Zoals alle communicatiemateriaal van de Vlaamse overheid, moeten gedrukte en digitale publicaties natuurlijk voldoen aan de regels en richtlijnen van de huisstijl en het merkbeleid.

Als je een publicatie uitgeeft van de Vlaamse overheid, dan moet je die sowieso (ook) digitaal ter beschikking stellen, behalve als dat niet kan omwille van auteursrechten.

Sommige publicaties mag je alleen digitaal uitgeven, namelijk:

• publicaties die bestemd zijn voor een technische doelgroep
• publicaties voor intern gebruik in de Vlaamse administratie
• jaarverslagen.

Net zoals overheidswebsites, moeten digitale overheidspublicaties toegankelijk zijn voor iedereen. Kan je ze gebruiken met een schermlezer? Zitten de kleuren en contrasten goed? Is alles overzichtelijk en duidelijk? Het is niet alleen belangrijk voor mensen met een visuele beperking, dyslexie, ADHD of autisme, maar ook voor wie toevallig in de zon zit of even wat minder concentratie heeft.

Meer informatie over digitale toegankelijkheid vind je op de website van Inter.

Op de website van Anysurfer lees je hoe je PDF-documenten test op toegankelijkheid(opent in nieuw venster).

Op elk drukwerk (kranten, tijdschriften, folders, affiches, roll-ups en infopanelen ...) dat in verschillende exemplaren wordt uitgegeven en bij een publiek wordt verspreid, moet de naam en de woonplaats staan van de verantwoordelijke uitgever. Dat is de persoon die voor de inhoud van het drukwerk verantwoordelijk is en in het geval van laster en eerroof aansprakelijk is.

Een vereniging vermelden is niet genoeg, de verantwoordelijke uitgever moet een fysieke persoon zijn. Het adres mag eventueel dat van de organisatie zijn.

Op digitale publicaties hoef je geen verantwoordelijke uitgever te vermelden. De auteur is aansprakelijk.

De meeste gedrukte en digitale publicaties moet je laten deponeren bij de Koninklijke Bibliotheek van België.

Uitzonderingen die je niet moet laten deponeren zijn:

• publicaties met minder dan 5 pagina’s (tenzij ze tot een reeks behoren)
• herdrukken zonder inhoudelijke of vormelijke wijzigingen
• publicaties bestemd voor reclamedoeleinden of van kortstondig belang, zoals catalogi van handelsondernemingen, prijslijsten, kalenders, agenda’s, telefoongidsen
• dag- en weekbladen.

Voor boeken kun je een ISBN (Internationaal Standaard Boeknummer) aanvragen. Voor tijdschriften en andere seriële publicaties kun je een ISSN (Internationaal Standaardserienummer) aanvragen.

Een ISBN of ISSN aanvragen is niet verplicht, maar maakt je publicatie gemakkelijker opzoekbaar: het wordt gebruikt in de besteladministratie van boekhandels en boekdistributiebedrijven, en in de catalogi en bestelsystemen van bibliotheken.

Je bent verplicht om alle publicaties aan te bieden via de publicatiedatabank van de Vlaamse overheid, ook de publicaties waarvoor je geen depotnummer moet aanvragen. Voorbeelden van publicaties die in de publicatiedatabank moeten zijn: studies, rapporten, jaarverslagen, ondernemingsplannen, tijdschriften, boeken, brochures, folders en campagneaffiches.

Enkele uitzonderingen die niet in de publicatiedatabank moeten zijn:

• publicaties die omwille van auteursrechten niet in de publicatiedatabank kunnen
• aanvraagformulieren
• technische handleidingen voor intern gebruik
• telefoonlijsten
• interne catalogi (bv van computers en smartphones).

Om een publicatie toe te voegen aan de publicatiedatabank, vraag je een account aan via publicaties@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

Je bent verplicht om van elke gedrukte publicatie 1 exemplaar te bezorgen aan de bibliotheek van de Vlaamse overheid (contactgegevens: zie hieronder).

Als je al twee exemplaren hebt opgestuurd bij de aanvraag voor het wettelijk depot, dan hoef je geen extra exemplaar meer op te sturen.

De bibliotheek heeft de opdracht om alle gedrukte publicaties van de Vlaamse overheid te bewaren en te ontsluiten. Ze catalogiseert ze in haar informatiesysteem en bewaart ze in het archief. Iedereen kan de publicaties op aanvraag raadplegen.