Het gunningsverslag bevat volgende informatie:

• welke inschrijvers voldoen aan de vereisten van selectie (uitsluitingsgronden en selectiecriteria), behalve bij tweestapsprocedures waarvoor hierover al een selectiebeslissing werd genomen;

• welke offertes zijn onregelmatig met de juridische en feitelijke motieven voor hun wering;

• hoe worden de overblijvende offertes beoordeeld op basis van de gunningscriteria en gerangschikt (bij onderhandelingsprocedures inclusief een beschrijving van de onderhandelingen);

• welke inschrijver(s) wordt/worden gekozen.

Het opmaken van een gunningverslag is een goede bestuurlijke praktijk die kan aantonen dat het onderzoek van de offerte voldoende grondig is gebeurd en die er vooral moet voor zorgen dat de motivering van de gunning voldoende is uitgewerkt in rechte en in feite. Het gunningsverslag bevat de motivering voor de gunningsbeslissing en vormt dan ook een ondeelbaar geheel met de gunningsbeslissing.

Als u geen gunningsverslag opmaakt, moet bovenstaande informatie als motivering volledig worden opgenomen in de gunningsbeslissing zelf.

Nadat u het gunningsverslag opstelde en voordat u de opdracht sluit, moet u een gemotiveerde gunningsbeslissing nemen.

Deze beslissing bevat volgende gegevens:

1. De naam en het adres van de aanbestedende overheid, het voorwerp van de opdracht en het goed te keuren opdrachtbedrag.
2. Als u de opdracht hebt gegund via een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking of via een mededingingsprocedure met onderhandeling: de juridische en feitelijke motieven die het gebruik van deze procedure rechtvaardigen of mogelijk maken.
3. De namen van de verschillende inschrijvers.
4. De namen van de geselecteerde en niet-geselecteerde inschrijvers en de juridische en feitelijke motieven voor de selectiebeslissing.
5. De namen van de inschrijvers van wie de offerte onregelmatig beschouwd werd en de juridische en feitelijke motieven voor hun wering.
6. De namen van de gekozen inschrijver en van de inschrijvers met een regelmatige offerte die niet zijn gekozen en de juridische en feitelijke motieven voor deze beslissing.

De gunningsbeslissing zelf doet geen contractuele verbintenis ontstaan. Dit gebeurt pas bij de eigenlijke sluiting van de opdracht.

U bent nooit verplicht om een opdracht te gunnen als u een procedure voert (art. 85 van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016).

U moet de stopzetting van een procedure (en het eventuele heropstarten) wel formaliseren in een beslissing die u aan de betrokken kandidaten, deelnemers en inschrijvers bezorgt. Deze beslissing moet dezelfde gegevens bevatten als een gunningsbeslissing, samen met de juridische en feitelijke motieven die leidden tot het besluit om de opdracht niet te gunnen. U vermeldt eventueel ook de nieuwe plaatsingsprocedure.

De definities van ‘betrokken kandidaat’, ‘betrokken deelnemer’ en ‘betrokken inschrijver’ staan in art. 2, 3°-5° Wet Rechtsbescherming en komen kortweg neer op alle kandidaten, deelnemers en inschrijvers die nog in de running zijn, d.w.z. dat ze niet geweerd zijn door een definitieve gemotiveerde beslissing, waarover ze geïnformeerd zijn en waartegen een verhaal niet meer mogelijk of afgewezen is.

Uiterlijk 30 dagen na de sluiting van de opdracht of de raamovereenkomst stuurt u de vereenvoudigde aankondiging van gegunde opdracht door die de resultaten van de plaatsingsprocedure bevat. De inhoud voor de vereenvoudigde aankondiging vindt u in bijlage 5/1 bij het KB Plaatsing en in het formulier dat geïntegreerd werd in het e-Procurementplatform.

Voor opdrachten vanaf de Europese drempels bestaat er ook een bekendmakingsverplichting nadat de opdracht is geplaatst.

