Hoe beheer je je bestanden in SharePoint?
Met bestanden beheren bedoelen we:
- Bestanden openen/raadplegen;
- Bestanden verwijderen (en herstellen als dat nodig is);
- Bestanden kopiëren of verplaatsen;
- Eigenschappen (metadata) beheren.
Voor deze acties start je telkens in een SharePoint-bibliotheek:
- door te klikken op de drie puntjes in het menu,
- of door te klikken op de drie puntjes op bestandsniveau,
- of door rechts te klikken op het bestand.
Een bestand openen/raadplegen
Klik op de naam van het bestand.
Een bestand openen en bewerken
Selecteer het bestand (klik links van de bestandsnaam) en klik Openen in de menubalk. Geef aan of je het bestand wil openen in de browser of in de lokale versie van Word, Excel, PowerPoint,… op je PC.
Een bestand verwijderen
- Stap 1
Selecteer het bestand.
- Stap 2
Klik op de drie puntjes.
- Stap 3
Klik op Verwijderen.
- Stap 4
Bevestig met Verwijderen.
Een verwijderd bestand terugzetten
Verwijderde bestanden blijven maximaal 30 dagen beschikbaar in de Prullenbak. Gedurende die periode kan je bestanden terugplaatsen op hun oorspronkelijke plek.
- Stap 1
Ga naar de Prullenbak via het menu aan de linkerkant (Menu Snelle toegang).
- Stap 2
Is de Prullenbak niet zichtbaar in het menu aan de linkerkant?
Klik op het tandwiel-icoon rechtsboven om naar Instellingen te gaan. - Stap 3
Klik vervolgens op Inhoud van site.
- Stap 4
De optie Prullenbak vind je rechts in de horizontale menubalk.
- Stap 5
Selecteer het bestand dat je wil terugplaatsen en klik op Terugzetten.
Opmerking
Deze Prullenbak is persoonlijk, dus je kan enkel bestanden terugplaatsen die je zelf hebt verwijderd. De sitebeheerder kan binnen een termijn van 90 dagen bestanden terugzetten die door anderen werden verwijderd.
De eigenschappen (metadata) van een bestand ingeven of aanpassen
- Stap 1
Selecteer het bestand.
- Stap 2
Open het detailvenster door op in het menu te klikken.
- Stap 3
In het deelvenster rechts kan je de eigenschappen invullen en wijzigen. Je wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
Merk op dat er verschillende soorten eigenschappen zijn, bv. een vrij tekstveld, een keuzelijst, een nummer, de naam van een persoon, etc. - Stap 4
Klik opnieuw op om het detailvenster te sluiten.