Als uw vennootschap voor meer dan 25 procent in handen is van dezelfde openbare persoon (bv. staat, regio, gemeenschap, gemeente, ...), dan past u de cascade-test toe.

Bijvoorbeeld: Bij onderneming X heeft de staat meer dan 25 procent van de aandelen in handen. Deze onderneming moet eerst de natuurlijke persoon (personen) identificeren die de rechten uitoefenen, verbonden aan deze aandelen.

Als deze persoon (personen) geïdentificeerd is (zijn), gaat onderneming X na of deze persoon onafhankelijk of in opdracht van één of meerdere personen handelt. Dat kan bijvoorbeeld een minister, burgemeester, college, commissie, … zijn.

• Als de persoon de, aan de aandelen verbonden, rechten zelfstandig uitoefent, dan registreert u hem als een UBO van de tweede categorie (controle via andere middelen).
• Als de persoon handelt in opdracht van een andere persoon, dan moet die persoon die de opdracht geeft, zich laten registreren als UBO van de tweede categorie (controle via andere middelen).
• Als de persoon instructies krijgt van meerdere personen die gezamenlijk handelen, dan moet u deze personen als UBO’s van de tweede categorie laten opnemen. Deze personen zullen ook als ‘gegroepeerde’ UBO’s in het online platform zitten.

De FOD Financiën kiest ervoor om geen openbare rechtspersonen op te nemen in het register als intermediaire entiteit. De focus ligt op de persoon die verantwoordelijk of bevoegd is zonder dat hij een rechtstreeks, persoonlijk belang heeft.

De registratie vloeit dus niet verder uit deze deelname in het kapitaal, maar wel uit zijn politieke/publieke functie.

Concreet betekent dit als gemeente Y een aandeel heeft in vennootschap X van 30 procent, dan moet vennootschap X de bevoegde schepen registreren als UBO van de tweede categorie.

Als een openbare rechtspersoon minder dan 25 procent van de aandelen heeft, gaat u na of de statuten bepaalde rechten toekennen aan aandeelhouders met minder dan 25 procent van de aandelen. U kijkt specifiek na of zij het recht hebben om de meerderheid van de bestuurders of zaakvoerders te benoemen of te ontslaan.

Is dat het geval? Dan moet ook hier de persoon, die de aan de aandelen verbonden rechten uitoefent, zich laten registreren als UBO van de tweede categorie.

Als geen van de twee vorige situaties van toepassing is op uw vennootschap, dan moet u de natuurlijke personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel registreren in het UBO-register onder de derde categorie, concreet zijn dit de directeurs, de bestuurders (en eventueel de leden van het directiecomité).

Bij de registratie van de personen in het UBO-register kunt u meer uitleg geven over de keuze van de persoon en een bepaalde categorie. U kunt ook de verklarende documenten toevoegen in de online applicatie.

De deadline voor de jaarlijkse bevestiging is telkens één jaar vanaf de laatste wijziging die u aanbracht aan het register. U kunt de datum voor uw organisatie altijd raadplegen in het UBO-register bij uw persoonlijke pagina.

De eindtermijn voor het invullen van het UBO-register verviel op 30 september 2019. De administratie voerde tot 31 december 2019 een gedoogbeleid waarin ze geen sancties oplegde. Op 31 december 2019 moest volgens de omgezette Europese regelgeving iedereen geregistreerd zijn en liep dat gedoogbeleid onherroepelijk af.

Wat als u de gegevens te laat of niet doorgaf? Dan riskeert u een- strafrechtelijke administratieve boete van €250 tot €50.000. Die boetes worden opgelegd aan het management van de entiteit, zoals de bestuurders, de zaakvoerders en de leden van het directiecomité. Daarnaast riskeren bestuurders die verzaken aan de registratieverplichting een strafrechtelijke boete die tussen €400 en €40.000 kan liggen.