Diploma Graduaats- of bachelordiploma
Locatie Departement Onderwijs en Vorming , Sint-joost-ten-node
Contract Bepaalde duur

Functieomschrijving

Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de afdeling met als doel bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de afdeling en persoonlijk secretariaat afdelingshoofd.

Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:

Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben.

Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de ge-vraagde informatie terug te vinden.

Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier.

Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties …) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen: Overzichten/rapporten uit POCO genereren voor afdelingshoofd, de trekkers en projectmedewerkers.

Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de afdeling.

Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krij-gen.

Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de afdeling.

Beheren van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers teneinde bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk.

Helpt collega’s vakinhoudelijk. Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden.

Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverle-ning binnen het departement onderwijs en vorming teneinde de collega’s en de organisatie op de best mo-gelijke manier te ondersteunen.

Analyseren van de behoeften van de organisatie en collega’s teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden binnen het departement onderwijs en vorming.

Profiel

Op datum van indiensttreding voldoe je aan onderstaande voorwaarden:

• Je hebt een bachelordiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: https://overheid.vlaanderen.be/Bijlage02 (opent in nieuw venster).

• We moedigen ook schoolverlaters of kandidaten met weinig ervaring aan.

Technische competenties

• Goed zicht op de structuur van de Vlaamse Overheid, specifiek op het beleidsdomein Onderwijs & Vorming.
• Kennis van ICT-organisatie binnen het beleidsdomein of je bent in staat dit op korte termijn te verwerven.
• Administratief-organisatorische vaardigheden
• Kennis van het onderwijsveld structuren of je bent in staat dit op korte termijn te verwerven.
• Kennis van het office-pakket (Word, PowerPoint, Excel, Acces)
• Kennis van en ervaring in agendabeheer van jezelf en je leidinggevende
• Uitgebreide kennis van en ervaring met schrijven van verslagen en rapporten

Aanbod

Wij bieden je een boeiende baan aan met ruime opleiding- en ontplooiingskansen. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstver-lening nastreeft.

- Je krijgt een contract van bepaalde duur tem 30 november 2019 met een reële kans op verlenging.

- Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.

- Het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming is gehuisvest op wandelafstand van het Noordstation te Brussel, is uitgerust met moderne kantoorapparatuur en beschikt over een eigen perso-neelsrestaurant. Het gebouw is toegankelijk voor rolstoelgebruikers.

- Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.

- Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Er is ruime mogelijkheid tot telewerk.

- Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het netto-loon.

- Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten ( https://overheid.vlaanderen.be/omzendbrief-dvobzpo20102 (opent in nieuw venster)). Je aanvangssalaris is minimaal 2.372,59 euro (bruto maandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op www.werkenvoorvlaanderen.be/salarissimulator (opent in nieuw venster) kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.

- Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen.

- Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures.

Plaats tewerkstelling

Waar en hoe solliciteren?

Contactpersoon Melissa Lievens

Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 30 april 2019 ’s avonds (23u59’). Datum en tijd van verzending mail geldt hiervoor als bewijs.

Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma, via mail naar          sollicitaties.departement@ond.vlaanderen.be.

Vermeld in het onderwerp van je mail het vacaturenummer.
Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als:
- je het sollicitatieformulier gebruikt
- je een kopie van het vereiste diploma toevoegt
- je je kandidatuur uiterlijk op 30 april 2019 ‘ s avonds naar ons mailt (de datum van verzending mail geldt hiervoor als bewijs).

De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.

Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het divers Vlaanderen van morgen!

Extra documenten

Altijd als eerste op de hoogte van de nieuwste vacatures?

Schrijf je in op de nieuwsbrief en ontvang de nieuwste vacatures wekelijks in je mailbox

Gerelateerde vacatures

Projectleider (Departement EWI) via Vlaanderen connect. (1)

Geen specifieke studievereisten • Vlaanderen connect.

Projectleiders (VDAB) via Vlaanderen connect. (4)

Geen specifieke studievereisten • Vlaanderen connect.

Informatiebeheerder (VLAIO) via Vlaanderen connect. (1)

Geen specifieke studievereisten • Vlaanderen connect.