“Kort samengevat is de weddebudgetrapporteringstool (WBR) een toepassing die wij vanuit Agentschap Overheidspersoneel (AgO) aanbieden aan alle entiteiten van de Vlaamse overheid. Zij kunnen daar enerzijds loonkredieten mee opvolgen van het huidige jaar, en anderzijds verwachte toekomstige kosten inschatten en ramen,” vertelt Wim. “De eerste versie bestond al een tijdje. Er was allang een technische upgrade nodig en door de intrede van het nieuwe salarissysteem werden de wijzigingen bovendien te groot om de eerste versie hiernaar aan te passen. De behoefte aan een sterk vernieuwde tool werd dus steeds groter.”

“We hadden in de loop van de tijd al wel wat feedback gekregen over dingen die beter konden en moesten dus niet van 0 beginnen. Om zo goed mogelijk in te spelen op de concrete noden van de entiteiten, stelden we een klein team van WBR-ambassadeurs samen. Zij gaven ons feedback en drukten zo mee hun stempel op het project. We hebben heel veel ideeën met hen afgetoetst en polsten continu of een bepaalde functie werkte voor hen, of ze nog iets misten,… Ook na de lancering organiseerden we zitdagen om op zoveel mogelijk vragen een antwoord te kunnen bieden.”

“Het moeilijkste was om het project op gang te trekken, bovenop al het werk dat er op dat moment al lag. We spreken hier immers over de periode waarin de Besluiten van de Vlaamse Regering rond het nieuwe personeelsbeleid pas waren goedgekeurd. Daarom gingen we heel iteratief te werk: we begonnen telkens met een kleine analyse en ontwikkelden die daarna. Zo boekten we stukje bij beetje vooruitgang,” vertelt Wim. “Dit project leent zich heel goed tot die aanpak, omdat het totaalbeeld van een grote prognose opgebouwd is uit verschillende thema’s of componenten.”

“De grootste uitdaging? WBR is gebouwd op een enorme berg data, miljoenen loonlijnen en personeelsdetails. Dat biedt heel veel mogelijkheden, maar het maakt het ook heel snel complex. Elke situatie is specifiek, je moet rekening houden met elke uitzondering. Door die hoeveelheid aan data hebben onze systemen het bovendien moeilijk om performant te werken. Ook daarvoor hebben we dus extra ontwikkelingen gedaan om alles zo vlot mogelijk te laten verlopen. Je kan een gebruiker immers moeilijk 5 seconden laten wachten tot een scherm volledig geladen is.”

“Het grootste voordeel is de ontzorging. De gebruikers (HR-businesspartners en financiële profielen) hoeven veel minder eigen berekeningen te maken, want de tool doet dat allemaal voor hen. Het is echt een tool geworden die hen op een gebruiksvriendelijke manier het volledige financiële plaatje meegeeft. Waarom zou je dan nog voor een eigen complexe, tijdrovende manier via Excel-bestanden kiezen, als je alles zo voorgeschoteld krijgt?”

“De entiteiten appreciëren de extra functionaliteiten duidelijk. We hebben al heel veel positieve feedback ontvangen. Ze verwachten nog meer dan wat de tool nu al omvat, maar erkennen dat we op de goede weg zitten. Ik vind het ook alleen maar positief dat ze veeleisend zijn, want dat toont aan dat ze echt betrokken zijn. Er zijn bovendien nog heel wat verdere ontwikkelingen gepland. Voorlopig voegen we maandelijks extra functionaliteiten toe: volledige componenten, maar ook rechtzettingen, aangepaste berekeningen, bug fixes, … Dat tempo willen we aanhouden tot de tool volledig is en de meest prangende problemen van entiteiten zijn opgevangen.”

“Ik neem wel wat dingen mee uit dit project naar toekomstige projecten. Het contact met de gebruikers bijvoorbeeld. We hebben heel actief input gevraagd van de entiteiten. Dat waarderen zij heel erg en zo creëer je ook wel wat extra goodwill en betrokkenheid. Dankzij de transparante communicatie begrijpen ze beter tegen welke problemen je aanbotst, dat het soms ingewikkeld is en tijd kost. Het is een grote aanslag op je tijdbesteding, maar het betaalt zichzelf dubbel en dik terug. Dus als ik 1 ding meeneem, is het wel die korte lijn met de gebruikers.”

“Ik heb collega’s ook altijd proberen inzetten naar hun sterkte. Daarvoor wil ik mijn hele team dan ook zeker nog eens bedanken. Dus bij deze: Michel, Brent, Maarten, Lendert, Bruno en Britt: een dikke dankjewel. Het was echt een project waar we samen onze schouders hebben onder gezet, dus dat verdient toch wel een pluim.”