Van versnippering naar consistente interne communicatie

Versnippering en efficiëntie gaan zelden samen. Daarom kwam er op 15 december 2017 een nieuwe website die álle nieuws en personeelsinformatie voor de Vlaamse overheid bundelt op één plaats: Vlaanderen Intern.

Naam
Veerle Van den Broeck en Denial Sefer (foto)
Werkt bij
het Agentschap Informatie Vlaanderen
Functie
content designer en product owner

Dit was gewoonweg hét moment om onze interne communicatie te bundelen.

Projecten vinden aansluiting bij elkaar

Veerle: ‘Vroeger verliep de interne communicatie nogal gefragmenteerd. Je vond een deel van de info op de koepelsite, zeg maar het oude intranet waar ook het muurkrantnieuws stond. Voor organisatienieuws surfte je dan weer naar overheid.vlaanderen.be. En dan had je nog de 13-website waar je nieuws en achtergrondverhalen vond. Voortaan bundelt een redactieteam alles op Vlaanderen Intern. Dat bespaart de medewerkers van de Vlaamse overheid tijd en moeite.’

Denial: ‘De nieuwe aanpak is het resultaat van verschillende projecten die liepen en op het juiste moment aansluiting vonden met elkaar. Zo was er het Webuniversum-project dat zorgde we een vertrouwde én consistente digitale communicatie. Daarnaast zochten we naar een opvolger voor de hopeloos verouderde koepelsite. En het personeelsmagazine 13 was sinds 2015 alleen nog maar digitaal beschikbaar. Dit was gewoonweg hét moment om onze interne communicatie te bundelen.’

Consistent communiceren

Veerle: ‘Vlaanderen Intern verzamelt info uit verschillende beleidsdomeinen. Denk aan nieuws en personeelsregelgeving van het Agentschap Overheidspersoneel, info van het Facilitair Bedrijf en beleidsinformatie van het Departement Kanselarij en Bestuur. Vroeger deed elke entiteit haar eigen ding met die gepubliceerde info en waren er nauwelijks afspraken over inhoud of vorm. De introductie van de nieuwe huisstijl was een eerste stap in de juiste richting, die zorgde voor een consistente vormgeving. Nu gaan we nog een stapje verder: met een contentstrategie en redactiekader zorgen we ook voor inhoudelijke consistentie. We screenen de bestaande info, checken of die inhoudelijk nog oké is, en uniformiseren de tone of voice.’

Denial: ‘We centraliseren en toch is Vlaanderen Intern bottom-up opgebouwd. Alle betrokken entiteiten zaten mee aan tafel om de website en navigatiestructuur uit te werken, en ze blijven eigenaar van de gepubliceerde content. Zij bundelen die info en geven ons een briefing. We helpen hen een webpagina te maken en doen de eindredactie van de teksten als ze dat willen. Daarna wordt de betrokken entiteit weer verantwoordelijk voor die pagina.’

Veerle: ‘De entiteiten krijgen toegang tot ons krachtige platform en onze dienstverlening, en in ruil vragen we consistente communicatie. Voorlopig werkt die samenwerking bijzonder goed. Vaak ook breng je verschillende expertises bijeen, zoals wanneer je samenwerkt met juristen. Dan streef je naar teksten die waterdicht én toegankelijk zijn. Als er dan bij de betrokken entiteit minder vragen binnenstromen door die heldere communicatie, dan is je missie geslaagd.’

Info voor intern én extern

Denial: ‘Vlaanderen Intern is een platform voor interne communicatie en toch staat het leeuwendeel van de info open voor het grote publiek. Transparantie vinden we heel belangrijk als overheid en daarom schermen we zo weinig mogelijk informatie af. Alleen lijsten met interne telefoonnummers en soortgelijke info schermen we af. Zodra je als medewerker van de Vlaamse overheid je bedrijfs-pc aanzet, loopt er een script dat je aanmeldt op het platform, zodat je wél toegang krijgt tot die info.’

Veerle: ‘Eigenlijk staan we nog maar aan het prille begin van deze nieuwe aanpak en ligt er nog veel werk op de plank. Vooral ook de manier waarop de informatie wordt aangeboden, is een aandachtspunt. Wanneer je over een specifiek onderwerp detailinformatie zoekt, dan vind je die snel. Maar als je over verschillende thema’s een inleidend overzicht zoekt, dan merk je dat de info nog te veel is verkokerd. Daar zoeken we nog een oplossing voor. Later dit jaar willen we een gebruikerspanel samenstellen dat ons feedback geeft om de website nog te verbeteren.’

Denial: ‘We blijven inderdaad vernieuwen en verbeteren, en die aanpak werpt zijn vruchten af. Onze lezers zijn tevreden en de entiteiten die op Vlaanderen Intern publiceren, zijn enthousiast. Stilaan krijgen we de neuzen in dezelfde richting.’

Vlaanderen Intern

Lees ook: Naar een herkenbare Vlaamse overheid

Lees ook: Herkenbare en toegankelijke digitale overheid