U moet deze bekendmaking verzenden binnen de 30 dagen na de sluiting van de opdracht (artikel 62 Wet Overheidsopdrachten). Deze aankondiging van gegunde opdracht bevat de inlichtingen vermeld in bijlage 5 van het KB Plaatsing.

Belangrijk: De verzending van deze bekendmaking is zelfs verplicht voor de opdrachten die geplaatst zijn via een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (art. 17 KB Plaatsing).

In het geval van een raamovereenkomst bent u niet verplicht om een aankondiging te versturen over de resultaten van de plaatsingsprocedure voor iedere opdracht die gebaseerd is op deze raamovereenkomst.

Dit punt is toepasselijk op alle plaatsingsprocedures voor opdrachten waarvan het goed te keuren bedrag (op het ogenblik van de gunning) lager is dan 143.000 euro zonder BTW.

Dit punt is toepasselijk op alle gunningsprocedures voor opdrachten waarvan het goed te keuren bedrag (op het ogenblik van de gunning) lager is dan of gelijk is aan 143.000 euro zonder BTW.

Het beperkt zich bijgevolg niet tot de onderhandelingsprocedures zonder voorafgaande bekendmaking, hoewel het doorgaans daarover zal gaan.

Voor de overheidsopdrachten van beperkte waarde bestaat er geen informatieverplichting. (art. 29/1, § 7 Wet Rechtsbescherming)

Nadat u de gemotiveerde gunningsbeslissing nam, informeert u (art. 29/1 Wet Rechtsbescherming):

• iedere niet-geselecteerde inschrijver dat hij niet geselecteerd is. Die niet-selectie komt doorgaans voor bij eenstapsprocedures, maar ook bij tweestapsprocedures is het mogelijk dat een inschrijver niet meer aan de selectie-eisen voldoet tijdens de tweede stap.
• iedere inschrijver met een geweerde of niet-gekozen offerte dat zijn offerte is geweerd of niet gekozen;
• de gekozen inschrijver dat hij is gekozen. Deze melding betekent niet dat de opdracht is gesloten. Om de opdracht te sluiten, onderneemt u extra stappen. Voor deze opdrachten kan u aan de gekozen inschrijver met dezelfde brief informatie verschaffen over de gunning en tegelijk de sluiting betekenen. De dubbele bedoeling moet dan wel duidelijk blijken uit de gebruikte bewoordingen en de verwijzing naar de corresponderende artikels uit de regelgeving).
• iedere inschrijver als u beslist om de opdracht niet te plaatsen en eventueel een nieuwe opdracht uit te schrijven.

U verstuurt deze informatie verplicht via fax, e-mail of via de elektronische platformen bedoeld in art. 14, § 7 Wet Overheidsopdrachten, met een bevestiging via een aangetekende zending op dezelfde dag.

Binnen 30 dagen na verzending van deze informatie kan:

• elke niet-geselecteerde inschrijver de motivering van zijn niet-selectie opvragen (uittreksel van de beslissing);
• elke inschrijver met een geweerde offerte de motivering van de wering opvragen (uittreksel van de beslissing);
• elke inschrijver met een niet-gekozen offerte en de begunstigde de gemotiveerde gunningsbeslissing opvragen;
• elke betrokken inschrijver de beslissing tot niet-plaatsing opvragen.

Deze vraag moet schriftelijk gebeuren. U moet de informatie dan binnen 15 dagen, vanaf de datum van ontvangst van het verzoek, versturen. De wet voorziet ook uitdrukkelijk de mogelijkheid om de motivering van de gunningsbeslissing onmiddellijk te bezorgen aan de inschrijvers, samen met de kennisgeving.

De mededelingen moeten altijd expliciet de beschikbare rechtsmiddelen tegen de beslissing, de termijnen ervan en de bevoegde rechtsinstanties te vermelden. Dit moet gebeuren onder expliciete verwijzing naar de relevante artikels in de wet. Wanneer deze verwijzingen naar de rechtsmiddelen ontbreken, neemt de termijn voor de nietigverklaring pas een aanvang 4 maanden na de mededeling van de motivering (art. 29/1, § 6 Wet Rechtsbescherming).

