Wat is een gegevensinitiator

Het Verenigingsregister wordt gebouwd en beheerd door Digitaal Vlaanderen, maar registreert zelf geen gegevens. Digitaal Vlaanderen rekent voor gegevensbeheer op gegevensinitiatoren. Gegevensinitiatoren zijn overheidsinstanties (lokale besturen en Vlaamse overheidsdepartementen) die in rechtstreeks contact staan met verenigingen. Binnen hun dienstverleningsprocessen komen gegevens tot stand en worden gegevens aangepast waardoor zij de meest geschikte actor zijn om deze gegevens te capteren en updaten. De juridische grond voor het opslaan, uitwisselen en aanpassen van deze gegevens door overheden is verankerd in een decreetswijziging dat in de loop van 2023 wordt gestemd. Deze werkwijze wordt ook ‘decentraal beheer’ genoemd.

Welke gegevens mag een gegevensinitatior aanpassen

Elke overheidsorganisatie die aansluit als gegevensinitiator mag alle gegevens van alle verenigingen raadplegen maar ook aanpassen. Een uitzondering hierop zijn de erkenningen. Deze mag je enkel ingeven wanneer jouw organisatie zelf de uitreiker is van de erkenning.

Het Verenigingsregister zal elke aanpassing van de gegevens onmiddellijk doorvoeren. Via een recordhistoriek wordt hierbij volledige transparantie geboden wie welke gegevens heeft aangepast en wanneer. De historiek van de wijzigingen kan op elk moment opgevraagd worden per vereniging.

Wat als gegevens verkeerd worden aangepast

De recordhistoriek toont wie wanneer welke gegevens heeft aangepast. Hierdoor kunnen eventuele fouten snel worden gedetecteerd en gecorrigeerd (als bijvoorbeeld de naam van de nieuwe voorzitter verkeerd is geschreven). Daarnaast heeft elke overheidsmedewerker natuurlijk de plicht om zorgvuldig met die data om te gaan.

Er zal met alle aangesloten overheden ook een beheersstructuur worden opgezet waar eventuele problemen besproken zullen worden, en er wordt een meldfunctionaliteit voor vragen en foutieve updates voorzien. Dus eventuele problemen zullen gemanaged worden.

Is een vereniging ook gegevensinitiator

Nee, een vereniging is geen gegevensinitiator, maar kan wel de eigen gegevens registreren, raadplegen en aanpassen via het Verenigingsloket. Het ‘Verenigingspaspoort’ zal een overzicht bieden van alle gegevens van de vereniging die bekend zijn bij de overheden, inclusief korte beschrijving, contactgegevens, … .
Zo zal bijvoorbeeld het activiteitenadres van de vereniging worden gepubliceerd (bijvoorbeeld het clublokaal van de fanfare), maar niet het privéadres van de voorzitter.