Graduaats- of bachelor diploma
Contractueel onbepaalde duur
Voltijds

Functieomschrijving

Je belangrijkste taak bestaat uit het voorbereiden en het organiseren van de SID-ins (studie- en informatie-dagen). Je takenpakket bestaat hier voornamelijk uit:

• Het verzamelen, invoeren en verwerken van specifieke informatie ter voorbereiding van het event (samenstellen kalender, bezoeken van de zalen, inschrijvingsmodule voorbereiden, website updaten,…)

• Opmaken van de grondplannen en de bezoekersplannen,

• Relatiebeheer met interne en externe partners,

• Opvragen van offertes o.a. voor zalen en catering en budgettaire opvolging (raming, vast-legging, facturen en onkostennota’s afhandelen),

• Toezicht tijdens de opbouw, het evenement zelf en de afbraak,

• Aankleding van de stand,

• Opstarten en afsluiten van de beurs,

• Onthaal en beantwoorden van vragen op de stand,

• Administratieve ondersteuning en opvolging (brieven aanmaken, mailbox opvolgen, bro-chures beheren, event promoten op sociale media,…)

Daarnaast bied je ondersteuning voor verschillende evenementen en studiedagen die door het Beleidsdo-mein Onderwijs en Vorming georganiseerd worden. Je hebt een intakegesprek met de interne klant waar je peilt naar de verwachtingen. Op basis hiervan maak je een planning op.

Deze ondersteuning bestaat onder meer uit:

• Aanmaken van een inschrijvingsmodule en/of badges en dit met behulp van een bestaande webtoepassing,

• Het online zetten van de inschrijvingsmodule op
www.ond.vlaanderen.be/inschrijven
• Aanmaken en rapporteren van evaluaties via SurveyMonkey

• Budgettaire opvolging, o.a. opvragen van offertes, afhandeling van facturen

• Prospecteren van nieuwe locaties met aandacht voor de behoeften die voor verschillende evenementen vereist zijn.

Profiel

Je hebt een bachelordiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid.

Een diploma event-, communicatie- of officemanagement strekt tot aanbeveling maar is zeker geen noodzakelijke voorwaarde.

De volledige lijst vind je hier:
https://overheid.vlaanderen.be/Bijlage02.

Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het ver-eiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen:
http://www.ond.vlaanderen.be/naric
Heb je je diploma behaald in een andere taal dan het Nederlands, dan moet je een taaltest afleggen bij Selor.

Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring.

Technische competenties

• Je durft out-of-the-box denken, bent creatief en hebt talent om van elk evenement een unieke gebeurtenis te maken,

• Je hebt ervaring in de organisatie van evenementen, beurzen en/of studiedagen. Je treedt proactief op en denkt probleemoplossend,

• Werken met online tools schrikt je niet af (inschrijvingsmodule, SurveyMoneky, sociale media,….),

• Je bent communicatief, polyvalent en flexibel. In het weekend werken schrikt je niet af.

• Kennis van de wet op de overheidsopdrachten is vereist (je bent eventueel bereid deze kennis snel te verwerven).

• Je bent een teamplayer, maar zelfstandig werken en de leiding nemen vormen geen probleem voor je.

• Je bent goed vertrouwd met de door het departement gebruikte programma’s en softwarepakketten (Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint…..)

Diploma's

  • Academisch (gerichte) bachelor (ABA)
  • Professioneel (gerichte) bachelor (PBA)

Aanbod

Wij bieden je een boeiende baan aan met ruime opleiding- en ontplooiingskansen. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstver-lening nastreeft.

- Je krijgt een contract van onbepaalde duur.

- Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.

- Het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming is gehuisvest op wandelafstand van het Noordstation te Brussel, is uitgerust met moderne kantoorapparatuur en beschikt over een eigen personeelsrestaurant. Het gebouw is toegankelijk voor rolstoelgebruikers.

- Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.

- Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Er is ruime mogelijkheid tot telewerk.

- Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever.

- Je aanvangssalaris bedraagt € 2.610,59 bruto per maand (met 3 jaar relevante werkervaring).

Plaats tewerkstelling

Adres
Koning Albert II-laan 15 1210 SINT-JOOST-TEN-NODE

Waar en hoe solliciteren?

Contactpersoon
Melissa Lievens
Via formulier

Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 2 december 2018 ‘s avonds (23u59‘).

Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma, via mail naar sollicitaties.departement@ond.vlaanderen.be.
Vermeld in het onderwerp van je mail het vacaturenummer.

Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als:
- je het sollicitatieformulier gebruikt
- je een kopie van het vereiste diploma toevoegt
- je je kandidatuur uiterlijk op 2 december 2018 ‘s avonds (23u59’) naar ons mailt (de datum van verzending mail geldt hiervoor als bewijs).

Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het divers Vlaanderen van morgen!

Altijd als eerste op de hoogte van de nieuwste vacatures?

Schrijf je in op de nieuwsbrief en ontvang de nieuwste vacatures wekelijks in je mailbox.

Hou me op de hoogte