Documenten toevoegen

Documenten worden via de redactieomgeving opgeladen in de mediadatabank. Zo kunnen ze gekoppeld worden aan de content.

Je kunt een bestand van maximum 2GB opladen. Volgende types bestanden zijn toegestaan: pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, odf of zip.

Belangrijk: nadat je je bestand hebt opgeladen, kan het tot 5 minuten duren voor je het kunt selecteren in de redactieomgeving. Het bestand moet namelijk eerst van de redactieomgeving doorstromen naar de mediadatabank. Nieuwe bestanden zullen zichtbaar zijn in het tabblad media zodra de verwerking voltooid is.

Wat is een goede bestandsnaam?

Een heldere, korte en duidelijke naamgeving is belangrijk. Niet alleen zodat je zelf alles terugvindt, maar ook zodat een computersysteem zoals onze redactieomgeving de bestandsnaam kan lezen. Daarom gelden er een aantal regels voor de naamgeving van digitale bestanden:

Je beperkt je in de naamgeving van je bestanden best tot volgende tekens:

  • Letters: a-z en A-Z
  • Cijfers: 0-9
  • Streepjes: underscore ( _ ) en koppelteken ( - )

Er zijn een aantal tekens die je nooit mag gebruiken in je bestandsnaamgeving. Dit zijn tekens die een computersysteem in andere contexten gebruikt, bijvoorbeeld als commando om een opdracht uit te voeren. Om zeker te zijn dat een computersysteem geen rare dingen doet met je bestanden vermijd je beter deze tekens:

  • Spaties
  • Leestekens: ! ? . , ; : ( ) ’
  • Diakritische tekens: é à ù ç è ë ê
  • Speciale tekens: / \ * % @ | # § $ & +

De naam van een bestand kan na het opladen niet meer gewijzigd worden, ook niet als je een nieuwe versie oplaadt. Daarom is het belangrijk om te kiezen voor een naam die actueel blijft. Vermijd dus jaartallen of versienummers.

Voorbeelden
Dus niet: Aanvraagformulier_premieX_versie3.pdf
Maar wel: Aanvraagformulier_premieX.pdf

Dus niet: Lijst_erkende_instellingen_2020.pdf
Maar wel: Lijst_erkende_instellingen.pdf

Waarom is dit belangrijk?
Je kunt een bestaand bestand vervangen door een nieuwe versie (zie ‘Bestanden bewerken’). Overal waar het verouderde bestand voorkomt, zal deze automatisch vervangen worden door de nieuwe versie. Maar de naam van het oorspronkelijke bestand blijft behouden. Een tijdloze bestandsnaam zorgt ervoor dat er geen verwarring ontstaat en dat actuele formulieren geen verouderde naam hebben.

Als je ervoor kiest om toch een jaartal of versienummer op te nemen, dan ga je voor elke nieuwe versie een nieuw bestand moeten aanmaken. Je creëert dus een nieuwe node in de redactieomgeving. De oude versie wordt dan niet automatisch vervangen, je zal deze overal handmatig moeten vervangen.

Laad het document op in de redactieomgeving

Ga vanuit je dashboard naar de tab Media en klik op de knop 'Media toevoegen: bestand'

  • Stap 1
    • De redactietitel verschijnt alleen in de redactieomgeving en niet op Vlaanderen.be of de voorlichterssite.
    • Om alle documenten goed te kunnen vinden maken we gebruik van een specifieke naamgeving. We starten de naamgeving met de eerste 3 letters van de entiteit. Na deze 3 letters kan er eventueel nog een indeling worden gekozen die steeds aangehouden wordt in de naamgeving, zoals bijvoorbeeld een bepaald thema. Daarna geef je een beschrijvende naam. Voorbeeld: AIV_MOB_autokeuring.
    • Kies voor een redactietitel zonder jaartallen of versienummers.
  • Stap 2
    • De publieke titel verschijnt online op Vlaanderen.be en/of op de voorlichterssite en moet dus duidelijk zijn voor de lezer.
    • Kies voor een titel zonder jaartallen of versienummers.
  • Stap 3
    • Bestanden mogen opgeladen worden in de volgende formaten: Pdf, Word, Excel, Zip, Powerpoint. Je kunt maar één bestand per keer toevoegen.
    • Het bestand mag niet groter zijn dan 2 GB.
    • Kies voor een bestandsnaam zonder jaartallen of versienummers.
  • Stap 4

    Kies voor de taal waarin het document is geschreven.

  • Stap 5

    Kies voor 'Organisatiegebonden' als alleen de eigen organisatie dit document mag gebruiken. Selecteer 'Alle organisaties' als iedereen dit document mag gebruiken.

  • Stap 6
    1. Vul het juiste redactionele domein in.
    2. Duid de juiste organisatie aan.
  • Stap 7

    Klik op de blauwe knop ‘Opslaan’.

Meerdere bestanden tegelijk opladen

Het is mogelijk om meerdere bestanden te selecteren en in een keer op te laden. Het is in dat geval belangrijk om de juiste bestandsnaam aan het originele bestand te geven. De bestanden krijgen de bestandsnaam van de ‘redactietitel’ die je ingeeft in stap 1, plus de bestandsnaam van het originele bestand.

Gegevens van documenten aanpassen

De gegevens van documenten kun je aanpassen in de redactieomgeving. Zo kun je bijv. de titel aanpassen, maar ook het bestand zelf vervangen door een ander bestand.

Ook bij het bewerken van een bestand geldt normaal de 5 minuten verwerkingstijd. Maar op dit moment zijn de wijzigingen die aangebracht worden pas zichtbaar na middernacht. Hier wordt aan gewerkt.

  1. Klik op het bestand dat je wil bewerken.
  2. Klik op het tabblad ‘bewerken’.
  3. Alle velden kunnen nu aangepast worden.
  4. Wanneer je een bestand wil vervangen: klik op bestand kiezen, en selecteer het bestand dat het oude bestand moet vervangen.
  5. Klik onderaan op de blauwe knop ‘opslaan’.

Documenten archiveren

Wanneer je een document wilt archiveren kun je dat doen via het tabblad ‘publiceren’ (onder het tabblad ‘bewerken’). Wanneer je daar het veldje ‘archief’ aanvinkt, zal het document gearchiveerd worden.

Documenten zoeken

Documenten in de redactieomgeving kun je zoeken en bewerken onder het tabblad media.

Je kunt zoeken op redactietitel, publieke titel, redactionele domeinen, type en tags.

Toegankelijkheidsrichtlijnen van documenten

Veelgestelde vragen