Uitwisseling van schoolloopbaangegevens tussen het Ministerie van Onderwijs en Vorming en de politie
Het Ministerie van Onderwijs en Vorming deelt op vraag de schoolloopbaangegevens in Vlaamse onderwijsinstellingen van specifieke leerlingen, studenten en cursisten met de geïntegreerde politie (lokale en federale politie). Sinds 2026 bestaat daarvoor een veilige digitale toepassing.
Voor wie?
Politiezones van de geïntegreerde politie die in het kader van hun opdracht over de schoolloopbaangegevens van leerlingen, studenten en cursisten moeten beschikken.
Wat houdt de gegevensuitwisseling in?
Het Ministerie van Onderwijs en Vorming deelt schoolloopbaangegevens in Vlaamse onderwijsinstellingen van specifieke leerlingen, studenten en cursisten met de geïntegreerde politie:
- Via de digitale toepassing MAGDA Online
- Via e-mail met versleuteld bestand wanneer de noodzakelijke gegevens niet beschikbaar zijn via MAGDA Online
De politiezones waarmee het Ministerie van Onderwijs en Vorming een protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens heeft afgesloten kun je raadplegen op Documenten gegevensbescherming.
Het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI) beheert de gegevens voor het leerplichtonderwijs; het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS) beheert de gegevens voor het hoger en volwassenenonderwijs.
Raadpleging van gegevens via MAGDA Online
De geïntegreerde politie kan via MAGDA Online zelf inschrijvingsgegevens raadplegen. Dat heeft voordelen:
- Raadpleeg actuele inschrijvingsgegevens in Vlaamse onderwijsinstellingen in realtime, wanneer jij ze nodig hebt.
- Het toegangsbeheer voor je medewerkers is in eigen handen.
- Er is geen beperking op het aantal gebruikers en raadplegingen voor je organisatie.
- MAGDA Online garandeert de gegevensveiligheid van je raadpleging.
- Bij iedere opzoeking registreren je medewerkers het doel van de raadpleging en een dossiernummer. Je DPO heeft daar inzage in.
Welke gegevens kun je raadplegen?
Bekijk de dienst van MAGDA Online op de webpagina historiek inschrijving.
Opvragen van gegevens niet beschikbaar via MAGDA online
Zijn de inschrijvingsgegevens niet raadpleegbaar via MAGDA Online? Dan kun je per e-mail je specifieke vraag stellen aan de diensten van het Ministerie van Onderwijs en Vorming. Je ontvangt het zoekresultaat vervolgens via een versleutelde e-mail.
Welke gegevens kun je opvragen?
Deze gegevens voor het leerplichtonderwijs kun je opvragen bij AGODI:
- Een inschrijving in een internaat
- Een registratie voor huisonderwijs
- Een inschrijving in een internationale of Europese school
- Een inschrijving in een buitenlandse school.
Deze gegevens voor het hoger en volwassenenonderwijs kun je opvragen bij AHOVOKS:
- Een inschrijving in een hogeschool of universiteit
- Een inschrijving in een centrum voor volwassenenonderwijs of een centrum voor basiseducatie
- Een inschrijving voor examens in de examencommissie
Lees in de handleiding hoe je de gegevens opvraagt.
Aan de slag
Om toegang te krijgen tot de inschrijvingsgegevens in Vlaamse onderwijsinstellingen van individuele leerlingen, studenten en cursisten moet je politiezone deze stappen doorlopen.
- Stap 1
Om de inschrijvingsgegevens van leerlingen, studenten en cursisten tussen je organisatie, AGODI en AHOVOKS uit te wisselen, moet je politiezone een protocol afsluiten. Dat is de juridische basis voor de uitwisseling van gegevens.
Hoe doe je dit?
- Bezorg het DPO-advies op het ontwerpprotocol aan leerlinggegevens.agodi@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie). Gebruik daarvoor het ontwerpprotocol. Pas daar zelf geen gegevens op aan.
- Na gunstig advies van je DPO bezorgen AGODI en AHOVOKS je gepersonaliseerde en ondertekende protocol.
- Onderteken dat en bezorg het aan leerlinggegevens.agodi@vlaanderen.be (opent in uw e-mail applicatie)voor publicatie op Informatieveiligheid: protocollen politiezones.
- Stap 2
Naast het ondertekende protocol heb je voor de aansluitingsaanvraag voor MAGDA Online volgende documenten nodig. Bereid je tijdig voor, zodat de aansluiting vlot kan verlopen.
- Het inkooporder (de bestelbon) voor de eenmalige vaste aansluitingskost van 1.000 EUR, die je politiezone betaalt aan Digitaal Vlaanderen. Dat is stap 2 van de aansluitingsprocedure van Digitaal Vlaanderen. De eenmalige aansluitingskost is voor elke politiezone dezelfde, ongeacht de grootte van het korps.
- De samenwerkingsovereenkomst (SWO) die het gebruik van MAGDA Online door je politiezone vastlegt. Vul het document in, maar onderteken het nog niet. Dat is stap 3 van de aansluitingsprocedure van Digitaal Vlaanderen.
- Stap 3
Volg stappen 4 tot en met 6 van de aansluitingsprocedure van Digitaal Vlaanderen.
- Vul het aanvraagformulier voor je aansluiting op MAGDA Online in en dien het in bij Digitaal Vlaanderen.
- Digitaal Vlaanderen neemt je aanvraag in behandeling en houdt je op de hoogte over de aansluiting. Dat kan enkele weken duren.
- Stap 4
Zodra Digitaal Vlaanderen je politiezone toegang heeft gegeven tot MAGDA Online, kan de lokale beheerder van je politiezone toegangsrechten toekennen aan je medewerkers. Hiervoor is geen technische voorkennis vereist;
Lees in stappen 7 en 8 van de aansluitingsprocedure van Digitaal Vlaanderen hoe dat moet.
- Stap 5
Medewerkers van je politiezone kunnen nu inschrijvingsgegevens en historiek van de schoolloopbaan raadplegen in MAGDA Online op basis van een INSZ- of BIS-nummer.
- Stap 6
Levert een raadpleging in MAGDA Online geen resultaat op, dan heeft de betrokkene geen inschrijving in een Nederlandstalige erkende school in de geselecteerde periode. Soms beschikken de diensten van het Ministerie van Onderwijs en Vorming wel over bijkomende informatie over de onderwijsloopbaan van de leerling, student of cursist.
Lees in de handleiding hoe de gegevensverstrekking via e-mail verloopt.
Raadpleeg de infosessie
Het beleidsdomein Onderwijs en Vorming organiseerde op 03.03.2026 een online infosessie over deze gegevensuitwisseling en hoe je kan aansluiten op het platform.