U kunt hiervoor de verschillende modelbrieven tot 143.000 euro gebruiken.

Dit punt is toepasselijk op alle plaatsingsprocedures voor opdrachten waarvan het goed te keuren bedrag (op het ogenblik van de gunning) hoger is dan 143.000 euro zonder BTW.

Selectiebeslissing

Van zodra de selectiebeslissing in een tweestapsprocedure is genomen, moet u elke niet-geselecteerde kandidaat onmiddellijk de motivering van zijn niet-selectie toesturen in de vorm van een uittreksel van de selectiebeslissing (art. 7, § 1 Wet Rechtsbescherming).

Als de genomen selectiebeslissing een selectiebeperking inhoudt, dient u ook de volledige selectiebeslissing aan de niet-geselecteerde kandidaat toe te sturen.

De uitnodiging tot het indienen van een offerte mag niet aan de geselecteerden worden gericht vóór de verzending van bovenstaande informatie. Geselecteerde kandidaten hoeven dus niet uitdrukkelijk van hun selectie op de hoogte te worden gebracht, maar vernemen dit via de uitnodiging om een offerte in te dienen, die hen wordt verstuurd.

Gunningsbeslissing

Onmiddellijk na het nemen van de gemotiveerde gunningsbeslissing moet u de volgende informatie schriftelijk toesturen (art. 8, § 1, eerste lid Wet Rechtsbescherming):

• aan elke niet-geselecteerde inschrijver: de motieven voor zijn niet-selectie door een uittreksel uit de gemotiveerde beslissing. Die niet-selectie komt doorgaans voor bij eenstapsprocedures, maar ook bij tweestapsprocedures is het mogelijk dat een inschrijver niet meer aan de selectie-eisen voldoet tijdens de tweede stap.
• aan elke inschrijver met een onregelmatige of niet-conform bevonden offerte: de motivering van zijn wering door middel van een uittreksel van de gunningsbeslissing.
• aan elke inschrijver met een niet-gekozen offerte: de gemotiveerde gunningsbeslissing.
• aan de gekozen inschrijver: de gemotiveerde gunningsbeslissing. Deze melding betekent niet dat de opdracht is gesloten. Om de opdracht te sluiten, onderneemt u extra stappen.

Ook als u beslist om de opdracht niet te plaatsen en eventueel een nieuwe opdracht uit te schrijven, licht u iedere inschrijver daarover onmiddellijk in.

U verstuurt deze informatie verplicht via fax, e-mail of via een ander elektronisch middel aan de inschrijvers, met een bevestiging via een aangetekende zending op dezelfde dag. U kunt hiervoor de verschillende modelbrieven vanaf 143.000 euro gebruiken.

Wanneer u verplicht of vrijwillig een wachttermijn respecteert, omvat de informatie eveneens (art. 8, § 1, tweede lid Wet Rechtsbescherming):

• de nauwkeurige vermelding van de exacte duur van de wachttermijn;
• de aanbeveling om de overheid binnen die termijn per fax, e-mail of via de elektronische platformen bedoeld in art. 14, § 7, Wet Overheidsopdrachten te verwittigen indien de belanghebbende een schorsingsvordering instelt;
• het faxnummer of elektronisch adres van de overheid waarnaar deze verwittiging kan worden verzonden.

Wat is de wachttermijn?

Dit is een termijn van ‘non-actie’ tussen de gunningsbeslissing (samen met het informeren van de inschrijvers over deze beslissing) en de sluiting van de opdracht. U moet hiermee rekening houden.

Via deze wachttermijn hebben de niet-geselecteerde, geweerde of niet-gekozen inschrijvers de kans om bezwaar aan te tekenen tegen de gunningsbeslissing voordat het contract er is.

De wachttermijn duurt vijftien dagen. De termijn gaat in op de dag nadat u de inschrijvers de kennisgeving van de gunningsbeslissing verzond. Als de elektronische en aangetekende verzendingen niet op dezelfde dag gebeuren, telt de laatste verzendingsdatum.

