Op elke entiteit die hieronder vermeld is en die in een gebouw in beheer van Het Facilitair Bedrijf wenst te huisvesten of die in een gebouw in beheer van Het Facilitair Bedrijf gehuisvest is.

• de Vlaamse Regering en de kabinetten van de leden van de Vlaamse Regering;
• de Vlaamse administratie;
• de provinciegouverneurs en de arrondissementscommissarissen;
• de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie;
• de Vlaamse adviesorganen;
• Vlaamse administratieve rechtscolleges;
• de autonome dienst met rechtspersoonlijkheid die onder toezicht staat van het Vlaams Parlement (VREG);
• de instellingen met publieke taak (met uitzondering van specifieke procedure bij het einde van een huur of gebruiksovereenkomst van gebouwen die niet beheerd worden door Het Facilitair Bedrijf).

In geval van een uitzondering op dit toepassingsgebied is een beslissing vereist van de Vlaamse minister, bevoegd voor het vastgoed.

Gebouwen waar Het Facilitair Bedrijf de rol van gebouwbeheerder heeft. Welke deze zijn vind je terug in de Terra Patrimonium- en energiedatabank Vlaanderen. Ook aan de dienstverleningscode kan je zien of het gebouw in beheer is van Het Facilitair Bedrijf. Dit zijn de gebouwen met dienstverleningscode 10, 20, 30.

Voor elke nieuwe huisvestingsbehoefte die kan leiden tot een huur, aankoop, bouw of herinrichting; optimalisaties van een bestaande huisvesting; de beëindiging van het lopende huurcontract.

Entiteiten die gebruik willen maken van de dienstverlening van Het Facilitair Bedrijf, brengen Het Facilitair Bedrijf tijdig op de hoogte van het einde van een huur- of gebruiksovereenkomst waarin geen mogelijkheid tot automatische verlenging van de duur is bepaald. In dat geval moet Het Facilitair Bedrijf namelijk ofwel tijdig de gesprekken opstarten met de verhuurder om een eventuele verlenging te verkrijgen, ofwel tijdig een andere locatie vinden voor de entiteit in kwestie.

Concreet betekent dit dat de betrokken entiteit Het Facilitair Bedrijf ten minste 36 maanden vóór de vaste eindvervaldag van de huur- of gebruiksovereenkomst moet contacteren.

In overleg met de betrokken entiteiten analyseert Het Facilitair Bedrijf de huisvestingsbehoefte en worden de functionele behoeften bepaald, met aandacht voor de specifieke vereisten voor de huisvesting. Het Facilitair Bedrijf biedt een voorstel van huisvesting aan dat maximaal aan de huisvestingsbehoefte tegemoetkomt. Daarbij wordt prioritair nagegaan of er binnen het beschikbare patrimonium een aanvaardbare oplossing kan worden geboden. Als de interne oplossingen niet aanvaardbaar zijn, wordt er op de vastgoedmarkt een prospectie uitgevoerd.

• Eerst wordt er een overleg georganiseerd om de werkwijze en het gebruik van het behoeftesjabloon toe te lichten. Het sjabloon kan gedownload worden op deze webpagina. Er is een filmpje gemaakt in het kader van Kantoor 2023 over hoe het sjabloon in te vullen. Het overleg kan geïnitieerd worden door de entiteit of door Het Facilitair Bedrijf.
• De entiteit vult het behoeftesjabloon in en bezorgt het aan Het Facilitair Bedrijf. Het Facilitair Bedrijf kijkt het document na op volledigheid en efficiënt ruimtegebruik. In overleg met de betrokken entiteit analyseert Het Facilitair Bedrijf de huisvestingsbehoefte en worden de functionele behoeften bepaald, met aandacht voor de specifieke vereisten voor de huisvesting.
• Op basis van het sjabloon en het daaraan gekoppelde bilateraal overleg verleent Het Facilitair Bedrijf zijn aanbeveling. De entiteit beslist over de finale behoeftebepaling en motiveert deze onder meer op basis van de aanbeveling van Het Facilitair Bedrijf. In de aanbeveling kan Het Facilitair Bedrijf rekening houden met bezettingsmetingen. Deze kunnen bepaald worden op basis van badge registraties of door manuele tellingen gedurende de drukste dagen in een periode van 2 weken wanneer de entiteit een reguliere werking heeft (m.a.w. niet in vakantieperiodes of atypische periodes).

Het bepalen van een behoefte kan geïnitieerd worden door de entiteit, bijvoorbeeld wanneer het huurcontract binnen bepaalde tijd afloopt en er nieuwe huisvesting moet gezocht worden.
Het Facilitair Bedrijf kan een entiteit ook vragen om de behoeften op te geven, bijvoorbeeld bij de voorstudie van een nieuw op te richten VAC centrumstad, bij de optimalisatie van een groot kantoorgebouw in Brussel, op basis van bezettingsmetingen waaruit blijkt dat de bezetting te laag is voor het toegewezen aantal werkplekken. Deze vragen volgen immers uit de vastgoedstrategie die kadert binnen het klimaatneutraal worden in 2045.

