De aanbesteder is verplicht om elke voorgenomen opdracht te ramen (art. 16 Wet Overheidsopdrachten). Hoe de aanbesteder de opdracht moet ramen, wordt geregeld in de artikels 6 en 7 KB Plaatsing.

Het geraamde opdrachtbedrag wordt in principe niet bekend gemaakt teneinde de mededinging niet te beïnvloeden. De kans bestaat dat inschrijvers hun offerteprijs hierop zullen afstemmen. Indien men om specifieke redenen dit toch noodzakelijk of nuttig acht dan is het aangewezen om het geraamde opdrachtbedrag binnen een vork te situeren (en dus geen vast bedrag te vermelden).

De raming bepaalt de toepasselijke regels op een overheidsopdracht gedurende het hele verloop ervan, voor zover de toepassing van deze regels afhankelijk is van het geraamde opdrachtbedrag of van de verplichte voorafgaande Europese bekendmaking (art. 6 KB Plaatsing).

Indien bijvoorbeeld op het ogenblik van de raming van de opdracht het geraamde bedrag zich de Europese drempel bevindt, geldt het Europese regime. Wanneer nadien blijkt dat het goed te keuren opdrachtbedrag van de uiteindelijk gekozen offerte beneden deze drempel ligt, zal de plaatsingsprocedure toch verder onder het Europese regime (bv. inzake rechtsbescherming) blijven verlopen. Omgekeerd geldt dit ook: indien de geraamde waarde van de opdracht beneden de Europese drempel lag maar het goed te keuren bedrag ligt boven de Europese drempel, valt de opdracht toch nog onder het Belgische regime.

Opgelet: een te grote discrepantie tussen de geraamde waarde en het bedrag van de goed te keuren offerte kan erop wijzen dat de raming onzorgvuldig is verlopen (schending zorgvuldigheidsbeginsel). Gelet op het grote belang van de raming van de opdracht voor de toepasselijke regels moet de raming realistisch zijn.

De algemene ramingsregels zijn van toepassing op alle opdrachten en zijn vermeld in artikel 7, § 1 t.e.m. § 4 van KB Plaatsing. Deze regels hebben betrekking op het tijdstip, de keuze van de berekeningsmethode en de berekeningswaarde.

Het tijdstip van de raming

De aanbesteder moet de geraamde waarde van de opdracht zo accuraat mogelijk berekenen op basis van de op dat moment gekende gegevens:

• Indien de aankondiging van de opdracht verplicht is (bij opdrachten met bekenmaking), is dit het tijdstip van de verzending van de aankondiging;

• Is de aankondiging van de opdracht niet verplicht (bv. bij een OPZB), is dit het tijdstip waarop de procedure wordt aangevat (bij verzending van de opdrachtendocumenten).
  
  Tip: indien er op het ogenblik van de opmaak van de raming onvoldoende gegevens beschikbaar zijn, kan eventueel voorafgaand een marktconsultatie worden georganiseerd.

De keuze van de berekeningsmethode

In geen geval mag de keuze van berekeningsmethode bedoeld zijn om een opdracht te onttrekken aan de Europese of Belgische bekendmakingsregels:

• door een bepaalde ramingsmethode te hanteren
• door de opdracht op te splitsen in kleinere opdrachten beneden de bekendmakingsregels

Hiervan mag men slechts afwijken indien “objectieve redenen dit rechtvaardigen”. De regelgeving licht niet toe wat deze objectieve redenen kunnen zijn.

Enkele aandachtspunten en (praktische) aanbevelingen:

​​​​​​​Het principe blijft dat opdrachten samen moeten worden geraamd. Dit betekent niet automatisch dat deze op basis van één plaatsingsprocedure moeten worden geplaatst. Het is mogelijk om voor elk van de opdrachten een afzonderlijke plaatsingsprocedure te voeren. Maar de keuze van de plaatsingsprocedure is wel afhankelijk van het ramingsbedrag van de totale opdracht (de verschillende opdrachten samen).

• Wanneer het totale geraamde bedrag de Europese drempel bereikt, moeten alle afzonderlijke opdrachten Europees worden bekendgemaakt (ongeacht of hun individuele raming boven of beneden de Europese drempel ligt). Die som bepaalt dus zonder onderscheid de toepasselijke bekendmakingsregels voor elke afzonderlijke opdracht (m.u.v bepaalde percelen).
• Indien de geraamde waarde van de opdracht dicht aanleunt bij het Europese drempelbedrag is het aangewezen om voor de zekerheid de opdracht Europees te publiceren;
• Leunt de geraamde waarde van de opdracht dicht aan bij het drempelbedrag waaronder men vrij gebruik mag maken van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking kan als alternatief gekozen worden voor een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking, die bij opdrachten voor diensten/leveringen kan worden toegepast t.e.m. de Europese drempel. Ook deze procedure biedt het voordeel dat onderhandelingen mogelijk zijn.

