Hoe maak je kanalen aan om teamgesprekken te stroomlijnen
Teamkanalen zijn in feite het kloppende hart van Teams. Niet alleen worden er binnen elk kanaal gefocuste gesprekken gevoerd, je kan er ook relevante bestanden delen, teamnotities aanvullen in een gedeeld notitieblok, teamplannen en -taken consulteren, enzovoort.
Bij de aanmaak van een team wordt er altijd een ‘Algemeen’ kanaal aangemaakt. Gebruik dit kanaal waarvoor het bedoeld is, namelijk voor algemene gesprekken omtrent het team. Natuurlijk moet er binnen het team ook gecommuniceerd worden over specifieke onderwerpen, projecten, disciplines, enz. Dus is het een uitstekend idee om hiervoor aparte kanalen te ontwerpen, zodat iedereen de gevoerde gesprekken makkelijk terugvindt.
Het is goed om te weten dat alle leden van het team ook toegang hebben tot alle kanalen in dat team, en dus ook alle gesprekken kunnen meevolgen en eraan bijdragen. Wil je graag dat enkel bepaalde teamleden toegang hebben -bijvoorbeeld in het geval van vertrouwelijke of management-gerelateerde inhoud- dan maak je best een privékanaal aan. Hoe je een standaard- of privékanaal aanmaakt, lees je hieronder.
- Stap 1
Klik rechts op de drie puntjes bij het team waaraan je een kanaal wilt toevoegen.
- Stap 2
Kies Kanaal toevoegen.
- Stap 3
Vul naam en beschrijving van het kanaal in en kies om toegang te geven aan alle (standaarkanaal) of sommige (privékanaal) teamleden.
- Stap 4
Klik op Volgende.
- Als je hebt gekozen voor een standaardkanaal, kan je selecteren of je het kanaal automatisch wil laten weergeven in de kanalenlijst van je teamleden.
- Als je hebt gekozen voor een privékanaal, moet je in deze stap de leden kiezen die je wil toevoegen. Geef hun namen in en klik op Toevoegen.
- Stap 5
Als je klaar bent, klik op Gereed.
Het kanaal verschijnt nu in je team. Heb je een privékanaal aangemaakt, dan wordt dit aangegeven door het hangslotje naast de naam.
Tip
Een van de belangrijkste functies van Teams is het ontlasten van het postvak-in van Outlook en het beter kanaliseren van (e-mail)berichten en gesprekken. Zorg er dus voor dat mensen in een kanaal on topic blijven om ‘ruis’ te vermijden.
Enerzijds kan je hiertoe het gebruik van GIF-bestanden, stickers en memes uitschakelen bij de teaminstellingen.
Maar het kan ook interessant zijn om speciaal voor de social talk en koffieklets een kanaal aan te maken, zoals de Coffee Corner hieronder. Zo kunnen de teamleden makkelijker on topic blijven in de ‘echte’ kanalen.
