Het Verenigingsloket brengt verenigingen, informatie en aanbod van dienstverleners korter bij elkaar. Daarvoor worden gegevens over verenigingen uitgewisseld tussen lokale besturen, koepels, Vlaamse overheidsdiensten, andere dienstverleners en de verenigingen zelf, waarna ze centraal worden opgeslagen in de nieuwe databron Verenigingsregister. Dit moet juridisch op een correcte manier gebeuren, rekening houdend met de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Digitaal Vlaanderen die het Verenigingsregister bouwt, neemt de juridische richtlijnen voor gegevensbeheer- en uitwisseling op in bestaande decreten. Er is een eerste lezing van dit wijzigingsdecreet gebeurd door de Vlaamse regering eind december. Momenteel ligt het voorstel voor advies bij de Vlaamse Toezichtscommissie. Het is de bedoeling om de hele procedure voor deze wijziging tegen de zomer af te ronden, zodat daarna de bijhorende uitvoeringsbesluiten kunnen worden opgesteld.

Een decreet zorgt voor juridische houvast voor de gebruikers en aanbieders van data:

• Transparantie t.a.v de vereniging over de basisgegevens die de overheid bewaart en waarom ze deze bewaart
• Afspraken tussen overheden m.b.t. het hergebruik van deze basisgegevens, waardoor deze gegevens eenmalig kunnen worden opgevraagd i.p.v. telkens opnieuw (dit is het ‘once only’-principe)
• Afspraken tussen overheden m.b.t. het bezorgen van deze basisgegevens aan het Verenigingsregister

Hierdoor wordt de unieke identificatie van verenigingen en eenvoudigere toegang tot digitale dienstverlening mogelijk, ook van feitelijke verenigingen die tot nu toe vaak onder de radar bleven.

Voor de bouw van het Verenigingsregister overlegt Digitaal Vlaanderen met overheden en organisaties die nu al op een structurele manier gegevens verzamelen van verenigingen, zoals:

• De federale overheid, met de KruispuntBank voor Ondernemeningen (KBO), die bevat basisgegevens van verenigingen met rechtspersoonlijkheid, namelijk de vzw’s en de stichtingen
• Bepaalde overheidsdiensten binnen de Vlaamse overheid die eigen databanken bijhouden.
• Lokale overheden, die ook al vaak over eigen databanken met verenigingsgegevens beschikken.
• Koepelorganisaties, die over verenigingsgegevens beschikken van hun leden zoals Scouts&Gidsen Vlaanderen, sportfederaties en vele anderen

Bovendien kunnen via het Verenigingsloket verenigingen hun gegevens zelf beheren op een veilige manier. De gegevens stromen door naar het register en worden door diezelfde overheden hergebruikt.

Door al deze data centraal op te slaan maar lokaal te laten beheren kan elke overheid meewerken aan het Verenigingsregister en tegelijkertijd voor de eigen dienstverlening en interne werking de vruchten plukken van een betere datakwaliteit over verenigingen.