​​​​​​​De berekeningswaarde

Bereken de raming op basis van het totaal te betalen bedrag exclusief BTW. Het gaat hierbij om het totaal te betalen bedrag bekeken vanuit het oogpunt van de potentiële inschrijver (en niet deze vanuit de aanbestedende overheid).
Ga daarbij uit van de totale duur en waarde van de opdracht, met inbegrip van alle elementen die de waarde van de opdracht kunnen beïnvloeden), zoals:

• alle vereiste of toegestane opties (uiteraard niet de vrije optie vermits die louter van de inschrijvers afhangt);
• alle percelen;
• alle herhalingen in de zin van artikel 42, §1,2° van de Wet Overheidsopdrachten;
• alle vaste en voorwaardelijke gedeelten in de zin van artikel 57, §1 van de Wet Overheidsopdrachten;
• alle premies of betalingen waarin de aanbesteder voorziet ten voordele van de kandidaten, deelnemer of inschrijvers;
• de herzieningsbepalingen;
• de verlengingen.

Afzonderlijke operationele eenheden

Indien een aanbesteder bestaat uit afzonderlijke operationele eenheden, dan moet de totale geraamde waarde van alle operationele eenheden worden samengeteld. Hierop bestaat één uitzondering, m.n. wanneer die afzonderlijke operationele eenheid zelfstandig verantwoordelijk is voor haar overheidsopdrachten of bepaalde categorieën ervan.

Er is sprake wanneer van een zelfstandig operationele eenheid wanneer deze eenheid:

• de plaatsingsprocedure zelf leidt (neemt de gunningsbeslissing);

• de besluiten tot aankoop neemt;

• over een eigen budgetlijn voor de betrokken opdrachten beschikt;

• zelf het contract sluit en dit bekostigt uit een eigen budget waarover hij beschikt.

Indien aan al deze voorwaarden is voldaan, is het gerechtvaardigd om de waarde van de betrokken opdracht te ramen op het niveau van een afzonderlijke operationele eenheid van de aanbesteder (bv. aankoop van schoolmateriaal door verschillende scholen die onder één rechtspersoon vallen of de afzonderlijke territoriale afdelingen van het Agentschap Wegen en Verkeer (AWV) die zelf verantwoordelijk zijn voor de plaatsing van hun overheidsopdrachten).

Wanneer de aanbesteder de plaatsing van een opdracht alleen maar decentraal organiseert, is dit geen rechtvaardigingsgrond.

Naast de algemene ramingsregels gelden ook specifieke ramingsregels. Het zijn regels die veelal de berekening van het geraamde bedrag verduidelijken en voorzien in specifieke berekeningsmodaliteiten.

Zo zijn er specifieke regels naargelang de kwalificatie van de opdracht (werken, leveringen en diensten) en voor bepaalde plaatsingsprocedures of toepasbare concepten (vb. raamovereenkomsten, dynamisch aankoopsysteem en innovatiepartnerschap).

Naargelang de kwalificatie van de opdracht

Opdrachten voor werken

De berekening van de geraamde waarde omvat de kostprijs van het volledige project met inbegrip volgende elementen (artikel 7, §7 KB Plaatsing):

• de waarde van alle geplande werken (dit is het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen – artikel 2, 19° Wet Overheidsopdrachten)
• de geraamde totale waarde van de leveringen en diensten indien deze nodig zijn voor de uitvoering van de werken en die door de aanbesteder ter beschikking stelt van de opdrachtnemer (bv. het ter beschikking stellen van een partij straatstenen of andere materialen, of een opdracht voor de aanstelling van een veiligheidscoördinator). Leveringen of diensten die niet nodig zijn voor de uitvoering van een opdracht voor werken worden niet mee in de berekening genomen.

Voorbeeld: Bij de aanleg van een weg (=opdracht voor werken) worden alle opdrachten samengeteld, vanaf de eerste graafwerken t.e.m. de ultieme afwerking zoals verlichting, signalisatie, straatmeubilair en beplanting (=werken en leveringen die nodig zijn voor de aanleg van de weg). Ook indien er bv. een veiligheidscoördinator wordt aangesteld, moet deze dienst hierbij worden samengeteld. Die som bepaalt zonder onderscheid de toepasselijke bekendmakingsregels voor elke afzonderlijke opdracht (m.u.v bepaalde percelen).

