Rapportering
Aanbevelingen voor de notulering van beslissingen van LB
Om de afdeling Toezicht haar controleopdracht te laten uitvoeren, moeten de woonactoren die onder dat toezicht vallen haar op de hoogte te brengen van alle beslissingen. Woonactoren bezorgen een overzicht van die beslissingen of de verslagen van de vergaderingen van hun beheersorganen aan Toezicht. De beslissingen moeten voldoende gemotiveerd zijn en het resultaat zijn van een gedocumenteerde beraadslaging door de bestuurders.
De afdeling Toezicht heeft een aantal aanbevelingen inzake documentatie en notulering opgesteld opdat de bestuurders van de sociale woonactoren op basis van voldoende gegevens beslissingen kunnen nemen en dat de afdeling Toezicht in staat is om haar toezichtsfunctie adequaat uit te oefenen.
Op die manier kan er ingeschat worden of de actor alle elementen in overweging heeft genomen om een beslissing te kunnen nemen die in overeenstemming is met de wettelijke bepalingen en de principes van behoorlijk bestuur. Bovendien kan de beoordeling van die beslissingen door de toezichthouder voor alle actoren op een uniforme wijze verlopen.
Uiteraard dient elke actor nog steeds elke beslissing grondig te motiveren én te bezorgen aan de afdeling Toezicht. De lijst van onderzochte onderwerpen is dus geen limitatieve opsomming van mee te delen beslissingen.
Versnelde toewijzingen
De melding dat er een pand beschikbaar is. Als er (nog) geen verwijzing is naar een concreet pand kan de beslissing om af te wijken enkel een principiële beslissing zijn. Die is opnieuw te evalueren in het licht van eventueel gewijzigde sociale omstandigheden op het moment dat er een pand vrijkomt.
Informatie over het pand: ligging en type, de rationele bezetting en eventuele fysische kenmerken als hiermee bij de afwijking rekening werd gehouden.
Inschrijvingsnummer en gezinssamenstelling.
De vermelding of de kandidaat voldoet aan de toelatingsvoorwaarden.
Een omstandige toelichting van de bijzondere omstandigheden van sociale aard, in de notulen of via een verslag als bijlage bij de notulen.
De vermelding dat er geen kandidaten voorafgaan die zich in een gelijkaardige sociale situatie bevinden.
Bijkomende elementen in geval van versnelde toewijzingen aan kandidaat uit specifieke doelgroep op vraag van welzijnsorganisatie (art. 6.25 van het BVR tot uitvoering van de Vlaamse Codex Wonen van 2021)
Identificatie welzijnsorganisatie
Vermelding doelgroep
Bijkomende elementen ingeval de verhuurder beslist om NIET in te gaan op een vraag van welzijnsorganisatie om versneld toe te wijzen aan een kandidaat uit specifieke doelgroep
De melding van een van de wettelijk bepaalde weigeringsgronden:
Er werd geen begeleidingsovereenkomst opgesteld, met opsomming van de begeleidende maatregelen die de kandidaat-huurder in staat moet stellen om binnen een afgebakende termijn zelfstandig te wonen.
De kandidaat-huurder weigert de begeleidingsovereenkomst te ondertekenen.
Er werden in het lopende jaar al 5% versnelde toewijzingen gedaan op vraag van begeleidende organisaties.
Er wordt via een doelgroepenplan al jaarlijks minstens 4% van de toewijzingen voorbehouden voor de doelgroep waartoe de kandidaat-huurder behoort.
Gemotiveerde weigeringen
Melding van de reden waarom de kandidaat wordt geweigerd:
de kandidaat was eerder sociale huurder en zijn huurovereenkomst werd beëindigd omdat hij zijn huurdersverplichtingen niet nakwam;
de kandidaat is al sociaal huurder en komt zijn huurdersverplichtingen niet na;
de kandidaat heeft vroeger een sociale woning (mee) bewoond maar kwam zijn verplichtingen niet na; de kandidaat heeft woning zelf verlaten zonder dat er opzeg was door de verhuurder;
de toewijzing van de kandidaat zou een bedreiging inhouden voor de “fysische en psychische integriteit van de medebewoners”. In dat geval moet de verhuurder omstandig aangeven wat die bedreiging inhoudt.
Ook te vermelden, naast de eigenlijke redenen van weigering:
de termijn van opschorting (maximum 1 jaar);
bij weigering van een kandidaat en eerdere opzegging van zijn huurcontract wegens wanbetaling:
dat hij nog steeds openstaande schulden heeft,
niet is toegelaten tot een collectieve schuldenregeling,
en niet in budgetbemiddeling of budgetbeheer is of de achterstallige huurgelden nog steeds meer dan 75% bedragen van de oorspronkelijke schuld.
de redenen om aan te nemen dat begeleidende maatregelen de geschetste problemen niet zouden kunnen verhelpen.
Toewijzingen huurwoningen (standaard)
Voor elke toegewezen woning: ligging en type van de woning, gerelateerd aan de rationele bezetting en inclusief fysische kenmerken (vb. lift, CV,…) waarmee bij de toewijzing rekening gehouden wordt.
Voor de kandidaat-huurder aan wie toegewezen wordt: unieke dossiercode, gezinssamenstelling, in voorkomend geval toegepaste voorrangsregel(s), en vermelding of de kandidaat-huurder voldoet aan de toelatingsvoorwaarden.
