Rapportering
Aanbevelingen voor de notulering van beslissingen van huurdersbonden
Om de afdeling Toezicht haar controleopdracht te laten uitvoeren, moeten de woonactoren die onder dat toezicht vallen haar op de hoogte te brengen van alle beslissingen. Woonactoren bezorgen een overzicht van die beslissingen of de verslagen van de vergaderingen van hun beheersorganen aan Toezicht. De beslissingen moeten voldoende gemotiveerd zijn en het resultaat zijn van een gedocumenteerde beraadslaging door de bestuurders.
De afdeling Toezicht heeft een aantal aanbevelingen inzake documentatie en notulering opgesteld opdat de bestuurders van de sociale woonactoren op basis van voldoende gegevens beslissingen kunnen nemen en dat de afdeling Toezicht in staat is om haar toezichtsfunctie adequaat uit te oefenen.
Op die manier kan er ingeschat worden of de actor alle elementen in overweging heeft genomen om een beslissing te kunnen nemen die in overeenstemming is met de wettelijke bepalingen en de principes van behoorlijk bestuur. Bovendien kan de beoordeling van die beslissingen door de toezichthouder voor alle actoren op een uniforme wijze verlopen.
Uiteraard dient elke actor nog steeds elke beslissing grondig te motiveren én te bezorgen aan de afdeling Toezicht. De lijst van onderzochte onderwerpen is dus geen limitatieve opsomming van mee te delen beslissingen.
De manier waarop de toezichthouder op de hoogte wordt gebracht van beslissingen en andere informatie van de sociale woonactoren staat in artikel 4.239 Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021.
Agenda’s en notulen
De agenda’s en notulen zijn aan de toezichthouder te bezorgen binnen vastgelegde termijnen.
Algemene en buitengewone algemene vergadering:
de agenda en de datum uiterlijk 15 kalenderdagen voor de vergadering;
- de notulen van de beraadslaging (inclusief aanwezigheidslijst) binnen 5 kalenderdagen na iedere vergadering.
Beheersorganen:
jaarlijks de vergaderfrequentie;
de agenda uiterlijk 3 kalenderdagen voor de vergadering;
notulen van beheersorganen worden aan de toezichthouder toegezonden binnen de hieronder vermelde termijn.
Agenda’s
- Wanneer de derde kalenderdag voor de vergadering een zaterdag, zondag of wettelijke feestdag is, wordt die verplaatst naar de eerst voorafgaande werkdag voor het indienen van de agenda.
Beslissingen
De bestuursbeslissingen van de huurdersorganisaties zijn aan de toezichthouder te bezorgen (op basis van art. 4.239, §1 van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021). Dit zijn alle beslissingen over de verrichtingen krachtens boek 4, 5 en 6 van de Vlaamse Codex Wonen, zoals opgenomen in artikel 4.79 Vlaamse Codex Wonen en het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021.
Als de notulen binnen vijf kalenderdagen na de beslissing klaar zijn, dan kunt u ze digitaal, binnen de voormelde termijn, aan de toezichthouder bezorgen. Als dit niet mogelijk is, dan bezorgt u binnen de vijf kalenderdagen na de beslissing een overzicht van de genomen beslissingen aan de toezichthouder.
Wanneer deze vijfde kalenderdag een zaterdag, zondag of wettelijke feestdag is, wordt die verplaatst naar de eerstvolgende werkdag voor het indienen van de notulen.
Voor het opmaken van deze lijsten kan dit sjabloon gebruikt worden: beknopte omschrijving van beslissingen.doc(Word bestand opent in nieuw venster)
Periodieke rapportering
Op basis van art. 4.239, §2 van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021 kan de toezichthouder op uitdrukkelijk verzoek een rapportering opvragen. Artikel 4.239, §3 van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021 geeft ook een opsomming van documenten die systematisch aan de toezichthouder te bezorgen zijn.
Klachten
De klachtenrapportering dienst jaarlijks te worden gerapporteerd in het jaarverslag.
Praktisch
De gegevens zijn te bezorgen via het tabblad ‘Bestandsuitwisseling’ op onze Portaalsite(opent in nieuw venster).
Interne controle
Het uitschrijven van en vervolgens effectief toepassen van procedures inzake interne controle geldt als een daad van behoorlijk bestuur.
Interne procedures moeten schriftelijk worden vastgelegd en formeel bekrachtigd door de raad van bestuur, zodat ze tegenstelbaar kunnen zijn aan diegenen die ze moeten navolgen.
Voor een aantal procedures werden goede praktijkvoorbeelden opgesteld. Hierin is bepaald wat voor de toezichthouder zeer essentieel/essentieel is en bijgevolg zeker terug te vinden moet zijn in de procedures en wat minder essentieel is.
Via onderstaande linken kan je de goede praktijkvoorbeelden terugvinden:
- hb - good practices bestellingen-aankopen.docx(Word bestand opent in nieuw venster)
- hb - good practices inkomende facturen en betalingen.docx(Word bestand opent in nieuw venster)
- hb - good practices kas en liquiditeitenbeheer.docx(Word bestand opent in nieuw venster)
- hb - good practices loonadministratie en kostenvergoedingen.docx(Word bestand opent in nieuw venster)
- hb - good practices car-policy nieuw.docx(Word bestand opent in nieuw venster)
- hb - good practices procedure bescherming gegevens.docx(Word bestand opent in nieuw venster)
In elk van de goede praktijkvoorbeelden is respectievelijk in het rood en het geel aangeduid wat zeer essentieel en essentieel is.
Tot slot, alle aanpassingen aan de interne controleprocedures moeten worden gemeld aan de afdeling Toezicht.