Opdrachten voor leveringen

Er zijn specifieke berekeningsmodaliteiten voor sommige opdrachten voor leveringen, namelijk

• Leveringen die met een zekere regelmaat worden verleend (dit zijn leveringen van dezelfde aard die via afzonderlijke opdrachten worden gegund tijdens dezelfde referentieperiode, zijnde begrotingsjaar of boekjaar) (artikel 7, §8 KB Plaatsing);
• Leveringen die bestemd zijn om binnen een bepaalde termijn te worden hernieuwd (dit zijn leveringen voor steeds terugkerende behoeften van de aanbesteder) (artikel 7, §8 KB Plaatsing);
• Leveringen in de vorm van leasing, huur of huurkoop van producten.

In de eerste twee gevallen kan de aanbesteder kiezen tussen één van de twee volgende berekeningsbasissen:

• Ofwel de totale reële waarde van de soortgelijke opeenvolgende opdrachten die zijn geplaatst tijdens het voorafgaande boekjaar of tijdens de voorafgaande 12 maanden. Indien mogelijk moet dit gecorrigeerd worden indien men wijzigingen verwacht in hoeveelheid of waarde gedurende de 12 maanden die volgen op de eerste opdracht.
• Ofwel de totale geraamde waarde van de opeenvolgde opdrachten die geplaatst worden gedurende de 12 maanden volgend op de eerste levering, of gedurende het boekjaar indien dit zich over meer dan 12 maanden uitstrekt.

In het derde geval verschilt de berekeningsbasis naargelang het gaat om een overheidsopdracht voor leasing, huur of huurkoop van bepaalde dan wel van onbepaalde of onbepaalbare duur:

• bij een opdracht van bepaalde duur:
  • de totaal geraamde waarde over de volledige looptijd indien deze maximum 12 maanden bedraagt;
  • de totale waarde met inbegrip van de geraamde restwaarde indien de looptijd langer dan 12 maanden bedraagt.
• bij een opdracht van onbepaalde of onbepaalbare duur vermenigvuldigt men het maandelijks te betalen bedrag met achtenveertig (dus geraamd over 4 jaar)

Opdrachten voor diensten

Het uitgangspunt bij opdrachten voor diensten is dat de raming gebeurt op grond van de totale vergoeding van de dienstverlener (artikel 7,§10 KB Plaatsing).

Bij de volgende diensten bepaalt de regelgeving uitdrukkelijk welke elementen in de raming moeten opgenomen worden (artikel 7, §10 KB Plaatsing):

• verzekeringsdiensten: de te betalen premie en andere vormen van vergoeding
• bankdiensten en andere financiële diensten: te betalen honoraria, provisies, rente en andere vormen van vergoeding
• opdrachten betreffende een ontwerp: te betalen honoraria, provisies en andere vormen van vergoeding

Bij diensten waarvoor geen totaalprijs is vermeld, geldt de volgende berekeningsbasis (artikel 7, §11 KB Plaatsing):

• bij een opdracht van bepaalde duur van maximum 48 maanden: de totale waarde over de volledige looptijd
• bij een opdracht van onbepaalde duur of met een looptijd langer dan 48 maanden: de maandelijkse waarde vermenigvuldigd met achtenveertig.

Voor diensten die met een zekere regelmaat worden verleend of die bestemd zijn om binnen een bepaalde termijn te worden hernieuwd (artikel 7, §8 KB Plaatsing) geldt dezelfde berekeningsbasis als bij opdrachten voor leveringen.

Voor bepaalde plaatsingsprocedures en toepasbare concepten

Raamovereenkomst en dynamisch aankoopsysteem

Bij de raming van een raamovereenkomst en dynamisch aankoopsysteem moet de aanbesteder uitgaan van de geraamde maximale waarde (exclusief BTW) van alle voorgenomen opdrachten die men gedurende de volledige looptijd wenst af te nemen van de raamovereenkomst (artikel 7, §5 KB Plaatsing).

Innovatiepartnerschap

Bij de berekening van de geraamde waarde van een innovatiepartnerschap moet de aanbesteder uitgaan van de geraamde maximale waarde (exclusief BTW) van de onderzoeks – en ontwikkelingsactiviteiten die zullen plaatsvinden tijdens de verschillende fasen van het partnerschap. Naast deze activiteiten moeten ook de leveringen, diensten of werken die zullen worden ontwikkeld en verworven mee worden opgenomen in de raming.