Benedikte Van Eeghem interviewt Dirk Caluwé tijdens de Heerlijk Helderdag 2022

Visitekaartje

Standaardbrieven en -mails zijn brieven of mails die op herhaalde basis in dezelfde vorm verstuurd worden. Ze zijn een cruciaal middel om met burgers, bedrijven en andere organisaties te communiceren over de uitvoering van procedures, zoals de aanvraag van een premie of de betaling van een boete.

Het is van groot belang dat standaardbrieven en -mails zo helder en doeltreffend mogelijk zijn. Ontvangers begrijpen dan beter en sneller wat hun rechten en plichten zijn, en overheidsorganisaties hoeven minder herinneringen te sturen en vragen te beantwoorden. Brieven en mails zijn bovendien een visitekaartje voor organisaties. Als ze helder en vriendelijk zijn, heeft dat een positieve impact op hun imago.

Inventaris

Als voorbereidende stap hebben alle organisaties van de Vlaamse overheid een inventaris gemaakt van hun standaardbrieven en -mails. In totaal verzamelden ze maar liefst 10.292 teksten. De Vlaamse overheid verspreidt dus heel veel standaardbrieven en -mails.

De organisaties gaan nu aan de slag om die brieven en mails te evalueren en te verbeteren. Tegen begin 2024 zou in elke organisatie minstens 75% van de teksten moeten voldoen aan de kwaliteitscriteria.

Instrumenten

Team Taaladvies heeft twee instrumenten ontwikkeld om de organisaties bij deze uitdaging te ondersteunen. In de eerste plaats is er een checklist met 30 criteria voor heldere en doeltreffende standaardbrieven en -mails. In de bijbehorende handleiding worden de criteria toegelicht en geïllustreerd met voorbeelden.

De organisaties worden ook aangemoedigd om hun brieven en mails voor te leggen aan mensen uit hun doelgroep. Zij zijn als ervaringsdeskundigen bij uitstek in staat om de begrijpelijkheid en bruikbaarheid van teksten in te schatten. In de handleiding voor gebruikerstesten worden een aantal methoden voor eenvoudige, kleinschalige onderzoeken stap voor stap beschreven.

Meer informatie

Meer informatie over het project rond standaardbrieven en -mails vind je op de website van Heerlijk Helder ((opent in nieuw venster)).

De Heerlijk Helderdag is een initiatief van Team Taaladvies, Kortom en de Taalunie.