Gedaan met laden. U bevindt zich op: Media toevoegen, zoeken en aanpassen Media

Media toevoegen, zoeken en aanpassen

Bestanden worden via de redactieomgeving opgeladen in de mediadatabank. Zo kunnen ze gekoppeld worden aan de content. Via het tabblad media kies je voor ‘Media toevoegen’. Daar kies je voor ‘Afbeelding’, ‘Video’ of ‘Bestand’.

Om een afbeelding of een video toe te kunnen voegen moet je een beeldredacteursrol krijgen. Deze rol kun je aanvragen bij de centrale redactie van het webplatform.

Aandachtspunten voor je bestanden gaat opladen

Bestandsgrootte

Je kunt een bestand van maximum 350 MB opladen.

Afbeeldingen hou je best onder de 1Mb, video’s onder de 300Mb.

Video’s groter dan 350 MB moeten eerst verkleind worden voor deze worden opgeladen in de redactieomgeving. Er bestaan veel online tools die het verkleinen van video’s gratis aanbieden.

Verschillende mogelijke bestandstypes

Wat betreft afbeeldingen zijn volgende types toegestaan: png, gif, jpg, jpeg en svg. Lees meer over hoe je de beste keuze maakt tussen deze verschillende bestandstypes

Wat betreft video’s zijn de volgende types toegestaan: mp4, webm, mov, ogv, 3gp, 3g2, wmv, mpeg, flv, mkv en avi.

Wat betreft documenten zijn de volgende types toegestaan: pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, odt, fodt, ods, fods, odp, fodp, odg en fodg.

Wat is een goede bestandsnaam?

Een heldere, korte en duidelijke naamgeving is belangrijk. Er gelden er een aantal regels voor de naamgeving van digitale bestanden:

Gebruik enkelGebruik nooit
Letters: a-z en A-ZSpaties
Cijfers: 0-9Leestekens: ! ? . , ; : ( ) ’
Streepjes: underscore ( _ ) en koppelteken ( - )Diakritische tekens: é à ù ç è ë ê
Speciale tekens: / \ * % @ | # § $ & +
Belangrijk bij documenten

De naam van een bestand kan na het opladen niet meer gewijzigd worden, ook niet als je een nieuwe versie oplaadt. De naam van het oorspronkelijke bestand blijft behouden. Bij documenten die als download worden aangeboden op de pagina is dit belangrijk. Een tijdloze bestandsnaam zorgt ervoor dat er geen verwarring ontstaat en dat actuele documenten geen verouderde naam hebben.

Daarom is het belangrijk om te kiezen voor een naam die actueel blijft. Vermijd dus jaartallen of versienummers.

Als je er toch voor kiest om een jaartal of versienummer op te nemen in de bestandsnaam van een document, dan ga je voor elke nieuwe versie een nieuw document moeten opladen. Je creëert dus een nieuw document in de redactieomgeving. De oude versie wordt dan niet automatisch vervangen, je zal deze overal handmatig moeten vervangen, en eventueel het document archiveren.

Publicaties van de Vlaamse overheid worden verplicht digitaal ontsloten via het bestelloket van de Vlaamse overheid, zowel externe als interne publicaties. Je mag ze niet apart in het redactiesysteem opladen, zo vermijden we dubbel versiebeheer. Lees meer over een publicatie toevoegen.

Laad een bestand op in de redactieomgeving

Ga vanuit je dashboard naar de tab Media en klik op de knop ‘Media toevoegen’ kies voor: ‘afbeelding’, ‘video’ of ‘bestand’.

  • Stap 1

    Bekijk de tips voor goede titels

  • Stap 2
    • Enkel voor een document
    • De publieke titel verschijnt online op Vlaanderen.be en/of op de voorlichterssite en moet dus duidelijk zijn voor de lezer.
    • Kies voor een titel zonder jaartallen of versienummers.
  • Stap 3

    • Meerdere bestanden opladen is mogelijk

    • Bestanden mogen niet groter zijn dan 350 MB, afbeeldingen zijn beter niet groter dan 1 Mb, video’s zijn beter niet groter dan 300 Mb

    • Afbeeldingen mogen opgeladen worden in de volgende formaten: png, gif, jpg, jpeg en svg

    • Video’s mogen opgeladen worden in de volgende formaten: mp4, webm, mov, ogv, 3gp, 3g2, wmv, mpeg, flv, mkv en avi

    • Kies voor een bestandsnaam zonder jaartallen of versienummers

  • Stap 4

    Enkel bij een afbeelding of video indien nodig

  • Stap 5
  • Stap 6

    • Enkel bij een afbeelding

    • Wie blind is, zwaar slechtziend, dyslectisch of een ander leesprobleem heeft, kan de informatie op het scherm hardop laten voorlezen door software, een screenreader. Zo’n screenreader weet niet wat er op een afbeelding te zien is. Die alternatieve tekst voeg je als redacteur toe. De inhoud van die omschrijving is afhankelijk van het type afbeelding en de context.

      Mis je nuttige informatie als je de afbeelding weglaat? Dan is de afbeelding informatief en is een alt-tekst noodzakelijk. Beschrijf de inhoud van de afbeelding in dit veld “alternatieve tekst”.

      Weet de bezoeker evenveel als je de afbeelding weglaat? Dan is de afbeelding decoratief. Laat bij decoratieve afbeeldingen daarom het veld “alternatieve tekst” leeg. Hulpmiddelen zoals screenreaders slaan ze dan over.

    • Bij het opladen van meerdere afbeeldingen moet je dit veld achteraf per afbeelding aanpassen, tenzij alle afbeeldingen dezelfde alternatieve tekst kunnen krijgen.

