Bestanden aanmaken

Bestanden worden via de redactieomgeving opgeladen in de mediadatabank. Zo kunnen ze gekoppeld worden aan de content.

Je kunt een bestand van maximum 2GB opladen. Volgende types bestanden zijn toegestaan: pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, odf of zip.

Belangrijk: nadat je je bestand hebt opgeladen, kan het tot 5 minuten duren voor je het kunt selecteren in de redactieomgeving. Het bestand moet namelijk eerst van de redactieomgeving doorstromen naar de mediadatabank. Nieuwe bestanden zullen zichtbaar zijn in het tabblad media zodra de verwerking voltooid is.

Geef je bestand een ‘tijdloze’ naam

De naam van een bestand kan niet meer gewijzigd worden, ook niet als je een nieuwe versie oplaadt. Daarom is het belangrijk om te kiezen voor een naam die actueel blijft. Vermijd dus jaartallen of versienummers.

Voorbeelden
Dus niet: Aanvraagformulier_premieX_versie3.pdf
Maar wel: Aanvraagformulier_premieX.pdf

Dus niet: Lijst_erkende_instellingen_2020.pdf
Maar wel: Lijst_erkende_instellingen.pdf

Waarom is dit belangrijk?
Je kunt een bestaand bestand vervangen door een nieuwe versie (zie ‘Bestanden bewerken’). Overal waar het verouderde bestand voorkomt, zal deze automatisch vervangen worden door de nieuwe versie. Maar de naam van het oorspronkelijke bestand blijft behouden. Een tijdloze bestandsnaam zorgt ervoor dat er geen verwarring ontstaat en dat actuele formulieren geen verouderde naam hebben.

Als je ervoor kiest om toch een jaartal of versienummer op te nemen, dan ga je voor elke nieuwe versie een nieuw bestand moeten aanmaken. Je creëert dus een nieuwe node in de redactieomgeving. De oude versie wordt dan niet automatisch vervangen, je zal deze overal handmatig moeten vervangen.

Laad het bestand op in de redactieomgeving

Ga vanuit je dashboard naar de tab Media en klik op de knop 'Media toevoegen: bestand'

  • Stap 1
    • De redactietitel verschijnt alleen in de redactieomgeving en niet op Vlaanderen.be of de voorlichterssite.
    • Om alle media goed te kunnen vinden maken we gebruik van een specifieke naamgeving. We starten de naamgeving met de eerste 3 letters van de entiteit. Na deze 3 letters kan er eventueel nog een indeling worden gekozen die steeds aangehouden wordt in de naamgeving, zoals bijvoorbeeld een bepaald thema. Daarna geef je een beschrijvende naam. Voorbeeld: AIV_MOB_autokeuring.
    • Kies voor een redactietitel zonder jaartallen of versienummers.
  • Stap 2
    • De publieke titel verschijnt online op Vlaanderen.be en/of op de voorlichterssite en moet dus duidelijk zijn voor de lezer.
    • Kies voor een titel zonder jaartallen of versienummers.
  • Stap 3
    • Bestanden mogen opgeladen worden in de volgende formaten: Pdf, Word, Excel, Zip, Powerpoint. Je kunt maar één bestand per keer toevoegen.
    • Het bestand mag niet groter zijn dan 2 GB.
    • Kies voor een bestandsnaam zonder jaartallen of versienummers.
  • Stap 4

    Kies voor de taal waarin het bestand is geschreven.

  • Stap 5

    Kies voor 'Organisatiegebonden' als alleen de eigen organisatie dit bestand mag gebruiken. Selecteer 'Alle organisaties' als iedereen dit bestand mag gebruiken.

  • Stap 6
    1. Vul het juiste redactionele domein in.
    2. Duid de juiste organisatie aan.
  • Stap 7

    Klik op de blauwe knop ‘Opslaan’.

Afbeeldingen en video’s aanmaken

Afbeeldingen en video’s worden via de redactieomgeving opgeladen in de mediadatabank. Zo kunnen ze gekoppeld worden aan de content.

Je kunt een afbeelding van maximum 2GB opladen. Volgende types zijn toegestaan: jpg, png of gif. Video’s mogen opgeladen worden in Mp4 formaat, en zijn best niet groter dan 300Mb.

Belangrijk: ook nadat je je afbeelding of video hebt opgeladen, kan het tot 5 minuten duren voor je het kunt selecteren in de redactieomgeving.

Geef je afbeelding of video een ‘tijdloze’ naam

De naam van een afbeelding of video kan niet meer gewijzigd worden, ook niet als je een nieuwe versie oplaadt. Daarom is het belangrijk om te kiezen voor een naam die actueel blijft. Vermijd dus jaartallen of versienummers.

Voorbeelden
Dus niet: DV_Renovatie_appartement_v01.jpg
Maar wel: DV_Renovatie_appartement.jpg

Dus niet: Animatie_toegankelijkheid_VACLeuven_2020.Mp4
Maar wel: Animatie_toegankelijkheid_VACLeuven.Mp4

Waarom is dit belangrijk?
Je kunt een bestaande afbeelding of video vervangen door een nieuwe versie (zie ‘Afbeeldingen en video’s bewerken’). Overal waar de verouderde afbeelding of video is gekoppeld, zal deze automatisch vervangen worden door de nieuwe versie. Maar de naam van het oorspronkelijke bestand blijft behouden. Een tijdloze bestandsnaam zorgt ervoor dat er geen verwarring ontstaat en dat actuele formulieren geen verouderde naam hebben.