Wanneer moet u de wachttermijn naleven?

U moet een wachttermijn naleven voor al de opdrachten vanaf de Europese drempels en voor de opdrachten voor werken met een goed te keuren bedrag vanaf de helft van de Europese drempel (artikel 11 en artikel 30, § 1 van de wet rechtsbescherming).

Wanneer u een wachttermijn in acht neemt, schorst de kennisgeving het lopen van de verbintenistermijn. Deze schorsing eindigt de laatste dag van de wachttermijn wanneer geen schorsingsvordering werd ingesteld of eindigt op het moment dat de verhaalinstantie een beslissing heeft genomen in die gevallen waarbij wel een schorsingsvordering werd ingesteld. Sowieso eindigt de schorsing ten laatste 45 dagen na de kennisgeving. (art. 8, § 2 Wet Rechtsbescherming).

Wanneer moet u geen wachttermijn naleven?

In volgende gevallen moet u geen wachttermijn naleven (artikel 12 van de wet rechtsbescherming):

• de Europese bekendmaking van de opdracht is niet verplicht.
• er is slechts één inschrijver.
• het gaat om een opdracht gebaseerd op een raamovereenkomst.

Wat als een inschrijver een schorsing indient?

Dient een inschrijver een schorsing binnen de wachttermijn in? Dan mag u de opdracht niet sluiten voordat de rechtbank een uitspraak over de schorsing doet.

Om te vermijden dat u de opdracht toch zou sluiten zonder te weten dat een inschrijver een schorsingsvordering indiende, wordt aan deze inschrijver gevraagd om u hiervan op de hoogte te brengen. Dit moet binnen de wachttermijn gebeuren en kan via fax, e-mail of via een ander elektronisch middel. U kunt hiervoor de verschillende modelbrieven gebruiken.

Dient geen enkele inschrijver een vordering tot schorsing van de gunningsbeslissing in? Dan mag u de opdracht sluiten na afloop van de termijn (dus ten vroegste op de zestiende dag).

Zodra u een definitieve gemotiveerde beslissing nam over de selectie, de gunning of de niet-plaatsing van uw opdracht, gelden de regels over openbaarheid van bestuur.

Dit betekent dat iedereen (zelfs iemand die niet deelnam aan de gunningsprocedure) recht heeft op inzage en/of op een afschrift van de documenten die u opstelde om de overheidsopdracht te realiseren.

Dit recht op inzage in bestuursdocumenten is niet absoluut. De wetgeving voorziet een bescherming van het vertrouwelijke karakter van commerciële of industriële informatie. Als het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen het vertrouwelijke karakter van de informatie en de bescherming van het ondernemingsbelang, kunt u de openbaarmaking weigeren. Het vertrouwelijke karakter beoordelen en deze belangen afwegen, is niet altijd evident.

Welke informatie is altijd vertrouwelijk?

• eenheidsprijzen en eventuele informatie over verantwoording van eenheidsprijzen
• gedetailleerde informatie uit het plan van aanpak (als dit gevraagd zou zijn)
• beschrijving van specifieke technieken

Welke informatie is in principe niet vertrouwelijk en kan dus openbaar gemaakt worden?

• totaalprijs van de offerte
• informatie over de kwalitatieve selectie van een inschrijver
• bij een procedure waarbij de rangschikking gebeurt via punten, de quotering van de verschillende inschrijvers

Welke documenten kunt u de inschrijvers bezorgen?