Het Facilitair Bedrijf houdt zich bij de dienstverlening aan de globale afspraken binnen de Vlaamse overheid op het vlak van oppervlaktenormen, duurzaamheid, het concept van de gedeconcentreerde bundeling, concepten op het vlak van werkomgeving en ontwikkelingen op het vlak van rationeel energiebeheer, het optimaliseren van de bezettingsgraad …

Om de benodigde oppervlakte te bepalen wordt in eerste instantie het aantal gecorrigeerde VTE bepaald. Hierbij wordt rekening gehouden met het werkregime van de VTE, de aanwezigheidsgraad volgens functieprofiel en de afspraken inzake PTOW, een coëfficiënt van 0,8 die houdt rekening met een gemiddelde afwezigheid van iedereen wegens vergaderingen, externe vorming, ziekte, verlof,…. De gecorrigeerde VTE’s worden vermenigvuldigd met een factor van 12,5 m² om de primaire oppervlakte aan kantoorruimte in te schatten. Het Facilitair Bedrijf bepaalt in functie van de grootte van het gebouw en specifieke behoeften van de entiteit het geheel aan ondersteunende functies (datalokaal, kitchenette/koffiehoek, EHBO, …) en gemeenschappelijke voorzieningen (auditorium, restaurant, vergadercentrum, …).

Bij het analyseren van de opgegeven behoefte wordt er onder meer kritisch gekeken naar het opgegeven percentage van de aanwezigheid van personeelsleden op kantoor. Immers, uit bezettingsmetingen blijkt dat werkplekken vaak onderbenut zijn. Door een bezettingsmeting uit te voeren op de werkvloer van de desbetreffende entiteit of de badge registraties uit te lezen, kan de aanwezigheid objectief getoetst worden. Het Facilitair Bedrijf volgt dan ook verder de bezettingsgraad op basis van metingen op.

Voor parkeerplaatsen voor woon-werkverkeer wordt een norm van 1/10 van het aantal VTE vooropgesteld, onder voorbehoud van eventuele strengere normen aangegeven door lokale wetgeving of ruimtelijke beperkingen in het gebouw.

Betreft het een huisvesting in een bestaande locatie (reeds in beheer van Het Facilitair Bedrijf) worden de behoeften door Het Facilitair Bedrijf gevalideerd. Er wordt dus niet naar de Inspectie van Financiën gegaan. Echter, indien de finale behoeftebepaling van de entiteit afwijkt van de aanbeveling van Het Facilitair Bedrijf, zal deze eerst door de Inspectie van Financiën of desgevallend door de betrokken regeringscommissaris gevalideerd moeten worden.

Betreft het een huisvesting in een nieuwe locatie (een nieuw op te richten gebouw, een nieuwe aanbesteding, een nieuwe inhuring, nog niet in beheer van Het Facilitair Bedrijf) dan worden de behoeften door de Inspectie van Financiën gevalideerd. Het Facilitair Bedrijf stuurt de aanvraag globaal (voor alle entiteiten die in die nieuwe huisvesting zullen intrekken) door naar de Inspecteur van Financiën die toegewezen is aan de Vlaamse minister, bevoegd voor het vastgoed. Deze aanvraag bevat minstens de finale behoeftebepaling(en) van de betrokken entiteiten.

Soms lijkt het voorbarig om behoeften op te vragen die in de aanloop van de nieuwe huisvesting nog danig kunnen veranderen omwille van reorganisaties, politieke beslissingen, onverwachte gebeurtenissen (bv corona), een andere manier van werken, … In het sjabloon wordt er daarom gevraagd naar de strategie van de entiteit op middellange termijn. Zo kan het de visie van de entiteit zijn om meer digitaal te gaan werken, waardoor er in de toekomst bijvoorbeeld minder leslokalen nodig zullen zijn. Er kan al weet zijn van een mogelijke fusie of van een personeelsbesparing. Deze informatie helpt Het Facilitair Bedrijf bij het inschatten en bepalen van een passende huisvesting. In elk geval wordt de kantoorinrichting flexibel opgezet opdat verschuiving makkelijk kan gebeuren tijdens de duur van de huisvesting.

Een eerste inschatting van de behoeften leidt alvast tot een eerste inschatting van de gehele vloeroppervlakte van het gebouw. Voor een nieuw op te richten gebouw is dit nog redelijk flexibel, voor een bestand gebouw wordt de inschatting begrensd door de beschikbare oppervlaktes. In dit geval dient er tot een compromis gekomen te worden met alle entiteiten in zijn geheel alsook de aanwezigheid van faciliterende diensten in het gebouw (zoals restaurant, koffiebar, onthaal, vergadercentrum).