Als je ervoor kiest om toch een jaartal of versienummer op te nemen, dan ga je voor elke nieuwe versie een nieuw bestand moeten aanmaken. Je creëert dus een nieuwe node in de redactieomgeving. De oude versie wordt dan niet automatisch vervangen, je zal deze overal handmatig moeten vervangen.

Laad een afbeelding of een video op in de redactieomgeving

Ga vanuit je dashboard naar de tab Media en klik op de knop 'Media toevoegen: afbeelding’, of ‘Media toevoegen: video’.

  • Stap 1
    • De redactietitel verschijnt alleen in de redactieomgeving en niet op Vlaanderen.be of de voorlichterssite.
    • Om alle media goed te kunnen vinden maken we gebruik van een specifieke naamgeving. We starten de naamgeving met de eerste 3 letters van de entiteit. Na deze 3 letters kan er eventueel nog een indeling worden gekozen die steeds aangehouden wordt in de naamgeving, zoals bijvoorbeeld een bepaald thema. Daarna geef je een beschrijvende naam. Voorbeeld: AIV_MOB_autokeuring.
    • Kies voor een redactietitel zonder jaartallen of versienummers.
  • Stap 2
    • Afbeeldingen mogen opgeladen worden in de volgende formaten: jpg, png of gif. Video’s mogen opgeladen worden in Mp4 formaat. Je kunt maar één bestand per keer toevoegen.
    • Het Afbeelding mag niet groter zijn dan 2 GB. Video’s zijn best niet groter dan 300Mb.
    • Kies voor een bestandsnaam zonder jaartallen of versienummers.
  • Stap 3

    Geef hier de naam van de maker van de afbeelding of video in als er sprake is van copyright.

  • Stap 4

    Kies voor de taal waarvoor de afbeelding of video gemaakt is.

  • Stap 5

    Wie blind is, zwaar slechtziend, dyslectisch of een ander leesprobleem heeft, kan de informatie op het scherm hardop laten voorlezen door software, een screenreader. Zo’n screenreader weet niet wat er op een afbeelding te zien is. Die alternatieve tekst voeg je als redacteur toe. De inhoud van die omschrijving is afhankelijk van het type afbeelding en de context.

    Mis je nuttige informatie als je de afbeelding weglaat? Dan is de afbeelding informatief en is een alt-tekst noodzakelijk. Beschrijf de inhoud van de afbeelding in dit veld “alternatieve tekst”.

    Weet de bezoeker evenveel als je de afbeelding weglaat? Dan is de afbeelding decoratief. Laat bij decoratieve afbeeldingen daarom het veld “alternatieve tekst” leeg. Hulpmiddelen zoals screenreaders slaan ze dan over.

  • Stap 6

    De gebruiksvoorwaarden geven aan wat er met de afbeelding of video mag gebeuren en wat niet.

  • Stap 7

    Kies voor 'Organisatiegebonden' als alleen de eigen organisatie deze afbeelding of video mag gebruiken. Selecteer 'Alle organisaties' als iedereen deze afbeelding of video mag gebruiken.

  • Stap 8
    1. Vul het juiste redactionele domein in.
    2. Duid de juiste organisatie aan.
  • Stap 9

    Klik op de blauwe knop ‘Opslaan’.

Meerdere bestanden tegelijk opladen

Het is mogelijk om meerdere bestanden te selecteren en in een keer op te laden. Het is in dat geval belangrijk om de juiste bestandsnaam aan het originele bestand te geven. De bestanden krijgen de bestandsnaam van de ‘redactietitel’ die je ingeeft in stap 1, plus de bestandsnaam van het originele bestand.

Bestanden, afbeeldingen en video's bewerken

Bestanden, afbeeldingen en video’s bewerken
Bestanden, afbeeldingen en video’s kun je bewerken in de redactieomgeving. Zo kun je bijv. de titel aanpassen, maar ook het bestand vervangen door een ander bestand.

Ook bij het bewerken van een bestand geldt normaal de 5 minuten verwerkingstijd. Maar op dit moment zijn de wijzigingen die aangebracht worden pas zichtbaar na middernacht. Hier wordt aan gewerkt.

  1. Klik op het bestand dat je wil bewerken.
  2. Klik op het tabblad ‘bewerken’.
  3. Alle velden kunnen nu aangepast worden.
  4. Wanneer je een bestand wil vervangen: klik op bestand kiezen, en selecteer het bestand dat het oude bestand moet vervangen.
  5. Klik onderaan op de blauwe knop ‘opslaan’.

Vorige versies terugzetten
Oude versies van een bestand staan niet langer in de redactieomgeving, maar zijn nog wel te vinden in de achterliggende mediadatabank. Als je een oude versie wilt terugzetten, en je hebt die zelf niet meer in je bezit, vraag dit dan aan je contactpersoon.

Bestanden archiveren
Wanneer je een bestand wilt archiveren kan je dat doen via het tabblad ‘publiceren’ (onder het tabblad ‘bewerken’). Wanneer je daar het veldje ‘archief’ aanvinkt, zal het document gearchiveerd worden.

Media zoeken

Media in de redactieomgeving kun je zoeken en bewerken onder het tabblad media.

Je kunt zoeken op redactietitel, publieke titel, redactionele domeinen, type en tags.

Toegankelijkheidsrichtlijnen van bestanden, afbeeldingen en video