Doorgaans zijn het de inschrijvers die deelnamen aan een welbepaalde opdracht die graag meer informatie willen. Concreet kunt u bij een open aanbesteding de volgende documenten overmaken aan de inschrijver die erom vraagt:

• het formulier ‘VTG-01: Proces-verbaal van opening van de offertes’
• het formulier ‘VTG-04: Overzichtstabel – vaststelling van de bestel- en rangschikkingsbedragen’
• de formulieren ‘VTG-05: Door de inschrijvers voorgestelde verbeteringen van hoeveelheden’
• het formulier ‘VTG-06: Samenvattende tabel van de definitief verbeterde hoeveelheden’
• de formulieren ‘VTG-07: Gesignaleerde leemten’ mits het schrappen van de eenheidsprijzen van concurrenten
• het formulier ‘VTG-10: Bepaling van het rangschikkingsbedrag’ van de inschrijver in kwestie
• de verbeterde offerte van de inschrijver in kwestie

Niet-geselecteerde kandidaten en inschrijvers - tot en met 143.000(Word bestand opent in nieuw venster)

Onregelmatige inschrijvers - tot en met 143.000(Word bestand opent in nieuw venster)

Niet-gekozen inschrijvers - tot en met 143.000(Word bestand opent in nieuw venster)

Gekozen inschrijver - tot en met 143.000 (Word bestand opent in nieuw venster)

Opdracht wordt niet gegund - tot en met 143.000(Word bestand opent in nieuw venster)

Niet-geselecteerde kandidaten - vanaf 143.000(Word bestand opent in nieuw venster)

Niet-geselecteerde inschrijvers - vanaf 143.000(Word bestand opent in nieuw venster)

Onregelmatige inschrijvers - vanaf 143.000(Word bestand opent in nieuw venster)

Niet-gekozen inschrijvers - vanaf 143.000(Word bestand opent in nieuw venster)

Gekozen inschrijver - vanaf 143.000(Word bestand opent in nieuw venster)

Opdracht wordt niet gegund - vanaf 143.000(Word bestand opent in nieuw venster)

Niet-geselecteerde kandidaten - met wachttermijn (Word bestand opent in nieuw venster)

Niet-geselecteerde inschrijvers - met wachttermijn(Word bestand opent in nieuw venster)

Onregelmatige inschrijvers - met wachttermijn (Word bestand opent in nieuw venster)

Niet-gekozen inschrijvers - met wachttermijn (Word bestand opent in nieuw venster)

Gekozen inschrijver - met wachttermijn (Word bestand opent in nieuw venster)

Opdracht wordt niet gegund - met wachttermijn (Word bestand opent in nieuw venster)

U sluit een opdracht door een kennisgeving van goedkeuring van de offerte van de opdrachtnemer of door de bestelbrief te verzenden. Belangrijk: de goedkeuring mag niet onderworpen zijn aan enig voorbehoud.

U verstuurt de bestelbrief verplicht via fax, e-mail of via een ander elektronisch middel aan de inschrijvers, met een bevestiging via een aangetekende zending op dezelfde dag.

U kunt hiervoor het model van bestelbrief(Word bestand opent in nieuw venster) gebruiken.

Door de opdracht te sluiten, ontstaat de contractuele band tussen u en de opdrachtnemer. Dit contract is gebaseerd op de opdrachtdocumenten, de offerte en de bestelbrief.

Hoe u de opdracht sluit bij onderhandelingsprocedures, vindt u op de aparte pagina over onderhandelingsprocedures.

Definitie en duur van de verbintenistermijn (artikel 58 van het KB plaatsing van 18 april 2017)

Tijdens de verbintenistermijn blijft de inschrijver gebonden door zijn offerte en kan hij ze niet intrekken of opschorten. Het sluiten van de opdracht moet daarom binnen deze termijn gebeuren.

Het KB plaatsing voorziet standaard een verbintenistermijn van negentig dagen, maar biedt u ook de mogelijkheid om hiervan af te wijken in de opdrachtdocumenten.

In het bijzonder bestek VM/B 2017 kunt u dus kiezen voor een verbintenistermijn van 120 of 180 dagen. Dit biedt een iets ruimere marge om de opdracht te sluiten voordat de termijn verstrijkt.