Voor de hoger gerangschikte kandidaten die de woning niet toegewezen krijgen: de reden waarom niet toegewezen wordt (dit moet niet in het verslag zelf staan, maar deze informatie moet wel beschikbaar zijn voor de bestuurders en de toezichthouder in een bijlage bij het verslag).
Kandidatenregisters en toewijzingen sociale koopwoningen en kavels
Voor een definitieve toewijzingslijst zijn verschillende stappen te doorlopen. Deze stappen moeten duidelijk in de notulen of een bijlage staan:
Naam en ligging van het toe te wijzen project, aantal woongelegenheden, type woningen, aantal slaapkamers, verkoopprijzen…
Naam van inschrijvingsregister waarin de kandidaat-kopers voor het project ingeschreven zijn.
De lijst van kandidaat-kopers (namen of unieke dossiercode) met hun chronologisch inschrijvingsnummer uit het register die
positief gereageerd hebben op het aanbod,
niet meer geïnteresseerd waren in het aanbod of voor wie het aanbod niet voldeed aan hun keuze,
niet gereageerd hebben op het aanbod.
De lijst met alle geïnteresseerde kandidaat-kopers die na controle van de woonbehoeftigheid (inkomen en eigendom) nog in aanmerking komen voor de toewijzing van een woning (= voorlopige toewijzingslijst).
De lijst van de geïnteresseerde kandidaat-kopers die nog in aanmerking komen (voorlopige toewijzingslijst) met aanpassing van de volgorde rekening houdend met:
de absolute prioriteiten (sociaal huisvestingsproject, onteigening, (handicap enkel bij woningen)) met daarbinnen per prioriteit de toepassing van de voorrang lokale binding;
de lokale binding (de individuele reden per kandidaat-koper waarom hem lokale binding toegekend werd, dient ook te worden weergegeven);
de eventuele rangverhogingen op basis van het aantal slaapkamers of rationele bezetting van de woning
Het resultaat van al deze stappen is de definitieve toewijzingslijst. Wanneer een woning of kavel wordt toegewezen, dient naar deze lijst verwezen te worden.
De manier waarop de toezichthouder op de hoogte wordt gebracht van beslissingen en andere informatie van de sociale woonactoren staat in artikel 4.239 BVR tot uitvoering van Vlaamse Codex Wonen van 2021.
De woonactoren krijgen via de website sjablonen waarmee ze de gegevens op een systematische wijze aan de afdeling Toezicht kunnen bezorgen. Het bijhouden van deze gegevens met die sjablonen kan ook een nuttig instrument zijn voor het management en de beheersorganen van de woonactoren. De vermelde werkwijze wordt het best nauwgezet gevolgd.
Wij benadrukken nogmaals het belang van een volledige en duidelijke notulering. Hieromtrent werd reeds een rondzendbrief verstuurd, meer bepaald m.b.t. de beslissingen betreffende de toewijzingen 1 - duidelijke en volledige notulering - rwo.pdf(PDF bestand opent in nieuw venster) .
Agenda’s en notulen
De agenda’s en notulen zijn aan de toezichthouder te bezorgen binnen vastgelegde termijnen.
de agenda uiterlijk 3 kalenderdagen voor de vergadering;
notulen van beheersorganen worden aan de toezichthouder toegezonden binnen de hieronder vermelde termijn.
Agenda’s
- Wanneer de derde kalenderdag voor de vergadering een zaterdag, zondag of wettelijke feestdag is, wordt die verplaatst naar de eerst voorafgaande werkdag voor het indienen van de agenda
Beslissingen
De bestuursbeslissingen van de lokale besturen zijn aan de toezichthouder te bezorgen (op basis van art. 4.239, §1 van het BVR tot uitvoering van de Vlaamse Codex Wonen van 2021). Dit zijn alle beslissingen over de verrichtingen krachtens boek 4, 5 en 6 van de Vlaamse Codex Wonen van 2021, zoals opgenomen in artikel 4.79 Vlaamse Codex Wonen van 2021 en het BVR tot uitvoering van de Vlaamse Codex Wonen van 2021.
Als de notulen binnen vijf kalenderdagen na de beslissing klaar zijn, dan kunt u ze digitaal, binnen de voormelde termijn, aan de toezichthouder bezorgen. Als dit niet mogelijk is, dan bezorgt u binnen de vijf kalenderdagen na de beslissing een overzicht van de genomen beslissingen aan de toezichthouder.
wanneer de vijfde kalenderdag een zaterdag, zondag of wettelijke feestdag is, wordt die verplaatst naar de eerstvolgende werkdag voor het indienen van de notulen.
Voor het opmaken van deze lijsten kan dit sjabloon gebruikt worden: beknopte omschrijving van beslissingen.doc.(Word bestand opent in nieuw venster)Periodieke rapportering
Op basis van art. 4.239, §2 van het BVR tot uitvoering van de Vlaamse Codex Wonen van 2021 kan de toezichthouder op uitdrukkelijk verzoek een rapportering opvragen. Artikel 4.239, §3 van het BVR tot uitvoering van de Vlaamse Codex Wonen van 2021 geeft ook een opsomming van documenten die systematisch aan de toezichthouder te bezorgen zijn.
Praktisch
Tenzij anders bepaald vraagt Toezicht om de jaarlijkse rapportering in de eerste volledige werkweek van januari te bezorgen, de driemaandelijkse rapportering in de eerste volledige werkweek van elk nieuw kwartaal. De termijn voor de XML-bestanden wordt bepaald door de VMSW.
De gegevens zijn te verzenden naar: toezicht.wonen@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie)