Pieter Lenaerts: "Op koers naar 2025"

De oproepen van Gemeente zonder gemeentehuis brachten nagenoeg 4 op de 5 lokale besturen op de been, onder het motto ‘digitaal, dicht bij de burger en samen’. Hoe hebben jullie daarop aangestuurd?

We wilden in de eerste plaats de lokale besturen helpen om vernieuwend na te denken over digitale dienstverlening. We hebben ze getriggerd door de templates die ze bij de subsidieaanvraag moesten invullen heel sterk te richten op de ervaring van de burger. Die centrale positie van de burger bereik je niet door te starten vanuit technologie maar wel vanuit gebruikersonderzoek, procesoptimalisaties, impactanalyses en oplossingen voor minder digitaal vaardige burgers. Die aanpak was voor sommige initiatiefnemers even wennen, maar ze is zeker blijven hangen.

Tegelijk hebben we initiatieven opgezet om steden en gemeenten samen te brengen maar gaandeweg namen steeds meer lokale besturen het voortouw. De drijvende kracht van een aantal intercommunales daarbij valt op. In West-Vlaanderen bijvoorbeeld, werken meer dan 90 % van alle steden en gemeenten minstens 1 GzG-project uit, mede dankzij de sterke impuls van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden.

Wanneer kunnen we effectieve resultaten verwachten?

De eerste realisatie is ondertussen een feit! In Gent krijgen rechthebbenden automatisch de UiTPAS toegekend aan het kansentarief, zonder daarvoor zelf stappen te moeten ondernemen. En we verwachten binnenkort nog concrete implementaties. Het is wel zo dat de resultaten gespreid zullen binnenkomen tot uiterlijk eind 2025, door de fasering van de oproepen en de diverse omvang van de projecten.

Ook een aantal vroege starters, vooral innovatieve concepten uit oproep 1, zitten in de eindfase. Het gaat bijvoorbeeld om vooronderzoeken, procesanalyses of gebruikersbevragingen. Die conceptstudies leveren niet onmiddellijk een tastbaar resultaat op voor de burger maar zijn erg waardevol als voortraject voor een implementatieproject. Een aantal van de meest recent goedgekeurde projecten baseren zich op een dergelijk voortraject en kunnen daardoor een vlotte doorstart maken. Binnen de krappe timing van de 7 oproepen zijn we daarmee geslaagd in onze opzet.

De lokale besturen konden rekenen op ruime begeleiding bij de opmaak van hun subsidieaanvraag. Blijft die ondersteuning lopen tijdens de implementatiefase?

Jawel, via periodieke opvolggesprekken willen we de cadans aanhouden en snel inspelen op ontwikkelingen in de projecten. Het programmateam van Gemeente zonder gemeentehuis blijft zo ieder project begeleiden tot de finale afwerking. Daarnaast komen we begin 2023 met een aantal extra ondersteunende initiatieven zoals intervisie. Dit is een investering die de ‘return’ van de toegekende subsidies alleen maar zal versterken.

Voor wie is die intervisie bedoeld?

Het gaat hoofdzakelijk om die projecten die vertrekken van een gelijksoortige opzet, al is dat dan vanuit diverse contexten en invalshoeken. Door de uitwisseling van ervaring en expertise kunnen de deelnemers veel sneller oplossingen vinden voor specifieke vragen waar wellicht meerdere projecten mee geconfronteerd worden. De start hiervan is gepland begin 2023. We stellen de intervisies ook beperkt open voor andere geïnteresseerde lokale besturen.

Kennisdeling is een belangrijk leidmotief binnen Gemeente zonder gemeentehuis. Hoe kunnen geïnteresseerde besturen gebruik maken van de kennis die opgebouwd wordt binnen de projecten?

Alle templates, ontwerpen, mock-ups, rapporten van afgewerkte projecten worden op de website van Gemeente zonder gemeentehuis gepubliceerd. In de loop van 2023 wordt die kennis ook gedeeld via de Vloca-kennishub. Daarnaast zullen de initiatiefnemers de resultaten van hun projecten voorstellen via regionale netwerken, studiedagen, koepelorganisaties, opleidingen etc.

Er staat ook een kennisdelingsevent in de steigers? Wanneer komt dat eraan?

Absoluut. Ons event in het voorjaar van 2023 geeft projectleiders en managementleden die de lokale dienstverlening vormgeven de kans om in interactie te gaan over goede praktijken, succesfactoren, geleerde lessen, aanpakken die werken (of niet). Ook willen we de integratie van Vlaamse bouwstenen tastbaar maken aan de hand van een paar concrete cases. Een digitaliseringsproject bevat zoveel componenten dat het voor niet-ICT’ers niet altijd helder hoe die in elkaar schuiven tot een afgewerkt geheel.

Volg zeker de GzG-nieuwsbrief voor meer info en inschrijvingen.

Voor sommige lokale besturen kwam een deelname aan Gemeente zonder gemeentehuis net te vroeg. Kunnen die nog op de trein springen?

Aansluiten bij bestaande projecten als initiatiefnemer kan niet meer. Sommige projecten stellen wel hun klankbordgroepen open voor bijkomende besturen. Stel hen dus zeker de vraag als je bijzondere interesse hebt voor een bepaald project.

Een laatste sleutelwoord van het Vlaamse digitaliseringsbeleid is ‘hergebruik’. Heel wat GzG-projecten zullen leiden tot uitbreidingen van bestaande bouwstenen of de creatie van nieuwe bouwstenen. Geoptimaliseerde processen worden dan weer ter beschikking gesteld via het open proceshuis. Met die elementen kunnen nieuwe projecten van bij de start een serieuze voorsprong nemen.

Tot slot is er ook het nieuwe initiatief Lokaal Digitaal dat lokale besturen en hun ICT-partnerorganisaties zal bijstaan door oplossingen makkelijker bruikbaar te maken voor een ruimere waaier aan geïnteresseerden. Dat is een vraaggestuurd aanbod dat vandaag verder uitgebouwd wordt.

Dankzij Gemeente zonder gemeentehuis hebben de lokale besturen de wind in de rug voor een verdere digitalisering van hun dienstverlening. Het is hun verdienste dat ze massaal de demarrage ingezet hebben naar nog meer samenwerking, kennisdeling en schaalvoordelen met focus op de burger. Ik kijk in elk geval vol verwachting en vertrouwen naar de toekomst, meer dan ooit digitaal en 24/7, met verwelkomende gemeentehuizen wanneer de burger daarvoor kiest.