De voorzitters van de stem- en telbureaus en de (plaatsvervangende) bijzitters worden aangesteld door de voorzitter van het kantonhoofdbureau (vrederechter of voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg). In geval van verhindering moeten zij het hoofdbureau daarvan op de hoogte brengen binnen 48 uur na de kennisgeving (contactgegevens staan vermeld op de brief). Voorzitters en bijzitters die niet komen opdagen op de dag van de verkiezingen worden vervolgd en kunnen een boete krijgen.
De kandidaten van de deelnemende partijen mogen geen deel uitmaken van een hoofdbureau, stembureau of telbureau. De partijen mogen wel getuigen afvaardigen die kunnen nagaan of de verkiezingen eerlijk verlopen.
Stembureau
Het stembureau zorgt er voor dat het stemmen in het stemlokaal goed verloopt.
Het stembureau bestaat uit:
- de voorzitter
- 4 of 5 bijzitters
- 4 of 5 plaatsvervangende bijzitters
- en een secretaris.
De secretaris wordt niet opgeroepen, maar wordt door de voorzitter van het stembureau zelf benoemd uit de kiezers van de kieskring.
Telbureau
Het telbureau telt de papieren stemmen van een aantal stembureaus. Voor digitale stembureaus is er geen telling nodig.
Het telbureau bestaat uit:
- een voorzitter
- 4 bijzitters
- 4 plaatsvervangende bijzitters
- en een secretaris.
De secretaris wordt niet opgeroepen, maar wordt door de voorzitter van het telbureau zelf benoemd uit de kiezers van de kieskring.
Kantonhoofdbureau
Elke kieskring is ingedeeld in kieskantons, met elke een kantonhoofdbureau. Het hoofdbureau is voornamelijk belast met het verzamelen van de resultaten van de tellingen in het kieskanton.
Het kantonhoofdbureau bestaat uit:
- de voorzitter (= de voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg of de vrederechter)
- 4 bijzitters
- 4 plaatsvervangende bijzitters
- en een secretaris.
De voorzitter van het hoofdbureau van de kieskring wijst de voorzitters van de kantonhoofdbureaus aan, die op hun beurt de effectieve en plaatsvervangende bijzitters aanduiden uit de kiezers van het kanton en een secretaris uit de kiezers van de kieskring.
Instructies
In aanloop naar de verkiezingsdag krijgt de voorzitter een bundel met de nodige praktische informatie over de taken van het bureau(opent in nieuw venster) en het verloop van de stemming of de telling. De voorzitter krijgt ook een overzicht van de opgeroepen bijzitters en plaatsvervangende bijzitters en het verzoek om zelf een secretaris aan te stellen.
Ook de bijzitters krijgen een brief met praktische informatie (locatie van het bureau, startuur, vergoeding).