Je plakt bijvoorbeeld een briefje op het computerscherm van een collega met het verzoek iemand terug te bellen. Of je schrijft een krantenartikel om lezers over een actueel probleem te informeren. Misschien stuur je een sms’je naar je vergaderpartners omdat je trein vertraging heeft en je wat later zult zijn. Of mogelijk wil je als docent kernfysica ingewikkelde nucleaire processen uitleggen aan een honderdtal studenten.

Natuurlijk wil je je doel bereiken. Wie communiceert, wil niet dat zijn boodschap haar doel mist of een averechts effect heeft. Daarom is het belangrijk dat je je vooraf afvraagt welke boodschap je precies wilt brengen en waarom je dat wilt doen. Door je doel goed voor jezelf te omschrijven, kun je daarna ook gemakkelijker het geschikte medium kiezen, de relevante informatie selecteren en je boodschap op de juiste manier opbouwen.

De volgende vragen kunnen helpen om te bepalen wat je wilt.

Voor je begint te spreken of te schrijven, is het altijd goed om te weten waarom je wilt communiceren. Wil je je doelgroep informeren, instrueren, overtuigen, motiveren of emotioneel beïnvloeden? Vaak heb je meer dan één doel, maar meestal is er één hoofddoel. Wie bijvoorbeeld een mondelinge presentatie over een ecologisch verantwoorde levensstijl geeft, wil zijn doelgroep vooral informeren, maar daarnaast ook wel een beetje overtuigen en motiveren, en misschien zelfs emotioneel beïnvloeden. In de tabel zie je bij elk hoofddoel de bijbehorende hoofdvraag en een voorbeeld.

Voordat je begint te spreken of te schrijven, is het nuttig om na te denken over de inhoud van je boodschap. Soms is het voldoende om als geheugensteuntje een aantal trefwoorden in je hoofd te hebben of op papier te zetten. Als de boodschap langer of complexer is, kan het interessant zijn om vooraf wat uitgebreidere notities te maken en zo de kern van je boodschap af te bakenen.

Een handig middel om het hoofdthema van je boodschap te bepalen en uit te werken, is de vraag-en-antwoordmethode: stel een aantal vragen en geef daarop het antwoord. Zo wordt het duidelijk wat je wilt zeggen of schrijven. Gebruik daarvoor vraagwoorden zoals wie, wat, welke, waarom, wanneer, waar, waardoor, waarvoor en hoe. Bijvoorbeeld: er is in je buurt een varkensbedrijf opgericht en dat veroorzaakt reuk- en lawaaioverlast. Je wilt dat probleem bij het gemeentebestuur aankaarten. Belangrijke vragen daarbij zijn: Wat is het probleem?, Voor wie is het een probleem?, Waarom is het een probleem?, Wat zijn de oorzaken van het probleem?, Hoe kan het probleem opgelost worden?

Het is soms moeilijk om vanuit het niets iets te bedenken of op papier te krijgen. In de voorbereidende fase kan het nuttig zijn om informatie te verzamelen. Er kunnen bijvoorbeeld goede ideeën opborrelen als je met anderen overlegt of over het onderwerp brainstormt. Of je vindt misschien wel interessante informatie in documenten. In dat geval kun je ervoor kiezen om bepaalde gegevens uit die documenten over te nemen in je boodschap, maar misschien is het ook wel handig of zelfs noodzakelijk om een document bij je boodschap te voegen. Dat is bijvoorbeeld dikwijls het geval bij e-mails.

Je boodschap heeft een bepaalde impact op je doelgroep. Die impact kan positief, negatief of neutraal zijn. Iemand meedelen dat hij het hoogste lot in de loterij heeft gewonnen, is wat anders dan hem melden dat de verbouwing van zijn huis minstens zes maanden vertraging zal oplopen. Voor je begint te spreken of te schrijven, is het daarom goed stil te staan bij de impact die je boodschap op je doelgroep zal of kan hebben. Bestaat er risico op een conflict of op verstoring van de onderlinge relatie? Bestaat de kans dat je gesprekspartner of lezer je boodschap sociaal minder aanvaardbaar vindt? Dat hij zich miskend, gekleineerd of bekritiseerd voelt? Dat hij vindt dat je hem te veel voorschrijft wat hij moet doen of laten? Dat je te veel beslag op zijn tijd legt of om een te grote inspanning vraagt? Of dat je juist te weinig van hem verwacht en iets vraagt wat beneden zijn waardigheid is?

De manier waarop je de impact van je boodschap inschat, bepaalt ook je communicatiestrategie. Zul je rechttoe rechtaan communiceren, zonder je lezer of gesprekspartner te ontzien? Kies je voor een minder directe of zelfs indirecte formulering, bijvoorbeeld om niet autoritair of betuttelend over te komen, of om op de vlakte te blijven? Gebruik je een compliment als smeermiddel voor een minder aangename boodschap? Of besluit je om je boodschap helemaal niet te communiceren, omdat het mogelijke risico niet opweegt tegen het doel dat je voor ogen had?