e-invoicing voor leveranciers
- Stap 1
Aanbevolen stappen:
- Contacteer de leverancier van je boekhoud- of facturatiepakket en ga na of je de juiste versie hebt,
- Zend een e-factuur naar je overheidsklant.
- Stap 2
Aanbevolen stappen:
- Contacteer de leverancier van je boekhoud- of facturatiepakket en vraag naar hun planning, en of ze connectie maken met een ACCESS PUNT in het PEPPOL-model.
- Zend een email naar procurement@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie), ook wij nemen contact met je boekhoud- of facturatiepakket.
- Indien er geen perspectief is dat je pakket e-facturatie mogelijk zal maken, verken dan de markt naar een toekomstgericht boekhoud- of facturatiepakket.
- Stap 1
Volgende scenario's zijn mogelijk:
- (4A1) Uw IT-ers schrijven een XML die voldoet aan de PEPPOL-standaard.
- Documentatie over het profiel van de PEPPOL-FACTUUR:
PEPPOL BIS V3 http://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/(opent in nieuw venster)
- Documentatie over het profiel van de PEPPOL-FACTUUR:
Je kunt deze PEPPOL-XML valideren op:
- https://vefa.difi.no/validator/(opent in nieuw venster)
Hierbij test je jouw PEPPOL-XML en de ontvangst bij het AP Mercurius. Zie ook de bijkomende informatie(PDF bestand opent in nieuw venster).
- http://peppol.helger.com/public/menuitem-validation-bis2(opent in nieuw venster)
Voorbeeld: COLRUYTGROUP nv
Vervolg: stap 2- (4A2) Je vertrouwt de opmaak van de PEPPOL-factuur toe aan een derde partij.
Je bezorgt in dit geval de papieren, de PDF-factuur, of de niet-gestandaardiseerde XML-factuur aan deze derde partij.
Voorbeeld: PROXIMUS
Vervolg: stap 2
- (4A3) Je schrijft de PEPPOL XML-factuur én wordt meteen je eigen ACCESS PUNT.
Voorbeeld: CRONOS nv
Vervolg: stap 3
- (4A1) Uw IT-ers schrijven een XML die voldoet aan de PEPPOL-standaard.
- Stap 2
Bedrijven met een ERP-systeem in het scenario 4A1 en 4A2 moeten een Access Punt kiezen. Een XML kan niet per mail naar een ontvangend financieel gestuurd worden. Er wordt evenmin een punt-tot-punt connectie gemaakt.
De door PEPPOL erkende ACCESS POINTS zijn te vinden op:
http://www.peppol.eu/adoption/access-point-providers(opent in nieuw venster)Er zijn twee mogelijke scenario’s.
- Eerste scenario
Het door jou gekozen ACCESS PUNT (AP) heeft nog nooit een e-factuur naar het ACCESS PUNT van de Vlaamse en Belgische overheid gezonden.
==> Je ACCESS PUNT zal uitgenodigd worden om:
(1) PEPPOL compliancy testen uit te voeren
(2) Documenten naar het AP van de overheid te zenden.
Deze testen gebeuren onder de coördinatie van BOSA. Neem contact met peppol@bosa.fgov.be(opent in uw e-mail applicatie)
Zodra dit succesvol afgewerkt is, zie stap 3 en 4. - Tweede scenario
Het door jou gekozen ACCESS PUNT stuurt al succesvol e-facturen naar het AP van de Vlaamse en Belgische overheden. Vervolg: stap 3 en 4.
Welke ACCESS POINTS sturen al succesvol e-facturen via PEPPOL naar de overheid?
Hoe kan je hen als bedrijf inschatten en contacteren?
- Eerste scenario
- Stap 3
Als je als bedrijf een e-factuur zendt naar de ontvanger, wil je dat deze ontvanger deze e-factuur ook correct kan verwerken. Dit geeft je immers de garantie op een snelle betaling.
Verzenders en ontvangers spreken af aan welke ‘business vereisten’ de e-factuur moet voldoen. Omdat heel vaak dezelfde vereisten (een voorbeeld hiervan is het ordernummer) geformuleerd worden, heeft de overheid haar zogenaamde business vereisten gestroomlijnd en verduidelijkt.Je vindt hier deze Business Requirements van de overheid: PEPPOL BIS V3(Excel bestand opent in nieuw venster)
Om te weten welke ‘business vereisten’ je moet toepassen, kan je contact opnemen met je inhoudelijke contactpersoon bij je overheidsklant of bij het centrale e-invoicingteam via e.procurement@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) .
- Stap 4
Voor leveranciers met grote factuurvolumes is het aanbevolen een ‘end to end’-test uit te voeren. Alhoewel de Europese Richtlijn e-invoicing je zal toestaan onmiddellijk, zonder testen, een e-factuur te zenden, biedt voorafgaandelijke testen je de garantie dat het effectief starten met het zenden van e-facturen succesvol zal verlopen.
Je neemt contact op met e.procurement@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) en meldt dat je een test wenst uit te voeren. Je ontvangt bijkomende informatie en begeleiding.
Na succesvolle testen kan je starten met het zenden van e-facturen! Duizenden leveranciers van de overheid doen dit ondertussen.