Treden personeelsleden voor het eerst in dienst in het onderwijs? Dan moet je onmiddellijk een stamnummer aanvragen via een API Persoon. Je hoeft geen stamnummer aan te vragen als ze al een stamnummer hebben, bijvoorbeeld omdat ze al eerder een onderwijsopdracht uitoefenden.

Zijn alle gegevens in orde? Dan wordt het stamnummer of de ‘immatriculatie’ onmiddellijk toegekend. Je krijgt dat nummer geretourneerd. Een personeelslid kan maar 1 keer geïmmatriculeerd worden.

Een stamnummer is een uniek identificatienummer en telt altijd 11 cijfers.

AGODI/AHOVOKS is als uitbetalende overheid verplicht om op het salaris van je personeelsleden een correcte bedrijfsvoorheffing in te houden. Bezorg daarvoor de nodige gegevens: van de partner (bij huwelijk/wettelijk samenwonen én bij beëindigen hiervan), de eventuele gezinslasten en handicap. Meer informatie vind je in de omzendbrief Toepassing van de bedrijfsvoorheffing (PERS/2005/24(13AC))

Elke wijziging in de fiscale toestand moet je zo vlug mogelijk melden via een nieuwe en volledige API fiscale toestand.

Presteert een personeelslid na een lange onderbreking opnieuw een onderwijsopdracht en ben je niet zeker wat de – misschien verouderde – fiscale toestand in zijn of haar dossier is? Dan is het aangeraden een API te zenden. Zo ben je zeker dat het salaris correct berekend kan worden.

Voorbeeld

Een personeelslid heeft al een stamboeknummer wegens een tijdelijke vervangingsopdracht in 2022 bij schoolbestuur A. Jij, schoolbestuur B, stelt hem of haar aan in 2026. In 2022 woonde je personeelslid wettelijk samen met een partner met eigen inkomsten en 2 kinderen ten laste. Die toestand staat in het personeelsdossier door schoolbestuur A. Intussen woont je personeelslid niet meer wettelijk samen en staan de kinderen niet langer ten laste. Je zendt de volledige gezinssituatie zoals die nu is bij aanstelling: een API zonder ingevulde partnergegevens en kinderen ten laste. In het personeelsdossier worden de partnergegevens en het aantal kinderen daardoor ook verwijderd.

AGODI/AHOVOKS krijgt het domicilie-adres rechtstreeks uit het rijksregister. Eventuele post wordt naar dat adres gestuurd. Wil je personeelslid die niet op zijn of haar officiële adres ontvangen? Dan geef je een verblijfplaats als correspondentieadres op. Dat gegeven is vrijblijvend.

Meld de verblijfplaats en de stopzetting ervan via een API verblijfplaats.

Aan je personeelsleden die aan de bezoldigingsvoorwaarden voldoen, betaalt AGODI/AHOVOKS op de laatste werkdag van de maand rechtstreeks hun salaris uit. Daarvoor moeten ze op hun eigen naam een bankrekeningnummer hebben in België of een van de landen van de SEPA-zone. Dat rekeningnummer heeft een IBAN en een BIC.

SEPA: Single Euro Payments Area
IBAN: International Bank Account Number
BIC: Bank Identifier Code

Een nieuw rekeningnummer meld je via de API betalingsgegevens. Dat is actief vanaf het moment van de registratie. Het vorige rekeningnummer wordt op de vooravond van de registratie stopgezet.

Het is aan te raden om het oude rekeningnummer niet af te sluiten voor het eerste salaris op het nieuwe rekeningnummer wordt gestort. Zo vermijd je dat er een storting gebeurt op een fout rekeningnummer als de school een laattijdige zending zou doen.

Een personeelslid kan al diensten hebben gepresteerd in bijvoorbeeld een universiteit, een wetenschappelijke instelling, een openbare dienst, … voor hij of zij in dienst treedt in het onderwijs. Die diensten kunnen eventueel in aanmerking komen om de geldelijke anciënniteit te berekenen.

Meer informatie over diensten die in aanmerking kunnen komen voor de geldelijke anciënniteit, vind je in de omzendbrief Geldelijke anciënniteit (PERS/2005/06).

Je bezorgt het team onderwijspersoneel de attesten die deze diensten staven.

De impact van de Brexit op het Vlaamse onderwijs zorgt ervoor dat sommige Britse onderdanen een vrijstelling van de nationaliteitsvereiste moeten aanvragen. Dat is het geval als ze nieuw in het onderwijs aangesteld worden en geen M-kaart kunnen voorleggen.

