Meer Vlaamse samenhang en minder dubbel werk dankzij raamcontracten
Beeld je in dat elke overheidsdienst voor computers, kantoormateriaal of communicatie apart op zoek moet naar leveranciers. Dan krijg je veel overheidsopdrachten en veel dubbel werk. Daarom sluit de aankoopcentrale van Het Facilitair Bedrijf contracten voor producten en diensten die zowat iedereen nodig heeft. Met voordeligere prijzen, waterdichte contracten en meer Vlaamse samenhang als resultaat.
Debby Van Geyt is manager van 1 van de 4 aankoopteams in Het Facilitair Bedrijf. Met haar collega’s van Personeel & Organisatie volgt ze maar liefst 70 raamcontracten op: van evenementen over drukwerk tot marketing. Van alle aankoopteams samen zijn er dat 190. “We schrijven de opdrachten uit, beoordelen de ingediende offertes, gunnen de opdrachten, evalueren de prestaties en sturen de raamcontracten bij: het hele pakket dus. Voor elke overheidsopdracht is er een team van 3 mensen: een aankoper, jurist en inhoudelijke expert. Voor de communicatiecontracten is die inhoudelijke expert iemand van het Merkbeleid of iemand anders uit het Team Communicatie en Marketing van het Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken (DKBUZA). Zij voelen heel goed aan wat er leeft en nodig is in de Vlaamse overheid.”
Centrale expertise en administratie
“Organisaties van de Vlaamse overheid zijn vrij om wel of niet met onze raamcontracten te werken. Toch hebben ze er alle voordeel bij”, zegt Debby Van Geyt. “Want elke overheidsopdracht is door de juridische en economische complexiteit een tijdsintensief proces. Door de jaren heen bouwen we ook expertise op waardoor we betere contracten met betere voorwaarden kunnen sluiten. Een derde voordeel is het prijsvoordeel: in de meeste gevallen leiden grotere volumes tot lagere prijzen.”
In lijn met het Vlaamse (merk)beleid
“De centrale raamcontracten hebben voor mij nog een vierde voordeel: meer samenhang binnen de Vlaamse overheid. Dat doen we door afspraken vast te leggen met onze leveranciers. Zo houden copywriters zich aan de Heerlijk Helder-richtlijnen. Grafisch vormgevers zijn ambassadeurs van het Vlaamse merkbeleid. En bij de organisatie van evenementen zijn duurzame materialen een must. Ze kennen de interne keuken van de Vlaamse overheid en houden zich aan die afspraken voor alle opdrachten over een langere periode. Zo krijg je meer coherentie.”
Altijd een beetje beter
“Ik werk nu 12 jaar voor de Vlaamse overheid, waarvan 10 jaar bij de aankoopcentrale. Het leukste is de variatie en de evolutie in het werk. Met evolutie bedoel ik dat we elke nieuwe raamovereenkomst nog beter maken. Economisch, juridisch, procesmatig én inhoudelijk. Bij het vorige mediacontract waren klanten niet zo tevreden van de service op de digitale media. Voor het nieuwe raamcontract kozen we voor 2 partijen die elk op hun domein sterk zijn: de ene met een focus op de offline, traditionelere mediakanalen, de andere is gespecaliseerd in online, digitale media.”
“We werken nu ook aan een intern opleidingstraject om die kennis constant aan te scherpen. Hoe verbeteren we de planning? Hoe starten we met ramingen? Welke economische afwegingen maken we bij zo’n bestek? Die kennis leidt tot nog betere raamcontracten.”
Entiteiten zijn vrij om af te nemen van de raamcontracten, maar hebben er alle voordeel bij.
Nieuwe raamcontracten voor communicatie
Dit najaar sloot Het Facilitair Bedrijf heel wat raamcontracten voor communicatieopdrachten:
- copywriting: uwtekst.be
- grafische vormgeving: Bridgeneers
- fotografie: Medialife
- communicatiestrategie: MMS Communications Belgium (Publicis), VML Belgium, Hotel Bonka Communication en LDV/United
- mediaplanning: Initiative en Semetis.
- drukwerk: Albe De Coker