In korte tijd naar een fusiewebsite
Een van de grootste departementen van de Vlaamse overheid heeft een nieuwe voordeur. Dat heeft niets met een verjaardag te maken, wel met een fusie. Een tijdelijke hub doet dienst als linksite naar de website van het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin enerzijds, en die van het Agentschap Zorg en Gezondheid anderzijds.
Mooie tussenoplossing
Lien Thoelen, communicatie-expert bij Departement Zorg: ‘Dankzij het webplatform konden we heel snel een gedeelde website opzetten voor ons nieuwe fusiedepartement. De hub is echt een voordeur: een onthaalwebsite die per thema doorlinkt naar bestaande pagina’s op onze aparte websites.’
‘We hebben een gigantische hoeveelheid content. Maar de coronacrisis bracht de voorbije jaren een ongeziene werkdruk met zich mee voor onze 2 organisaties, waardoor de hoeveelheid content sterk aangegroeid is en we het onderhoudswerk voor de website wat verwaarloosd hebben. Al die content herwerken voor de start van de fusie, dat was dus niet haalbaar. De hub is een mooie tussenoplossing.’
Themabenadering
‘Ter voorbereiding van die hub organiseerden we een aantal workshops. Een van de eerste punten was: hoe matchen we onze doelgroepen? De website zorg-en-gezondheid.be van het agentschap richt zich vooral naar professionals, de portaalsite van het departement maakt geen onderscheid in doelgroepen.’
‘In de hub kozen we ervoor om doelgroepen niet te scheiden, maar te vertrekken van thema’s: zorg in de buurt, infectieziekten en vaccinaties, gezonde omgeving en levensstijl. Hoe dieper je gaat in die structuur, hoe specialistischer de informatie.’
Zoektocht naar een heldere themastructuur
‘We stelden een gezamenlijk webteam van 35 redacteurs samen dat ervoor zorgde dat de hub ingevuld raakte. Het moeilijkste was de zoektocht naar een allesomvattende themastructuur.’
‘Met 11 afdelingen en taken van zorginspectie over waterkwaliteit tot promotie van een gezonde levensstijl hebben we een heel brede bevoegdheid. Maar we zijn er geraakt. Iedereen is tevreden over het resultaat.’
Niet te snel
‘Er ligt nu een goeie basis om op verder te bouwen. Toch zal het grootste werk nog moeten komen: de grote hoeveelheid content van de 2 sites echt samenbrengen.’
‘Of we daarvoor een eigen platform gebruiken of het webplatform: dat is nog koffiedik kijken. We zijn op dit moment verschillende pistes aan het onderzoeken.’
Maker en klant van het webplatform
Leuk weetje: voor Lien was werken in het webplatform geen primeur. Ze stond namelijk een 5-tal jaar geleden zelf mee aan de basis ervan. Lien: ‘Het webplatform is de voorbije jaren sterk gegroeid en verschillende entiteiten hebben zich al aangesloten.’
‘Dat vind ik nog steeds een grote meerwaarde: in de redactieraad kun je ervaringen uitwisselen en kennis delen. Zo hoeft niemand het warm water weer uit te vinden. Het was leuk om nu aan de klantkant te staan, maar vooral: om nog eens met de ex-collega’s te kunnen samenwerken.’