Een van de belangrijkste gegevens die je aan het team onderwijspersoneel meldt, zijn de opdrachten van je personeelsleden.

Om die opdrachtgegevens te melden, gebruik je RL-1.

Een opdracht wordt uitgedrukt in een aantal prestatie-eenheden in een ambt en/of vak. Alle opdrachten van een personeelslid uitgeoefend in 1 combinatie instellingsnummer-hoofdstructuur, geldig vanaf een bepaalde datum vormen een opdrachtenpakket. Bij het meedelen van de opdrachtgegevens stuur je altijd het volledige opdrachtenpakket op in 1 RL-1.

Het komt er met andere woorden op aan om een ‘foto’ te maken (fotoprincipe) van de opdrachten van het personeelslid die geldig zijn vanaf een bepaalde datum (de geldigheidsdatum) in 1 instelling-hoofdstructuur. Het ‘volledige plaatje’ moet je dus aan het team onderwijspersoneel melden. Je hoeft geen rekening te houden met wat al werd opgestuurd: vanaf de geldigheidsdatum zijn alleen de nieuwe gegevens geldig. De vorige situatie eindigt op de vooravond van de geldigheidsdatum van het nieuwe bericht.

Oefent het personeelslid opdrachten in meer dan 1 hoofdstructuur uit? Dan moet je de opdrachtenpakketten (RL-1’s) uitsplitsen al naargelang de hoofdstructuur.

Om een volledig opdrachtenpakket te hebben, kan je onderstaande checklist gebruiken. Voor ieder personeelslid moet je volgende gegevens melden (indien van toepassing):

• Alle tijdelijk vacante opdrachten (ATO = 2) met als einddatum 30/06/20.., 31/08/20.. of 31.12.2999
• Aanduiding of het om een tijdelijk andere opdracht in een wervings-, selectie of bevorderingsambt gaat
• Aanduiding of het om een reaffectatie (R) of wedertewerkstelling (W) gaat
• Aanduiding of het om een tijdelijke aanstelling van doorlopende duur (TADD) gaat
• Type, aantal uren en einddatum van de opdrachtgebonden dienstonderbreking
• Alle tijdelijk niet-vacante opdrachten (ATO = 1) met als einddatum de laatste dag van de interim
• Aanduiding of het om een tijdelijk andere opdracht in een wervings-, selectie of bevorderingsambt gaat
• Aanduiding of het om een reaffectatie (R) of wedertewerkstelling (W) gaat
• Aanduiding of het om een tijdelijke aanstelling van doorlopende duur (TADD) gaat
• Het stamnummer van de titularis en de dienstonderbreking die hij of zij neemt
• Type, aantal uren en einddatum van de opdrachtgebonden dienstonderbreking
• Alle GECO(CODO)-opdrachten (ATO = 9) of GECO(CODO)-opdrachten ter vervanging van een GECO(CODO) (ATO = 8)

Bij vervangingsopdrachten moeten de opdrachten van de vervanger overeenkomen met de opdrachten van de titularis die hij of zijn vervangt. Dat wil zeggen dat het ambt (behalve specifieke gevallen) identiek moet zijn en dat de periode en het volume van de vervangingsopdracht altijd in de periode en het volume van de opdracht en afwezigheid van de titularis moeten vallen.

Bij een wijziging van het opdrachtenpakket van de titularis die geen invloed heeft op de opdrachten van de vervanger hoef je geen nieuw bericht voor de interimaris op te sturen. Is er wel een wijziging, dan moet je het volledige opdrachtenpakket van de vervanger opnieuw opsturen, ook de opdrachten die niet wijzigen (fotoprincipe voor de vervanger). In de opdrachtenpakketten wordt het type dienstonderbreking in de vervangingsopdracht opgegeven. Dus als de dienstonderbreking zou wijzigen, geldt ook dat het opdrachtenpakket van de vervanger aangepast en opnieuw gezonden moet worden.

Wordt de dienstonderbreking van de titularis verlengd? Dan moet je voor de vervanger ook de einddatum aanpassen met een verlenging van de opdracht.

Moet je een vervanger zoeken voor een niet-vacante opdracht, bijvoorbeeld bij ziekte van de vervanger? Dan is de afwezige vervanger het personeelslid dat vervangen wordt, niet de titularis van de opdracht.

Zie de informatie bij bezoldigingsvoorwaarden: aangesteld zijn met inachtneming van de reglementering inzake terbeschikkingstelling wegens ontstentenis van betrekking, reaffectatie en wedertewerkstelling.