De functie in het kort

Als Management Assistant van de Administrateur Generaal (AG) van de Vlaamse Milieumaatschappij krijg je een boeiende job met uitdagingen en verantwoordelijkheden op het vlak van communicatie, organisatie en administratie. Je staat in voor de administratieve ondersteuning van de AG en zijn staf.

Het gaat over een allround takenpakket waarbij je zelfstandig kan werken. Je moet administratief sterk zijn, mee zijn met de nieuwste communicatietechnologieën en kunnen werken met sociale media (twitter, Facebook, LinkedIn).

De taak bestaat onder meer uit:
-Agendabeheer AG (bij wijzjgingen zelfstandig de betrokkenen informeren, afspraken verzetten,…)
-Zelfstandig afspraken in de agenda van de AG kunnen plannen
-Behandelen mails en archiveren mails AG volgens afspraken en richtlijnen
-Sorteren en filteren post
-Organiseren van meetings en webinars (datum zoeken, locatie vastleggen, zorgen voor drank en broodjes…)
-Verslagen maken van vergaderingen
-Permanentie verzorgen van het secretariaat
-Administratieve taken verzorgen (praktische afhandeling van dienstreizen, vorming, ..)
-Mee instaan voor administratieve taken van de staf AG
-Mee instaan in het proces voor de behandeling parlementaire vragen
-Mee instaan voor de behandeling van publieksvragen
-Vormelijk voorbereiden van presentaties van de AG
-Beheren van sociale media accounts van de AG
-Telefoons zelfstandig en klantvriendelijk afhandelen, boodschappen aannemen

Kortom: Je bent verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de AG en zijn staf. Je draagt met je werk bij tot een vlotte en efficiënte werking van de staf. Het gaat om het voorbereiden, uitvoeren en opvolgen van secretariaatstaken op een hoog niveau. Je bereidt tal van communicatie voor de AG voor.  Je schrijft mails en berichten klant- en doelgroepgericht en die stem je af op het gebruikte medium, volgt de  sociale mediacommunicatie van de VMM en AG op en bereidt zelf ook berichten pro-actief voor.

Lees ook het selectiereglement met info over de taken en competenties.

Indien je vragen hebt over de functieomschrijving, neem dan contact op met de mevrouw Katrien Smet tel: 0473 99 28 70 of via e-mail k.smet@vmm.be

Wie zoeken we?

Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden:

Je bent in het bezit van een bachelor,  diploma van het hoger onderwijs van het korte type (bij voorkeur management assistant of communicatie).

Je kunt ook deelnemen aan de selectie als je binnenkort afstudeert en binnen de 6 maanden na de uiterste inschrijvingsdatum het gevraagde diploma behaalt. Je kunt de functie alleen opnemen als je op het moment van de indiensttreding je diploma effectief behaald hebt.

Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma volledig gelijkwaardig verklaard is met het vereiste diploma. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: https://www.naricvlaanderen.be/nl

Als je het vereiste diploma in een ander taal dan het Nederlands hebt behaald of je hebt geen diploma behaald dat overeenstemt met het niveau van de functie (bijvoorbeeld omdat je in aanmerking komt op basis van een toegangsbewijs), moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen “artikel 7” bij Selor (www.selor.be )  Klik hier als u tekst wilt invoeren.

Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je mailen naar vacatures@vmm.be.

Wat bieden we?

Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.

Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar , bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets wordt vergoed door de werkgever.
Je kan je gratis aansluiten bij de hospitalisatieverzekering die door de werkgever voorzien wordt. Ook de leden van je gezin kunnen aan een voordelig tarief aansluiten.

Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.
Op https://www.vlaanderen.be/werken-voor-vlaanderen/salarissimulator ((opent in nieuw venster)) kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.

Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit.

De werkplek

Hoe solliciteren?

Is deze vacature jou op het lijf geschreven? Wacht niet langer en stel je vandaag nog kandidaat!

In het selectiereglement vind je meer informatie over de functie, de deelnemingsvoorwaarden en de selectieprocedure. Neem dit aandachtig door voor je solliciteert. Bewaar ook zelf een kopie van het selectiereglement; zo heb je steeds alle relevante informatie bij de hand tijdens het verdere verloop van de procedure.

Vragen over deze vacature?

Contactpersoon

Ann Meert

Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het divers Vlaanderen van morgen!

Meer informatie over solliciteren bij de Vlaamse overheid

Volg werken voor Vlaanderen op: