Copywriters briefen
Groot project op til? Je website verhuist naar de redactieomgeving of het is tijd om je hele website te herzien? Dan kun je via het raamcontract ‘Copywriting’ copywriters inschakelen. Om dat vlot te laten verlopen, is een goeie briefing essentieel. Op deze pagina vind je 7 stappen die je helpen bij de samenwerking.
Samenwerken in 7 stappen
- Stap 1
Vliegende start: overleg en goeie briefing
- Organiseer een startoverleg met iedereen die betrokken is om de context uit te leggen:
- Wat zijn de kerntaken op je website en wie is je doelgroep?
- Werk samen aan een nieuwe menustructuur en breng alle content onder in die structuur:
- Welke informatie blijft en welke mag weg?
- Welke informatie breng je samen of haal je uiteen?
- Maak praktische afspraken over:
- timing
- sjablonen om de teksten aan te leveren
- inhoudelijke contactpersonen
- schrijfafspraken.
- Organiseer een startoverleg met iedereen die betrokken is om de context uit te leggen:
- Stap 2
Brief je inhoudelijke collega’s
Brief ook de inhoudelijke collega’s die feedback moeten geven op de teksten.
- Geef hen de context en de timing van het project mee en de keuzes die je maakt vanuit het communicatieteam.
- Leg uit hoe we content opbouwen in het webplatform en wat de basisprincipes zijn van webschrijven:
- We denken vanuit de gebruiker, los van de diensten en interne Vlaamse organisatie.
- 1 dienstverlening of idee = 1 pagina
- De informatie moet praktisch en to the point zijn, zonder te veel geschiedenis, achtergrond of regelgeving. De wetgeving komt onderaan achter een link op de pagina.
- Stap 3
Geef de copywriters alle basisinfo om aan de slag te gaan
Bezorg alle inhoud:
- Geef per oude pagina aan wat moet blijven en wat geschrapt moet worden.
- Geef aan welke informatie (mogelijk) nog ontbreekt.
- Geef waar mogelijk al een ruwe aanzet mee voor die nieuwe pagina.
Dan krijg je van de copywriter eerst een voorstel van de structuur en een voorstel van aanpak.
- Stap 4
Organiseer een eerste feedbackmoment over de paginastructuur
Organiseer een feedbackmoment. Het werkt makkelijker om die feedback mondeling toe te lichten. Dan kan de copywriter gerichter vragen stellen om tot een goede oplossing te komen.
- Stap 5
Organiseer een feedbackmoment over het tekstvoorstel
Als er overeenstemming is over de structuur, maakt de copywriter op basis van de input een tekstvoorstel tegen de afgesproken datum.
- Verzamel alle feedback in 1 document. Zijn er intern nog onduidelijkheden? Klop die dan eerst af.
- Geef zo concreet mogelijke feedback.
- Is er veel feedback? Organiseer dan een online of live overlegmoment.
- Stap 6
Spreek af hoe de invoer op het webplatform gebeurt
- Hoe bouw je de redactietitels op?
- Onder welk redactionele domein, rapporteringsthema en rapporteringsorganisatie valt de pagina?
- Welke informatie moet worden ingevuld: type, samenvatting, metadata, contactgegevens,… ?
- Naar welke publicatiekanalen moet de pagina gepubliceerd worden?
- Is er samenwerking met 1700? Dan geef je ook het escalatiepunt, de lijncode, eventuele instructies en zoektermen mee.
- Welke bestaande content moet er gekoppeld worden? En moeten er extra thema’s, glossary titels, tags of toegangsregels worden gekoppeld?
- Stap 7
Doe een dubbelcheck van de ingevoerde pagina
Tip: Via een export uit de redactieomgeving kun je eenvoudig checken of alle metadata juist staan.