mensen weten wie je bent, als ze je gezicht kennen, zijn ze veel sneller geneigd om een vraag stellen. Naarmate onze naamsbekendheid toeneemt, zien we dat ons succes groeit. Als we bijvoorbeeld voor een dienst een aantal brieven hebben herschreven, zien we dat mensen veel sneller de weg vinden naar ons, ook voor kleinere vragen.’

Wederzijds vertrouwen is cruciaal, zegt Yolanda. ‘We nemen nooit beslissingen zonder overleg. Als iemand ons advies vraagt over een tekst, bekijken we die samen en zoeken we gezamenlijk naar oplossingen. We bieden niet zomaar een kant-en-klare oplossing aan, maar werken altijd samen met de dienst. We leggen ook uit waarom we bepaalde keuzes maken, zodat mensen die aanpak later zelf kunnen toepassen in hun communicatie.’

Of ze nog een gouden tip heeft voor andere organisaties? ‘Mijn tip zou zijn: plant zaadjes. Als iedereen al eens gehoord heeft van Heerlijk Helder, ben je meteen een stuk verder. In de ideale situatie staan mensen er ook achter en passen ze het toe in de praktijk. Als mensen een brief of e-mail schrijven of bellen met een burger, zouden ze automatisch moeten denken: ‘Het moet heerlijk helder zijn’. Maar je kunt niet verwachten dat iedereen dat van de ene dag op de andere zomaar doet. Dat heeft tijd nodig om te rijpen.’

Blijvende aandacht voor heldere communicatie is dan ook een must volgens Yolanda. ‘Het is eigenlijk een neverending story. Er is altijd ruimte voor verbetering. Het is niet iets dat ooit af zal zijn. Maar het is ook wel leuk om te doen, omdat het een verhaal is waar je samen met al je collega’s aan werkt.’

• Lees hoe je net als Oostende een Geletterde Gemeente kunt worden op de website van Ligo(opent in nieuw venster).
• Lees het taalbeleidsplan van Stad Oostende(opent in nieuw venster).

Je kunt Yolanda Couvreur en haar collega Christa Minne bereiken via taal@oostende.be(opent in uw e-mail applicatie).