Deze eerste inschatting van benodigde vloeroppervlakte alsook het eraan gekoppelde programma van eisen wordt gepubliceerd in de markt. Na het doorlopen van de aanbestedingsprocedure wordt er verder gegaan met de meest gunstige inschrijver. Met de meest gunstige wordt bedoeld deze met de beste beoordeling waarbij kost en kwaliteit de criteria vormen.

Met de gekozen inschrijver wordt het project grondig doorgenomen om zo goed mogelijk aan het programma van eisen te voldoen. Intussen zijn we vaal al ongeveer 2 jaar verder. Dan wordt er opnieuw aan de entiteiten gevraagd het behoeftesjabloon in te vullen. Deze behoeften worden opnieuw geanalyseerd en getoetst aan het gegunde project. Er wordt een grote puzzel gelegd. Deze wordt toegelicht aan de entiteiten. Door middel van een iteratief proces van overleg wordt een zo goed mogelijke inpassing beoogd.

Het komt regelmatig voor dat bij effectieve verhuis of in het eerste jaar nadien er opnieuw veranderingen zijn in een entiteit. Het Facilitair Bedrijf staat dan klaar om deze opnieuw met de entiteit te bekijken en te werken naar een oplossing.

Er wordt verwacht dat de entiteit aangeeft wanneer een nieuwe huisvesting moet gezocht worden/meer ruimte nodig is/minder werkplekken ingenomen worden. Zeker in het geval van het einde van een huur- of gebruiksovereenkomst waarin geen mogelijkheid tot automatische verlenging van de duur is bepaald moet de entiteit Het Facilitair Bedrijf contacteren ten minste 36 maanden voordien.

De entiteit dient het behoeftesjabloon zo goed mogelijk en waarheidsgetrouw in te vullen. Daarbij moet de entiteit ook het groter kader bewaken: klimaatneutraal worden in 2045 houdt ook in dat er moet vermeden worden dat middelen verspild worden om oppervlaktes in te huren die daarbij ook nog eens onnodig verwarmd en gekoeld worden. Daarnaast wordt er heel wat tijd verloren bij onvolledig ingevulde sjablonen, waardoor het hele project, dus ook voor alle andere betrokken entiteiten, wordt vertraagd.

De Facility Manager is het aanspreekpunt voor de entiteiten gehuisvest in het gebouw. Indien een entiteit wil uitbreiden of inkrimpen op haar verdieping dient de entiteit dit te melden aan de Facility Manager. Het is niet aan de entiteit om dit op eigen houtje te beslissen. Immers alle werkplekken zijn toegekend aan een bepaalde entiteit in ons achterliggend facility information management systeem (FMIS) en dit probeert Het Facilitair Bedrijf zo goed mogelijk bij te houden. Zo kan Het Facilitair Bedrijf ook aanvragen van entiteiten die willen verhuizen naar gebouw bekijken en inschatten.

Vragen kunnen uiteraard ook gesteld worden via Facilipunt.

De asset manager vastgoed maakt strategische oefeningen op de vastgoedportefeuille van Het Facilitair Bedrijf en bij uitbreiding van de Vlaamse overheid. Hij/zij bekijkt welke huurcontracten wanneer aflopen, waar er zich meerdere gebouwen van de Vlaamse overheid bevinden en of een centralisatie wenselijk is. Daartoe vraagt hij/zij entiteiten naar hun behoeften en eventuele vastgoedinformatie (huurcontracten, energiekosten, …). Hij/zij kan opdracht geven tot het uitvoeren van bezettingsmetingen en conditiestaatmetingen om zich een beeld te vormen van de staat van het gebouw en de kosten die in de komende jaren te verwachten zijn. De asset manager maakt een financiële business case op van alle vastgoedaspecten. Hij/zij stelt de nota op voor de Vlaamse Regering en vraagt daartoe advies bij de Inspectie van Financiën en Begroting.

Het dossier voor aanbesteding wordt opgesteld door de projectleider bouwprojecten met verdere ondersteuning door de asset manager.

Na goedkeuring van een project door de Vlaamse Regering, wordt het dossier voor aanbesteding opgesteld door de projectleider bouwprojecten met verdere ondersteuning door de asset manager.

De behoeften van de entiteiten worden in een programma van eisen gegoten en bijhorende prestatie-eisen en ruimtefiches worden opgesteld. Het bestek wordt naar de markt gebracht en na een procedure wordt het best beoordeelde project gegund. De projectleider bouwprojecten gaat daarna met de finalist aan tafel zitten om het project zo goed mogelijk op het programma van eisen af te stellen. De projectleider bouwprojecten blijft het aanspreekpunt naar de entiteiten tot aan de verhuis.