Vrijwillige verlenging (art. 58 van het KB plaatsing van 18 april 2017)

Wat kunt u doen als de verbintenistermijn dreigt te verstrijken voordat de opdracht is gesloten? Dan kunt u aan de best gerangschikte inschrijver vragen om zijn verbintenistermijn met een bepaald aantal dagen te verlengen. U kan hiervoor de modelbrief verlenging geldigheidstermijn(Word bestand opent in nieuw venster) gebruiken.

Deze vrijwillige verlenging kunt u pas vragen als u de termijn kent waarbinnen u de opdracht wel kunt sluiten. De gevraagde verlenging moet dus realistisch zijn.

Gaat een inschrijver niet in op het verlengingsverzoek? Dan betekent dit niet dat hij niet meer in aanmerking komt. U kunt de opdracht ook nog sluiten als de verbintenistermijn verstreken is (artikel 89 van het KB plaatsing van 18 april 2017 geldt nog).

Sluiten van de opdracht na het verstrijken van de verbintenistermijn (artikel 89 van het KB plaatsing van 18 april 2017)

Dat de verbintenistermijn is verstreken, betekent niet dat inschrijvers niet meer geïnteresseerd zijn in de opdracht of dat u de opdracht niet meer kunt sluiten.

Het KB plaatsing voorziet procedures om de opdracht dan toch nog te sluiten. De volgende situaties kunnen zich voordoen:

1. U vraagt schriftelijk aan de laagste regelmatige bieder of hij instemt om zijn offerte te behouden. De inschrijver stemt hiermee schriftelijk en zonder voorbehoud in. U kunt de opdracht gunnen en sluiten.
2. U vraagt schriftelijk aan de laagste regelmatige bieder of hij instemt om zijn offerte te behouden. De inschrijver stemt hiermee in, maar vraagt een prijstoeslag.

Deze prijstoeslag mag hij vragen onder twee voorwaarden:

• Deze prijstoeslag moet hij kunnen verantwoorden via omstandigheden die zich na de opening van de biedingen voordeden.
• De verhoogde offerteprijs moet lager blijven dan die van de andere regelmatige offertes.

3. De laagste regelmatige inschrijver wilt zijn offerte niet behouden (punt 1), kan de gevraagde prijstoeslag niet verantwoorden of de verhoogde totaalprijs is niet langer de laagste (punt 2). Dan kunt u kiezen tussen de volgende twee scenario’s:

• U richt zich, achtereenvolgens, tot de andere regelmatige inschrijvers. Hiermee houdt u rekening met de rangschikking. Punt 1 en 2 gelden dan ook.
• U vraagt aan alle andere regelmatige inschrijvers om hun offerteprijs te herzien. U gunt de opdracht dan aan de inschrijver die als laagste uit de bus komt. U moet hierbij ook rekening houden met de, al dan niet verantwoorde, prijsverhoging die de best gerangschikte regelmatige inschrijver heeft gevraagd (via punt 2).
  Voor beide scenario’s kan u gebruik maken van de modelbrief.

Belangrijk: De inschrijver is niet meer verplicht de gunning te aanvaarden. Hij kan de sluiting van de opdracht nu wel weigeren omdat de verbintenistermijn verstreken is.

Schorsing van de verbintenistermijn (artikel 8, § 2 van de wet rechtsbescherming van 17 juni 2013)

De verbintenistermijn wordt geschorst als er een wachttermijn moet worden gerespecteerd.

De schorsing eindigt:

• als er geen vordering tot schorsing is ingesteld binnen de wachttermijn, na verloop van deze wachttermijn;
• als er wel een vordering tot schorsing is ingesteld binnen de wachttermijn, na uitspraak van de rechtbank over de vordering;
• sowieso, ten laatste 45 dagen na de kennisgeving van de gunningsbeslissing.

Bestelbrief(Word bestand opent in nieuw venster)

Vraag naar vrijwillige verlenging van de verbintenistermijn door de aannemer(Word bestand opent in nieuw venster)

Vraag aan inschrijvers om hun offerteprijs te bevestigen of te herzien na verstrijken van de verbintenistermijn(Word bestand opent in nieuw venster)