  • Stap 7

    De gebruiksvoorwaarden geven aan wat er met het document, de afbeelding of video mag gebeuren en wat niet. Bijvoorbeeld wanneer er bij een foto bepaalde portretrechten zijn, en deze dus niet overal mag gepubliceerd worden.

  • Stap 8

    • Kies voor ‘Organisatiegebonden’ als alleen de eigen organisatie deze afbeelding, video of dit document mag gebruiken.

    • Selecteer ‘Alle organisaties’ als iedereen deze afbeelding, video of dit document mag gebruiken.

  • Stap 9
    • Voeg een beschrijvende tag toe om media gemakkelijk terug te vinden in de redactieomgeving.
    • Enkel bij documenten: Voeg een filtertag toe om automatische lijsten samen te kunnen stellen.

  • Stap 10

    • Vul het juiste redactionele domein in.

    • Duid de juiste organisatie aan.

  • Stap 11

    Klik op de blauwe knop ‘Opslaan’.

Nadat je je bestand hebt opgeladen, kan het tot 5 minuten duren voor je het kunt selecteren in de redactieomgeving. Het bestand moet namelijk eerst van de redactieomgeving doorstromen naar de mediadatabank. Nieuwe bestanden zullen zichtbaar zijn in het tabblad media zodra de verwerking voltooid is.

Meerdere bestanden tegelijk opladen

Het is mogelijk om meerdere bestanden te selecteren en in een keer op te laden. Het is in dat geval belangrijk om de juiste bestandsnaam aan het originele bestand te geven. De bestanden krijgen de bestandsnaam van de ‘redactietitel’ die je ingeeft in stap 1, plus de bestandsnaam van het originele bestand (tussen haakjes).

Het is niet mogelijk om per bestand een specifieke publieke titel mee te geven. Deze moet voor documenten achteraf document per document ingegeven worden. Voor afbeeldingen en video is dit niet van toepassing omdat de publieke titel nergens wordt gepubliceerd.

Voorbeeld:

Redactietitel: HL_Media (Handleiding_afbeeldingen.pdf)

Publieke titel: Handleiding afbeeldingen

Gegevens van media bewerken

De gegevens van opgeladen bestanden kun je aanpassen in de redactieomgeving. Zo kun je velden aanpassen zoals bijvoorbeeld de titel of redactioneel domein.

Je kunt ook het bestand zelf vervangen door een ander bestand. Hier geldt normaal de 5 minuten verwerkingstijd. Een document kan enkel vervangen worden door een ander document als het type (extensie) van het bestand hetzelfde is. Bijvoorbeeld: een Pdf kan alleen vervangen worden door een Pdf (en niet door een Word-bestand).

Hoe een bestand bewerken:

  1. Klik op het bestand dat je wil bewerken.

  2. Klik op het tabblad ‘bewerken’.

  3. Alle velden kunnen nu aangepast worden.

  4. Wanneer je een bestand wil vervangen: klik op bestand kiezen, en selecteer het bestand dat het oude bestand moet vervangen.

  5. Klik onderaan op de blauwe knop ‘opslaan’.

Speciaal bij video: startbeeld van het juiste moment zelf kiezen

Standaard neemt de redactieomgeving het middelste frame van je video als startbeeld van je video. Maar je kunt dat frame ook zelf kiezen. Je kunt de thumbnail wijzigen via een tijdsaanduiding in formaat UU:MM:SS in het veld ‘Tijdstip van miniatuurafbeelding’.

Op dit moment zijn de wijzigingen die aangebracht worden aan velden (bijvoorbeeld titel of redactioneel domein) pas zichtbaar na middernacht. Hier wordt aan gewerkt. Bestanden vervangen gaat wel volgens de normale verwerkingstijd.

Media archiveren

Wanneer je een bestand wilt archiveren kun je dat doen via het tabblad ‘publiceren’ (onder het tabblad ‘bewerken’). Wanneer je daar het veldje ‘archief’ aanvinkt, zal het bestand niet meer bereikbaar zijn en kan deze dus niet meer gekoppeld worden in de redactieomgeving. Het bestand blijft wel nog bestaan in Cloudinary, en is dus nog wel bereikbaar via Google of als de bepaalde url gekend is.

Als je wilt dat een bepaald bestand na het archiveren ook niet meer vindbaar/bereikbaar is (bijvoorbeeld als het gevoelige informatie bevat), dan moet dat doorgegeven worden aan je contactpersoon zodat het bestand kan worden verwijderd in Cloudinary zelf (dit kan enkel in zijn geheel, specifieke versies verwijderen kan niet).

Afbeeldingen of video's zoeken

Afbeeldingen en video’s in de redactieomgeving kun je zoeken onder het tabblad media.

Je kunt zoeken op redactietitel, publieke titel, redactionele domeinen, type en tags.

Iconen van de databank van Merkbeleid worden steeds met dezelfde prefix in de naam opgeladen in de redactieomgeving en kunnen dus makkelijk gevonden worden als je de prefix ‘DV_Icoon’ ingeeft in het zoekveld.

Veelgestelde vragen

Hieronder de meest gestelde vragen rond afbeeldingen, video en documenten.

Is er iets niet duidelijk? Heb je nog vragen over een bepaalde pagina? Zit je vast? Aarzel niet om contact op te nemen met de centrale redactie.  

Stel je vraag

Schrijf je in op de nieuwsbrief

Voor je maandelijks blik tips, nieuwigheden en cijfers. 

Inschrijven opent in nieuw venster

Overzicht

Vaak gezocht

Richtlijnen